21.05.2012
Как предпринимателю отправить работников и себя в отпуск
Подходит очередная отпускная кампания и предприниматели-работодатели задумываются о правилах предоставления отпусков работникам и расчете отпускных.
Забегая вперед скажем, что по сравнению с прошлым годом никаких радикальных изменений в организационных моментах для работодателей не произошло, в то же время для самих предпринимателей, которые являются единоналожниками, появилось интересное новшество — освобождение от уплаты единого налога за месяц собственного отпуска. Обо всем этом мы расскажем в данной статье.
Заметим, что тем, кто ежегодно выполняет наши рекомендации, не составит труда снова предоставить работнику отпуск и рассчитать ему отпускные, а те, кто столкнется с этим впервые, сможет запросто ознакомиться с несложными правилами в нашем материале.
Оксана ПИРОЖЕНКО, консультант газеты «Собственное Дело»
Документы статьи
КЗоТ — Кодекс законов о труде Украины от 10.12.71 г.
НКУ — Налоговый кодекс Украины от 02.12.2010 г. № 2755-VI.
Закон об отпусках — Закон Украины «Об отпусках» от 15.11.96 г. № 504/96-ВР.
Порядок № 100 — Порядок исчисления средней заработной платы, утвержденный постановлением КМУ от 08.02.95 г. № 100.
Инструкции № 21-5 — Инструкция о порядке начисления и уплаты единого взноса на общеобязательное государственное социальное страхование, утвержденная постановлением Пенсионного фонда Украины от 27.09.2010 г. № 21-5.
Инструкция № 455 — Инструкция о порядке выдачи документов, удостоверяющих временную нетрудоспособность граждан, утвержденная приказом Министерства здравоохранения Украины от 13.11.2001 г. № 455.
Отпуск предпринимателей-единоналожников групп 1 и 2 без наемных работников
С 1 января 2012 года, когда начали действовать новые правила для упрощенцев, у предпринимателей-единоналожников групп 1 и 2 появилась возможность не уплачивать единый налог за период отпуска. Об этом прямо сказано в пункте 295.5 НКУ:
«Плательщики единого налога первой и второй групп, которые не используют труд наемных лиц, освобождаются от уплаты единого налога в течение одного календарного месяца на год на время отпуска, а также за период болезни, подтвержденной копией листка (листков) нетрудоспособности, если она продолжается 30 и более календарных дней.»
Однако такая возможность предоставляется не всем единоналожникам групп 1 и 2, а только тем, у которых вообще нет наемных работников, т. е. лиц, с которыми заключены трудовые договоры.
По сути, предприниматель может предоставить «сам себе отпуск» просто приостановив деятельность, оформлять какой-либо приказ или распоряжение для этого ему не нужно. Но при этом не стоит забывать об уплате некоторых других налогов, ЕСВ, а также о предоставлении отчетности. Так, в частности, за месяц, в котором предприниматель будет находиться в отпуске, он обязан уплатить ЕСВ в порядке, определенном пунктом 4.6 Инструкции № 21-5.
В пункте 295.5 НКУ не указано, в течение какого периода перед приостановкой деятельности у предпринимателя не должно быть наемных лиц, чтобы он мог воспользоваться освобождением от единого налога. На наш взгляд, достаточно, чтобы работников не было, начиная с месяца, в котором будет подаваться заявление в налоговый орган (предшествующего отпуску), о чем мы подробнее расскажем ниже.
Освобождение от уплаты единого налога дается на один календарный месяц в году, при условии, что продолжительность отпуска составит также один календарный месяц.
В соответствии с пунктом 295.2 НКУ органы ГНС осуществляют начисление авансовых взносов для плательщиков единого налога групп 1 и 2 на основании заявления такого плательщика единого налога относительно периода ежегодного отпуска. То есть единоналожник должен написать в произвольной форме заявление и подать его в орган ГНС по месту учета (подпункт 298.3.2 НКУ).
Подавать документы (справки и т. д.), подтверждающие отсутствие наемного труда, НКУ не требует. Скорей всего, этот факт будет проверяться налоговиками по учетным данным предпринимателя.
Точные сроки для предоставления такого заявления НКУ не определены, в разъяснении из Единой базы налоговых знаний (далее — ЕБНЗ) сказано, что данное заявление нужно подавать до начала отпуска, т. е. не позднее месяца, предшествующего месяцу начала отпуска.
