Практичні рекомендації щодо проведення ревізії фінансово-господарської діяльності бюджетної установи (з окремих питань програми)

СХВАЛЕНО

Протокол засідання Методологічної ради ГоловКРУ

від 04.08.2009 р. № 9

Голова Методологічної ради ГоловКРУ

І. Б. Стефанюк

ПРАКТИЧНІ РЕКОМЕНДАЦІЇ

ЩОДО ПРОВЕДЕННЯ РЕВІЗІЇ ФІНАНСОВО-ГОСПОДАРСЬКОЇ ДІЯЛЬНОСТІ БЮДЖЕТНОЇ УСТАНОВИ (З ОКРЕМИХ ПИТАНЬ ПРОГРАМИ)

 

І. Вступні положення

1.1. Практичні рекомендації щодо проведення ревізії фінансово-господарської діяльності бюджетної установи

(далі — рекомендації) визначають загальні підходи, методи і процедури, що застосовуються при здійсненні ревізій, та містять основні рекомендації щодо підготовки, організації і проведення ревізій бюджетних установ (без врахування галузевої специфіки).

Відповідні рекомендації наводяться в розрізі питань примірної програми ревізії.

1.2. Рекомендації базуються на основі практичного досвіду органів державної контрольно-ревізійної служби щодо проведення ревізій установ і організацій бюджетної сфери.

1.3. Наведені у рекомендаціях терміни вживаються у значеннях, наведених у Законі України «Про державну контрольно-ревізійну службу в Україні» (далі — Закон) та Порядку проведення інспектування державною контрольно-ревізійною службою, затвердженому постановою Кабінету Міністрів України від 20.04.2006 р. № 550 (далі — Порядок проведення інспектування).

Термін «бюджетна установа» вживається у значенні, визначеному в Бюджетному кодексі України.

1.4. Основні положення щодо підготовки, організації і проведення ревізії визначені в Законі та Порядку проведення інспектування. У рекомендаціях деталізовано основні методи, підходи та інші особливості при проведенні ревізій бюджетних установ в межах вимог, визначених Законом та Порядком проведення інспектування.

II. Рекомендації стосовно підготовки до проведення ревізії

2.1. У ході підготовки до проведення ревізії вивчається нормативно-правова база з питань функціонування бюджетної установи, що дає змогу визначити основні види її діяльності, структуру, особливості порядків використання коштів за окремими бюджетними програмами, наявність повноважень щодо надання платних послуг тощо.

2.2. На етапі підготовки до проведення ревізії необхідно опрацювати законодавчу базу на предмет прийняття, внесення змін чи втрати чинності нормативно-правових актів, які регулюють сферу діяльності бюджетної установи.

2.3. Проводиться аналіз наявної в органах ДКРС інформації фінансових органів та органів Державного казначейства з питань обсягів фінансування бюджетної установи, проведених нею видатків, операцій на реєстраційних рахунках, взятих зобов’язань тощо; інформації правоохоронних органів щодо ймовірних фактів порушень, «сумнівних» операцій тощо; інформації інших підприємств, установ і організацій, що мали відносини з бюджетною установою в процесі здійснення нею фінансово-господарської діяльності.

У випадку відсутності в органі ДКРС відповідної інформації чи необхідності отримання додаткових відомостей про діяльність бюджетної установи орган Служби за достатності часу може відповідно до п. 6 Порядку проведення інспектування отримувати за письмовим зверненням від органів державної влади та органів місцевого самоврядування, підприємств, установ і організацій інформацію, що стосується діяльності та фінансового стану об’єкта контролю.

2.4. Аналізуються скарги і звернення громадян щодо можливих фактів порушень законодавства бюджетною установою; звернення, запити народних депутатів, звернення правоохоронних органів, доручення Президента, Верховної Ради, Кабінету Міністрів, звернення Міністерства фінансів щодо необхідності перевірки окремих аспектів діяльності бюджетної установи. За можливості аналізуються наявні в мережі Інтернет чи інших засобах інформації відомості щодо проблем фінансово-господарської діяльності бюджетної установи, ймовірних фактів порушень законодавства тощо.

2.5. За наявності доступу до автоматизованої системи «КАЗНА» Державного казначейства України необхідно:

з’ясувати дані про кількість та мережу (кількість підприємств, установ та організацій, що належать до сфери управління об’єкта контролю) головних розпорядників бюджетних коштів, розпорядників нижчого рівня та одержувачів бюджетних коштів;

проаналізувати структуру доходів за джерелами фінансування та видатків установи в динаміці за декілька років та у порівнянні з установленими плановими показниками; розподіл коштів за кодами економічної класифікації видатків шляхом вивчення звітів про виконання загального (спеціального) фонду кошторису;

установити, чи мають місце випадки взяття об’єктом контролю зобов’язань за бюджетними коштами понад визначені кошторисом асигнування, а також факти попередньої оплати за товари, роботи, послуги без законодавчо визначених підстав на таку оплату;

проаналізувати наявну в автоматизованій системі інформацію про юридичних та фізичних осіб, що мали розрахунки з бюджетною установою, передусім тих, які відповідно до результатів попередніх контрольних заходів були причетними до операцій, проведених з порушенням законодавства, в тому числі й стосовно інших об’єктів контролю;

переглянути призначення найбільших сум платежів, проведених бюджетною установою.

2.6. Доцільно проаналізувати матеріали попередніх контрольних заходів, здійснених на об’єкті контролю, що дасть змогу з’ясувати, які порушення є типовими для зазначеного об’єкта та які з них ще не усунуто.

Зазначені вище дії на етапі підготовки до проведення ревізії дозволять визначитися з питаннями програми ревізії, затратами трудових ресурсів, термінами, необхідними для її проведення, а також відібрати найбільш ризикові господарські операції об’єкта контролю, що заслуговують ретельної перевірки в ході проведення ревізії.

III. Загальні рекомендації щодо проведення ревізії

3.1. Залежно від питань програми ревізії, що підлягають контролю, ревізія проводиться шляхом документальної та/або фактичної перевірки.

3.2. Документальна перевірка передбачає контроль за документами об’єкта контролю на предмет:

дотримання вимог законодавчих та нормативних актів щодо порядку складання (оформлення) первинних та зведених облікових документів —

перевірка за формою;

відповідності фактично здійснених господарських операцій, що зафіксовані (підтверджені) первинними та зведеними обліковими документами, нормам, встановленим законодавством та/або внутрішніми регламентами (документами) установи, —

перевірка за змістом.

При документальній перевірці порядку складання (оформлення) документів звертається увага на:

— наявність та правильність заповнення обов’язкових реквізитів первинних та зведених облікових документів (наприклад: касові, авансові, матеріальні звіти, розрахункові відомості тощо): назва установи, від імені якої складено документ, назва документа (форми), код форми, дата і місце складання, зміст господарської операції та її вимірники (у натуральному і вартісному виразі), посади, прізвища і підписи осіб, відповідальних за дозвіл на здійснення господарської операції, безпосередніх виконавців операції, їхні особисті підписи та підписи осіб, відповідальних за складання документа;

— необхідність використання в установлених випадках бланків типових форм, затверджених Держкомстатом, а також бланків спеціалізованих форм, затверджених міністерствами і відомствами; можливість використання самостійно виготовлених бюджетною установою бланків, які повинні обов’язково містити реквізити типових або спеціалізованих форм;

— способи і засоби заповнення первинних та зведених облікових документів, несанкціоноване втручання в їх оформлення та їх повторне використання (відсутність прокреслень у вільних рядках, погашень штампами або надписом вручну «Одержано» чи «Сплачено» із зазначенням дати на документах, що додаються до прибуткових і видаткових касових ордерів, а також наявність непомітних виправлень у них):

— забезпечення збереження документів протягом установленого періоду їх зберігання;

— своєчасність відображення в бухгалтерському обліку господарських операцій, зафіксованих первинними документами об’єкта контролю;

— повноту перенесення інформації про господарські операції установи за певний період часу (місяць, квартал, рік) з облікових регістрів у згрупованому виді до бухгалтерських звітів та фінансової звітності.

Рекомендації щодо перевірки відповідності господарських операцій, що зафіксовані (підтверджені) документами об’єкта контролю, законодавству та іншим визначеним у встановленому порядку вимогам наведено в IV розділі цих Рекомендацій.

3.3. Як метод документального підтвердження у суб’єктів господарювання, які мали правові відносини з бюджетною установою, виду, обсягу і якості операцій та розрахунків, що здійснювалися між ними, для з’ясування їх реальності та повноти відображення в обліку цієї установи використовується зустрічна звірка (порядок проведення якої визначено п. 26 Порядку проведення інспектування) або направлення запитів.

3.4. Фактична перевірка передбачає контроль за наявністю готівки, цінних паперів, бланків суворої звітності, оборотних і необоротних активів, інших матеріальних і нематеріальних цінностей шляхом проведення інвентаризації, застосування норм витрат сировини і матеріалів, обстеження та контрольного обміру виконаних робіт тощо, які ініціюються посадовими особами служби та проводяться відповідними комісіями, призначеними наказом керівника бюджетної установи, в присутності посадових осіб ДКРС за участі матеріально відповідальної особи, а у разі перевірки обсягу виконаних робіт — також представника суб’єкта господарювання, яким виконувалися роботи.

ІV. Основні рекомендації щодо проведення ревізії з окремих питань програми

Основні нормативні джерела, що регулюють діяльність бюджетних установ, визначають вимоги щодо обліку здійснених ними господарських операцій та методологічні засади розкриття цієї інформації у фінансовій звітності, і є базовими для трактування порушень в разі недотримання визначених ними норм та положень, наведені в додатку 1.

4.1. Стан усунення недоліків і порушень, виявлених попередніми ревізіями та перевірками

4.1.1. В ході ревізії цього питання необхідно ознайомитися з матеріалами останньої планової ревізії, проведеної органами ДКРС, та проведених після неї інших контрольних заходів органів ДКРС, а також обов’язковими вимогами щодо усунення виявлених цими контрольними заходами порушень (якщо це не було зроблено в ході підготовки до проведення ревізії).

Перевірити повноту виконання бюджетною установою відповідних обов’язкових вимог органів ДКРС. Для цього необхідно дослідити документи, що підтверджують факт усунення виявлених порушень: платіжні доручення, прибуткові касові ордери, особові рахунки працівників (в разі утримання із заробітної плати незаконно виплачених сум), прибуткові накладні, акти виконаних робіт та акти звірки з виконавцями робіт та послуг (у випадку відшкодування зайво використаних бюджетних коштів через завищені обсяги та вартість виконаних робіт (послуг) шляхом виконання частини обсягу робіт на безоплатній основі), платіжні відомості (у разі встановлених порушень щодо недотримання фізичними особами належних виплат з оплати праці) тощо.

4.1.2. У випадку неусунення виявлених попередніми ревізіями порушень необхідно відібрати письмові пояснення з цього питання у керівника, інших відповідальних осіб об’єкта контролю та за наявності законодавчо визначених підстав скласти протокол про адміністративне правопорушення за ст. 164² КУпАП за невжиття заходів щодо усунення порушень.

4.1.3. Необхідно також проаналізувати матеріали контрольних заходів, проведених як органами ДКРС, так і іншими контролюючими органами з питань, що належать до компетенції органів Служби, за період, що підлягає ревізії. Опрацьовані матеріали можна використати для коригування програми чи робочого плану ревізії в частині виключення окремих питань ревізії, періодів, за який вони перевіряються, або ж врахувати відповідні матеріали при визначенні періодів вибіркових перевірок тощо.

4.2. Складання та затвердження кошторису, внесення до нього змін. Загальний стан виконання кошторису

4.2.1. При здійсненні контролю за правильністю складання і виконання кошторисів бюджетних установ перевірці підлягають такі основні документи:

— бюджетний запит, кошторис бюджетної установи, розрахунки до загального та спеціального фондів кошторису, план асигнувань загального фонду бюджету, план спеціального фонду бюджету, лімітні довідки про бюджетні асигнування, довідки про внесення змін до кошторисів та плану асигнувань;

— картки аналітичного обліку готівкових операцій; картки аналітичного обліку касових видатків, картки аналітичного обліку фактичних видатків, картки аналітичного обліку отриманих асигнувань, книги обліку асигнувань та прийнятих зобов’язань;

— Звіт про надходження та використання коштів загального фонду (№ 2 д, № 2 м); звіти про виконання спеціального фонду кошторису — Звіт про надходження і використання коштів, отриманих як плата за послуги, що надаються бюджетними установами (№ 4-1 д, № 4-1 м), Звіт про надходження і використання коштів, отриманих за іншими джерелами власних надходжень бюджетних установ (№ 4-2 д, № 4-2 м), Звіт про надходження і використання інших надходжень спеціального фонду (№ 4-3 д, № 4-3 м), Звіт про надходження і використання коштів, отриманих на виконання програм соціально-економічного та культурного розвитку регіонів (№ 4-4 д), Звіт про надходження і використання інших надходжень спеціального фонду (позики міжнародних фінансових організацій) (№ 4-3 д, № 4-3м ), Звіт про заборгованість за бюджетними коштами (№ 7д, № 7 м).

4.2.2. Це дослідження передбачає контроль за вказаними документами об’єкта контролю на предмет:

— дотримання бюджетною установою напрямів (видів) діяльності відповідно до покладених на неї функцій та завдань із задоволення суспільних потреб та організаційної структури, визначених у Положенні про діяльність установи;

— наявності (у головних розпорядників) паспорта бюджетної програми, що визначає суму коштів, необхідних для виконання бюджетної програми, законодавчі підстави її реалізації, мету, завдання, напрями діяльності, відповідальних виконавців та досягнення установою передбачених в ньому результативних показників;

— наявності затвердженого у встановленому порядку кошторису, плану асигнувань загального фонду бюджету, плану надання кредитів із загального фонду бюджету, плану спеціального фонду та інших документів згідно з нормативно-правовими актами Державного казначейства щодо касового виконання державного (місцевого) бюджету за видатками;

— дотримання порядку розгляду, затвердження та внесення змін до кошторису;

— наявності та обґрунтованості розрахунків потреби в асигнуваннях загального фонду бюджету на здійснення видатків за відповідними кодами економічної класифікації або класифікації кредитування бюджету і деталізовані за видами та кількістю товарів (робіт, послуг) із зазначенням вартості за одиницю;

— наявності та обґрунтованості розрахунків обсягу надходжень та видатків за спеціальним фондом кошторису за кожним джерелом доходів та/або фінансування бюджету чи повернення кредитів до бюджету та напрямком використання цих коштів, а також відповідності вказаних показників показникам бухгалтерської звітності за відповідні періоди;

— дослідження фактичного стану фінансування установи та встановлення причин її недофінансування (за наявності);

— відповідності затверджених в кошторисі сум асигнувань загального фонду бюджету на здійснення видатків або надання кредитів з бюджету, за відповідними кодами економічної класифікації, граничним обсягам видатків бюджету із загального фонду, доведеним лімітною довідкою;

— дотримання порядку перерозподілу бюджетною установою у разі потреби своїх асигнувань за визначеною законодавством процедурою з метою попередження нецільового використання бюджетних коштів;

— відповідності проведених фактичних та касових видатків затвердженим обсягам асигнувань;

— обґрунтованості утворення, повноти зарахування та законності використання власних надходжень бюджетних установ у складі доходів та видатків спеціального фонду кошторису;

— відповідності використаних бюджетних коштів їх цільовому призначенню (в розрізі складових витрат та джерел їх фінансування);

— відповідності обсягів взятих зобов’язань (виконаних робіт) бюджетним асигнуванням, установленим кошторисом (планом використання бюджетних коштів);

— дотримання встановленого порядку коригування обсягів узятих бюджетних зобов’язань за загальним фондом кошторису для проведення видатків з цих зобов’язань зі спеціального фонду кошторису.

4.2.3. У ході ревізії цього питання необхідно з’ясувати наявність затвердженого у встановленому порядку кошторису, плану асигнувань загального фонду бюджету та плану спеціального фонду бюджету.

 

Примітка.

Порядок складання, розгляду, затвердження та основні вимоги до виконання кошторисів бюджетних установ, затверджений постановою Кабінету Міністрів України від 28.02.2002 р. № 228 (далі — постанова № 228).

 

Пересвідчитись, чи затверджено кошторис уповноваженим на це органом, дослідити своєчасність його затвердження.

Перевірити відповідність суми надходжень, затвердженої в кошторисі за загальним фондом, даним лімітної довідки про бюджетні асигнування, доведеної розпорядником вищого рівня чи відповідним фінансовим органом.

Вивчити питання обґрунтованості визначення обсягів надходжень до спеціального фонду кошторису. Для цього необхідно проаналізувати відповідні розрахунки до доходної частини спеціального фонду кошторису, які мають складатися бюджетною установою за кожним джерелом доходів.

За відсутності відповідних розрахунків чи недостатності в них даних необхідно запросити та перевірити інші документи, які підтверджували б заплановані в кошторисі обсяги надходжень до спеціального фонду.

При цьому необхідно врахувати, що за основу цих розрахунків повинні братися такі показники, як: обсяг надання тих чи інших платних послуг, а також інші розрахункові показники (площа приміщень і вартість обладнання та іншого майна, що здаються в оренду, кількість місць у гуртожитках, кількість відвідувань музеїв, виставок тощо) та розмір плати в розрахунку на одиницю показника, який повинен встановлюватися відповідно до законодавства; прогнозне надходження зборів (обов’язкових платежів) до спеціального фонду бюджету; прогнозний обсяг повернення коштів до бюджету, що мають цільове призначення.

Під час перевірки формування показників, на підставі яких визначаються надходження планового періоду, обов’язково необхідно врахувати рівень їх фактичного виконання за останній звітний рік, а також очікуваного виконання в планових періодах. Водночас слід врахувати, що відповідні показники повинні наводитися в обсязі, зазначеному в розрахунку, і повністю відповідати показникам бухгалтерської звітності за відповідні періоди.

4.2.4. Дослідити обґрунтованість потреби бюджетної установи у передбачених кошторисом розмірах асигнувань в розрізі кожного коду економічної класифікації видатків (КЕКВ) за загальним та спеціальним фондами видаткової частини кошторису. Для цього необхідно перевірити, чи підтверджені заплановані в кошторисі обсяги видатків розрахунками щодо потреби в асигнуваннях, які мають складатися бюджетною установою за відповідними КЕКВ. У разі відсутності таких розрахунків чи недостатності в них даних необхідно запросити та проаналізувати інші документи, які обґрунтовували б відповідну потребу в асигнуваннях.

Під час перевірки розрахунків потрібно пересвідчитись, чи обґрунтовані вони відповідними показниками діяльності бюджетної установи, а також необхідністю установи у здійсненні передбачених в кошторисі видатків. Дослідити, чи враховано у видатковій частині кошторису об’єктивну потребу в коштах виходячи з основних виробничих показників і контингентів, які встановлюються для установ (кількість класів, учнів у школах, ліжок у лікарнях, дітей у дошкільних закладах тощо), обсягу виконуваної роботи, штатної чисельності, необхідності погашення дебіторської і кредиторської заборгованості та реалізації окремих програм і намічених заходів щодо скорочення витрат у плановому періоді.

Перевірити, чи забезпечено бюджетними асигнуваннями першочергові видатки (видатки на оплату праці з нарахуваннями, комунальні послуги тощо), дотримання вимог окремих статей законів про Державний бюджет на відповідний рік в частині забезпечення в повному обсязі потреби в асигнуваннях на оплату праці працівників; проведення розрахунків за електроенергію, теплову енергію, водопостачання, водовідведення, природний газ та доведення лімітів споживання у фізичних обсягах. У разі збільшення використання енергоносіїв у фізичних обсягах необхідно проаналізувати причини такого збільшення.

