Сроки хранения сметной документации

Сроки хранения сметной документации

 

Существуют ли сроки исковой давности по сметной документации? Можно ли после трех лет «утилизировать» сметную документацию и соответственно могут ли КРУ или прокуратура брать такие документы на проверку после истечения срока исковой давности?

 

1. О хранении документов

Начнем с того, что с 01.01.2013 г. вступил в силу новый нормативный документ, устанавливающий сроки хранения документации, а именно Перечень типовых документов, создаваемых в деятельности органов государственной власти и местного самоуправления, других учреждений, предприятий и организаций, с указанием сроков хранения документов, утвержденный приказом Министерства юстиции Украины от 12.04.2012 г. № 578/5 (далее — Перечень № 578).

Перечень № 578 является нормативно-правовым актом, предназначенным для обязательного использования всеми организациями (как государственными, так и частными) при определении сроков хранения документов, их отборе на постоянное и длительное (свыше 10 лет) хранение либо для уничтожения.

Внимание! Для физических лиц — предпринимателей соблюдение сроков хранения документации, определенных Перечнем № 578, является добровольным.

Перечень № 578 определяет сроки хранения документации для юридических лиц — как для создающих Национальный архивный фонд (далее — архив), так и для не создающих архив.

Отметим, что государственные и коммунальные организации передают документы на постоянное хранение в государственные архивы или архивные отделы городских советов в обязательном порядке.

Для сведения отметим, что внесение документов в архив либо изъятие из него документов осуществляется на основании экспертизы их ценности комиссией из специалистов архивного дела и делопроизводства, представителей научной и творческой общественности, других специалистов.

Экспертиза ценности документов проводится по инициативе их собственника либо государственного архивного учреждения с согласия собственника.

Обратим внимание на то, что сроки хранения документов, определенные в Перечне № 578, являются минимальными, их нельзя сокращать.

Сроки хранения типовых документов на электронных носителях соответствуют срокам хранения аналогичных документов на бумажных носителях.

Также отметим, что отсчет сроков хранения документов производится с 1 января года, следующего за годом завершения их делопроизводством. Например, отсчет срока хранения дел, завершенных делопроизводством в 2011 году, начинается с 1 января 2012 года.

Сроки хранения научно-технической документации исчисляются с 1 января года, следующего за годом завершения разработки темы, проекта.

 

2. Теперь о сметной документации

Перечень № 578 включает типовые документы, создаваемые при документировании однотипных (общих для всех) управленческих функций, выполняемых органами государственной власти и местного самоуправления, другими учреждениями, предприятиями и организациями независимо от функционально-целевого назначения, уровня и масштаба деятельности, формы собственности, а также документацию, создаваемую в результате производственной и научно-технической деятельности организаций.

Для наглядности сгруппируем в таблице сроки хранения сметной документации, определенные Перечнем № 578.

 