«ВОПРОС. В какой срок и по какой форме ФЛП — плательщики ЕН подают в орган ГНС заявление о периоде ежегодного отпуска или сроке потери трудоспособности?
ОТВЕТ. Согласно пп. 295.1 и 295.2 ст. 295 Налогового кодекса Украины от 2 декабря 2010 года № 2755-VI, с изменениями и дополнениями (далее — НКУ), плательщики единого налога первой и второй групп уплачивают единый налог путем осуществления авансового взноса не позднее 20 числа (включительно) текущего месяца.
Начисление авансовых взносов для плательщиков единого налога первой и второй групп осуществляется органами государственной налоговой службы на основании заявления такого плательщика единого налога относительно размера выбранной ставки единого налога, заявления о периоде ежегодного отпуска и/или заявления о сроке временной потери трудоспособности.
В соответствии с п. 295.5 ст. 295 НКУ плательщики единого налога первой и второй групп, не использующие труд наемных лиц, освобождаются от уплаты единого налога в течение одного календарного месяца в год на время отпуска, а также за период болезни, подтвержденной копией листка (листков) нетрудоспособности, если она продолжается 30 и более календарных дней.
Пунктом 295.6 ст. 295 НКУ установлено, что суммы единого налога, уплаченные в соответствии с п. 295.5 ст. 295 НКУ, подлежат зачислению в счет будущих платежей по этому налогу по заявлению плательщика единого налога.
Согласно п.п. 298.3.2 п. 298.3 ст. 298 НКУ информация о периоде ежегодного отпуска и сроках потери трудоспособности с обязательным приложением копии листка нетрудоспособности подается по заявлению в произвольной форме.
Отдельный срок подачи заявления о периоде ежегодного отпуска и сроке потери трудоспособности нормами НКУ не предусмотрен.
Учитывая вышеизложенное, с целью избежания нарушения срока уплаты авансовых платежей рекомендуем подавать в орган ГНС заявление о периоде ежегодного отпуска до начала отпуска, а заявление о сроке потери трудоспособности с обязательным приложением копии листка нетрудоспособности подавать сразу после окончания больничного».
Примерный текст такого заявления может быть следующим.
Обратите внимание, чтобы случайно не ввести в заблуждение представителей налогового органа, в заявлении нужно использовать именно трудовое понятие «отпуск», а не приостановка деятельности. Дело в том, что на время приостановки деятельности на неопределенный период и по неопределенной причине (без предупреждения), освобождение от уплаты единого налога не действует, о чем говорится и в разъяснениях из ЕБНЗ.
Надеемся, если предприниматель, не успевший заранее заплатить единый налог за месяц отпуска, подаст такое заявление, то этого будет достаточно для освобождения от уплаты.
Если же предприниматель заплатил единый налог за несколько месяцев (кварталов) вперед, то ему должны сделать зачет в счет будущих периодов на основании пункта 295.6 НКУ.
Например, если единый налог за июнь на момент подачи заявления, образец которого мы привели выше, уже будет уплачен предпринимателем, то в нем нужно добавить фразу: «Прошу согласно пункту 295.6 НКУ зачесть сумму уплаченного авансового взноса по единому налогу за июнь 2012 года в сумме ____ в счет уплаты авансового взноса по единому налогу за июль 2012 года».
Возможность такого зачета авансовых платежей подтверждается и разъяснением, приведенным в ЕБНЗ.
«ВОПРОС. Должны ли уплачивать ЕН ФЛП — плательщики ЕН первой и второй групп за время отпуска или болезни, если имеются соответствующие подтверждающие документы и труд наемных работников не использовался?
ОТВЕТ. В соответствии с п. 295.5 ст. 295 Налогового кодекса Украины от 2 декабря 2010 года № 2755-VI, с изменениями и дополнениями (далее — НКУ), физические лица — предприниматели — плательщики единого налога первой и второй групп, не использующие труд наемных лиц, освобождаются от уплаты единого налога в течение одного календарного месяца в год на время отпуска, а также за период болезни, подтвержденной копией листка (листков) нетрудоспособности, если она продолжается 30 и более календарных дней.
Согласно п. 295.6 ст. 295 НКУ суммы единого налога, уплаченные в соответствии с п. 295.5 ст. 295 НКУ, подлежат зачислению в счет будущих платежей по этому налогу по заявлению плательщика единого налога. Ошибочно и/или излишне уплаченные суммы единого налога подлежат возврату плательщику в порядке, установленном НКУ».