Наприклад, під час перевірки обґрунтованості розрахунків асигнувань на оплату праці необхідно перевірити, чи правильно визначено фонд оплати праці у відповідності до штатного розпису, чи враховано при цьому нові законодавчі акти, якими передбачається підвищення посадових окладів, ставок протягом року, чи в правильному розмірі розраховано суми нарахувань на заробітну плату внесків до державних цільових фондів тощо. При перевірці розрахунків асигнувань на оплату комунальних послуг звертається увага на рівень споживання та асигнування минулого бюджетного року; наявність орендарів, гуртожитків та кількість мешканців, що в них проживають, які повинні відшкодовувати вартість спожитих ними комунальних послуг; вартість комунальних послуг, включених до калькуляції вартості платних послуг; підвищення цін та тарифів, наявність дебіторської та кредиторської заборгованості.

При цьому слід врахувати, що установою повинен забезпечуватися режим економії коштів і матеріальних цінностей та до кошторисів можуть включатися тільки видатки, передбачені законодавством, необхідність яких обумовлена характером діяльності установи. Видатки на придбання обладнання, капітальний ремонт приміщень тощо, які не є першочерговими, можуть передбачатися лише за умови забезпечення коштами невідкладних витрат та відсутності заборгованості.

4.2.5. Перевірити дотримання законодавства в ході внесення змін до кошторису. В першу чергу пересвідчитися у наявності об’єктивної потреби щодо внесених бюджетною установою змін до кошторису в частині перерозподілу, збільшення або зменшення асигнувань; збільшення чи зменшення запланованих обсягів надходжень до спеціального фонду. Зміни до кошторису повинні вноситися на підставі розрахунків з відповідними обґрунтуваннями.

Дослідити, чи внесено зміни до кошторису у всіх необхідних для цього випадках (за наявності об’єктивної потреби в цих змінах), перевірити своєчасність таких змін. Перевірку питання внесення змін до загального і спеціального фондів кошторисів бюджетних установ необхідно проводити з урахуванням вимог окремих статей законів про Державний бюджет на відповідний рік в частині заборони збільшення асигнувань на видатки розвитку за рахунок видатків споживання, на оплату праці працівників бюджетних установ за рахунок зменшення інших видатків; видатки за бюджетними програмами, пов’язаними з функціонуванням органів державної влади, за рахунок зменшення інших видатків.

У ході ревізії цього питання необхідно звернути увагу на те, що:

установи мають право використовувати протягом поточного року залишки коштів на рахунках спеціального фонду на початок року для здійснення видатків, передбачених у кошторисах на поточний рік (шляхом внесення змін до спеціального фонду кошторису);

зміни до спеціального фонду кошторису повинні вноситись у разі, коли загальний обсяг фактичних надходжень до цього фонду разом з обсягом залишків коштів на його рахунках на початок року буде більший, ніж відповідні надходження, враховані у кошторисі на відповідний рік;

у разі коли фактичний обсяг власних надходжень бюджетних установ менший від планованих показників, врахованих у спеціальному фонді кошторису, розпорядники зобов’язані за два тижні до кінця бюджетного періоду внести зміни до спеціального фонду кошторису у частині зменшення надходжень і видатків з урахуванням очікуваного виконання спеціального фонду кошторису у відповідному бюджетному періоді;

підставою для внесення протягом року змін до спеціального фонду кошторису за власними надходженнями мають бути довідки Державного казначейства про підтвердження надходження коштів на спеціальні реєстраційні рахунки установи, що відкриті у відповідному органі Державного казначейства, та довідки про внесення змін до кошторису з відповідними розрахунками і обґрунтуваннями, яка затверджується керівником установи, що затвердив кошторис;

зміни до спеціального фонду кошторису за власними надходженнями бюджетних установ вносяться без внесення відповідних змін до бюджетного розпису за спеціальним фондом бюджету, а зміни до спеціального фонду кошторису за іншими надходженнями (крім власних надходжень) вносяться після внесення відповідних змін до бюджетного розпису;

з урахуванням внесених змін до спеціального фонду кошторису бюджетною установою повинні упорядковуватися бюджетні зобов’язання.

Необхідно дослідити правильність відображення у звітах про виконання спеціального фонду кошторису власних надходжень в розрізі кожної групи цих надходжень (джерел доходів).

Для цього показники кошторису, довідок про внесення змін до нього в частині планових надходжень до спеціального фонду порівнюються з даними меморіального ордера № 14 «Накопичувальна відомість нарахування доходів спеціального фонду бюджетних установ» в частині сальдо по рахунках 71 «Доходи спеціального фонду», 72 «Доходи від реалізації продукції, виробів і виконаних робіт», 74 «Інші доходи» з даними книги «Журнал-головна» по відповідних рахунках до їх списання в кінці року на субрахунок 432 «Результат виконання кошторису за спеціальним фондом», а також з даними карток аналітичного обліку отриманих асигнувань у випадку отримання бюджетною установою від вищестоящої установи доходів зі спеціального фонду.

Проаналізувати, чи у всіх випадках внесення змін до кошторису у встановленому порядку складено відповідні довідки, чи затверджені вони уповноваженими на це особами. При цьому слід мати на увазі, що довідки про внесення змін до кошторису затверджуються і виконуються у тому ж порядку, що й кошториси.

Для обліку внесених змін до кошторису в бюджетній установі має вестися Картка аналітичного обліку отриманих асигнувань.

 

Примітка.

Далі по тексту Рекомендацій під сумою надходжень та асигнувань, затверджених в кошторисі, слід розуміти відповідні суми асигнувань та видатків з урахуванням внесених в установленому порядку змін до кошторису.

 

4.2.6. Перевірити, чи обсяги фактичних надходжень за загальним фондом кошторису та проведені бюджетною установою касові видатки* не перевищують відповідні обсяги надходжень та асигнувань, що затверджені в кошторисі як за загальною сумою, так і за кожним КЕКВ. З’ясувати, чи не має за окремими КЕКВ перевитрат коштів за рахунок асигнувань, затверджених в кошторисі за іншими КЕКВ, та чи не призвело це до нецільового використання коштів.

* Касові видатки — усі суми, проведені органом Державного казначейства або установою банку з реєстраційного, спеціального реєстраційного, поточного рахунка як готівкою, так і шляхом безготівкової оплати рахунків (наказ Держказначейства від 26.12.2003 р. № 242 «Про затвердження Інструкції з обліку коштів, розрахунків та інших активів бюджетних установ» (далі — Інструкція № 242)).

 

Примітка.

Із переходом на казначейське обслуговування виконання бюджетів наявність такого перевищення за загальною сумою є малоймовірною, оскільки відповідні операції контролюються органами казначейства на етапі фінансування та оплати рахунків. Водночас більш поширеними можуть бути випадки такого перевищення за окремими КЕКВ.

 

Для цього суми затверджених в кошторисі надходжень та асигнувань в загальній сумі та за кожним КЕКВ порівнюються із відповідними сумами фактичних надходжень та касових видатків, відображених у Звіті про надходження та використання коштів загального фонду.

Водночас для з’ясування достовірності відповідних даних у зазначеному звіті щодо надходжень в розрізі КЕКВ необхідно звірити їх значення з даними карток аналітичного обліку отриманих асигнувань. При цьому загальну суму надходжень доцільно порівняти із даними книги «Журнал-головна» в частині сальдо по рахунку 70 «Доходи загального фонду» до його списання в кінці року на субрахунок 431 «Результат виконання кошторису за загальним фондом». Відповідні суми повинні бути однаковими.

Достовірність даних у Звіті про надходження та використання коштів загального фонду щодо касових видатків в розрізі КЕКВ необхідно перевірити шляхом порівняння їх значень з даними карток аналітичного обліку касових видатків та карток аналітичного обліку готівкових операцій.

 

Примітка.

В даному пункті передбачається, що достовірність даних книги «Журнал-головна», згаданих карток і книг аналітичного обліку, меморіальних ордерів вже перевірена в ході ревізії інших питань програми, що зазначено в наступних розділах Рекомендацій.

 

4.2.7. З’ясувати, чи обсяг касових видатків за спеціальним фондом не перевищує загальний обсяг затверджених в кошторисі надходжень з урахуванням залишків коштів на початок року, а також передбачений кошторисом обсяг видатків за цим фондом, як в загальній сумі, так і в розрізі КЕКВ.

Перевірити, чи не здійснювалися перевитрати коштів спеціального фонду з одних джерел надходжень за рахунок інших, та встановити, чи не призвело це до нецільового використання бюджетних коштів.

Для цього сума касових видатків, відображена у звітах про виконання спеціального фонду кошторису, порівнюється з сумою затверджених в кошторисі видатків в цілому та за кожним КЕКВ окремо, а також сумою фактичних надходжень до спеціального фонду.

Водночас для з’ясування достовірності відповідних даних у зазначених звітах щодо касових видатків в розрізі КЕКВ необхідно звірити їх значення з даними карток аналітичного обліку касових видатків та карток аналітичного обліку готівкових операцій.

Достовірність даних у звітах про виконання спеціального фонду кошторису у частині надходжень досліджується в порядку, визначеному в п.п. 4.2.6 Рекомендацій.

4.2.8. Перевірити правильність відображення у звітах про виконання кошторису за загальним та спеціальним фондами сум фактичних видатків в розрізі кожного КЕКВ.

Для цього необхідно порівняти дані Звіту про надходження та використання коштів загального фонду, відповідних звітів про виконання спеціального фонду кошторису з даними карток аналітичного обліку фактичних видатків, які ведуться в розрізі кодів економічної класифікації видатків за загальним і спеціальним фондами.

Водночас доцільно порівняти суми затверджених в кошторисі асигнувань та проведені касові видатки з сумою проведених фактичних видатків за відповідним КЕКВ.

При цьому слід мати на увазі, що причиною перевищення фактичних витрат над затвердженими асигнуваннями та касовими видатками може бути взяття до сплати зобов’язань понад затверджені асигнування та виникнення у зв’язку з цим небюджетної кредиторської заборгованості.

Серед об’єктивних причин взяття таких зобов’язань можуть бути:

— незабезпечення реальної потреби установи у відповідних коштах обсягом затверджених асигнувань;

— збільшення витрат на оплату праці внаслідок підвищення протягом бюджетного періоду мінімального розміру заробітної плати, витрат на оплату комунальних послуг та енергоносіїв через підвищення цін та тарифів на ці послуги без виділення додаткових асигнувань на ці цілі;

— списання на видатки установи витрат, пов’язаних з використанням протягом бюджетного періоду товарно-матеріальних цінностей, які були в наявності на початок цього періоду та оплату за якими здійснено за фінансування попереднього звітного року;

— проведення фактичних витрат за рахунок погашення дебіторської заборгованості, що значилася на початок звітного періоду.

Якщо фактичні видатки менші за затверджені асигнування та касові видатки, це може свідчити про погашення кредиторської заборгованості, що значилася на початок звітного періоду, утворення дебіторської заборгованості на кінець звітного періоду або ж невикористання придбаних протягом року товарно-матеріальних цінностей. У даному випадку потребують додаткового дослідження розрахунки (обґрунтування) до кошторису в частині потреби в асигнуваннях загального фонду бюджету на предмет їх завищення.

За наявності вказаних вище відхилень за кожним фактом необхідно встановити причини цих розбіжностей та перевірити їх на предмет дотримання законодавства.

4.3. Ведення касових операцій. Розрахунки з підзвітними особами, у тому числі щодо видатків на відрядження

4.3.1. В ході ревізії ведення касових операцій, розрахунків з підзвітними особами, в тому числі щодо видатків на відрядження, перевірці підлягають такі документи:

— меморіальний ордер № 1 «Накопичувальна відомість за касовими операціями», форма № 380 (бюджет), журнал реєстрації прибуткових та видаткових касових ордерів, касові книги, звіти касира;

— первинні документи, дані з яких переносяться до облікових регістрів: прибуткові та видаткові касові ордери, казначейські (банківські) виписки, в яких засвідчується внесення готівки на казначейський рахунок та її зняття, корінці чекових книжок, розрахунково-платіжні (платіжні) відомості на виплату заробітної плати, матеріальної допомоги, відрядних та інших виплат; трудові угоди на виконання робіт, які оплачуються готівкою; чеки, рахунки, накладні про придбання готівкою матеріальних цінностей та інші документи;

— договори про повну матеріальну відповідальність за збереження цінностей в касі об’єкта контролю;

— книга «Журнал-головна», Баланс.

4.3.2. Перевірка передбачає контроль за вказаними документами об’єкта контролю на предмет:

— наявності договору про повну матеріальну відповідальність за збереження цінностей в касі об’єкта контролю з посадовою особою, що була відповідальною за ведення касових операцій (далі — касир) у періоді, що підлягав ревізії;

— дотримання строків та порядку проведення інвентаризації каси;

— забезпечення належного збереження наявних в касі об’єкта контролю коштів (за результатами проведених в ході ревізій інвентаризації наявних коштів в касі об’єкта контролю);

— дотримання порядку обліку інших грошових коштів: грошових документів в національній та іноземній валютах, що знаходяться в касі установи (поштові марки, оплачені проїзні документи, путівки на лікування та відпочинок і інші), та грошових коштів у дорозі (грошових коштів, внесених юридичними та фізичними особами в каси банків для подальшого зарахування на поточні рахунки або інші рахунки підприємств);

— дотримання законодавства в частині своєчасності та повноти оприбуткування готівки в касу, видачі готівки на виплати, пов’язані з оплатою праці, господарські потреби, інші операції, що потребують оформлення їх прибутковими та видатковими касовими ордерами і відомостями, також зарахування отриманих та списаних з каси грошових коштів на реєстраційні рахунки, відкриті в органах Державного казначейства та на рахунки в установах банків;

— дотримання законодавства в частині відшкодування витрат на відрядження та інших витрат, проведених за рахунок підзвітних коштів; своєчасності звітування про використання коштів, виданих в підзвіт, та повернення підзвітними особами сум невикористаної готівки в касу установи;

— своєчасності та повноти повернення депонованих сум заробітної плати на рахунки банку;

— дотримання встановленого ліміту готівки в касі.

4.3.3. Ревізію ведення касових операцій доцільно розпочинати з перевірки дотримання вимог п. 4.7 Положення № 637 щодо укладання договору про повну матеріальну відповідальність за збереження цінностей в касі об’єкта контролю з посадовою особою, яка була відповідальною за ведення касових операцій у періоді, що підлягав ревізії (зберігається в особистій справі такої особи), та її ознайомлення під підпис із вимогами цього Положення.

 

Примітка.

Основним нормативним документом, що регулює порядок ведення касових операцій, є Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затверджене постановою Правління Національного банку України від 15.12.2004 р. № 637 (далі — Положення № 637).

 

Необхідно з’ясувати, чи дотримується установа законодавчо визначених термінів проведення обов’язкової інвентаризації наявних грошових коштів (перед складанням фінансової звітності; при зміні матеріально відповідальної особи — на день приймання-передачі справ; при встановленні фактів крадіжок та зловживань — у день встановлення таких фактів; у випадках техногенних аварій, пожарів або стихійних лих — після закінчення вказаних явищ та інших випадках).

У перший день ревізії доцільно ініціювати перед керівником установи проведення інвентаризації наявних грошових коштів, що зберігаються в касі установи, та в період ревізії ініціювати проведення інвентаризації грошових коштів декілька разів.

Інвентаризація проводиться на підставі наказу керівника бюджетної установи інвентаризаційною комісією відповідно до вимог Інструкції з інвентаризації матеріальних цінностей, розрахунків та інших статей балансу бюджетних установ, затвердженої наказом головного управління Державного казначейства України від 30.10.98 р. № 90 (далі — Інструкція № 90). При цьому необхідно зважити на те, що ревізор не може входити до складу комісії, однак необхідно, щоб інвентаризація проводилася в його присутності.

Під час проведення інвентаризації звертається увага на факти збереження грошових коштів і інших цінностей, які не належать установі, оскільки вони не мають права зберігатися в касі установи.

Слід мати на увазі, що грошові кошти, які зберігаються в касі, але не підтверджені касовими документами, вважаються надлишками готівки та оприбутковуються в касу зі складанням прибуткового ордера та зарахуванням вказаних сум до надходжень установи. При виявленні в касі установи нестач та/або лишків грошових коштів касир зобов’язаний дати письмові пояснення щодо причин їх виникнення.

Після завершення інвентаризації каси необхідно перевірити правильність відображення її результатів (нестач та лишків) в бухгалтерському обліку відповідно до вимог законодавства (у разі встановлення винних осіб або якщо така особа не встановлена).

 

Примітка.

З метою недопущення фальсифікації результатів інвентаризації ревізору необхідно слідкувати за проведенням підрахунків грошових коштів та інших цінностей в касі, звірити достовірність зазначення в акті інвентаризації останніх номерів прибуткового та видаткового ордерів, перевірити правильність виведення результатів інвентаризації. В акті інвентаризації після підписів членів інвентаризаційної комісії вказується, що інвентаризація проводилася в присутності ревізора та цей запис скріплюється його підписом.

 

У разі відмови керівника установи видати наказ про проведення інвентаризації наявних грошових коштів слід вчинити дії, визначені Порядком опечатування органами державної контрольно-ревізійної служби кас, касових приміщень, складів та архівів, затвердженим постановою Кабінету Міністрів України від 26.07.2006 р. № 1028 (далі — постанова № 1028).

Також слід перевірити, чи не було випадків виконання роботи касира іншою особою без покладання обов’язків касира на цю особу та без перерахунку цінностей, що заходилися у нього в підзвіті, що повинно бути зафіксовано у відповідному акті про такий перерахунок.

4.3.4. Перевіряючи касову книгу, необхідно звернути увагу, чи вона прошнурована та пронумерована, скріплена печаткою та засвідчена підписами керівника та головного бухгалтера, чи своєчасно та в повному обсязі касир проводить записи за здійсненими операціями. У разі ведення касової книги в електронній формі за допомогою комп’ютерних засобів необхідно перевірити правильність роботи програмних засобів обробки касових документів.

При перевірці касової книги здійснюється арифметичний підрахунок усіх сум в касовій книзі за дебетом та кредитом та визначається правильність виведення сальдо на кінець кожного звітного періоду та перенесення його на початок наступного звітного періоду.

4.3.5. Під час ревізії ведення касових операцій та розрахунків з підзвітними особами передусім перевіряється наявність та правильність оформлення установою касових ордерів, розрахункових відомостей, розрахункових документів, документів по операціях із застосуванням платіжних карток інших касових документів, що фіксують факти надходження та видачі грошових коштів із каси установи, а також повнота та правильність відображення даних цих документів в касовій книзі установи.

При цьому слід мати на увазі, що приймання та видача грошових коштів за касовими ордерами може здійснюватися лише в день їх складання, перед передачею в касу ордери реєструються в журналі реєстрації прибуткових і видаткових документів (ф. № КО-3 або № КО-3а), видаткові касові ордери, до яких додані платіжні відомості на оплату праці, реєструються по закінченні таких виплат.

 

Примітка.

Форма журналу реєстрації прибуткових і видаткових документів затверджена наказом Міністерства статистики України від 15.02.96 р. № 51 «Про затвердження типових форм первинного обліку касових операцій»*.

 

Також в меморіальних ордерах, касовій книзі, первинних документах (прибуткових та видаткових ордерах, авансових звітах) перевіряється правильність зазначення кореспонденції рахунків. Для цього слід з’ясувати, чи відповідає вказана кореспонденція змісту здійснених господарських операцій, які зафіксовані у відповідних первинних документах (товарних чеках, квитанціях на оплату наданих послуг, накладних, закупівельних актах тощо). Також необхідно співставити записи по дебету рахунка 30 «Каса» в меморіальному ордері № 1 із записами по кредиту кореспондуючих рахунків у відповідних меморіальних ордерах, відомостях та записи по кредиту рахунка 30 «Каса» — із записами по дебету кореспондуючих рахунків у відповідних облікових регістрах та первинних документах.