Номер статьи по Перечню № 578	Виды документов	Сроки хранения документов		Примечания
		в организациях, у которых есть архив	в организациях, у которых нет архива
1	2	3	4	5
1265	Сметы на выполнение научно-технических программ, проектов	10 л.1 (экспертно-проверяющая комиссия)	10 л.1	1 После завершения программ, проектов
1399	Акты приема-передачи проектно-сметной документации на вновь построенные и сданные в эксплуатацию объекты	10 л.1	10 л.1	1 После ввода объекта в эксплуатацию
1401	Накладные на отправленную и полученную документацию для объектов капитального строительства и их сметной стоимости	3 г.	3 г.
1413	Журналы учета утвержденных проектов капитального строительства и их сметной стоимости	Пост.	—
1466	Генеральные сводные сметы к проектам планирования и застройки городов и других населенных пунктов	Пост.	—
1467	Сметы к проектам планирования городов и других населенных пунктов:			1 После завершения строительства
	а) объектные	10 л.1	—
	б) локальные	5 л.	—
1474	Протоколы по рассмотрению и утверждению проектных заданий и смет на новое строительство и реконструкцию объектов технического переоснащения действующих организаций:
	а) по месту проектирования и утверждения	Пост.	—
	б) в других организациях	Пока не исчезнет необходимость	Пока не исчезнет необходимость
1480	Генеральные планы и сводные сметы капитального строительства и заключения о них:
	а) по месту проектирования	Пост.	—
	б) по месту эксплуатации	До окончания эксплуатации	До окончания эксплуатации
	в) в других организациях	Пока не исчезнет необходимость	Пока не исчезнет необходимость
1483	Сметы к индивидуальным проектам:
	а) сводные	10 л. ЭПК	10 л.
	б) локальные	5 л.	5 л.
1491	Сметы к типовым и экспериментальным проектам	5 л.1	5 л.1	1 После замены новыми
1500	Проекты, сметы на строительство и реконструкцию объектов, не включенных в титульные списки	Пока не исчезнет необходимость	Пока не исчезнет необходимость
1520	Картотеки и журналы регистрации проектно-сметной документации	Пост.	10 л.
1523	Годовые отчеты по экспертизе проектов и смет	Пост.	—
1524	Доклады, обзоры по обобщению результатов экспертизы проектов и смет на строительство и реконструкцию объектов	Пост.	—
1525	Заключения, обоснования по экспертизе проектов и смет на строительство новых и реконструкцию действующих объектов	Пост.	—
1527	Документы (заключения, письма) об экспертизе ТЭО, проектов и смет зданий и сооружений, строящихся за рубежом при техническом содействии Украины	Пост.	—
1536	Журналы учета поступления проектно-сметной документации на экспертизу	Пост.	—
1611	Сметы на проведение реставрации и капитального ремонта:
	а) сводные	5 л.	5 л.
	б) локальные	3 г.	3 г.
1812	Проекты и сметы на установление оборудования и переоборудование предприятий	10 л.	10 л.

　

Поэтому, как видно из таблицы, некоторые документы по смете нужно хранить 3, 5 или 10 лет, а то и вообще до тех пор, пока в этом не исчезнет необходимость.

Кроме того, для определения сроков хранения научно-технической документации существует Перечень научно-технических документов постоянного срока хранения, утвержденный приказом Государственного комитета архивов Украины от 19.01.2007 г. № 8 (далее — Перечень № 8).

Итак, для того чтобы определиться со сроками хранения конкретных документов, относящихся к сметной документации, следует руководствоваться Перечнем № 578 или Перечнем № 8.

После окончания сроков хранения документов они либо уничтожаются, либо передаются в государственные архивные учреждения (в зависимости от того, создается архив или нет).

 

3. О проверках со стороны прокуратуры и КРУ

3.1. Права Госфининспекции (ранее именовавшейся КРУ) по проведению проверок и требованию документов

Напомним, что контрольно-ревизионная служба была реорганизована в государственную финансовую инспекцию, действующую согласно обновленному закону — Закону Украины «Об основных принципах осуществления государственного финансового контроля в Украине» от 26.01.93 г. № 2939-XII (далее — Закон № 2939).

Согласно ст. 10 данного Закона органу государственного финансового контроля предоставлено право, в частности:

— проверять в ходе государственного финансового контроля денежные и бухгалтерские документы, отчеты, сметы и другие документы, подтверждающие поступление и расходование средств и материальных ценностей, документы по проведению процедур государственных закупок, проводить проверки фактического наличия ценностей (средств, ценных бумаг, сырья, материалов, готовой продукции, оборудования и пр.);

— получать от государственных органов и органов местного самоуправления, предприятий, учреждений, организаций всех форм собственности, других юридических лиц и их должностных лиц, физических лиц — предпринимателей информацию, документы и материалы, необходимые для выполнения задач, возложенных на орган финансового контроля;

— при проведении ревизий изымать у предприятий, учреждений и организаций копии финансово-хозяйственных и бухгалтерских документов, свидетельствующих о нарушениях, а на основании решения суда — изымать до окончания ревизии оригиналы первичных финансово-хозяйственных и бухгалтерских документов с составлением описи, скрепляемой подписями представителя органа государственного финансового контроля и руководителя соответствующего предприятия, соответствующего учреждения, организации и оставлением копий таких документов таким предприятиям, учреждениям, организациям.

Органы государственного финансового контроля с целью проверки правильности осуществления финансово-хозяйственной деятельности могут проводить плановые и внеплановые ревизии.