Также отметим следующее. Учитывая, что четких правил применения пункта 295.5 НКУ на сегодняшний день нет, у предпринимателя может возникнуть ряд вопросов:
— сможет ли он получать в период отпуска денежные средства на текущий счет или в кассу от контрагентов за поставки (хозоперации) прошлых периодов?
— придется ли доплатить единый налог, если в месяце отдыха возобновится деятельность?
На наш взгляд, учитывая то, что в НКУ нет специальных требований на этот счет, мы считаем, что предприниматель не должен в период отпуска контролировать свои денежные поступления и может их получать. А вот вести деятельность в этот период (т. е. в течение всего месяца, на который приходится отпуск согласно заявлению, поданному в орган ГНС), учитывая нормы НКУ, однозначно не стоит.
ОТПУСК РАБОТНИКОВ ПРЕДПРИНИМАТЕЛЯ (НА ЛЮБОЙ СИСТЕМЕ НАЛОГООБЛОЖЕНИЯ)
Виды и продолжительность ежегодного отпуска
Ежегодный оплачиваемый отпуск положен каждому наемному работнику (т. е. всем лицам, с которыми заключен трудовой договор, независимо от режима работы, формы оплаты труда и т. д.). Он предоставляется за каждый отработанный год, в первые полгода работы — за меньший период.
Статьей 4 Закона об отпусках предусмотрено несколько видов ежегодных (оплачиваемых) отпусков:
— основные (статья 6 Закона об отпусках);
— дополнительные за работу с вредными и тяжелыми условиями труда (статья 7 Закона об отпусках);
— дополнительные за особый характер труда (статья 8 Закона об отпусках);
— другие дополнительные, предусмотренные законодательством.
Все это виды оплачиваемых отпусков, за время пребывания в которых работнику начисляется оплата (отпускные).
Отличие основного ежегодного отпуска от дополнительных в том, что первый предоставляется в обязательном порядке всем работникам, а вторые полагаются только тем работникам, которые имеют на них право согласно нормам Закона об отпусках (на вредных производствах и т. д.). Отдельные категории работников имеют право на ежегодный основной отпуск большей продолжительности, что предусмотрено статьей 6 Закона об отпусках и другими законодательными актами.
Например, инвалидам I и II групп ежегодный основной отпуск предоставляется продолжительностью 30 календарных дней, а инвалидам III группы — 26 календарных дней. Лицам в возрасте до восемнадцати лет предоставляется ежегодный основной отпуск продолжительностью 31 календарный день.
Не обязательно отпускать работника в отпуск сразу на все 24 календарных дня, его можно раздробить на более короткие периоды. Работник может отгулять положенные 24 календарных дня частями, но при условии, что основная непрерывная его часть будет составлять не менее 14 календарных дней.
Неиспользованная часть ежегодного отпуска должна быть предоставлена работнику, как правило, до конца рабочего года, но не позже 12 месяцев по окончании рабочего года, за который предоставляется отпуск
Обратите внимание, что в продолжительности отпуска не учитываются праздничные и нерабочие дни, поэтому если они попадают на период отпуска, то он автоматически продлевается.
Пример 1. Работник предпринимателя уходит в отпуск с 1 июня 2012 года на 6 календарных дней. Если от 1 июня 2012 года отсчитать 6 дней, то получается, что последний день отпуска приходится на 6 июня. Но в связи с тем что на данный период приходится один праздничный день — 3 июня (Троица), отпуск работника закончится на один календарный день позже. Значит, последним днем отпуска является 7 июня 2012 года.
Оплате подлежат 6 календарных дней, несмотря на то, что отпуск фактически продолжался 7 календарных дней. Это связано с тем, что праздничный день согласно Закону об отпусках не оплачивается.
Общая продолжительность ежегодного основного и дополнительного отпусков не может превышать 59 календарных дней, а для работников, занятых на подземных горных работах, — 69 календарных дней.
Отсчет отпускного периода
По общему правилу ежегодный основной отпуск (24 календарных дня) предоставляется работнику за каждый отработанный рабочий год, который отсчитывается со дня заключения трудового договора. Первый раз взять отпуск полной продолжительности (24 календарных дня) можно после 6 месяцев работы. Однако если работник не успел проработать на новом месте 6 месяцев, то до истечения этого срока по его заявлению оплачиваемый отпуск ему предоставляется продолжительностью пропорционально отработанному времени (при грубом подсчете если общая продолжительность отпуска 24 дня, то по 2 дня за каждый месяц работы). Причем работник может догулять оставшиеся дни ежегодного отпуска по истечении шестимесячного периода.