4.3.6. З метою визначення повноти оприбуткування готівки, отриманої з установи банку, необхідно співставити записи у касовій книзі: дебетові обороти рахунка 30 «Каса» із записами про ці обороти, зафіксованими в меморіальних ордерах № 1 та № 2 «Накопичувальна відомість руху грошових коштів загального фонду в органах Державного казначейства України (установах банків), форма № 381 (бюджет), № 3 «Накопичувальна відомість руху грошових коштів спеціального фонду в органах Державного казначейства України (установах банків), форма № 382 (бюджет) та перевірити їх на відповідність сумам за даними казначейських виписок, які засвідчують зняття з рахунка грошових коштів, з корінців чекової книжки, книг реєстрації прибуткових та видаткових касових ордерів.

При здійсненні перевірки повноти оприбуткування коштів, отриманих від надання послуг (виконання робіт), продажу основних фондів та інших матеріальних цінностей співставляються дані касової книги з даними меморіальних ордерів № 1, 4-10, 13-15 та відповідними підтвердними первинними документами, що додаються до зазначених ордерів.

4.3.7. У ході перевірки дотримання законодавства при списанні готівки з каси необхідно перевірити наявні підтвердні видаткові касові документи. При перевірці видаткових ордерів необхідно звертати увагу на наявність підписів одержувачів про отримання ними готівки, а також підписів керівника, головного бухгалтера, які дозволили виплату цих коштів, та на наявність порядкового номера цього документа, дати його складання.

Особливу увагу необхідно приділити касовим операціям, пов’язаним з виплатою заробітної плати, оскільки саме при проведенні цих операцій найчастіше встановлюються випадки привласнення готівкових коштів. Перевірка проводиться шляхом співставлення даних касової книги, меморіальних ордерів № 1 та № 5 «Зведення розрахункових відомостей із заробітної плати та стипендій», форма № 405 (бюджет),

та перевірки відповідних первинних документів: особових рахунків, видаткових касових ордерів, платіжних відомостей на виплату заробітної плати, допомог, відпускних, депонованої заробітної плати тощо.

Зокрема, перевіряється відповідність платіжних відомостей розрахунковим відомостям, наявність на відомостях підписів уповноважених осіб та працівників, які склали та перевірили відомість, правильність підсумків у платіжних відомостях (цифрами та прописом).

Завищення підсумків у відомостях є одним з методів привласнення готівки, тому підсумки у відомостях необхідно співставляти із сумами в чеках та в касових заявках на отримання готівки із банку в касу.

Також необхідно звірити підсумки за відомостями, за якими виписано видатковий касовий ордер з сумою самого ордера, оскільки встановлюються непоодинокі випадки перенесення підсумку у завищеному розмірі.

У разі якщо на об’єкті контролю нарахування заробітної плати проводиться за допомогою комп’ютерної програми (автоматизовано), то особливу увагу потрібно звернути на наявність розрахункових відомостей (на видачу премій, матеріальних допомог), які виписані вручну. Дані таких платіжних відомостей необхідно звірити з даними особових рахунків працівників на предмет відображення в них таких виплат та проведення обов’язкових відрахувань з цих сум.

Особливу увагу необхідно звернути на грошові виплати за цивільно-правовими угодами, оскільки шляхом укладання фіктивних договорів з неіснуючими особами чи з особами, які фактично ніякі роботи не виконували, проводиться списання коштів з каси та привласнення готівки.

Крім того, встановлюються непоодинокі випадки складання фіктивних відомостей на виплату заробітної плати, наприклад: на працівників, які не працюють в установі, звільнені, або ж і на працівників об’єкта контролю, але які при цьому кошти не отримують і по їх особових рахунках суми виплат не проводяться, а підписи підроблюються.

4.3.8. Ревізію розрахунків з підзвітними особами доцільно розпочинати з ініціювання перед керівником установи проведення інвентаризації підзвітних сум.

Інвентаризація підзвітних сум проводиться станом на момент ревізії, при цьому для виведення залишків на день проведення інвентаризації визначаються суми, видані під звіт по касовій книзі з 1-го числа поточного місяця до дати проведення інвентаризації. Слід звертати увагу, на які цілі видано готівку в підзвіт. Видача готівкових коштів під звіт на закупівлю сільськогосподарської продукції та заготівлю вторинної сировини, крім металобрухту, дозволяється на строк не більше 10 робочих днів від дня видачі готівкових коштів під звіт, а на всі інші виробничі (господарські) потреби на строк не більше двох робочих днів, уключаючи день отримання готівкових коштів під звіт. Якщо підзвітній особі одночасно видана готівка як на відрядження, так і для вирішення в цьому відрядженні виробничих (господарських) питань (у тому числі для закупівлі сільськогосподарської продукції у населення та заготівлі вторинної сировини), то строк, на який видана готівка під звіт на ці завдання, може бути продовжено до завершення терміну відрядження. Видача відповідній особі готівкових коштів під звіт проводиться за умови звітування нею у встановленому порядку за раніше отримані під звіт суми.

Таким чином, визначивши дату виникнення заборгованості та терміни пред’явлення авансового звіту, слід запропонувати відповідальним особам об’єкта контролю пред’явити при інвентаризації виправдні документи або суми невикористаної готівки. За результатами інвентаризації підзвітних сум виводиться результат — недостача або лишки.

Під час перевірки видачі підзвітних сум необхідно співставити записи касової книги меморіального ордера № 1 та меморіального ордера № 8 «Накопичувальна відомість за розрахунками з підзвітними особами», форма № 386 (бюджет), журналу реєстрації посвідчень на відрядження та первинних документів: видаткових касових ордерів, відомостей на видачу підзвітних сум, авансових звітів, наказів на відрядження та первинні документами, які засвідчують придбання матеріальних цінностей за готівку — чеки, накладні, рахунки тощо.

Примітка.

Розрахунки з підзвітними особами щодо видатків на відрядження регулюються Інструкцією про службові відрядження в межах України та за кордон, затвердженою наказом Міністерства фінансів України від 13.03.98 р. № 59 (в редакції наказу Міністерства фінансів України від 10.06.99 р. № 146) (далі — Інструкція № 59).

 

Необхідно встановити наявність підстав для вибуття працівника у відрядження та виплати відрядних, а саме чи виданий наказ (розпорядження) керівника на відправлення працівника у відрядження, чи відправлений працівник для виконання саме службового доручення (мета відрядження), перевірити правильність ведення записів у журналі реєстрації посвідчень на відрядження, дотримання граничної тривалості службового відрядження.

Підзвітні особи звітують за отримані підзвітні кошти авансовим звітом і несуть повну відповідальність за збереження і використання підзвітних сум.

По авансових звітах та прикладених до них підтвердних первинних документах, які додаються до меморіального ордера № 8, перевіряється правильність та своєчасність звітування за кошти, отримані на відрядження.

Необхідно перевірити правильність виплати добових та законність відшкодування витрат на відрядження, зокрема, наявність підтвердних документів в оригіналі, за якими проведено відшкодування витрат на відрядження, а саме: транспортних квитків, рахунків готелів (мотелів), страхових полісів тощо; приділити увагу оформленню підтверджуючих документів, а саме: перевірити чи наявні в ньому всі необхідні реквізити (дата документа, за необхідності, підпис особи, що його склала, у рахунку за проживання в готелі — наявність інформації щодо реквізитів юридичної особи), що дозволяють визнати його як первинний документ, а також встановити законність включення витрат до відшкодування. У разі відсутності оригіналів підтвердних документів витрати не відшкодовуються (крім добових).

При перевірці правильності виплати добових співставляється строк відрядження, визначений наказом (розпорядженням) керівника, з кількістю днів перебування у відрядженні, вказаних в авансовому звіті, а також з датами відміток про вибуття та прибуття в посвідченні на відрядження. Якщо відмітки про вибуття і прибуття в посвідченні на відрядження відсутні, то добові не виплачуються. З метою підтвердження перебування працівників установи у відрядженні слід вибірково направити запити до місця відрядження, особливо у випадках відсутності печаток про прибуття або вибуття.

Якщо підзвітна особа, що перебувала у відрядженні, користувалася транспортним засобом організації або орендованим, слід звірити відмітки про дату вибуття у відрядження та прибуття з нього з шляховими листами водія, який супроводжував її у відрядженні.

При перевірці транспортних квитків на проїзд повітряним, залізничним, водним і автомобільним транспортом загального користування необхідно перевіряти відповідність дат вибуття та прибуття.

Під час затримки у відрядженні без поважних причин працівникові не виплачується заробітна плата, не відшкодовуються добові витрати, витрати на наймання житлового приміщення та інші витрати.

Відповідно до п. 1.6 Інструкції № 59 підприємство за наявності підтвердних документів (в оригіналі) відшкодовує фактичні витрати відрядженим працівникам на наймання жилого приміщення з розрахунку вартості одного місця у готельному номері за кожну добу такого проживання з урахуванням побутових послуг, що надаються в готелях (прання, чистка, лагодження та прасування одягу), за користування холодильником, телевізором, телефоном (крім витрат на телефонні переговори) тощо. В квитанціях на проживання в готелі чи інших документах про найм житла необхідно перевіряти відповідність дат та термінів проживання, а також чи не включено до оплати витрати, які не підлягають відшкодуванню, наприклад, за телефонні переговори, послуги бару тощо. Витрати на харчування, вартість якого включена до рахунків на оплату вартості проживання в готелях або проїзних документів, оплачуються відрядженими за рахунок добових.

При відшкодуванні витрат на проживання в готелі відшкодування витрат понад встановлені граничні норми для державних службовців, а також інших осіб, які відряджаються установою, здійснюється згідно з підтвердними документами в оригіналі лише з дозволу керівника.

При проведенні перевірки правильності відшкодування витрат необхідно встановити, чи не перевищено норми відшкодування витрат на відрядження.

 

Примітка.

Норми відшкодування витрат на відрядження у межах України та за кордон, затверджені постановою Кабінету Міністрів України від 23.04.99 р. № 663. Станом на 01.07.2009 р. відповідно до зазначених норм для бюджетних установ верхня межа заявки про компенсацію витрат на проживання на території України для однієї особи складає 250 грн. за добу (в зазначену суму включено також витрати на користування телефоном (крім витрат на службові телефонні переговори), холодильником, телевізором та інші витрати (крім витрат на побутові послуги)), а добові витрати — 30 грн.

 

По записах меморіального ордера № 8 та оборотної (накопичувальної) відомості перевіряється своєчасність звітування про використання коштів, наданих на відрядження, та правильність виведення та перенесення залишків підзвітних сум з кінця звітного періоду на початок по кожній підзвітній особі та в цілому. Працівник повинен після повернення з відрядження до закінчення третього банківського дня, наступного за днем прибуття до місця постійної роботи, подати звіт. Сума надміру витрачених коштів (залишку коштів понад суму, витрачену згідно із звітом про використання коштів, наданих на відрядження) підлягає поверненню працівником до каси або зарахуванню на відповідний рахунок підприємства, що їх надало. Подання звітів про використання коштів із порушенням установлених термінів може дозволятися лише у зв’язку з тимчасовою непрацездатністю підзвітної особи або за інших обставин, що мають документальне підтвердження.

У разі придбання за готівку матеріальних цінностей необхідно перевірити їх оприбуткування по бухгалтерському обліку. Треба уважно вивчити підтвердні документи і у разі сумніву у достовірності ціни, кількості товару тощо по можливості здійснити зустрічну звірку у продавця товару.

4.3.9. Необхідно звернути увагу на дотримання розрахованого ліміту залишку готівки в касі (граничний розмір готівкових коштів в касі на кінець робочого дня, перевищувати який установа не має права).

При цьому слід врахувати: якщо ліміт каси не встановлено (незалежно від причин такого невстановлення), то такий ліміт вважається нульовим, а вся готівка, що знаходиться в касі установи на кінець робочого дня і не здана установою в банк, — зверхлімітною (п. п. 5.9 Положення № 637). Готівкові кошти не вважаються зверхлімітними в день надходження, якщо вони були здані в банк не пізніше наступного робочого дня або використані установою на господарські потреби на наступний день (без їх попередньої здачі в банк і одночасно отримання із каси банка на вказані потреби).

Оскільки контроль за дотриманням ліміту готівки в касі покладено на органи Державної податкової служби, то у разі виявлення порушень щодо перевищення зазначеного ліміту необхідно проінформувати органи ДПА.

4.3.10. Під час проведення ревізії касових операцій та розрахунків з підзвітними особами у разі виявлення порушень необхідно відібрати відповідні пояснення у касира та головного бухгалтера об’єкта контролю. Крім того, у разі відсутності підписів осіб за одержання готівки в видаткових касових ордерах, відомостях, авансових звітах тощо необхідно у цих осіб відібрати пояснення за фактом дійсності отримання ними готівки.

4.4. Операції на реєстраційних рахунках, відкритих в органах казначейства, та на рахунках в установах банків

4.4.1. При здійсненні ревізії операцій на реєстраційних рахунках, відкритих в органах казначейства, та на рахунках в установах банків предметом перевірки мають бути наступні документи:

— бухгалтерські облікові регістри: меморіальний ордер № 2 «Накопичувальна відомість руху грошових коштів загального фонду в органах Державного казначейства України (установах банків)», форма № 381 (бюджет) чи № 2 (авт), № 3 «Накопичувальна відомість руху грошових коштів спеціального фонду в органах Державного казначейства України (установах банків)», форма № 382 (бюджет) чи № 3 (авт) (дані співставляються з даними інших меморіальних ордерів, відомості до меморіальних ордерів, книга «Журнал-головна», Баланс);

— первинні документи, які додаються до облікових регістрів: казначейські (банківські) виписки, копії платіжних доручень, доручень-вимог, книжки грошових та розрахункових чеків тощо;

— книги обліку асигнувань та прийнятих зобов’язань, картки аналітичного обліку касових видатків, картки аналітичного обліку фактичних видатків.

4.4.2. Перевірка передбачає контроль за вказаними документами об’єкта контролю на предмет:

— достовірності та неперервності банківських операцій; наявності відповідних додатків, що засвідчують здійснення банківських операцій, відповідності оборотів та залишків по виписках банку даним аналітичного обліку;

— дотримання законодавства в ході списання коштів з рахунків, в тому числі цільове спрямування коштів, списаних з рахунків відповідно до затверджених асигнувань, а також наявності документів, які підтверджують відповідні операції;

— повноти зарахування коштів на рахунки;

— дотримання граничних сум витрат на придбання автомобілів, меблів, іншого обладнання та устаткування, мобільних телефонів, комп’ютерів;

— дотримання законодавства при здійсненні операцій із зарахування коштів на рахунки.

4.4.3. Ревізія банківських (казначейських) операцій проводиться за всіма відкритими установі банківськими та казначейськими рахунками, для чого на початку ревізії необхідно запросити офіційний перелік цих рахунків у керівництва підконтрольного об’єкта (за необхідності — в установах банків, Держказначейства).

Ревізія банківських операцій починається з перевірки наявності усіх казначейських (банківських) виписок за кожним особовим рахунком і відповідності зазначених в них записів даним бухгалтерського обліку, наявності всіх додатків до виписок, що засвідчують здійснення операції. Виписки перевіряються у хронологічному порядку і при цьому звертається увага на відповідність дат виписок та проводиться співставлення відповідності залишків з виписки на кінець попереднього дня залишку, зазначеному у виписці на початок наступного дня.

Необхідно пересвідчитися у правильності відображення в меморіальних ордерах сум оборотів за дебетом та кредитом рахунків та відсутності розбіжностей між залишками коштів і сумами оборотів, наявності штампів і підписів працівників установи банку на документах.

У разі відсутності всіх казначейських (банківських) виписок, наявності у виписках підчисток чи виправлень необхідно шляхом зустрічної звірки перевірити операції по копіях документів в установі держказначейства (банку). Так, відсутність виписки може свідчити про проведення фіктивних операцій, надходження коштів і перерахування їх в рахунок оплати за товар, який в подальшому не оприбутковується та привласнюється, чи за послуги (роботи), які використовуються у приватних цілях.

4.4.4. Слід перевірити обґрунтованість проведення видаткових операцій, зокрема оприбуткування в касу готівки, виданої та списаної з рахунків установи; відповідність умовам договорів, укладених з постачальниками та виконавцями робіт, сплаченої вартості отриманих послуг і товарно-матеріальних цінностей, своєчасність їх оприбуткування і відображення цих операцій в регістрах бухгалтерського обліку.

Перевірка проводиться методом співставлення операцій з надходження та списання коштів з рахунків з документами, які обґрунтовують проведення цих операцій (наприклад: при знятті готівки з рахунка проводиться співставлення з відповідними документами, прикладеними до меморіального ордера № 1, чековою книжкою, касовою книгою; при перерахуванні коштів за отримані матеріальні цінності співставляються документи, прикладені до меморіальних ордерів № 4 «Накопичувальна відомість за розрахунками з іншими дебіторами», форма № 408 (бюджет), № 6 «Накопичувальна відомість за розрахунками з іншими кредиторами», форма № 409 (бюджет) та № 7 «Накопичувальна відомість за розрахунками в порядку планових платежів», форма № 410 (бюджет), а саме товарно-транспортні накладні, рахунки тощо, договори, у разі необхідності — тендерна документація та інше).

Під час проведення ревізії цільового спрямування коштів відповідно до бюджетних асигнувань, які були списані з рахунків, співставленню підлягають дані бюджетних запитів та кошторисів із даними первинних документів по придбанню, переміщенню, використанню придбаних матеріальних цінностей (договори, накладні, довіреності тощо), на підставі яких проведено касові видатки, а також перевіряється правильність віднесення витрат за сутністю платежу до відповідного КЕКВ.

 

Примітка.

Віднесення витрат до відповідного КЕКВ проводиться відповідно до Роз’яснень щодо застосування економічної класифікації видатків бюджету, затверджених наказом Державного казначейства України від 04.11.2004 р. № 194 (далі — Роз’яснення ДКУ № 194).

 

Проаналізувати, чи не допускалося надання за рахунок бюджетних коштів позичок юридичним та фізичним особам, перерахування коштів на депозитні рахунки, їх спрямування на оплату витрат госпрозрахункової діяльності, здійснення безтоварних операцій тощо.

Необхідно провести порівняння даних платіжних доручень про перерахування заробітної плати на інших виплат на карткові рахунки працівників з підсумковими даними платіжних відомостей на виплату зарплати (завірених на кожній сторінці печатками (штампами) банку) та даними книги «Журнал-головна». При цьому доцільно ініціювати направлення об’єктом контролю запиту до відділення банку, що обслуговує бюджетну установу, щодо надання платіжних відомостей на виплату заробітної плати. Крім того, необхідно провести порівняння даних платіжних доручень про перерахування заробітної плати та інших виплат звільненим працівникам, по яких закриті карткові рахунки, з підсумковими даними платіжних відомостей на виплату зарплати та даними книги «Журнал-головна».

Перевірка проводиться методом співставлення операцій з надходження та списання коштів з рахунків з документами, які обґрунтовують проведення цих операцій (наприклад: при перерахуванні коштів на карткові рахунки проводиться співставлення з відповідними документами, прикладеними до меморіального ордера № 2 «Накопичувальна відомість руху грошових коштів загального фонду в органах Державного казначейства України (установах банків)», форма № 381 (бюджет), за дебетом субрахунку 661 «Розрахунки із заробітної плати», кредитом субрахунку 321 «Реєстраційні рахунки» з відображенням по аналітичному обліку в особових рахунках звільнених працівників).

Необхідно перевірити повноту перерахування до бюджету відсотків, нарахованих банком на залишки коштів установи. Відповідно до вимог Порядків складання місячної та квартальної фінансової звітності установами та організаціями, які отримують кошти державного або місцевих бюджетів (затверджуються наказами Державного казначейства України на кожен рік), нараховані відсотки відображаються тільки у Балансі установи та у Довідці про суми дебіторської та кредиторської заборгованості установи.

Відсотки, нараховані банком на залишки коштів бюджетних установ на рахунках, відкритих в установах банків, не належать ні до однієї з груп власних надходжень, тому повинні перераховуватися до державного бюджету. Оскільки суми нарахованих банком відсотків не є доходами бюджетної установи, вони не можуть відображатися у формах фінансової звітності про виконання кошторисів.

 

Примітка.