Согласно ст. 11 Закона № 2939 плановой выездной ревизией считается ревизия в подконтрольных учреждениях, которая предусмотрена в плане работы органа государственного финансового контроля и проводится по местонахождению такого юридического лица или по месту расположения объекта права собственности, относительно которого проводится такая плановая выездная ревизия.

Плановая выездная ревизия проводится по совокупным показателям финансово-хозяйственной деятельности подконтрольных учреждений по письменному решению руководителя соответствующего органа государственного финансового контроля не чаще одного раза в календарный год.

Таким образом, такая ревизия может проводиться и каждый год, и один раз в два-три года.

Внеплановой выездной ревизией считается ревизия, которая не предусмотрена в планах работы органа государственного финансового контроля и проводится при наличии хотя бы одного из обстоятельств, определенных в ст. 11 Закона № 2939.

Внимание! Внеплановая выездная ревизия может осуществляться только при наличии оснований для ее проведения на основании решения суда. Внеплановая ревизия подконтрольного учреждения не может проводиться чаще одного раза в квартал.

Таким образом, внеплановая проверка со стороны КРУ может проводиться и ежеквартально.

Кроме того, у подрядчиков и субподрядчиков в рамках проведения плановых и внеплановых ревизий могут проводиться встречные сверки.

 

3.2. Права органов прокуратуры на проведение проверок и требование документов

Что касается органов прокуратуры, то они в своей деятельности руководствуются Законом Украины «О прокуратуре» от 05.11.91 г. № 1789-XII (далее — Закон № 1789).

Внимание! Конкретные сроки проведения проверок прокурорами не установлены, они могут быть проведены в любое время и продолжаться столько, сколько необходимо прокурору для выполнения своих функций.

Согласно ст. 20 Закона № 1789 при осуществлении прокурорского надзора за соблюдением и применением законов прокурор имеет право, в частности:

— истребовать от органов государственной власти, органов местного самоуправления, воинских частей, государственных предприятий, учреждений и организаций решения, распоряжения, инструкции, приказы и другие акты и документы, получать информацию о состоянии законности и мероприятиях по ее обеспечению, иметь доступ к соответствующим информационным базам данных государственных органов;

— иметь доступ к документам и материалам, необходимым для проведения проверки, в том числе по письменному требованию, и содержащих коммерческую тайну либо информацию с ограниченным доступом. В письменном виде требовать подачи в прокуратуру в определенный таким органом разумный срок указанных документов и материалов, выдачи необходимых справок, в том числе по операциям и счетам юридических лиц и других организаций, для решения вопросов, связанных с проверкой.

Оригиналы истребованных или полученных прокурором актов, документов и материалов должны быть возвращены соответствующим лицам после окончания проверки, кроме случаев приобщения их к материалам уголовного производства в порядке, предусмотренном процессуальным законодательством. В случае необходимости до окончания проверки могут быть возвращены копии указанных документов.

В соответствии со ст. 21 Закона № 1789 представителями органов прокуратуры проверки проводятся по письменным обращениям органов государственной власти, органов местного самоуправления, депутатов всех уровней, физических и юридических лиц, а также по собственной инициативе прокурора. При этом проверки по заявлениям физических или юридических лиц, обращениям и запросам депутатов всех уровней, кроме заявлений и уведомлений об уголовных правонарушениях, проводятся только в случае их предварительного рассмотрения компетентными органами исполнительной власти, органами местного самоуправления, их должностными либо служебными лицами или непринятия ими в установленные сроки решений по этим вопросам.

 

4. Выводы

Учитывая все изложенное выше, сделаем вывод: сроки хранения сметной документации определены Перечнем № 578.

Органы государственной финансовой инспекции и органы прокуратуры имеют право требовать необходимые для проверки документы с любым сроком хранения также и по истечении трех лет.

Субъект хозяйственной деятельности обязан предоставить сметную документацию по требованию органов государственной финансовой инспекции либо органов прокуратуры, если согласно Перечню № 578 их установленный срок хранения не закончился или если после окончания такого срока они имеются в наличии (не уничтожены или не переданы в архив).

 

Владислав Станкус