В некоторых случаях граждане имеют право на «досрочный» выход в первый отпуск полной продолжительности, в частности: женщины перед отпуском в связи с беременностью и родами или после него; женщины, имеющие двоих и более детей в возрасте до 15 лет или ребенка-инвалида; инвалиды; лица в возрасте до 18 лет; мужья, жены которых находятся в отпуске в связи с беременностью и родами; совместители (одновременно с отпуском по основному месту работы) и другие лица, перечисленные в статье 10 Закона об отпусках.
Ежегодные отпуска за второй и последующие годы работы могут быть предоставлены работнику в любое время соответствующего рабочего года. Они предоставляются с таким расчетом, чтобы были использованы, как правило, до окончания рабочего года.
Добавим, что право на ежегодный основной отпуск работник получит не только за месяцы фактической работы, но и за время, когда он не работал: командировки, отпуска и т. д. (когда выплачивалась заработная плата в среднем размере), период, когда работнику выплачивалось пособие по государственному социальному страхованию, т. е. болезни или нахождения в отпуске в связи с беременностью и родами. А вот время пребывания работника в отпуске для ухода за ребенком до достижения им трехлетнего возраста не включается в стаж работы, дающий право на ежегодный отпуск (статья 181 КЗоТ). Также в стаж для права на ежегодный отпуск засчитывается период отпуска без сохранения заработной платы на основании статей 25 и 26 Закона об отпусках и некоторые другие периоды работы, предусмотренные законодательством.
Что касается дополнительного ежегодного отпуска, то для права на этот вид отпуска учитывается время фактической работы с вредными, тяжелыми условиями или с особым характером труда, если работник занят в этих условиях не менее половины продолжительности рабочего дня, установленной для работников данного производства, цеха, профессии или должности. Обратите внимание: в стаж для допотпуска не засчитывается, например, время пребывания работника на больничном, в учебном отпуске, в отпуске без сохранения заработной платы и т. д.
Когда выплачиваются отпускные
В период пребывания работника в ежегодном отпуске за ним сохраняется его заработная плата (отпускные). Отпускные выплачиваются не позднее чем за 3 дня до начала отпуска (статья 21 Закона об отпусках). На практике эти суммы удобно выплачивать вместе с зарплатой (авансом), но с учетом соблюдения трехдневного срока, т. е. заранее.
Как оформить уход в отпуск
Организационные моменты предоставления ежегодного отпуска работнику таковы:
1) определяем очередность отпусков наемных работников, например путем составления графика отпусков. При этом учитываются категории работников, которые могут взять отпуск в удобное для них время согласно статье 10 Закона об отпусках (лица в возрасте до 18 лет; инвалиды; женщины перед отпуском в связи с беременностью и родами или после него; женщины, имеющие двоих и более детей в возрасте до 15 лет или ребенка-инвалида; одинокая мать (отец); ветераны войны и труда и некоторые другие лица);
2) необходимо уведомить работника не позднее чем за две недели о приближении времени его отпуска. Если очередность отпусков работников не устанавливается по графику, то работник должен согласовать время отпуска по договоренности с предпринимателем;
3) получить от работника заявление с просьбой предоставить ежегодный отпуск на желаемое количество календарных дней (в общем случае не более 24);
4) оформить письменное распоряжение (приказ). Оно может быть составлено в произвольной форме или предприниматель может купить готовый бланк первичной документации формы № П-3 (приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска).
В виде схемы это можно представить так (см. с. 22).
Образцы заявления работника и распоряжения об отпуске
Приведем примерный текст заявления работника и распоряжения об его отпуске, которое должен издать предприниматель-работодатель.
Если работник заболел в отпуске
Согласно статье 11 Закона об отпусках ежегодный отпуск должен быть перенесен на другой период или продлен в случае временной нетрудоспособности работника, засвидетельствованной в установленном порядке.
Таким образом, работник имеет право после окончания периода нетрудоспособности:
— продлить отпуск на период, равный периоду болезни;
— перенести часть отпуска, равную периоду болезни, на другой период.