Перелік груп власних надходжень бюджетних установ, вимоги щодо їх утворення та напрями використання, затверджені постановою Кабінету Міністрів України від 17.05.2002 р. № 659 (далі — постанова № 659).

Статтею 2 Закону України «Про Державний бюджет України на 2009 рік» установлено, що до доходів загального фонду державного бюджету належать надходження від розміщення в установах банків тимчасово вільних бюджетних коштів, які обліковуються на рахунках Державного казначейства України. Зазначена норма діяла і в попередніх бюджетних періодах. Таким чином, отримані бюджетною установою від банківської установи відсотки на залишки коштів підлягають перерахуванню до бюджету.

При цьому слід звернути увагу, що згідно з п. 1.5 Інструкції про порядок відкриття, використання і закриття рахунків у національній та іноземних валютах, затвердженої постановою Правління Національного банку України від 12.11.2003 р. № 492, умовами договору між банківською установою та його клієнтом (бюджетною установою, бенефіціаром проекту) може бути передбачено перерахування цих коштів на рахунки для обліку доходів державного бюджету, відкриті в органах Державного казначейства України, без зарахування на рахунки бюджетної установи.

4.4.5. Для підтвердження достовірності здійснення окремих операцій потрібно провести зустрічні звірки (або надіслати відповідні запити), наприклад, на предмет підтвердження фактів поставки контрагентом товарів в асортименті, кількості та по ціні, тотожній тій, що відображена по бухгалтерському обліку та первинних документах об’єкта контролю, або на предмет достовірності обсягів виконаних робіт, за які проведено оплату, тощо.

4.5. Штатна дисципліна. Оплата праці працівників та нарахування на заробітну плату

4.5.1.

При здійсненні ревізії операцій з оплати праці перевіряються наступні документи:

— Колективний договір;

— Положення про преміювання;

— штатний розпис, трудові книжки, накази, угоди, тарифікації, графіки роботи та інші документи, на підставі яких здійснюються виплати з оплати праці та надаються пільги;

— бухгалтерські облікові регістри: меморіальний ордер № 5 «Зведення розрахункових відомостей із заробітної плати та стипендій», форма № 405 (бюджет); книга «Журнал-головна»;

— первинні документи: табелі обліку робочого часу, особові рахунки, розрахунково-платіжні відомості, реєстри депонованої зарплати, листи тимчасової непрацездатності тощо;

— форми фінансової та статистичної звітності.

4.5.2. Перевірка передбачає контроль за вказаними документами об’єкта контролю на предмет:

— дотримання порядку складання та затвердження штатного розпису;

— наявності фактів утримання понадштатних чи понаднормативних посад працівників;

— дотримання законодавства при встановленні та нарахуванні посадових окладів і тарифних ставок, надбавок та доплат;

— відповідності сум нарахованої до виплати заробітної плати фактично виплаченій (зазначеній у відомостях на перерахування коштів на карткові рахунки в установах банків);

— наявності фактів оплати праці за невідпрацьований час;

— дотримання законодавства при нарахуванні та виплаті працівникам допомог, премій, інших заохочувальних та компенсаційних виплат;

— дотримання законодавства при нарахуванні та виплаті працівникам допомоги по тимчасовій непрацездатності, яка здійснюється за рахунок коштів установи;

— дотримання законодавства при нарахуванні та здійсненні виплат заробітної плати працівникам за час відпустки;

— дотримання законодавства при здійсненні операцій з оплати праці сумісників та за угодами цивільно-правового характеру;

— наявності фактів несвоєчасних виплат та простроченої заборгованості з оплати праці;

— дотримання законодавства при здійсненні операцій з депонованою заробітною платою;

— дотримання законодавства про індексацію грошових доходів населення;

— дотримання законодавства при використанні коштів на сплату обов’язкових платежів до державних цільових фондів.

4.5.3. Ревізію витрат на оплату праці необхідно починати з перевірки правильності складання штатного розпису та встановлення посадових окладів, наявності наказу на їх встановлення.

При перевірці правильності формування бюджетного запиту установи за КЕКВ 1110 «Оплата праці працівників бюджетних установ» та 1120 «Нарахування на заробітну плату» необхідно звернути увагу на правильність включення витрат відповідно до Роз’яснень ДКУ № 194, а також на правильність встановлення посадових окладів.

 

Примітка.

Умови оплати праці, посадові оклади (ставки заробітної плати та ставки погодинної оплати праці) основних категорій (невійськовослужбовців і тих, що не мають звань рядового і начальницького складу) працівників всіх бюджетних установ, закладів та організацій незалежно від відомчого підпорядкування регулюються постановою Кабінету Міністрів України від 30.08.2002 р. № 1298 «Про оплату праці працівників на основі Єдиної тарифної сітки розрядів і коефіцієнтів з оплати праці працівників установ, закладів та організацій окремих галузей бюджетної сфери» (далі — постанова № 1298).

Умови оплати праці, схеми посадових окладів державних службовців, осіб місцевого самоврядування визначаються постановою Кабінету Міністрів України від 09.03.2006 р. № 268 «Про упорядкування структури та умов оплати праці працівників апарату органів виконавчої влади, органів прокуратури, судів та інших органів» (далі — постанова № 268).

 

Необхідно звернути увагу на дотримання установою вимог законодавства при встановленні працівникам розмірів оплати праці та цільового використання коштів, виділених місцевим органам влади для забезпечення запровадження II та III етапу Єдиної тарифної сітки розрядів і коефіцієнтів з оплати праці працівників окремих галузей бюджетної сфери.

 

Примітка.

Єдина тарифна сітка розрядів і коефіцієнтів з оплати праці працівників окремих галузей бюджетної сфери затверджена постановою Кабінету Міністрів України від 03.05.2007 р. № 682. Цією постановою запроваджено тарифні коефіцієнти Єдиної тарифної сітки розрядів і коефіцієнтів з оплати праці працівників установ, закладів та організацій окремих галузей бюджетної сфери, передбачені за ІІ етапом з 01.06.2007 р. та за ІІІ — з 01.11.2008 р.

 

Під час перевірки правильності встановлення посадових окладів необхідно встановити наявність наказів про прийняття на посаду і підтвердних документів про присвоєння відповідної категорії та відповідність посадового окладу присвоєній категорії. З цією метою перевіряються накази, особові справи, трудові книжки працівників, своєчасність проведення атестації та її результати тощо.

Перевірити, чи не допускається утримання посад, які не передбачені штатним розписом. За наявності затверджених штатних нормативів для певної галузі перевірити відповідність штатних розписів діючим штатним нормативам, з урахуванням відомостей замін штатних посад. Також слід звернути увагу на відповідність штатного розпису установи затвердженим лімітам бюджетних асигнувань, при цьому слід врахувати вимоги законів України про Державний бюджет України на відповідний рік щодо зобов’язання керівників бюджетних установ і організацій утримувати чисельність працівників та здійснювати фактичні видатки на оплату праці в межах затвердженого фонду заробітної плати.

4.5.4. У разі залучення нештатних працівників з’ясувати, чи не залучалися вони для виконання обов’язків, які покладені на штатних працівників та за які їм здійснюється оплата, чи укладено з нештатними працівниками договори цивільно-правового характеру, перевірити фактичне виконання ними роботи та за рахунок яких джерел проведено їм оплату праці. За цивільно-правовим договором оплачується не процес праці, а результати, які визначаються після закінчення роботи й оформляються актами приймання/здавання виконаних робіт (наданих послуг), на підставі яких здійснюється їх оплата.

Слід звернути увагу на випадки, коли фізична особа — непідприємець залучається до виконання тих самих робіт (надання послуг) за цивільно-правовим договором неодноразово. У цьому випадку слід врахувати, що ст. 42 ГКУ передбачено, що самостійна, ініціативна, систематична, на власний ризик господарська діяльність, здійснювана з метою досягнення економічних і соціальних результатів та отримання прибутку, є підприємництвом. Згідно з п. 4 постанови пленуму Верховного Суду України від 25.04.2003 р. № 3 «систематично» означає не менше трьох разів протягом календарного року. Тобто бюджетна установа не може укладати з однією і тією самою фізичною особою протягом року більше трьох цивільно-правових угод, якщо вона не зареєстрована суб’єктом підприємницької діяльності.

4.5.5. Необхідно перевірити цільове використання асигнувань при здійсненні виплати заробітної плати за трудовим договором та оплаті виконаних робіт за договором цивільно-правового характеру.

Так, заробітна плата працівника за трудовим договором виплачується з фонду оплати праці установи чи організації і проводиться за кодом економічної класифікації видатків бюджету 1111 «Заробітна плата»; це стосується і позаштатних працівників, з якими укладено трудові договори.

Робота за договорами цивільно-правового характеру має разовий характер (наприклад, до договору підряду належать роботи, пов’язані з ремонтом, реконструкцією об’єктів тощо). Оплата робіт, виконаних за договором підряду, проводиться за тими кодами економічної класифікації видатків бюджету, які відповідають економічній сутності платежів (наприклад, роботи з поточного ремонту проводяться за КЕКВ 1137 «Поточний ремонт обладнання, інвентарю та будівель, технічне обслуговування обладнання»; прибирання території — 1165 «Оплата інших комунальних послуг» тощо).

4.5.6 При перевірці законності встановлення виплат надбавок та доплат в першу чергу необхідно з’ясувати, чи є наказ керівника про встановлення надбавки, доплати, чи були підстави для встановлення та чи не суперечить її розмір законодавству.

Так, надбавка за високі досягнення у праці, за виконання важливої роботи (на строк її виконання), за складність і напруженість у роботі для одного працівника (оплата праці яких регулюються постановою № 1298) не повинна перевищувати 50 відсотків посадового окладу (крім працівників національних закладів (установ) та працівників, що безпосередньо займаються розробленням проектів нормативно-правових актів, проводять експертизу проектів таких актів та прокурорам та слідчим органів прокуратури, керівним працівникам і слідчим органів внутрішніх справ, посади яких належать до відповідних категорій посад державних службовців і які займаються розслідуванням кримінальних справ (оплата праці регулюється постановою № 268), яким передбачено встановлення надбавки за високі досягнення у праці у розмірі до 100 відсотків посадового окладу з урахуванням надбавки за ранг державного службовця та надбавки (винагороди) за вислугу років).

 

Примітка.

Відповідно до постанови Кабінету Міністрів України від 27.05.2009 р. № 504 «Про внесення змін до постанови Кабінету Міністрів України від 9 березня 2006 р. № 268» сільським, селищним головам, їх заступникам та іншим керівним працівникам і спеціалістам апарату сільських і селищних рад та їх виконавчих органів надбавка за високі досягнення у праці не встановлюється.

 

Доплати працівникам можуть встановлюватися в розмірі до 50 % посадового окладу (тарифної ставки) за виконання обов’язків тимчасово відсутніх працівників; за суміщення професій (посад); за розширення зони обслуговування або збільшення обсягу виконуваних робіт. При цьому такі доплати не можуть бути встановлені керівникам бюджетних установ, закладів та організацій, їх заступникам, керівникам структурних підрозділів цих установ, закладів та організацій, їх заступникам. На встановлення доплат за виконання обов’язків тимчасово відсутніх працівників може бути використано не більше 50 % тарифної ставки (окладу) відсутнього працівника незалежно від кількості осіб, між якими розподіляються такі доплати (постановление Совета Министров СССР от 04.12.81 г. № 1145 «О порядке и условиях совмещения профессий (должностей)», яке на теперішній час є чинним).

Особливу увагу при перевірці законності встановлення надбавок, доплат, виплати премій та матеріальної допомоги необхідно звернути на виплати керівникам та їх заступникам, оскільки такі виплати можуть здійснюватися лише за рішенням органу вищого рівня у межах наявних коштів на оплату праці.

При перевірці законності встановлення надбавок, доплат за вислугу років необхідно встановити правильність визначення стажу роботи. Основним документом для визначення стажу роботи є трудова книжка та інші документи, які відповідно до законодавства підтверджують стаж роботи.

При перевірці законності здійснення заохочувальних та компенсаційних виплат треба встановити, чи не завищено розмір матеріальної допомоги, яка може надаватися в сумі не більше ніж один посадовий оклад на рік для працівників всіх бюджетних установ, закладів та організацій, оплата праці яких регулюються постановою № 1298, а для працівників органів влади та місцевого самоврядування, оплата праці яких здійснюється відповідно до постанови № 268, — у розмірі середньомісячної заробітної плати, крім матеріальної допомоги на поховання; чи проведено преміювання працівників відповідно до затвердженого по установі Положення про преміювання та в межах коштів на оплату праці, чи не проводилася преміювання працівників у разі наявності у них дисциплінарних стягнень за порушення трудової дисципліни.

4.5.7. По особових рахунках працівників перевіряється правильність проведення обрахунку відпускних, вихідної допомоги, зарплати під час відряджень, при цьому увагу звернути на правильність визначення середньої заробітної плати, а також перевіряється правильність визначення тривалості надання відпустки.

 

Примітка.

При перевірці правильності обрахунку і виплати відпускних необхідно керуватися Законом України «Про відпустки», яким визначено умови, тривалість і порядок надання відпусток працівникам. Середня заробітна плата обчислюється відповідно до Порядку обчислення середньої заробітної плати, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 08.02.95 р. № 100.

 

Типовим порушенням при розрахунку середньої заробітної плати для нарахування відпускних є непроведення коригування заробітної плати на коефіцієнт підвищення посадових окладів, а також включення до розрахунку виплат разового характеру.

Слід звернути увагу на правомірність надання додаткових відпусток.

При перевірці правомірності надання додаткових відпусток слід звернути увагу на те, що відповідно до Списку виробництв, цехів, професій і посад із шкідливими і важкими умовами праці, зайнятість працівників на роботах в яких дає право на щорічну додаткову відпустку, а також відповідно до Списку виробництв, робіт, професій і посад працівників, робота в яких пов’язана з підвищеним нервово-емоційним та інтелектуальним навантаженням або виконується в умовах підвищеного ризику для здоров’я, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 17.11.97 р. № 1290, працівникам бюджетних установ надаються щорічні додаткові відпустки тривалістю 4 — 25 календарних днів.

Згідно із Законом України «Про відпустки» (ст. 9) до стажу роботи, що дає право на щорічні додаткові відпустки, має зараховуватися час фактичної роботи зі шкідливими, важкими умовами праці або з особливим характером праці, якщо працівник зайнятий у цих умовах не менше половини тривалості робочого дня, встановленої для працівників даного виробництва, цеху, професії або посади; час щорічних основної та додаткових відпусток за роботу зі шкідливими й важкими умовами праці і за особливий характер праці.

При цьому Порядками застосування вищезазначених Списків, затвердженими наказом Міністерства праці та соціальної політики України від 30.01.98 р. № 16, визначено, що додаткова відпустка надається пропорційно фактично відпрацьованому часу, у розрахунок якого зараховуються дні, коли працівник фактично був зайнятий на роботах із шкідливими і важкими умовами праці або зі особливим характером праці не менше половини тривалості робочого дня, установленого для працівників цих виробництв, цехів, професій і посад.

Таким чином, слід перевірити правильність визначення тривалості наданих відпусток, а саме чи до відповідного стажу не зараховано час перебування працівників на листках тимчасової непрацездатності, на курсах підвищення кваліфікації, у відрядженнях та інше.

Відповідно до підрозділу 1.2 розділу 1 Правил охорони праці під час експлуатації електронно-обчислювальних машин, затверджених наказом Держнаглядохоронпраці від 10.02.99 р. № 21, до електронно-обчислювальної машини (ЕОМ, ПЕОМ) належить електронно-обчислювальна машина або персональний комп’ютер з необов’язковими додатковими приладами, системними елементами (дисководи, пристрої для друку, сканери, модеми, блоки безперервного живлення та інші спеціальні периферійні пристрої), користувачем якого є працівник, який в процесі виконання дорученої роботи постійно або періодично використовує ЕОМ, або відеотермінал.

Працівники, які працюють на персональному комп’ютері і яким щорічна відпустка надається згідно із Законом України «Про відпустки», мають право на основну відпустку тривалістю 24 календарних дні (ст. 6 цього Закону) і щорічну додаткову відпустку за особливий характер праці тривалістю до 4 календарних днів за роботу на комп’ютері (ст. 8 Закону). Тобто щорічна відпустка для даної категорії працівників може бути максимальної тривалості 28 календарних днів.

Державним службовцям щорічна відпустка надається тривалістю 30 календарних днів згідно зі ст. 35 Закону України «Про державну службу». Отже, щорічні додаткові відпустки, у тому числі за особливий характер праці, їм не надаються, оскільки вони вже включені до щорічної відпустки, тривалість якої чітко визначена цим Законом. Виключення становлять лише громадяни, які мають статус постраждалого внаслідок Чорнобильської катастрофи, яким відповідно до Закону України «Про статус і соціальний захист громадян, які постраждали від наслідків Чорнобильської катастрофи» надається право на додаткову відпустку зі збереженням заробітної плати (I категорії — терміном 14 робочих днів на рік).

При цьому необхідно звернути увагу: якщо витрати, пов’язані з оплатою щорічних відпусток, в установах і організаціях, які утримуються за рахунок бюджетних коштів, здійснюються із бюджетних асигнувань на їх утримання, то фінансування видатків щодо відшкодування витрат на оплату відпусток, що надаються особам, віднесеним до категорій I та II, провадиться відповідно до ст. 1 Закону України «Про формування, порядок надходження і використання коштів Фонду для здійснення заходів щодо ліквідації наслідків Чорнобильської катастрофи та соціального захисту населення», за рахунок коштів Фонду. Тобто джерела покриття витрат на ці відпустки є різними.

Державним службовцям, посадовим особам місцевого самоврядування, які мають стаж роботи в державних органах понад 10 років, надається додаткова оплачувана відпустка тривалістю до 15 календарних днів (5 календарних днів, а починаючи з 11-го року ця відпустка збільшується на 2 календарні дні за кожний наступний рік).

 

Примітка.

Порядок і умови надання додаткових відпусток за стаж роботи в державних органах встановлені постановою Кабінету Міністрів України від 27.04.94 р. № 250 «Про порядок і умови надання державним службовцям, посадовим особам місцевого самоврядування додаткових оплачуваних відпусток».

 

Також слід звернути увагу на правомірність надання додаткових відпусток за особливий характер праці працівникам з ненормованим робочим днем. Відповідно до ст. 8 Закону України «Про відпустки» їх тривалість установлюється колективним або трудовим договором (на кожний вид посад, робіт, професій), але не може перевищувати 7 календарних днів.

 

Примітка.

умови надання додаткових відпусток працівникам з ненормованим робочим днем та коло випадків, коли на підприємстві може встановлюватися ненормований робочий день, зазначено в Рекомендаціях щодо порядку надання працівникам з ненормованим робочим днем щорічної додаткової відпустки за особливий характер праці, затверджених наказом Міністерства праці та соціальної політики України від 10.10.97 р. № 7.

 

Додаткова відпустка за ненормований робочий день надається пропорційно часу, відпрацьованому на роботі, посаді, що дають право на цю відпустку. Крім того, при неповному робочому дні додаткова відпустка за ненормований робочий день не надається.

При проведенні перевірки правильності проведення розрахунків з працівниками при їх звільненні необхідно звернути увагу на правильність визначення кількості днів невикористаної відпустки, середньої заробітної плати при проведенні розрахунку компенсації за невикористану відпустку.

4.5.8. Особливу увагу необхідно звернути на оплату праці осіб, які працюють за сумісництвом.

 

Примітка.

Умови роботи за сумісництвом регулюються постановою Кабінету Міністрів України від 03.04.93 р. № 245 «Про роботу за сумісництвом працівників державних підприємств, установ і організацій» (далі — постанова № 245) та Положенням про умови роботи за сумісництвом працівників державних підприємств, установ, організацій, затвердженим наказом Мінпраці, Мін’юсту, Мінфіну від 28.06.98 р. № 43.

 

Сумісники повинні виконувати роботу за сумісництвом у вільний від основної роботи час, тривалість роботи за сумісництвом не може перевищувати чотирьох годин на день і повного робочого дня у вихідний день, загальна тривалість роботи за сумісництвом протягом місяця не повинна перевищувати половини місячної норми робочого часу.

