20.04.2009
ЯКЩО ПРАЦІВНИК ПЕРЕБУВАВ У ВІДРЯДЖЕННІ ЗА ВЛАСНІ КОШТИ
Ольга ВІТКОВСЬКА, економіст-аналітик Видавничого будинку «Фактор»
Працівника направлено у відрядження без видачі авансу. Вартість квитків та проживання в готелі було оплачено ним за власні кошти. Чи вважається порушенням у цьому випадку подання працівником Звіту про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт, у строк, що перевищує 3 дні після закінчення відрядження, якщо кошти на відрядження працівнику не видавалися, а працівник перебував у відрядженні за власні кошти?
(м. Чернівці)
У цьому випадку несвоєчасне подання Звіту про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт (далі — Звіт), не є порушенням, за яке працівнику або установі може загрожувати штраф. Але 3-денного строку в таких ситуаціях рекомендуємо все ж дотримуватися. Крім того, підкреслимо: установою було порушено іншу норму законодавства. Розповімо про все по черзі.
Працівника, який направляється у відрядження, установа
зобов’язана забезпечити грошовими коштами (авансом). Це передбачено:—
абзацом 5 розділу «Загальні положення» Інструкції про службові відрядження в межах України та за кордон, затвердженої наказом Мінфіну від 13.03.98 р. № 59 (далі — Інструкція № 59);—
п. 4 постанови КМУ «Про норми відшкодування витрат на відрядження в межах України та за кордон» від 23.04.99 р. № 663.Видача працівнику авансу перед відрядженням — не право, а обов’язок установи
. Незабезпечення працівника авансом класифікується як порушення законодавства про працю, відповідальність за яке передбачено ст. 41 Кодексу України про адміністративні правопорушення від 07.12.84 р. № 8073-X (далі — КпАП)*. Це підтверджує і Мінфін у листі від 05.03.2007 р. № 31-18030-07-29/4504.* Відповідно до ст. 41 КпАП на посадових осіб установи за порушення законодавства про працю накладається штраф у розмірі від 30 до 100 нмдг (від 510 до 1700 грн.). Протоколи щодо таких порушень складає інспекція з праці та передає їх на розгляд до районних, районних у місті, міських судів (ст. 221 КпАП).
Чіткий строк видачі авансу на відрядження законодавством не встановлено. На думку Мінфіну (
лист від 18.10.2006 р. № 31-18030-07-25/21780) та Нацбанку (лист від 08.07.2004 р. № 11-113/2295-6866), у кожному конкретному випадку це питання вирішується до початку відрядження після видання наказу про направлення у відрядження та з урахуванням можливості проведення працівником витрат, пов’язаних з таким відрядженням (наприклад придбання проїзних квитків).Крім того, нагадаємо, що видача готівкових коштів під звіт проводиться за умови, що працівник повністю відзвітував у встановлені строки за попередній аванс на відрядження або за інші видані йому під звіт кошти. Це обмеження передбачено
п. 2.11 Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затвердженого постановою НБУ від 15.12.2004 р. № 637.Після повернення з відрядження працівник повинен відзвітувати про використання коштів, виданих на відрядження шляхом подання Звіту. Форму Звіту та порядок його складання затверджено
наказом Державної податкової адміністрації України від 19.09.2003 р. № 440.Строки подання
Звіту встановлено Законом України «Про податок з доходів фізичних осіб» від 22.05.2003 р. № 889-IV (далі — Закон № 889). У п.п. 9.10.2 Закону № 889 зазначено, що Звіт необхідно подати до закінчення третього банківського дня, наступного за днем повернення з відрядження. За наявності залишку невитрачених коштів їх сума повертається до або під час подання Звіту.За порушення цього правила передбачено такі штрафні санкції:
| Порушення | Санкції | ||
| до працівника (п.п. 9.10.3 Закону № 889) | до установи (п. 1 Указу № 436/95*) | до посадових осіб (ст. 1642 КпАП) | |
| Працівник здав Звіт та повернув залишок невитрачених коштів: | |||
| У звітному місяці, після того, як закінчився граничний строк | Штраф у розмірі 15 % від суми неповернених коштів | Штраф у розмірі 25 % від виданої суми
| За порушення строків ведення касових операцій штраф від 8 до 15 нмдг (від 136 до 255 грн.). За повторне порушення протягом року — від 10 до 20 нмдг (від 140 до 340 грн.) |
| Після закінчення місяця, в якому закінчився граничний строк повернення | Штраф у розмірі 15 % від суми неповернених коштів; податок з доходів з тієї ж суми, збільшеної на натуральний коефіцієнт | ||
| * Указ Президента України «Про застосування штрафних санкцій за порушення норм з регулювання обігу готівки» від 12.06.95 р. № 436/95. | |||
Згідно з
пп. 9.10.1 і 9.10.3 Закону № 889 штрафи до працівника застосовуються за фактом порушення граничного строку повернення виданих і невикористаних грошових коштів та за фактом неповернення таких грошових коштів.У нашому випадку працівнику грошові кошти на відрядження
не видавалися, він перебував у відрядженні за власні кошти, тому штрафні санкції не застосовуватимуться.Водночас зауважимо, що
п.п. 9.10.2 Закону № 889 установлено єдині строки подання Звіту. Цим підпунктом передбачено, що після завершення відрядження у 3-денний строк працівник повинен подати Звіт. У зв’язку з цим рекомендуємо дотримуватися цієї вимоги, навіть якщо працівник перебував у відрядженні за власні кошти.Крім того, у поданні Звіту в найкоротші строки після повернення з відрядження зацікавлений сам працівник, адже на підставі Звіту йому відшкодують витрати, понесені у відрядженні.