В каждом отдельном случае расчет суммы отпускных будет различным. В первом случае отпускные не пересчитываются. Во втором случае сумма отпускных, точнее их часть за дни отпуска, перенесенные на другой период, должна быть рассчитана исходя из новой средней заработной платы согласно Порядку № 100.
Кроме того, когда работник выйдет на работу и предоставит больничный лист, предприниматель должен рассчитать сумму оплаты периода временной нетрудоспособности, а также провести перерасчет суммы отпускных, так как работник отгулял меньше дней, чем планировалось.
Тем работникам-отпускникам, которые заболели вне постоянного места проживания, нужно знать следующее. Согласно пункту 1.10 Инструкции № 455 лицам, у которых временная нетрудоспособность наступила вне постоянного места проживания, листок нетрудоспособности выдается по месту их временного пребывания с разрешения врача лечебно-профилактического заведения на число дней нетрудоспособности.
Если работник-совместитель не может пойти в отпуск по графику
Работники, которые работают у предпринимателя по совместительству (без оформления трудовой книжки), как правило, имеют основное место работы, где им также должен предоставляться отпуск.
В то же время графики предоставления отпусков у разных работодателей могут не совпадать. Если работник заранее побеспокоится о своем праве на отдых, то он может договориться с обоими работодателями и скорректировать их графики, но часто граждане забывают об этом.
Закон об отпусках допускает обязательное предоставление совместителю ежегодного оплачиваемого отпуска полной продолжительности (24 календарных дня) параллельно с отпуском по основному месту работы только в первый год работы до истечения шестимесячного периода (статья 10).
В следующих рабочих годах совместитель уходит в отпуск согласно графику (по договоренности). Однако согласно статье 25 Закона об отпусках работодатель обязан предоставить работнику-совместителю на срок до окончания отпуска по основному месту работы отпуск без сохранения заработной платы (если он не согласен предоставить ему ежегодный отпуск). Отметим, что отпуск за свой счет не заменяет ежегодного отпуска и впоследствии должен быть предоставлен работнику-совместителю.
Как рассчитываются отпускные
Сумма отпускных определяется согласно Порядку № 100. Для этого предпринимателю нужно определить среднюю заработную плату за установленный период и применить формулу для расчета.
| Категория лиц | Расчетный период |
| Для работников, которые проработали более года | 12 календарных месяцев работы (с 1-го до 1-го числа), предшествующих месяцу предоставления отпуска |
| Например, если трудовой договор с работником был подписан 11.04.2011 г., а с 02.07.2012 г. такой работник собирается в отпуск, то в расчет суммы отпускных попадет период с 01.07.2011 г. по 30.06.2012 г. | |
| Для работников, которые проработали менее года | Фактическое количество отработанных календарных месяцев (т. е. с 1-го числа месяца после оформления на работу* до 1-го числа месяца, в котором предоставляется отпуск), предшествующих месяцу предоставления отпуска |
| Для работников, которые проработали менее календарного месяца | Расчетного периода нет. В данном случае расчет отпускных производится исходя из установленной работнику на день ухода в ежегодный отпуск тарифной ставки (должностного (месячного) оклада) |
| * Отметим, что в случае, когда работник был принят на работу с 1-го рабочего дня месяца, такой месяц будет учитываться при определении продолжительности расчетного периода. | |
Выплаты, которые включаются в расчет средней зарплаты. Прежде всего для расчета берется общая сумма начисленной («грязной») заработной платы за каждый месяц расчетного периода. Если работник получал в расчетном периоде какие-либо выплаты, кроме заработной платы, то определять, какие из них включаются в расчет, а какие нет, нужно согласно пунктам 3 и 4 Порядка № 100.
В частности, в расчет средней зарплаты для определения суммы отпускных включаются:
— вся сумма оплаты больничного листа (первые пять дней за счет работодателя и пособие по временной нетрудоспособности). При этом календарные дни, на которые приходится временная нетрудоспособность работника, включаются в общее количество календарных дней за расчетный период;
— пособие по беременности и родам. Прямо об этом пособии в Порядке № 100 не говорится, но по аналогии с пособием по временной нетрудоспособности оно выплачивается в качестве материального обеспечения, компенсирующего потерю зарплаты за период отпуска в связи с беременностью и родами (письмо Минтруда от 22.06.2006 г. № 4201/0/14-06/13);
— сумма отпускных предыдущего ежегодного отпуска;
— суммы индексации.