Керівники державних підприємств, установ і організацій, їхні заступники не мають права працювати за сумісництвом (за винятком наукової, викладацької, медичної і творчої діяльності). Це обмеження поширюється і на працівників, які займають вищезазначені посади на роботі за сумісництвом.

4.5.9. Необхідно перевірити правильність оформлення первинних документів по нарахуванню заробітної плати, табелів обліку робочого часу. Дані табелів обліку робочого часу треба співставити з наказами на відпустки, даними листків непрацездатності, особовими рахунками. Звернути увагу, чи не допускалися випадки нарахування заробітної плати працівникам під час перебування їх у відпустках, на лікарняних, на санаторно-курортному лікуванні.

З метою з’ясування, чи не допускалася виплата заробітної плати на «підставних» осіб («мертві душі»), необхідно зіставити трудові книжки працівників, штатний розпис, тарифікаційні списки, особисті картки, платіжні чи розрахунково-платіжні відомості, провести опитування працівників установи та провести перевірку відпрацювання робочого часу.

З метою встановлення фактів виплати заробітної плати за невідпрацьований робочий час під час ревізії необхідно провести зустрічні звірки на підприємствах, установах, організаціях за основним місцем роботи сумісників, де встановити, чи не було «накладок» робочого часу за основним місцем роботи і за сумісництвом, перебування у відрядженні, на відпочинку за путівкою, лікарняному, а також для виявлення вигаданих та підставних осіб, зарахованих на роботу за сумісництвом. Відповідно до ст. 102¹ Кодексу законів про працю України (далі — КЗпПУ) сумісники одержують заробітну плату за фактично виконану роботу.

4.5.10. Також встановлюється реальність заборгованості по заробітній платі та інших соціальних виплатах, чи не створено її штучно, наявність фактів несвоєчасних виплат та простроченої заборгованості з оплати праці.

При цьому перевіряється своєчасність виплати заробітної плати, відпускних та виплат сум при звільненні, строки для виплати яких визначені ст. 115 та 116 КЗпПУ.

У разі коли заробітна плата виплачується з порушенням строків її виплати, необхідно перевірити, чи проводиться нарахування компенсації за несвоєчасну виплату заробітної плати у відповідності до ст. 34 Закону України «Про оплату праці». Адже в такому випадку компенсація втрати заробітної плати у зв’язку з порушенням строків її виплати провадиться відповідно до індексу зростання цін на споживчі товари і тарифів на послуги у порядку, встановленому чинним законодавством.

Індексація заробітної плати проводиться лише у випадку, коли величина індексу споживчих цін перевищує поріг індексації 101 %. При цьому доходи починають індексувати через місяць після перевищення. Однак якщо проводиться збільшення доходу (наприклад, через збільшення розміру мінімальної заробітної плати, тощо), то даний місяць приймається за базовий і заробітна плата не індексується (за умови того, що сума збільшення доходу більше суми індексації).

 

Примітка.

індексація заробітної плати проводиться відповідно до Порядку проведення індексації коштів населення, затвердженого постановою КМУ від 17.07.2003 р. № 1078.

 

Крім того, необхідно звернути увагу на наявність дебіторської заборгованості із заробітної плати, яка значиться на дату, наступну після виплати заробітної плати. Наявність такої заборгованості свідчить про виплату заробітної плати наперед, тобто за невідпрацьований робочий час (фактичне проведення скритого безвідсоткового кредитування працівників за рахунок бюджетних коштів), чим порушується ст. 94 КЗпПУ, в якій зазначено, що заробітна плата — це винагорода, обчислена, як правило, у грошовому виразі, яку власник або уповноважений ним орган виплачує працівникові за виконану ним роботу.

4.5.11. При перевірці правильність проведення виплат допомоги по тимчасовій непрацездатності звертається увага, чи не проводилася виплата допомоги за рахунок коштів установи більше п’яти днів, чи не проведена виплата заробітної плати за час перебування працівника на лікарняному, а також чи правильно обраховано середню заробітну плату.

 

Примітка.

Середня заробітна плата для визначення розміру відшкодування шкоди, заподіяної працівникові ушкодженням здоров’я, пов’язаним з виконанням ним трудових обов’язків, обчислюється відповідно до постанови Кабінету Міністрів України від 26.09.2001 р. № 1266 «Про обчислення середньої заробітної плати (доходу) для розрахунку виплат за загальнообов’язковим державним соціальним страхуванням».

При перевірці правильності проведення виплат допомоги по тимчасовій непрацездатності, вагітності та пологах звернути увагу на правильність проведення виплат застрахованим особам (крім добровільно застрахованих та застрахованих, які знаходилися у відпустці для догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку), які сплачують страхові внески менше повних шести календарних місяців протягом останніх 12 місяців перед настанням страхового випадку.

Допомога по тимчасовій непрацездатності, вагітності та пологах сплачується виходячи з фактичної заробітної плати, з якої було сплачено страхові внески, але не вище розміру мінімальної заробітної плати, встановленої на час настання страхового випадку у 2007 — 2008 роках відповідно до Закону України «Про загальнообов’язкове державне соціальне страхування у зв’язку з тимчасовою втратою працездатності та витратами, зумовленими народженням та похованням».

Необхідно перевірити правильність віднесення витрат за сутністю платежу до відповідного КЕКВ. Так, оплата перших п’яти днів тимчасової непрацездатності, одноразова допомога працівникам, які виходять на пенсію, та суми вихідної допомоги при припиненні трудового договору за своєю сутністю є видатками на оплату праці працівників установ. Тобто видатки на оплату праці та утримання з неї повинні проводитися за КЕКВ 1111 «Заробітна плата» та 1120 «Нарахування на заробітну плату» відповідно.

4.5.12. При перевірці виплат заробітної плати за трудовими угодами звіряється обсяг виконаних робіт із показниками, зазначеними у договорі та в акті приймання робіт, а також проаналізувати, чи не здійснювалася оплата за трудовими угодами тих робіт, які належать до посадових обов’язків штатних працівників.

Компенсація моральної шкоди працівникам за рахунок коштів підприємств, що виплачується за рішенням суду, слід розглядати як поточні трансферти населенню, тому оплата вказаних видатків проводиться за КЕКВ 1343 «Інші поточні трансферти населенню».

4.5.13. По Реєстру депонованих сум (форма № 441 (бюджет)) обліку необхідно перевірити достовірність, повноту та правильність віднесення до реєстру сум своєчасно не отриманих сум заробітної плати та стипендій у встановлений для виплати з каси установи термін та достовірність проведення їх виплат. При цьому дані Реєстру необхідно співставляти з відомостями на виплату заробітної плати, стипендій, видатковими касовими ордерами, платіжними дорученнями та бухгалтерськими довідками про списання заборгованості, щодо якої термін позовної давності минув.

При цьому необхідно врахувати, що заборгованість по депонованій заробітній платі у випадку, коли строк позовної давності минув (ст. 257 Цивільного кодексу України), перераховується до бюджету (лист Державного казначейства України від 04.08.2008 р. № 15-04/1729-12544 «Про надання роз’яснень»). Звернути увагу на виплату депонованої заробітної плати перед закінченням терміну позовної давності працівникам, у першу чергу звільненим. Для підтвердження отримання сум депонованої заробітної плати доцільно, по можливості, взяти у них пояснення.

4.5.14. Необхідно звернути увагу на повноту сплати обов’язкових платежів до державних цільових фондів, а саме: на державне соціальне страхування і обов’язкових внесків до Державного фонду зайнятості та Пенсійного фонду України. Звернути увагу на те, чи дотримуються вимоги чинних нормативних актів щодо відрахування відсотків від фонду заробітної плати працюючих інвалідів, що регламентовано законами України «Про збір на обов’язкове соціальне страхування», «Про збір на обов’язкове державне пенсійне страхування», «Про загальнообов’язкове державне соціальне страхування на випадок безробіття».

Слід відмітити, що контроль за сплатою вищезазначених зборів покладено на відповідні фонди, до яких зараховуються кошти, тому в разі виявлення порушень з даного питання до проведення ревізії необхідно залучати представників цих фондів.

4.6. Стан розрахункової дисципліни (обсяги, характер, строки і причини утворення, достовірність дебіторської та кредиторської заборгованості). Стан виконання господарських угод

4.6.1. При здійсненні ревізії стану розрахункової дисципліни та стану виконання господарських угод основними документами, які підлягають перевірці, є:

— бухгалтерські облікові регістри: меморіальний ордер № 4 «Накопичувальна відомість за розрахунками з іншими дебіторами» (форма № 408 (бюджет) та № 408-авт (бюджет)), № 6 «Накопичувальна відомість за розрахунками з іншими кредиторами» форма № 409 (бюджет) чи № 409-авт (бюджет) (дані зазначених ордерів співставляються з даними інших меморіальних ордерів, відомостями до меморіальних ордерів, книгою «Журнал-головна», Балансом);

— первинні документи, які додаються до облікових регістрів (рахунки, накладні, акти виконаних робіт, акти звірок взаєморозрахунків тощо);

— укладені договори, контракти, угоди;

— книги обліку асигнувань та прийнятих зобов’язань.

4.6.2. Перевірка передбачає контроль за вказаними документами об’єкта контролю на предмет:

— дотримання строків та порядку проведення інвентаризації розрахунків;

— наявності простроченої дебіторської заборгованості (в межах терміну позовної давності) та стан нарахування можливих санкцій за несвоєчасне погашення такої заборгованості; вжиття об’єктом контролю заходів для стягнення простроченої дебіторської заборгованості;

— наявності простроченої кредиторської заборгованості (в межах терміну позовної давності), причини її виникнення та можливі санкції за непогашення такої заборгованості;

— наявності дебіторської та кредиторської заборгованості, за якими минув термін позовної давності та причини її виникнення;

— достовірності дебіторської та кредиторської заборгованості за наявними на об’єкті контролю документами; результати зустрічних звірок з питань підтвердження заборгованості;

— дотримання законодавства при взятті зобов’язань за рахунок бюджетних асигнувань;

— відповідності сплаченої вартості товарів, робіт та послуг умовам укладених договорів; відповідність кількості та асортименту отриманих товарів, робіт та послуг умовам договорів;

— своєчасності розрахунків з дебіторами та кредиторами;

— дотримання законодавства при списанні з обліку сум заборгованостей.

4.6.3. У першу чергу необхідно перевірити, чи проведено бюджетною установою обов’язкову інвентаризацію розрахунків, яка повинна проводитися з дотриманням вимог Інструкції № 90.

Перевірці підлягають акти звірки взаєморозрахунків та фактично відображені суми заборгованості за даними бухгалтерського обліку. У разі відсутності актів звірок ревізором проводяться зустрічні звірки на підприємствах за розрахунками, з якими значаться суми заборгованостей, або направляються цим підприємствам відповідні запити щодо підтвердження сум заборгованостей.

Також доцільно під час проведення ревізії провести зустрічні звірки в дебіторів та кредиторів чи направити їм запити щодо підтвердження останніми сум заборгованостей, які значаться за даними обліку тривалий час і за якими не проводиться претензійно-позовна робота, сумнівних сум заборгованостей. У разі наявності розбіжностей між даними об’єкта контролю та об’єкта, на якому проводилася зустрічна звірка, з’ясувати причини таких розбіжностей.

Ревізором перевіряється правильність відображення сальдо у меморіальних ордерах № 4 та № 6 та перенесення його на наступний місяць, оскільки непоодинокі випадки, коли сальдо при підрахунку або перенесенні по одних дебіторах може бути штучно завищене, а по іншим — занижене.

4.6.4. Особливу увагу необхідно звернути на достовірність виникнення і правильність списання дебіторської і кредиторської заборгованості, перевірити склад дебіторської та кредиторської заборгованостей та встановити причини їх виникнення, оскільки їх наявність може свідчити про порушення вимог Бюджетного кодексу України (далі — БКУ) та Інструкції № 242.

Так, відповідно до вимог вищевказаних документів оплата товарів робіт та послуг проводиться після їх отримання, якщо інше не передбачене іншими нормативно-правовими актами.

 

Примітка.

Окремі обмеження щодо здійснення попередньої оплати введені постановами Кабінету Міністрів України від 09.10.2006 р. № 1404 «Питання попередньої оплати товарів, робіт і послуг, що закуповуються за бюджетні кошти» (далі — постанова № 1404) та від 26.11.2008 р. № 1036 «Деякі питання організації бюджетного процесу».

 

Попередня оплата рахунків постачальників за матеріальні цінності та послуги, які будуть поставлені або надані бюджетній установі в майбутньому; або відвантаження установою матеріальних цінностей та надання послуг, оплата яких очікується в майбутньому, відображається в меморіальному ордері № 4 та супроводжуються записами в дебет субрахунків 364 «Розрахунки з іншими дебіторами» та 361 «Розрахунки в порядку планових платежів» за кредитом кореспондентських субрахунків у рядку відповідного дебітора. Одержання матеріальних цінностей та послуг, оплачених бюджетною установою раніше, або надходження грошових коштів за матеріальні цінності та послуги, відвантажені чи надані бюджетною установою в минулому, супроводжуються записами в кредит субрахунку 364 «Розрахунки з іншими дебіторами» за дебетом кореспондентських субрахунків відповідного дебітора.

Треба звертати увагу, по якому субрахунку обліковується дебіторська заборгованість — 364 «Розрахунки з іншими дебіторами» чи 361 «Розрахунки в порядку планових платежів». Наприклад, за дебетом субрахунку 361 та кредитом субрахунків рахунків 31, 32 відображається перерахування коштів в рахунок планових платежів, а отримання матеріальних цінностей відображається за дебетом субрахунку 364 та кредитом субрахунків рахунка 23.

Облік розрахунків з різними підприємствами, установами та організаціями, які є кредиторами бюджетної установи, ведеться у меморіальному ордері № 6 за субрахунком 675 «Розрахунки з іншими кредиторами» окремо за кожним кредитором та в розрізі кодів економічної класифікації видатків. Записи здійснюються позиційним методом — за кожною операцією, що підтверджена документом (платіжним дорученням, рахунком-фактурою тощо).

Слід відмітити, що наявність кредиторської заборгованості може бути наслідком взяття бюджетних зобов’язань понад затверджені кошторисом бюджетні асигнування. Згідно зі ст. 51, 78 БКУ будь-які зобов’язання, взяті фізичними та юридичними особами стосовно коштів державного та місцевого бюджетів без відповідних бюджетних асигнувань або з перевищенням встановлених повноважень, не вважаються бюджетними зобов’язаннями. Витрати державного та місцевого бюджетів на покриття таких зобов’язань не проводяться.

Водночас доцільно проаналізувати, чи не витрачалися установою кошти на непершочергові витрати (з їх оплатою), внаслідок чого першочергові витрати залишилися неоплаченими і обліковуються у складі кредиторської заборгованості з ризикованими термінами позовної давності (близько трьох років).

Необхідно дослідити дотримання вимог законодавства про закупівлю товарів, робіт і послуг за державні кошти.

4.6.5. При перевірці законності списання дебіторської та кредиторської заборгованості необхідно з’ясувати, які заходи вживалися керівництвом установи для стягнення дебіторської заборгованості та вирішення питання щодо погашення кредиторської заборгованості.

Відповідно до вимог Інструкції № 90 дебіторська заборгованість, термін позовної давності якої минув, списується за рішенням керівника установи на результати виконання кошторису доходів і видатків за минулий рік та відображається по дебету субрахунків 431, 432 «Результат виконання кошторису за загальним (431), спеціальним (432) фондами» і кредиту субрахунку 363 «Розрахунки з відшкодування завданих збитків» або 364 «Розрахунки з іншими дебіторами».

Списання боргу внаслідок неплатоспроможності боржника не є підставою для скасування заборгованості. Списана дебіторська заборгованість обліковується на позабалансовому рахунку 07 «Списані активи та зобов’язання» протягом п’яти років з моменту списання для нагляду за можливістю її стягнення у разі змін майнового стану неплатоспроможних дебіторів.

Щодо дебіторів за капвкладеннями необхідно перевірити, чи не мало місце списання дебіторської заборгованості по об’єктах незавершеного будівництва та чи останні не залишалися в користуванні підрядника. Відповідно до ст. 876 ЦКУ власником об’єкта будівництва або результату інших будівельних робіт є замовник, якщо інше не передбачено договором. А ст. 331 ЦКУ передбачена у разі необхідності можливість реєстрації права власності об’єкта незавершеного будівництва.

За кожним фактом списання з балансу установи дебіторської заборгованості ревізору необхідно впевнитися, що керівництвом установи вжито всі необхідні заходи для своєчасного повернення коштів (відшкодування заборгованості шляхом постачання товарів, виконання робіт, надання послуг), встановлення осіб, які винні у невжитті заходів щодо своєчасного стягнення заборгованості, чи зверталася установа до судових органів з позовами тощо.

Примітка.

прострочена кредиторська заборгованість списується відповідно до Порядку списання кредиторської заборгованості бюджетних установ, строк позовної давності якої минув, затвердженого наказом Державного казначейства України від 08.05.2001 р. № 73.

 

Керівник бюджетної установи затверджує акт інвентаризації розрахунків з кредиторами по заборгованості, строк позовної давності якої минув і яка є безнадійною для погашення. Акт передається за відомчою підпорядкованістю установі вищого рівня для прийняття рішення щодо доцільності списання простроченої заборгованості. Для установ, що мають подвійну підпорядкованість, таке рішення приймається установою вищого рівня, яка затверджує кошторис доходів та видатків. Установа вищого рівня в разі прийняття відповідного рішення видає наказ про списання з обліку підвідомчої бюджетної установи простроченої кредиторської заборгованості за загальним та спеціальним фондами Державного бюджету. У бухгалтерському обліку бюджетної установи списання простроченої кредиторської заборгованості відображається за дебетом субрахунку 675 «Розрахунки з іншими кредиторами» та кредиту відповідних субрахунків 431, 432 «Результат виконання кошторису за загальним (431), спеціальним (432) фондами».

Після списання прострочена кредиторська заборгованість на позабалансовому рахунку не обліковується, а відображається у формі № 7 «Звіт про заборгованість за бюджетними коштами» та в пояснювальній записці до річного та квартального фінансових звітів.

4.6.6. Відповідно до Інструкції № 242 усі господарські відносини установи з постачальниками товарів, робіт і послуг, з покупцями, замовниками та іншими дебіторами оформляються договорами. Форми договорів та порядок їх укладання регламентується ЦКУ. Укладені договори, контракти, угоди, стан їх виконання та розрахунки за ними підлягають поглибленому аналізу.

Усі договори, укладені установою з юридичними та фізичними особами в будь-якій формі (усній або письмовій), реєструються в Книзі обліку асигнувань та прийнятих зобов’язань. Укладені договори необхідно проаналізувати на предмет законності їх укладання стосовно дотримання законодавства із закупівель товарів, робіт і послуг за державні кошти (порядок перевірки з цього питання викладено в Методичних рекомендаціях з проведення органами державної контрольно-ревізійної служби перевірки державних закупівель, затверджених наказом ГоловКРУ від 05.06.2009 р. № 137).

Договори можуть укладатися бюджетними установами (крім довгострокових) виключно в межах бюджетних асигнувань, установлених кошторисами, і витрати за договорами, укладеними без відповідних бюджетних асигнувань або з перевищенням повноважень, не вважаються бюджетними зобов’язаннями і здійснюватися не можуть.

Також необхідно звернути увагу на відповідність установленої в договорі ціни товару (робіт, послуг) фактично сплаченій сумі, наявності за даними бухгалтерського обліку дебіторської заборгованості (у разі здійснення передоплати чи авансових платежів) та кредиторської заборгованості (у разі неповного розрахунку за отримані товари (роботи, послуги). Зокрема, перевірити, чи не проведено розрахунки за більшою, ніж установлено в договорі ціною, та чи були правові підстави збільшення ціни.