Не включаются в расчет средней зарплаты, например:
— сумма материальной помощи к отпуску (на оздоровление и т. д.) (подпункт «б» пункта 4 Порядка № 100);
— компенсационные выплаты на командировку (суточные, оплата за проезд, расходы на наем жилья).
Формула. Расчет отпускных в 2012 году для расчетного периода 12 календарных месяцев производится по следующей формуле:
О = ЗП : (366 - П) х N,
где О — сумма отпускных;
ЗП — суммарный заработок работника за последние 12 календарных месяцев (фактически отработанный период);
П — количество праздничных и нерабочих дней, предусмотренных законодательством в расчетном периоде (для 12-месячного расчетного периода в 2012 году их число равно 10) (статья 73 КЗоТ);
N — количество календарных дней отпуска.
Заметим, что при определении суммы отпускных за меньший период, вместо 366 берется количество календарных дней в этом периоде, а также количество праздников (П), которое на него попадает (т. е. их будет меньше десяти).
Кроме того, в определенных случаях из расчетного периода могут исключаться не только праздники, но и некоторые другие неотработанные дни:
— время отпуска без сохранения заработной платы в соответствии со статьями 25 и 26 Закона об отпусках. Обращаем внимание: в случае если работнику на основании его заявления был предоставлен отпуск без сохранения заработной платы большей продолжительности, нежели установленный статьей 26 Закона об отпусках (не более 15 календарных дней), например 25 календарных дней, то из расчетного периода необходимо исключить только 15 календарных дней, остальные 10 календарных дней из расчетного периода не исключаются и участвуют в расчете средней заработной платы;
— время нахождения работника в отпуске для ухода за ребенком до достижения им трехлетнего возраста (или шести лет в случаях, предусмотренных законодательством);
— время простоя не по вине работника (если средний заработок сохранялся частично);
— неотработанные дни в связи с работой в режиме неполной рабочей недели, установленном по инициативе работодателя (статья 32 КЗоТ), т. е. выходные дни из расчета исключать не следует.
Обратная ситуация, если работник не работал по собственной инициативе. Так, например, если работник работает на условиях неполной рабочей недели по собственному желанию (статья 56 КЗоТ), или в расчетном периоде был прогул, расчетный период для определения средней заработной платы для расчета отпускных не уменьшают на количество неотработанных по этим причинам дней.
Также отметим, что период отпуска в связи с беременностью и родами не исключается из расчетного периода для определения суммы отпускных.
Примеры расчета отпускных
Пример 2. Расчетный период — 12 календарных месяцев (период работы — больше года). Работник проработал у предпринимателя больше года и идет в очередной ежегодный отпуск на 24 календарных дня с 1 июня 2012 года. Расчетный период — с июня 2011 года по май 2012 года. Предположим, что начисленная заработная плата работника за этот период составляет 24000,00 грн.
Тем не менее, поскольку 3 июня 2012 года — Троица, т. е. праздничный и нерабочий день, на который продлевается ежегодный отпуск, работник будет находиться в ежегодном основном отпуске с 01.06.2012 г. по 25.06.2012 г. включительно (25 календарных дней). Обратите внимание, что оплачиваться все равно будут только 24 дня (25 июня — не оплачивается), но работник выходит на работу 26 июня.
Определяем среднедневную зарплату: 24000 : (366 - 10) = 67,42 грн.
Определяем сумму отпускных: 67,42 х 24 = 1618,08 грн.
Пример 3. Работник был принят на работу не с первого календарного дня месяца, период его работы меньше года. Работник принят на работу 03.10.2011 г. С 23.05.2012 г. он идет в первый ежегодный основной отпуск продолжительностью 14 календарных дней.
Работник будет находиться в ежегодном основном отпуске с 23.05.2012 г. по 06.06.2012 г. включительно (15 календарных дней). Это связано с тем, что 3 июня 2012 года (Троица) — день, на который продлевается ежегодный отпуск, но не оплачивается.
В данном случае расчетным периодом является октябрь 2011 года — апрель 2012 года. Несмотря на то что работник принят на работу не с первого календарного дня (1 октября 2011 года), а с первого рабочего дня (3 октября), так как 1 и 2 октября 2011 года — выходные дни, весь месяц (октябрь) засчитывается как полный календарный месяц для включения его в расчетный период. Отметим, если бы работник был принят в октябре позже, не в первый рабочий день этого месяца, например, 05.10.2011 г., то в расчетный период попали бы ноябрь 2011 года — апрель 2012 года.
Предположим, что общая сумма заработной платы этого работника за расчетный период (7 месяцев, октябрь 2011 года — апрель 2012 года) составляет 14000,00 грн.
Количество календарных дней, которые берем для расчета отпускных: 213 - 4 = 209,
где 213 — количество календарных дней за октябрь 2011 — апрель 2012 года;
4 — количество праздничных и нерабочих дней, приходящихся на расчетный период (1 января — Новый год, 7 января — Рождество, 8 марта — Международный женский день, 15 апреля — Пасха).
Средняя заработная плата для расчета отпускных:
14000 : 209 = 66,99 грн.
Сумма отпускных составляет:
66,99 x 14 = 937,86 грн.
Пример 4. Работник не отгулял отпуск за прошлый год и берет отпуск за несколько лет. Работник предпринимателя два года подряд не был в ежегодном отпуске. С 21 мая 2012 года ему были предоставлены два отпуска подряд на 48 календарных дней (24 х 2).
В данном случае работник будет находиться в ежегодном отпуске с 21 мая по 9 июля 2012 года включительно, т. е. 50 календарных дней, поскольку отпуск должен быть продлен на 2 праздничных дня (3 июня — Троица, 28 июня — День Конституции Украины). Оплате подлежат только 48 календарных дней.
Несмотря на то что в данном случае работник идет в ежегодный отпуск за два года подряд, для расчета отпускных за весь этот период берутся выплаты только за последние 12 календарных месяцев, предшествующих месяцу предоставления отпуска.
Расчетным периодом в данном случае является май 2011 года — апрель 2012 года.
Предположим, что общая сумма заработной платы за 12 календарных месяцев (май 2011 года — апрель 2012 года) составляет 25000 грн.
Количество календарных дней для расчета заработной платы:
366 - 10 = 356,
где 10 — количество праздничных и нерабочих дней, приходящихся на расчетный период.
Средняя заработная плата составляет:
25000 : 356 = 70,22 грн.
Сумма отпускных составляет:
70,22 x 48 = 3370,56 грн.
Пример 5. В расчетном периоде начислены больничные. Работник идет в отпуск с 11 июня 2012 года на 24 календарных дня. Расчетным периодом является июнь 2011 года — май 2012 года. С 10 по 19 октября 2011 года работник болел. Сумма оплаты первых пяти дней временной нетрудоспособности составляет 540,00 грн., сумма пособия по временной нетрудоспособности — 324,00 грн. Сумма заработной платы за расчетный период (без учета больничных) составляет 24375,00 грн.
Так, общая сумма заработка, включаемая в расчет средней заработной платы для определения суммы отпускных, составляет:
24375 + 540 + 324 = 25239,00 грн.
Количество календарных дней за расчетный период (июнь 2011 года — май 2012 года) составляет:
366 - 10 = 356,
где 10 — количество праздничных и нерабочих дней, приходящихся на расчетный период.
Средняя заработная плата для расчета отпускных составляет:
25239 : 356 = 70,90 грн.
Сумма отпускных составляет:
70,90 x 24 = 1701,60 грн.
Пример 6. Добровольная работа на условиях неполного рабочего времени. Работница работает на условиях неполного рабочего дня согласно статье 56 КЗоТ (0,75 ставки), при том что месячный оклад должен был составлять 2000,00 грн. Работница идет в ежегодный основной отпуск с 14 мая 2012 года на 24 календарных дня.
Сумма заработной платы за 12 календарных месяцев (май 2011 года — апрель 2012 года) составляет 18000 грн.
Количество календарных дней за расчетный период составляет:
366 - 10 = 356,
где 10 — количество праздничных и нерабочих дней, установленных ст. 73 КЗоТ, приходящихся на расчетный период отпускных.
Средняя заработная плата для расчета отпускных составляет:
18000 : 356 = 50,56 грн.
Сумма отпускных составляет:
50,56 x 24 = 1213,44 грн.
Пример 7. В расчетном периоде работник находился в отпуске за свой счет. Работник идет в ежегодный основной отпуск с 21 мая 2012 года на 24 календарных дня. Расчетным периодом является май 2011 года — апрель 2012 года. С 12 по 23 декабря 2011 года (12 календарных дней) работник был в отпуске по семейным обстоятельствам на основании статьи 26 Закона об отпусках. Общая сумма заработной платы за расчетный период составила 17300,00 грн.