Так, у ст. 632 ЦКУ зазначено, що ціна в договорі встановлюється за домовленістю сторін. Зміна ціни після укладення договору допускається лише у випадках і на умовах, в установлених договором або законом, а після його виконання не допускається. Тобто у разі, якщо договір уже виконано (поставлено товар, виконано роботи, надано послуги) і при цьому покупець (замовник) зробив оплату за договором, то ціна вже не може бути змінена.

Якщо договір ще не виконано, то зміна його ціни допускається у випадках, якщо подібну умову встановлено в самому договорі. Таким чином, якщо сторони в договорі визначили, в яких випадках і за яких обставин можливе підвищення ціни, то продавець (виконавець, підрядник тощо) відповідно до умов договору матиме право підвищити ціну договору. Наприклад, у договорі може бути зазначено, що ціну договору дозволяється збільшити в разі зростання собівартості продукції, подорожчання матеріалів, що використовуються при виконанні робіт, наданні послуг тощо.

Разом з тим необхідно звернути увагу, чи визначено в договорі порядок (спосіб) перегляду ціни в цьому випадку, оскільки відповідно до ст. 691 ЦКУ, якщо договором купівлі-продажу встановлено, що ціна товару підлягає зміні залежно від показників, що визначають ціну товару (собівартість, витрати тощо), але при цьому не визначено способу її перегляду, ціна визначається виходячи із співвідношення цих показників на момент укладення договору та на момент передачі товару. При цьому, якщо продавець прострочив виконання зобов’язання щодо передачі товару, ціна визначається виходячи зі співвідношення цих показників на момент укладення договору та на момент передачі товару, установлений у договорі. Перегляд цін у договорі відбувається шляхом укладення сторонами додаткової угоди до договору, у якій сторони зазначають, що, зважаючи на певні обставини, вони погодилися змінити договір, які пункти договору змінюються та наводиться нова редакція цих пунктів (тобто нова редакція пунктів про ціну договору).

Якщо в договорі не зазначено про можливість зміни ціни, а одна із сторін не дає на це згоди, то ціна договору може бути змінена лише за рішенням суду в порядку, установленому ст. 652 ЦКУ, за наявності необхідних для цього умов.

Питання про перегляд ціни в договорі підряду (якщо ціну договору визначено в кошторисі) залежить від того, який кошторис передбачений договором: приблизний чи твердий. Кошторис є твердим, якщо інше не встановлено договором. Зміни до твердого кошторису можуть уноситися тільки за погодженням сторін; у разі перевищення твердого кошторису всі пов’язані з цим витрати несе підрядник.

Якщо на момент укладення договору підряду не можна було передбачити повний обсяг роботи або необхідні для цього витрати, а сторони підряду ціну в ньому визначили у твердому кошторисі, підрядник надалі не має права вимагати її збільшення, а замовник — її зменшення. Як виняток, у разі істотного зростання після укладення договору вартості матеріалів, устаткування, які мали бути надані підрядником, а також вартості послуг, що надавалися йому іншими особами, підрядник має право вимагати збільшення кошторису. У разі відмови замовника від збільшення кошторису підрядник має право вимагати розірвання договору.

Якщо кошторис приблизний, слід врахувати таке: у разі виникнення необхідності в проведенні додаткових робіт і у зв’язку з цим істотного перевищення приблизного кошторису підрядник зобов’язаний своєчасно попередити про це замовника. Замовник, який не погодився на підвищення кошторису, має право відмовитися від договору підряду. У цьому разі підрядник може вимагати від замовника оплати виконаної частини роботи. Підрядник, який своєчасно не попередив замовника про необхідність перевищення приблизного кошторису, зобов’язаний виконати договір підряду за ціною, установленою договором.

Якщо проводиться зміна ціни договору, то в обов’язковому порядку необхідно перевірити, чи дотримано законодавство про закупівлі товарів, робіт і послуг при внесенні таких змін.

При перевірці договорів звертається увага на визначені в них штрафні санкції за порушення договірних зобов’язань та перевіряється стан застосування їх установою та чи не застосовувалися вони до самого об’єкта контролю, з’ясовуються причини застосування та їх наслідки. У разі виявлення недотримання договірних умов ревізор має право обрахувати фінансові санкції, але право стягнення належить виключно керівникам бюджетної установи.

Слід врахувати, що суми нарахованих і стягнутих санкцій за невчасне виконання договорів, що оплачуються за рахунок бюджетних коштів, є доходами бюджету (стосовно коштів Чорнобильського фонду — Державного бюджету) відповідно до ст. 2 законів про державний бюджет України на відповідний рік. Отже, необхідно проконтролювати вчасність та повноту нарахування санкцій, а також повноту їх стягнення та сплати до бюджету.

Якщо в договорі не встановлено строк оплати за отримані (відпущені) товари, роботи, послуги, то відповідно до ч. 2 ст. 530 ЦКУ кредитор має право вимагати його виконання у будь-який час. Це право кредитора жодним строком не обмежується. Боржник повинен виконати свій обов’язок у 7-денний строк від дня пред’явлення вимоги кредитором. Якщо протягом 7 днів покупець не виконає вимоги, то кредитор має право звернутися до суду за захистом свого порушеного права. При цьому згідно з абз. 2 ч. 5 ст. 261 ЦКУ строк позовної давності почне свій перебіг з 8-го дня після дня пред’явлення вимоги.

4.6.7. Особливу увагу необхідно звернути на стан проведення розрахунків за субрахунком 363 «Розрахунки з відшкодування завданих збитків» з відшкодування за заподіяні установі збитки у вигляді нестач і крадіжок грошових коштів, матеріальних цінностей, витрат від псування матеріальних цінностей, а також інших сум, які підлягають утриманню з винних осіб, оскільки на практиці зустрічаються випадки проведення їх покриття за рахунок бюджетних коштів.

При цьому слід звертати увагу на дотримання установою при розрахунку розміру збитків вимог Порядку визначення розміру збитків від розкрадання, нестачі, знищення (псування) матеріальних цінностей, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 22.01.96 р. № 116 (далі — постанова № 116), та інших нормативно-правових актів, якими регулюється порядок визначення збитків.

4.6.8. Необхідно перевірити стан розрахунків за послуги зв’язку, оскільки типовим порушенням є використання працівниками зв’язку в особистих цілях.

Зокрема, установити, чи користуються орендарі та інші сторонні особи телефонними номерами установи та у разі їх використання перевірити своєчасність та повноту проведення оплати послуг зв’язку.

Крім того, з метою виявлення фактів оплати послуг зв’язку на міжміські та міжнародні розмови, які проводилися працівниками в особистих цілях, необхідно з врахуванням специфіки діяльності бюджетної установи перевірити табуляграми, надані підприємствами зв’язку.

4.6.9. Особливу увагу необхідно звернути на стан проведення розрахунків з орендарями, госпрозрахунковими структурними підрозділами, мешканцями житлових будинків чи гуртожитків, якщо такі є на балансі установи.

Так, якщо на балансі розпорядника бюджетних коштів знаходиться будівля, приміщення якої орендують інші бюджетні установи, орендодавець укладає з орендарями договори: договір оренди індивідуально визначеного (нерухомого або іншого) майна, що належить до державної власності та договір про відшкодування витрат балансоутримувача на утримання орендованого нерухомого майна та надання комунальних послуг орендарю.

 

Примітка.

Форми типових договорів, затверджені наказом Фонду державного майна України від 23.08.2000 р. № 1774.

 

Вартість оренди та використання плати, що надходить від оренди державного майна, визначається на підставі Методики розрахунку і порядку використання плати за оренду державного майна, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 04.10.95 р. № 786, та регулюється законами про державний бюджет України на відповідний рік.

Відповідно до ст. 2 Закону України «Про оренду державного і комунального майна» державну політику у сфері оренди майна, яке знаходиться в комунальній власності, здійснюють органи місцевого самоврядування, тобто порядок розрахунку орендної плати та її використання належить до їх компетенції.

Під час ревізії необхідно провести обстеження приміщень, наданих в оренду, на предмет відповідності площі, вказаної в договорі оренди, фактично займаній орендарем, та з метою встановлення правильності застосування орендної ставки, з’ясувати цільове використання об’єктів оренди за призначенням, яке визначено договором. Також необхідно перевірити своєчасність сплати орендної плати орендарю та перерахування її частки до відповідного бюджету.

4.7. Оплата комунальних послуг

4.7.1 При здійсненні ревізії оплати комунальних послуг перевіряються наступні документи:

— бухгалтерські облікові регістри: меморіальний ордер № 4 «Накопичувальна відомість за розрахунками з іншими дебіторами» (форма № 408 (бюджет) та № 408-авт (бюджет)), № 6 «Накопичувальна відомість за розрахунками з іншими кредиторами» форма № 409 (бюджет) чи № 409-авт (бюджет) (дані зазначених ордерів співставляються з даними інших меморіальних ордерів, відомостями до меморіальних ордерів, книгою «Журнал-головна», Балансом);

— первинні документи, що додаються до облікових регістрів (рахунки, акти звірок взаєморозрахунків);

— лімітні довідки на споживання енергоносіїв, інвентарні плани;

— договори з постачальниками комунальних послуг;

— договори оренди.

4.7.2. Перевірка передбачає контроль за вказаними документами об’єкта контролю на предмет:

— встановлення лімітів натурального споживання енергоносіїв;

— дотримання чинних норм і нормативів, цін та тарифів на комунальні послуги;

— наявності фактів оплати завищених вартості чи обсягу наданих комунальних послуг, встановлених за наявними на об’єкті контролю документами або в ході зустрічних звірок, у разі їх проведення;

— своєчасності та повноти розрахунків орендарів за спожиті ними комунальні послуги.

4.7.3. При проведенні перевірки витрат на оплату комунальних послуг необхідно в першу чергу встановити обґрунтованість розрахунків до кошторису за КЕКВ 1160 «Оплата комунальних послуг та енергоносіїв».

З цією метою необхідно перевіряти укладені договори із постачальниками комунальних послуг на предмет відповідності застосування тарифів та цін, встановлених відповідними органами виконавчої влади для бюджетних установ, порівнювати затверджені бюджетні асигнування з фактичними видатками, проведеними за відповідними КЕКВ у минулому бюджетному періоді, перевіряти, чи зменшено суму асигнувань на розмір наявної дебіторської заборгованості та на суми, які повинні відшкодовуватися орендарями, чи дотримано доведені вищестоящою організацією ліміти витрат.

Необхідно перевірити, чи не допускається оплата комунальних послуг на декілька місяців наперед, в тому числі і в рахунок наступного бюджетного періоду. Слід відмітити, що згідно зі ст. 51 Бюджетного кодексу України здійснення платежів проводиться лише після отримання товарів, робіт та послуг, a відповідно до вимог постанови № 1404 замовники можуть передбачати попередню оплату на строк не більше одного місяця лише в разі закупівлі послуг пошти та зв’язку та послуг з енергопостачання.

При перевірці договорів з постачальниками послуг звертається увага на:

— відповідність визначених у них норм споживання Міжгалузевим нормам споживання електричної та теплової енергії для установ і організацій бюджетної сфери України, затвердженим наказом Державного комітету України з енергозбереження від 25.10.99 р. № 91, та нормам, встановленим відповідним органом місцевого самоврядування;

— чи обумовлено в договорах терміни надання постачальниками товарів, робіт або послуг первинних документів, що підтверджують факт виникнення фінансового зобов’язання;

 

Примітка.

На практиці встановлено, що несвоєчасність отримання від постачальників первинних документів, які підтверджують факт виникнення фінансового зобов’язання, призводить до несвоєчасного відображення господарських операцій з споживання комунальних послуг у бухгалтерському обліку, чим порушуються вимоги Закону України «Про бухгалтерський облік і фінансову звітність в Україні». Керівники бюджетних установ повинні вживати вичерпних заходів щодо забезпечення своєчасного отримання від постачальників підтвердних документів.

 

— у договорах на надання послуг з теплопостачання: відповідність зазначеної в договорі площі з фактично опалювальною площею, наявність плану комунікацій, чи не включено площу, яка опалюється власними опалювальними приладами.

4.7.4. З метою з’ясування, чи не допускалося зайвої оплати за тепло- та водопостачання, необхідно звірити дані показників лічильників, які фіксуються у відповідному журналі, з даними, які подаються до підприємств — надавачів комунальних послуг, провести комісійно-контрольне зняття показників лічильників зі складанням відповідного акта контрольного огляду та провести їх співставлення з даними журналів обліку та останніми звітними даними, вивчити використання установою електроенергії за напрямками (виробнича діяльність, споживання електроенергії житловим фондом та інше) і звірити зі звітністю, поданою енергопостачальній організації.

В установах, які мають власні опалювальні прилади, необхідно відповідно до типу, технічної характеристики та кількості опалювальних пристроїв перевірити технічні розрахунки за природний газ.

У зв’язку з тим, що окремі бюджетні установи та організації для опалювання приміщень використовують вугілля, доцільно перевірити розрахунки щодо його потреби на опалювальний період за окремою формулою. Для перерахування умовного палива в природне застосовується коефіцієнт перерахування, який для вугілля марки АС становить 0,897 (при теплоті згорання вугілля 6280 ккал/год). Списання вугілля проводиться на підставі актів, підписаних комісією, що їх складала.

Усі коефіцієнти перерахування зазначені у відповідних таблицях нормативних довідників.

 

Примітка.

На сьогодні чинними у житлово-комунальному господарстві є «Норми та вказівки по нормуванню витрат палива та теплової енергії на опалення житлових та громадських споруд, а також на господарсько-побутові потреби в Україні», КТМ 204 України 244-94, «Галузева методика нормування витрат палива на виробництво та відпуск теплової енергії котельнями теплового господарства», КТМ 204 Україна 246-99. Вищевказані нормативні документи поширюються на інші галузі народного господарства в частині постачання теплової енергії житлово-комунальним споживачам та бюджетним установам. Згідно з цими документами визначаються норми для кожного джерела теплопостачання, які відповідно до п. 1.16 Основних положень з нормування питомих витрат паливно-енергетичних ресурсів у суспільному виробництві, затверджених наказом Держкоменергозбереження від 22.10.2002 р. № 112, повинні враховувати нормативні енергетичні характеристики, які відображають комплекс техніко-економічних показників роботи обладнання, визначених на основі даних заводу-виробника або випробувань при оптимальних режимах роботи з урахуванням ступенів його старіння, параметрів та зовнішніх факторів.

Під час перевірки правильності списання вугілля необхідно перевірити, чи фактичне списання проводилося з урахуванням норм, установлених Міжгалузевими нормами споживання електричної те теплової енергії для установ і організацій бюджетної сфери України, затвердженими наказом Державного комітету України з енергозбереження від 25.10.99 р. № 91 (далі — Міжгалузеві норми).

При перевірці визначення правильності плати за тепло необхідно враховувати режим роботи установи та зміну тривалості опалювального сезону.

При перевірці розрахунків за газ установити наявність газових лічильників і з’ясувати, чи вони в робочому стані. У разі їх відсутності чи якщо вони зіпсованості, потреба газу розраховується за встановленими нормативами, форма розрахунку яких обумовлена в договорі.

В ході перевірки видатків на водозабезпечення необхідно враховувати, що у випадку зупинки подачі гарячої води на термін більше 15 днів перерахунок вартості споживання гарячої води проводиться за затвердженими тарифами (ця умова в обов’язковому порядку повинна бути передбачена в угоді).

У разі відсутності приладів обліку теплової енергії та гарячої води необхідно:

— провести зустрічну звірку у надавача послуг з теплопостачання, де з’ясувати, на підставі яких документів розраховується теплове навантаження на опалення та гаряче водопостачання. При цьому перевіряється розрахунок проектно-конструкторського бюро, робоча документація, виготовлена науково-дослідною установою тощо. Як правило, навантаження розраховується окремо по кожній будівлі. Під час ревізії, в присутності відповідальних посадових осіб об’єкта контролю та надавача послуг, необхідно провести обстеження всіх будівель, щоб пересвідчитися, чи не проводиться оплата за ті приміщення, які взагалі не мають опалювальних елементів;

— звірити розміри теплового навантаження системи опалення приміщень по кожному особовому рахунку, які зазначені у договорі, із показниками, які розраховані у документації, виготовленої науково-дослідною установою при введенні системи опалення у дію;

— в разі встановлення для бюджетних установ плати за постачання теплової енергії та гарячої води у Гкал/год, за 1 кв. м, необхідно порівняти вартість цих послуг із розрахованими на підставі вимог Міжгалузевих норм, якими встановлено гранично допустимі показники споживання електричної та теплової енергії для забезпечення нормального освітлення, опалення, вентиляції та горячого водопостачання на одного споживача в установах і організаціях бюджетної сфери за відсутності запровадження енергозберігаючих заходів.

У разі відсутності вимірювальних приладів з використання води розрахунок водопотреби ведеться за нормами споживання, передбаченими п. 1.7 БНіП-2 від 04.01.85 «Внутрішній водопровід і каналізація будівель» та БНіП-2 від 04.01.84 «Водопостачання зовнішньої мережі та споруди». У цих документах норми водопотреби визначаються в літрах на добу. При розрахунку водоспоживання враховуються також показники установи, залежно від профілю об’єкта.

Перевіряючи видатки на електроенергію, з’ясувати наявність в установі електролічильників та стан обліку спожитої електроенергії, перевірити правильність застосування чинних тарифів на електроенергію.

 

Примітка.

тарифи на електроенергію визначено постановою Національної комісії регулювання електроенергетики України від 10.03.99 р. № 309 «Про тарифи на електроенергію, що відпускається населенню і населеним пунктам» (у редакції постанови НКРЕ від 20.07.2006 р. № 926).

 

При перевірці плати за вентиляцію необхідно вивчити режим її експлуатації та визначити, чи виключено із загального обсягу приміщення, в яких вона не працює.

4.7.5. Необхідно перевірити, як проводяться розрахунки за комунальні послуги, спожиті орендарями.

Згідно з договором оренди орендодавець має право доручити орендарю сплачувати вартість послуг, пов’язаних з утриманням орендованого майна, безпосередньо комунальним або житлово-комунальним підприємствам. У цьому випадку орендар повинен укласти договір з комунальним підприємством. Доцільно провести зустрічну звірку в орендаря на предмет виконання ним умов договору щодо сплати ним комунальних послуг.

Перевірити, чи не допускається за рахунок бюджетних коштів оплата комунальних послуг, спожитих ними, наявність лічильників на електроенергію, тепло- та водопостачання, своєчасність та правильність виставлення орендарям, госпрозрахунковим структурним підрозділам та стороннім мешканцям рахунків на оплату послуг та своєчасність їх оплати, достовірність сум заборгованостей. За відсутності окремих вимірювальних приладів у орендованих приміщеннях оплата розраховується пропорційно площі приміщень, наданих в оренду, відносно до загальної площі приміщень установи, кількості працюючих (послуги водопостачання та водовідведення), потужності і режиму електрообладнання (послуги постачання електроенергії).

Звернути увагу, чи не було випадків зарахування на спеціальний рахунок установи коштів, які надійшли від орендаря як відшкодування здійснених установою витрат з оплати комунальних послуг, що були сплачені за рахунок коштів загального фонду без подальшого відновлення касових видатків загального фонду.

Оплату комунальних послуг може здійснювати і сама бюджетна установа за умови обов’язкового відшкодування вказаних витрат (у місяці, в якому здійснена проплата) орендарем.

 

Примітка.

У разі відшкодування витрат орендарем кошти надходять на реєстраційні рахунки орендодавця за КЕКВ 0000. За операціями поточного року кошти зараховуються як відшкодування здійснених витрат та відносяться на відновлення касових видатків. Залежно від проведених операцій коригуються фактичні видатки.

 

4.8. Застосування процедур при закупівлі товарів, робіт та послуг за державні кошти

При здісненні перевірки дотримання законодавства при здісненні закупівлі товарів, робіт і послуг за державні кошти необхідно керуватися Методичними рекомендаціями з проведення органами державної контрольно-ревізійної служби перевірки державних закупівель, затвердженими наказом ГоловКРУ від 05.06.2009 р. № 137.

4.9. Повнота оприбуткування, стан збереження та використання придбаних (безкоштовно отриманих) нематеріальних активів, основних засобів, інших необоротних активів та товарно-матеріальних цінностей

4.9.1. При здійсненні ревізії повноти оприбуткування, стану збереження та використання придбаних (безкоштовно отриманих) нематеріальних активів, основних засобів, інших необоротних активів та товарно-матеріальних цінностей, перевіряються наступні документи:

— бухгалтерські облікові регістри: меморіальні ордери № 4 «Накопичувальна відомість по розрахунках з іншими дебіторами», № 6 «Накопичувана відомість по розрахунках з іншими кредиторами», № 9 «Накопичувальна відомість про вибуття та переміщення необоротних активів» (форма № 438 (бюджет)), № 10 «Накопичувана відомість про вибуття та переміщення малоцінних та швидкозношуваних предметів» (форма № 439 (бюджет)), № 13 «Накопичувальна відомість витрачання матеріалів» (форма № 396 (бюджет)), відомості нарахування зносу на основні засоби (форма № 03-12 (бюджет));

— первинні документи: накладні, рахунки-фактури, накладні про внутрішнє переміщення, комерційні акти, акти прийняття-передачі основних засобів ф. № ОЗ-1, акт про списання основних засобів ф. № ОЗ-3, акт про списання автотранспортних засобів № ОЗ-4, акт списання ф. № 3-2 та акти довільної форми, інвентарні картки обліку необоротних активів типових форм № 03-6 (бюджет) та № 03-8 (бюджет), тощо;

— договори купівлі-продажу, договори про матеріальну відповідальність, накази, дозволи, розпорядження тощо.

4.9.2. Перевірка передбачає контроль за вказаними документами об’єкта контролю на предмет:

— укладення договорів про матеріальну відповідальність та стан закріплення всіх необоротних активів та запасів за матеріально відповідальними особами;

— дотримання об’єктом контролю періодичності та порядку проведення інвентаризації необоротних активів та запасів, правильність оформлення та відображення в бухгалтерському обліку її результатів;

— стану збереження необоротних активів та запасів;

— своєчасності, повноти та правильності оприбуткування придбаних (безкоштовно одержаних) необоротних активів та запасів;

— дотримання законодавства при списанні (відчуженні) необоротних активів та запасів;

— дотримання законодавства при нарахуванні зносу необоротних активів;

— дотримання законодавства при проведенні індексації, дооцінок та іншого перегляду вартості необоротних активів.

4.9.3. Під час ревізії даного питання необхідно встановити, чи призначено наказом керівника бюджетної установи осіб, які відповідають за збереження основних засобів та інших необоротних матеріальних активів, чи укладено з ними договори про матеріальну відповідальність, перевірити періодичність проведення інвентаризацій згідно з вимогами чинного законодавства та ініціювати перед керівником підприємства проведення інвентаризації під час ревізії.

У разі відмови керівника установи видати наказ про проведення інвентаризації основних засобів та інших необоротних матеріальних активів слід вчинити дії, визначені постановою № 1028.

Інвентаризація проводиться на підставі наказу керівника бюджетної установи інвентаризаційною комісією відповідно до вимог Інструкції № 90. При цьому ревізор не може входити до складу комісії, однак необхідно, щоб інвентаризація проводилася в його присутності, оскільки при її проведенні важливо не тільки встановити фактичну наявність основних засобів та інших необоротних матеріальних активів, стан їх збереження та шляхом зіставлення фактичної наявності з даними бухгалтерського обліку, установити їх лишки чи нестачі, а й виявити основні засоби та інші необоротні матеріальні активи, які фактично використовуються сторонніми юридичними чи фізичними особами тощо, але по обліку вже списані.

У ході інвентаризації продуктів харчування на продовольчому складі та харчоблоці установи необхідно перевірити дотримання кінцевого терміну споживання продуктів харчування, наявність сертифікатів відповідності.

 

Примітка.

Відповідно до вимог п. 2.7 ст. 36 Закону України «Про безпечність та якість харчових продуктів» використання продуктів харчування, дата споживання яких минула, забороняється.

 

При перевірці використання коштів на харчування в лікувально-профілактичних та інших установах охорони здоров’я передбачено, що закладка продуктів харчування в котел проводиться в присутності дієтичної сестри або дієтичного лікаря. Перед закладкою в котел продукти харчування зважуються незалежно від того, що вони були одержані за вагою із складу (комори). Вага порцій готових страв повинна відповідати нормам виходу готової продукції.

Суми нестач матеріальних цінностей понад норми природних втрат, а також втрати від псування цінностей, крадіжок, знищення, за якими встановлено винні особи, списуються з балансу з віднесенням сум крадіжок на рахунок винних осіб з метою відшкодування завданих збитків.

Якщо під час інвентаризації, що проводиться в процесі ревізії, виявлено недостачу цінностей, залишкова вартість яких дорівнює нулю, ревізори повинні вимагати від інвентаризаційної комісії оцінення їх з метою проведення заліку виявленої недостачі (відповідно до п. 1.14 Інструкції № 90 інвентаризаційна комісія складає свої висновки про виявлені недостачі та надлишки і дає пропозиції про порядок врегулювання виявлених недостач і втрат від псування цінностей).

У разі виявлення нестачі необхідно запропонувати керівництву об’єкта контролю провести розрахунок збитків від нестачі.

 

Примітка.

Відшкодування сум збитків здійснюється відповідно до постанови № 116 та Закону України «Про визначення розміру збитків, завданих підприємству, установі, організації розкраданням, знищенням (псуванням), нестачею або втратою дорогоцінних металів, дорогоцінного каміння або валютних цінностей».

 

Із сум, стягнутих відповідно до встановленого порядку, здійснюється відшкодування збитків, завданих установі, решта коштів перераховується до Державного бюджету України.

Суми відшкодованих збитків установі зараховуються до доходів спеціального фонду як власні надходження від реалізації майна та використовуються бюджетними установами відповідно до постанови № 659.

У випадках, коли винні особи не встановлені, справи за такими нестачами повинні бути передані у правоохоронні органи, а суми списаних матеріальних цінностей обліковуватися на позабалансовому рахунку 05 «Гарантії та забезпечення» до моменту встановлення винних осіб або до висновків слідчих органів за цими справами.

4.9.4. Перевірка повноти та своєчасності оприбуткування придбаних матеріальних цінностей, правильності їх списання проводиться шляхом зіставлення даних меморіальних ордерів № 2 «Накопичувальна відомість руху грошових коштів загального фонду в органах Державного казначейства України (установах банків)» чи № 2 (авт), № 3 «Накопичувальна відомість руху грошових коштів спеціального фонду в органах Державного казначейства України (установах банків)» чи № 3 (авт) і доданих до них платіжних документів при виписках банку з даними меморіальних ордерів № 6 «Накопичувана відомість по розрахунках з іншими кредиторами», № 9 «Накопичувальна відомість про вибуття та переміщення необоротних активів» форма № 438 (бюджет), № 10 «Накопичувана відомість про вибуття та переміщення малоцінних та швидкозношуваних предметів», форма № 439 (бюджет) та прикладеними до них первинними документами («Акт прийняття-передачі основних засобів», ф. № ОЗ-1, «Акт про списання основних засобів», ф. № ОЗ-3, «Акт про списання автотранспортних засобів», ф. № ОЗ-4, «Акт про списання вилученої з бібліотеки літератури», ф. № ОЗ-5, «Акт списання», ф. № 3-2, та акти довільної форми), № 13 «Накопичувальна відомість витрачання матеріалів», форма № 396 (бюджет).

 

Примітка.

Питання оприбуткування основних засобів та нематеріальних активів, правильність визначення його вартості та списання (передачі, реалізації) регулюється Інструкцією з обліку основних засобів та інших необоротних активів бюджетних установ, затвердженою наказом Держказначейства України від 17.07.2000 р. № 64 (далі — Інструкція ДКУ № 64). Типові форми з обліку та списання основних засобів, що належать установам і організаціям, які утримуються за рахунок державного або місцевих бюджетів, затверджено наказом Головного управління Державного казначейства України та Державного комітету статистики України від 02.12.97 р. № 125/70.

 

При перевірці повноти оприбуткування основних засобів та нематеріальних активів співставляється відповідність асортименту, кількість, вартість у супровідних документах до договорів (контрактів), у прибуткових ордерах, товарно-транспортних накладних, комерційних актах з даними щодо фактично оприбуткованих товарно-матеріальних цінностей згідно з бухгалтерським обліком.

Необхідно перевірити, чи не витрачалися бюджетні кошти на придбання матеріальних цінностей, які фактично не використовуються або тривалий час знаходяться на відповідальному збереженні в постачальника. Придбання таких матеріальних цінностей може бути зумовлено послідуючою передачею їх у безоплатне користування іншим юридичним чи фізичним особам або надання їх в оренду за заниженою орендною ставкою. У випадках коли придбане обладнання знаходиться на відповідальному зберіганні в постачальників, слід провести зустрічні звірки у постачальників, де встановити, чи дійсно є таке обладнання в наявності та чи не використовується воно постачальником.

З’ясувати, за рахунок яких асигнувань проведено їх придбання. Зокрема, відповідно до Роз’яснень ДКУ № 194 до категорії капітальних видатків належить придбання матеріальних цінностей, що призначаються для використання у господарській діяльності протягом періоду, який перевищує 365 календарних днів з дати введення в експлуатацію таких матеріальних цінностей, та вартість яких без податку на додану вартість перевищує 1000 гривень. Якщо одна із цих умов не дотримується, видатки слід характеризувати як поточні.

При проведенні перевірки правильності оприбуткування основних засобів необхідно враховувати, що якщо один об’єкт основних засобів складається з частин, які мають різний строк корисного використання (експлуатації), то кожна з цих частин може визнаватися в бухгалтерському обліку як окремий об’єкт основних засобів.

Облік матеріальних цінностей, що надійшли до установ як гуманітарна допомога, повинен вестися окремо від матеріальних цінностей, що придбані за бюджетні кошти, у відповідності з вимогами Інструкції № 125.

 

Примітка.

Отримання установами необоротних активів як гуманітарної допомоги проводиться відповідно до Закону України «Про гуманітарну допомогу», інших нормативно-правових актів.

Облік матеріальних цінностей, що надійшли до бюджетної установи у централізованому порядку, повинен здійснюватися у відповідності з вимогами Інструкції про порядок відображення в обліку бюджетних установ операцій з централізованого постачання матеріальних цінностей, затвердженої наказом Державного казначейства України від 16.12.2002 р. № 232.

 

При проведенні ремонту необоротних активів у випадках, не пов’язаних з дообладнанням, реконструкцією, модернізацією, що призвів до заміни запасних частин, їх вартість не відноситься на збільшення вартості необоротних активів, а відноситься на видатки за відповідними кодами економічної класифікації видатків.

Також необхідно перевірити, чи оприбутковано всі деталі, вузли й агрегати розібраного та демонтованого обладнання, які придатні для ремонту іншого обладнання, а також матеріали, отримані від ліквідації необоротних активів.

4.9.5. У разі наявності на балансі установи (закладу, організації) об’єктів незавершеного будівництва треба перевірити правильність їх обліку відповідно до п. 5 Інструкції № 64, а саме: усі затрати на будівництво групуються за такими напрямами робіт (витрат): проектно-вишукувальні роботи; будівельні роботи; роботи з монтажу устаткування; придбання устаткування, що потребують монтажу; придбання устаткування, що не потребують монтажу, інструментів та інвентарю; інші капітальні роботи і затрати.

Аналітичний облік незавершеного капітального будівництва ведеться у розрізі затрат на зазначені роботи (витрати) окремо за кожним об’єктом. У разі виявлення об’єктів незавершеного будівництва треба провести їх інвентаризацію із залученням фахівців.

4.9.6. Необхідно перевірити Журнал реєстрації довіреностей (форма М-3), який має бути пронумерований, прошнурований та скріплений печаткою і підписами керівника та головного бухгалтера установи, а також акти на списання бланків довіреностей (форма М-2а). Довіреність має бути виписано: при передачі товарно-матеріальних цінностей на відповідальне зберігання, на комісію, на переробку давальницької сировини, а також при передачі зворотної тари, техніки з ремонту тощо; товарно-матеріальні цінності відпускаються покупцям лише за довіреністю (за винятком, коли придбання проводиться за готівку).

 

Примітка.

Порядок видачі та повернення невикористаних довіреностей регулюється Інструкцією про порядок реєстрації виданих, повернутих і використаних довіреностей на одержання цінностей, затвердженою наказом Міністерства фінансів України від 16.05.96 р. № 99.

 

Доцільно зіставити прізвища осіб, яким видавалися довіреності, з трудовими книжками працюючих для встановлення фактів видачі довіреностей стороннім особам.

4.9.7. При перевірці правильності списання основних фондів (засобів) необхідно звернути увагу на вказані в актах на списання причини списання. Так, списанню підлягає майно, що не може бути в установленому порядку відчужене, безоплатно передане державним підприємствам, установам чи організаціям, щодо якого не можуть бути застосовані інші способи управління (або їх застосування може бути економічно недоцільне), у разі, коли таке майно морально чи фізично зношене, непридатне для подальшого використання суб’єктом господарювання, зокрема у зв’язку з будівництвом, розширенням, реконструкцією і технічним переоснащенням, або пошкоджене внаслідок аварії чи стихійного лиха та відновленню не підлягає, або виявлене в результаті інвентаризації як нестача.

 

Примітка.

Механізм списання матеріальних активів, що відповідно до законодавства визначаються основними фондами (засобами), незалежно від їх вартості, визначено в Порядку списання об’єктів державної власності, затвердженому постановою Кабінету Міністрів України від 08.11.2007 р. № 1314. списання матеріальних цінностей бюджетних установ регулюється Типовою інструкцією про порядок списання матеріальних цінностей з балансу бюджетних установ, затвердженою наказом Держказначейства та Мінекономіки від 10.08.2001 р. № 142/181 (далі — Інструкція № 142/181).

Відчуження об’єктів державної власності регулюється Порядком відчуження об’єктів державної власності, затвердженим постановою Кабінету Міністрів України від 06.06.2007 р. № 803, а об’єктів комунальної власності — відповідним порядком, який затверджується нормативними актами органів місцевого самоврядування.

 

Ревізору необхідно перевірити достовірність поданих документів для отримання згоди від органу управління на списання, зокрема: техніко-економічне обґрунтування необхідності списання майна, відомості про майно, що пропонується списати за даними бухгалтерського обліку (крім об’єктів незавершеного будівництва), акти інвентаризації майна, що пропонується до списання, акт технічного стану майна, затверджений керівником установи; відомості про наявність обтяжень чи обмежень стосовно розпорядження майном, що пропонується списати разом з відповідними підтвердними документами; відомості про земельну ділянку, на якій розташоване нерухоме майно, із зазначенням напрямів подальшого використання земельних ділянок, які вивільняються, а також відповідні підтвердні документи, зокрема державного акта на право постійного користування землею, кадастрового плану; відомості про об’єкти незавершеного будівництва.

Рішення про списання, можливість подальшого використання матеріалів від списаних матеріальних цінностей приймає її постійно діюча комісія, зокрема, за неможливості їх подальшого використання комісія приймає рішення про їх знищення. Списання матеріальних цінностей проводиться згідно з актами.

Ревізору необхідно перевірити правильність складання актів, зокрема, в акті в обов’язковому порядку повинно бути зазначено, чи були в них дорогоцінні метали, чи вилучені вони, де зберігаються і як обліковуються; звернути увагу на причини вибуття матеріальних цінностей та чи належним чином проведено обґрунтування недоцільності і неможливості їх відновлення.

Списання з балансу установи основних засобів та інших необоротних активів (за винятком пошкоджених унаслідок аварії чи стихійного лиха, морально застарілих, фізично зношених та виявлених у результаті інвентаризації як недостача) до закінчення періоду нарахування зносу на них не може бути здійснено. Водночас нарахований знос у розмірі 100 відсотків вартості на об’єкти, що придатні для подальшої експлуатації, не може бути підставою для їх списання за причиною повного зносу.

При цьому, якщо списані основні засоби містять дорогоцінні чи кольорові метали, то ці метали підлягають оприбуткуванню та в подальшому обов’язковій здачі в установи, які займаються прийманням та переробкою таких відходів і лому. Здіснення контролю за вилученням із списаних цінностей придатних вузлів, деталей та матеріалів із кольорових і дорогоцінних металів, визначення їх кількості, ваги та здавання їх на відповідний склад покладено на постійно діючу комісію.

Необхідно перевірити наявність відповідних дозволів на списання матеріальних цінностей як таких, що непридатні для подальшого використання, морально застарілі, фізично зношені, пошкоджені внаслідок аварії чи стихійного лиха (за винятком виявлених в результаті інвентаризації як недостача).

Так, у разі проведення списання бюджетною установою, яка утримується за рахунок коштів державного бюджету, матеріальних цінностей вартістю за одиницю в розмірі понад 10000 гривень повинен бути дозвіл центрального органу виконавчої влади або іншого головного розпорядника бюджетних коштів.

У разі проведення списання бюджетною установою, яка утримується за рахунок коштів місцевого бюджету, матеріальних цінностей вартістю за одиницю в розмірі від 2500 гривень до 5000 гривень повинен бути дозвіл установи вищого рівня; а вартістю понад 5000 гривень — дозвіл місцевої державної адміністрації або відповідного рішення органів місцевого самоврядування.

Продаж будівель (у тому числі приміщень), споруд, транспортних засобів та повністю зношених за даними бухгалтерського обліку матеріальних цінностей, які належать до необоротних активів, дозволяється проводити тільки за експертною оцінкою, а інших матеріальних цінностей за справедливою вартістю, яка визначається комісією установи, організації.

У разі здійснення бюджетною установою операцій з продажу будівель і споруд ревізору необхідно перевірити повноту перерахування отриманих коштів до бюджету, за рахунок якого вона утримується.

Також необхідно перевірити, чи не проводилася безоплатна передача матеріальних цінностей бюджетним установам, які утримуються за рахунок коштів іншого бюджету, або суб’єктам господарювання.

Звернути увагу на факти передачі вищестоящій організації товарно-матеріальних цінностей, враховуючи те, що їх залишки можуть бути передані лише у разі реорганізації юридичної особи (злиття, приєднання, поділ, перетворення) або ліквідації, при зміні підпорядкованості. З’ясувати, чи не здійснювалася передача матеріальних цінностей, придбаних за рахунок власних надходжень, відразу після їх придбання на підставі листів — особових доручень вищестоящої установи.

У разі встановлення незаконного списання майна, залишкова вартість якого дорівнює нулю і оцінити яке по справедливій вартості на момент ревізії вже не є можливим (списане майно відсутнє), то ревізором робиться запис про нанесення збитків установі і при цьому довідково зазначається про вартість подібного майна за офіційними статистичними даними (якщо такі дані наявні).

4.9.8. По відомості нарахування зносу на основні засоби, форма № 03-12 (бюджет), інвентарних картках обліку необоротних активів типової форми № 03-6 (бюджет) та № 03-8 (бюджет) необхідно перевірити правильність нарахування зносу на необоротні активи, який є показником того, через який час необоротний актив втрачає свою вартість.

У бухгалтерському обліку бюджетних установ знос об’єктів (предметів) необоротних активів обліковується на субрахунках рахунка 13 «Знос необоротних активів» і визначається в останній робочий день грудня в гривнях без копійок за повний календарний рік (незалежно від того, в якому місяці звітного року вони придбані або побудовані). Для нарахування зносу необоротні активи поділяються на 3 групи, за якими закріплено відповідні субрахунки, норми зносу встановлюються у відсотках до первісної вартості кожної групи необоротних активів на кінець звітного року (група 1 — 5 відсотків; група 2 — 25 відсотків; група 3 — 15 відсотків).

 

Примітка.