Итак, общая сумма заработка, включаемая в расчет средней зарплаты для определения суммы отпускных, будет составлять 17300,00 грн.
Количество календарных дней за расчетный период (май 2011 года — апрель 2012 года) составляет:
366 - 10 - 12 = 344,
где 10 — количество праздничных и нерабочих дней, приходящихся на расчетный период;
12 — количество календарных дней, приходящихся на отпуск за свой счет, предоставленный на основании статьи 26 Закона об отпусках.
Средняя заработная плата для расчета отпускных составляет:
17300 : 344 = 50,29 грн.
Сумма отпускных составляет:
50,29 x 24 = 1206,96 грн.
Налогообложение отпускных
Отпускные выплаты облагаются НДФЛ и ЕСВ в части начислений «сверху» и в части удержаний «снизу» в том же порядке, что и зарплата. При этом при исчислении суммы НДФЛ следует помнить о предельном размере заработной платы за месяц (с учетом отпускных), которая дает право на налоговую социальную льготу (НСЛ). При расчете ЕСВ нельзя забывать о максимальном месячном доходе для его уплаты (см. «СД», 2012, № 1, с. 34).
Итак, если дни отпуска приходятся на один месяц (например, работник идет в отпуск на 10 дней — с 16 по 25 июля 2012 года), то сумма отпускных включается в доход работника за этот месяц (в нашем примере июль). Поскольку отпускные должны выплачиваться не позднее чем за 3 дня до начала отпуска, то суммы отпускных будут выплачены вместе с зарплатой за вторую половину июня 2012 года.
Если часть отпуска приходится на один месяц, а часть на следующий (переходящие отпускные), то вся сумма отпускных все равно должна быть выплачена до начала отпуска.
В этом случае лучше применить такой подход: суммы начислений за время отпусков, в отличие от порядка их фактической выплаты, распределить пропорционально времени, приходящемуся на дни отпуска в соответствующем месяце. То есть выплаты, начисленные за один и второй месяцы, облагаются отдельно как НДФЛ, так и ЕСВ. Причем за первый месяц, как правило, работник получит зарплату и отпускные, а за второй месяц в день выплаты — только отпускные (зарплату за второй месяц он получит уже после его завершения).
Для того чтобы определить, имеет ли работник право на получение НСЛ, нужно:
распределить отпускные по периодам, на которые они приходятся;
сравнить отдельно доходы за каждый месяц с предельным размером заработной платы, при котором сохраняется право на НСЛ.
При этом следует иметь в виду, что НСЛ к отпускным за второй месяц при их выплате применять не следует, так как в момент выплаты (не позднее чем за 3 дня до начала отпуска) еще не известна общая сумма налогооблагаемого дохода за месяц, на который приходится вторая часть отпускных.
Сроки перечесления НДФЛ и ЕСВ с суммы отпускных такие же, как и с заработной платы, мы их приводили в «СД», 2012, № 1, с. 38.
Пример 8. Работник уходит в ежегодный отпуск продолжительностью 10 календарных дней с 23.05.2011 г. Работнику начислены («грязными») в мае:
1) заработная плата за май (авансом) — 1300,00 грн.;
2) отпускные в сумме 674,20 грн., из них 606,78 грн. за 9 дней мая и 67,42 грн. за 1 день июня.
Права на НСЛ в мае у работника нет.
Определим суммы НДФЛ и ЕСВ, подлежащие уплате в связи с выдачей работнику отпускных, выплата осуществляется 18 мая 2012 года.
Все начисления и удержания перечисляются в мае (с получением денежных средств в банке). Далее, когда работодатель будет перечислять ЕСВ и НДФЛ, начисленные и удержанные с выплат за июнь, нужно учесть, что с части дохода за июнь (отпускных) ЕСВ и НДФЛ были рассчитаны и перечислены, т. е. перечисляется оставшаяся часть суммы.
| Выплата, грн. | Сумма, грн. | Начисления | Удержания | |
| ЕСВ | ЕСВ | НДФЛ | ||
| 36,8 % (условно) | 3,6 % | 15 % | ||
| Зарплата и отпускные за май | 1906,78 | 701,70 | 68,64 | 275,72 |
| Отпускные за июнь | 67,42 | 24,81 | 2,43 | 9,75 |
| Итого | 1974,20 | 726,51 | 71,07 | 285,47 |