Знос не нараховується на земельні ділянки, будинки і споруди, які є унікальними пам’ятками архітектури та мистецтва; обладнання, експонати, зразки, діючі і недіючі моделі, макети та інші наочні посібники, що знаходяться в кабінетах та лабораторіях і використовуються для учбових та наукових цілей; продуктивну худобу, буйволів, волів, оленів, багаторічні насадження, що не досягли експлуатаційного віку, фільмофонди, сценічно-постановочні засоби.

 

4.9.9. Необхідно звернути увагу на правильність ведення обліку земельних ділянок установи.

Облік земельних ділянок бюджетними установами проводиться відповідно до Інструкції № 64. Відповідно до п. 2.6 цієї Інструкції земельні ділянки обліковуються на субрахунку 101 «Земельні ділянки» на підставі державних актів, якими посвідчується право власності на земельну ділянку або право постійного користування та встановлюються площа та вартість переданих земельних ділянок. У разі наявності у бюджетної установи державного акта на право тимчасового користування земельною ділянкою це право має обліковуватися за експертною оцінкою на субрахунку 122 «Інші нематеріальні активи» рахунка 12 «Нематеріальні активи». Витрати, пов’язані з виготовленням документації щодо землеустрою, відносяться на фактичні видатки установи.

Примітка.

Правові засади проведення оцінки земель, професійної оціночної діяльності у сфері оцінки земель в Україні визначено в Законі України «Про оцінку земель».

 

Для відображення вартості земельних ділянок бюджетних установ, які мають державні акти на право власності чи право постійного користування, починаючи з грудня 2003 року вартість земельних ділянок обліковується на субрахунку 101 «Земельні ділянки» тільки після обов’язкового проведення експертної грошової оцінки цих земель, проведення якої регламентується Методикою експертної грошової оцінки земельних ділянок, затвердженою постановою КМУ від 11.10.2002 р. № 1531 (до грудня 2003 року відображення земельних ділянок у складі основних засобів проводилося за нормативною грошовою оцінкою). У разі наявності у бюджетної установи державного акта на право тимчасового користування земельною ділянкою це право має обліковуватися за експертною грошовою оцінкою на субрахунку 122 «Нематеріальні активи» рахунка 12 «Нематеріальні активи» (з даного питання є роз’яснення ДКУ від 29.04.2005 р. № 07-04/853-3685).

4.9.10. Також необхідно перевірити правильність відображення в обліку витрат на придбання квартир в будинках, які установі не належать, якщо ці квартири придбано як службові або одержано безоплатно від підприємств-забудовників, які здійснювали будівництво за власні кошти і передавали житло в рахунок виконання зобов’язань за використання земельних ділянок бюджетних установ під будівництво житлових будинків.

Відповідно до Інструкції № 64 на облік беруться матеріальні та нематеріальні активи, які належать установі та забезпечують її функціонування. У складі необоротних активів обліковуються будинки виробничо-господарського призначення, зайняті органами управління, соціально-культурними та іншими установами; будинки, що повністю чи переважно призначені для проживання; частина будинку, яка на правах власності належить установі.

Службові квартири або квартири, отримані безоплатно від підприємств-забудовників і які установі не належать, не відображаються в бухгалтерському обліку цієї установи і відповідно не відображаються у фінансовій звітності.

 

Примітка.

Згідно з п. 5 Положення про порядок надання службових жилих приміщень і користування ними в Українській РСР, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 04.02.88 р. № 37, облік службових жилих приміщень у всіх будинках, незалежно від їх належності, здійснюється у виконавчому комітеті районної, міської, районної в місті Ради народних депутатів.

 

У разі придбання чи будівництва бюджетною установою житла для своїх працівників на відведеній земельній ділянці як окремого інвентарного об’єкта таке житло повинно обліковуватися на балансі даної установи на субрахунку 103 «Будинки і споруди». Згідно зі ст. 5 Житлового кодексу Української РСР жилі будинки, споруджені із залученням у порядку пайової участі коштів державних підприємств, установ, організацій, зараховуються до житлового фонду місцевих Рад народних депутатів, коли функції єдиного замовника по спорудженню цих будинків виконував виконавчий комітет Ради народних депутатів.

Якщо ж бюджетна установа придбала квартиру в будинку, який знаходиться у комунальній власності та обліковується в органах місцевого самоврядування, то витрати, пов’язані з цим придбанням, списуються на фактичні видатки бюджетної установи.

4.10. Оплата транспортних послуг та утримання транспортних засобів

4.10.1. При здійсненні ревізії оплати транспортних послуг та утримання транспортних засобів, перевіряються наступні документи:

— бухгалтерські облікові регістри: меморіальні ордери № 4 «Накопичувальна відомість по розрахунках з іншими дебіторами», № 6 «Накопичувана відомість по розрахунках з іншими кредиторами», № 9 «Накопичувальна відомість про вибуття та переміщення необоротних активів», форма № 438 (бюджет), № 10 «Накопичувальна відомість про вибуття та переміщення малоцінних та швидкозношуваних предметів», форма № 439 (бюджет), № 13 «Накопичувальна відомість витрачання матеріалів», форма № 396 (бюджет), відомості нарахування зносу на основні засоби, форма № 03-12 (бюджет), інвентарні картки на автотранспортні заходи;

— первинні документи: подорожні листи, накладні, рахунки-фактури, накладні про внутрішнє переміщення, картки обліку пробігу автомобільних шин, акти про списання автотранспортних засобів, форма № ОЗ-4, акти про списання тощо;

— договори оренди автотранспортних засобів, договори щодо надання транспортних послуг, договори про матеріальну відповідальність, накази, дозволи, розпорядження тощо.

4.10.2. Перевірка передбачає контроль за вказаними документами об’єкта контролю на предмет:

— наявності власних, орендованих транспортних засобів (кількість автомобілів);

— дотримання встановленого ліміту легкового автотранспорту на обслуговування об’єкта контролю;

— відповідності фактично знятих у ході ревізії показників спідометрів автомобілів з показниками подорожніх листів; наявність фактів зайвого списання пального у випадку розбіжностей відповідних даних;

— дотримання норм списання палива і мастильних матеріалів;

— дотримання законодавства при списанні шин, акумуляторів, запасних частин, оплаті послуг з обслуговування та ремонту автомобілів;

— дотримання встановленого порядку оформлення подорожніх листів;

— чи не допускалися факти безпідставного використання легкових автомобілів у вихідні, святкові та інші неробочі дні та фактів використання автомобілів не на виконання функцій об’єкта контролю;

— дотримання умов договору щодо надання транспортних послуг у частині оплати їх вартості; встановлення умов користування транспортними послугами сторонніх юридичних та фізичних осіб, чи не допускалася сплата завищеної вартості чи обсягу наданих транспортних послуг;

— чи не допускалися факти безпідставної оплати транспортних послуг у вихідні, святкові та інші неробочі дні, обґрунтованість підстав для проведення оплати;

— чи не допускалися видатки на проведення страхування орендованих транспортних засобів.

4.10.3. На початку проведення ревізії витрат на оплату транспортних послуг необхідно встановити наявність власного та орендованого автотранспорту та ініціювати перед керівником установи проведення інвентаризації наявності автотранспортних засобів, пально-мастильних матеріалів та запасних частин. На основі даних карток обліку основних засобів, актів на списання вузлів, деталей на автомобілі слід перевірити відповідність номерів шасі і двигуна паспортним даним.

При проведенні інвентаризації пального необхідно по можливості зняти залишки пального у баках автомашин, а також у сховищах та порівняти показники спідометрів у дорожніх листах з фактичними даними, які значаться за кожною відповідальною особою, вивести залишки пального та порівняти їх з фактичними. При виявленні лишків вжити належних заходів для їх оприбуткування та віднесення у підзвіт відповідальної особи, при недостачі — провести розрахунок збитків відповідно до постанови № 116.

4.10.4. Відповідно до Інструкції № 64 автомобіль є об’єктом обліку як транспортний засіб, який обліковується у складі необоротних активів за вартістю, яка включає витрати на його придбання. У разі придбання установою протягом періоду, що ревізується, автотранспорту необхідно перевірити чи не допущено граничні суми витрат на придбання легкових автомобілів.

 

Примітка.

Граничні суми витрат на придбання автомобілів затверджено постановою Кабінету Міністрів України від 04.04.2001 р. № 332 «Про граничні суми витрат на придбання автомобілів, меблів, іншого обладнання та устаткування, мобільних телефонів, комп’ютерів державними органами, а також установами та організаціями, які утримуються за рахунок державного і місцевих бюджетів» (далі — постанова № 332).

 

Також слід звернути увагу на те, чи збільшено первісну вартість автотранспорту в разі проведення його дообладнання.

Наприклад, якщо при придбанні автомобіль обладнаний сигналізацією, то її вартість уже включено в первісну вартість автотранспортного засобу. У випадку, коли було придбано автомобіль без сигналізації, і його дообладнали охоронною сигналізацією, що призвело до додаткового укомплектування автомобіля, то зазначені операції відповідно до п. 1.6 Інструкції № 64 призведуть до зміни первісної (відновлювальної) вартості необоротних активів. Тобто при встановленні сигналізації відбудеться дообладнання автомобіля, а не придбання необоротного активу.

4.10.5. Перевіряється обґрунтованість розрахунків за КЕКВ 1135 «Оплата транспортних послуг та утримання транспортних засобів». Для цього необхідно порівняти фактичні видатки на утримання автотранспорту минулого року з встановленими асигнуваннями, при цьому врахувати зміну цін (подорожчання чи здешевлення) на пально-мастильні матеріали, вибуття одиниць автотранспорту чи заплановане придбання автотранспорту. З’ясувати, чи не допускалися витрати коштів загального та/або спеціального фондів на ремонт автомобілів, які не значаться на балансі, або тих, поломка яких виникла з вини конкретної особи.

4.10.6. При перевірці списання пально-мастильних матеріалів необхідно перевірити дотримання встановленого порядку та норм списання.

 

Примітка.

Списання пально-мастильних матеріалів здійснюється за Нормами витрат палива і мастильних матеріалів на автомобільному транспорті, затвердженими наказом Міністерства транспорту України від 10.02.98 р. № 43, на підставі даних про пробіг автомобіля.

 

Ці Норми поширюються лише на моделі автомобілів із зазначеними технічними даними та особливостями конструктивного виконання. Слід відмітити, що в техдокументації заводів — виробників автомобілів часто зазначено контрольні витрати палива в різних режимах. Ці показники не є базовими лінійними нормами і не можуть бути підставою для списання використаних пально-мастильних матеріалів.

Підприємствам надано право самостійно встановлювати лінійні норми для газобалонних, спеціальних автомобілів і для нових модифікацій автомобілів (якщо існує норма для базового автомобіля). У цьому випадку лінійні норми встановлюються на підставі розрахунків. У разі відсутності норм витрат палива для базових автомобілів їх власники повинні замовляти розробку тимчасових норм у ДержавтотрансНДІпроекті.

У разі виявлення числених невідповідностей в обліку при перенесенні залишків пального (в подорожніх листах, оборотних відомостях тощо) необхідно зробити накопичувальну порівняльну відомість за рік стосовно щоденного отримання та списання пального (у розрізі його видів) для виявлення «червоних залишків» (випадків списання пального без фактичної наявності його у залишках) або зайвого списання.

Підставою для списання використаних легковим автотранспортом пально-мастильних матеріалів є подорожній лист установленої форми.

 

Примітка.

Типова форма подорожнього листа і порядок її заповнення регулюються Інструкцією про порядок застосування подорожнього листа службового легкового автомобіля та обліку транспортної роботи, затвердженою наказом Державного комітету статистики України від 17.02.98 р. № 74.

 

Подорожній лист оформляється лише на один робочий день і видається за умови здавання водієм подорожнього листа за попередній день роботи. Бланки подорожніх листів службових легкових автомобілів видаються під розписку особі, відповідальній за оформлення та видачу подорожніх листів водіям. Списання використаних бланків подорожніх листів здійснюється щокварталу за актом із зазначенням їх кількості, затвердженим керівником підприємства. Відповідно до постанови Кабінету Міністрів України від 04.06.2003 р. № 848 «Про впорядкування використання легкових автомобілів бюджетними установами та організаціями» (далі — постанова № 848), після кожної поїздки посадова особа, в розпорядження якої надано автомобіль, у подорожньому листі водія підтверджує особистим підписом час закінчення обслуговування.

Ураховуючи, що подорожній лист службового легкового автомобіля є підставою для списання витраченого пального на загальний пробіг, необхідно перевірити дані показника спідометра на початок і кінець дня, а також правильність перенесення даних кінця дня з одного подорожнього листа до наступного на початок дня, по можливості перевірити достовірність зазначеного кілометражу по зазначеному в подорожньому листі маршруту, кількість витраченого пального відповідно до встановленої норми. Перевірити за окремий період достовірність відображення оборотів за субрахунками № 235 «Паливо, горючі і мастильні матеріали», № 238 «Запасні частини до машин і обладнання».

З’ясувати, чи не утримується за рахунок організації, що ревізується, транспорт, який належить вищестоящій організації або приватним особам; чи не було випадків використання транспорту в особистих цілях працівниками або іншими особами без відповідної оплати. Легкові автомобілі використовуються тільки для поїздок, пов’язаних зі службовою діяльністю посадових осіб.

Крім того, при перевірці видатків на утримання транспортних засобів слід з’ясувати, чи не проводилося установою (закладом) списання паливно-мастильних матеріалів на автомобілі в той період, коли вони знаходилися у ремонті, чи не використовувалися службовими особами автомобілі, закріплені за ними під час перебування останніх у відпустках, на лікарняному та у відрядженні, а також чи оформлялися подорожні листи на водіїв, які знаходилися на лікарняному.

Необхідно звернути увагу на факти використання автотранспорту у вихідні і святкові дні, наявність відповідних наказів та дозволів на його використання. Відповідно до абз. 3 п. 1 постанови № 848 користування легковими автомобілями у вихідні та святкові дні, а також відрядження на легковому автомобілі за межі області, Автономної Республіки Крим на відстань, що перевищує 200 кілометрів, здійснюються лише з дозволу керівника установи.

4.10.7. Необхідно звернути увагу на випадки виплати компенсації за використання особистих легкових автомобілів для службових поїздок. Відповідно до Норм коштів на представницькі цілі, рекламу та виплату компенсації за використання особистих легкових автомобілів для службових поїздок та порядок їх витрачання, затверджених наказом Міністерства фінансів України та Міністерства економіки України від 12.10.93 р. № 88, установи, що утримуються за рахунок коштів бюджету, виплату компенсації працівникам за використання особистих легкових автомобілів для службових поїздок не провадять, крім сільських, селищних, міських і районних у містах Рад народних депутатів, які відповідно до Закону України «Про місцеве самоврядування в Україні» самостійно визначають витрати на утримання цих органів.

4.11. Утворення та використання власних

надходжень бюджетних установ

4.11.1 При здійсненні ревізії операцій з утворення та використання власних надходжень основними документами, що перевіряється, є:

— кошторис установи, розрахунки до спеціального фонду кошторису, які складаються за кожним джерелом доходів;

— меморіальний ордер № 3 «Накопичувальна відомість руху грошових коштів спеціального фонду в органах Державного казначейства України (установах банків)», (форма № 382 (бюджет) чи № 3 (авт)), меморіальний ордер № 14 «Накопичувальна відомість нарахування доходів спеціального фонду бюджетних установ» (форма № 409 (бюджет)) та первинні документи до них.

— договори, контракти, інші документи, які передбачають надання бюджетною установою платних послуг; розрахунки калькуляцій тощо.

4.11.2. Перевірка передбачає контроль за вказаними документами об’єкта контролю на предмет:

— законності надання бюджетною установою конкретних видів платних послуг та зарахування власних надходжень;

— дотримання вимоги законодавства при визначенні вартості платних послуг;

— повноти перерахування необхідної частки отриманих власних надходжень до бюджету;

— використання власних надходжень бюджетної установи відповідно до визначених напрямів та чи не допускалося покриття видатків, пов’язаних з наданням платних послуг, за рахунок коштів загального фонду кошторису.

4.11.3. Для обліку операцій нарахування доходів спеціального фонду використовується меморіальний ордер № 14 «Накопичувальна відомість нарахування доходів спеціального фонду бюджетних установ» (субрахунки 711 «Доходи за коштами, отриманими як плата за послуги», 712 «Доходи за іншими джерелами власних надходжень бюджетних установ», 713 «Доходи за іншими надходженнями спеціального фонду»). На кожен вид доходів спеціального фонду відкриваються окремі меморіальні ордери, які нумеруються відповідно № 14-1, 14-2, 14-3.

Слід звернути особливу увагу на те, чи не планує установа отримувати доходи від видів діяльності, що не включені до переліків, які затверджуються Кабінетом Міністрів, та чи відповідають заплановані видатки напрямам, передбаченим постановою № 659.

Відповідно до п. 19 постанови № 228 розподіл видатків спеціального фонду кошторису проводиться виключно в межах і за рахунок відповідних надходжень, запланованих на цю мету в зазначеному фонді. Відповідальність за виникнення заборгованості, що склалася за видатками спеціального фонду, несе виключно розпорядник, з вини якого вона утворилася.

До кошторису можуть включатися тільки видатки, які передбачені законодавством, необхідність яких обумовлена характером діяльності установи. Видатки на придбання обладнання, капітальний ремонт приміщень тощо, які не є першочерговими, можуть передбачатися лише за умови забезпечення коштами невідкладних витрат та відсутності заборгованості. При цьому видатки на заробітну плату з коштів спеціального фонду обчислюються залежно від обсягу діяльності, що провадиться за рахунок цих коштів (п. 20 постанови № 228).

4.11.4. Платні послуги бюджетними установами надаються згідно з їх функціональними повноваженнями. Плата за послуги — це кошти, які надійшли як плата за послуги, надання яких пов’язане з виконанням основних функцій та завдань бюджетних установ. Зазначені надходження використовуються на покриття витрат, пов’язаних з організацією та наданням цих послуг.

Необхідно перевірити правильність установлених цін (тарифів), розрахунку калькуляцій, звернувши особливу увагу на те, щоб усі необхідні види видатків у відповідних розмірах були включені до собівартості продукції (робіт, послуг). З’ясувати, чи не занижується розмір дохідної частини кошторису через необґрунтоване заниження цін (тарифів) порівняно з собівартістю продукції (робіт, послуг), встановлення не передбачених законодавством пільг або безоплатного надання послуг (виконання робіт, відвантаження товарів), які повинні надаватися виключно на платній основі. При виявленні таких випадків необхідно встановити суму втрат, а також джерела покриття фактично здійснених видатків.

Оскільки для виконання робіт на платних умовах залучаються певні матеріальні і трудові ресурси, вартість цих послуг не може бути меншою від їх фактичної собівартості. У ході перевірки слід визначити, які саме види ресурсів та у яких обсягах використовуються для здійснення певної діяльності, та порівняти з калькуляціями. У конкретних калькуляціях та в кошторисі повинні бути передбачені всі видатки, пов’язані із здійсненням певної діяльності, включаючи видатки на оплату праці осіб, що виконують цю роботу. При цьому слід упевнитися, що роботи, які виконуються на платних умовах, не перешкоджають виконанню основних функцій установи і не відволікають штатних працівників від основної роботи. Тобто для таких робіт повинні бути передбачені штатні посади і визначено час.

Одним із найбільш типових порушень, що виявляються контрольними заходами, є покриття за рахунок коштів загального фонду видатків, пов’язаних з наданням бюджетною установою платних послуг, та надання пільг, не передбачених законодавством, по оплаті платних послуг. Досить поширеною є практика використання коштів загального фонду на виплату заробітної плати за роботи, що виконуються на платних умовах, на оплату комунальних послуг, які спожиті при наданні платних послуг, а також на покриття видатків, що не обумовлені основною діяльністю установи, яка фінансується за рахунок коштів загального фонду бюджету.

4.11.5. До надходжень від господарської та/або виробничої діяльності належать кошти, які бюджетні установи отримують від господарсько-виробничої діяльності допоміжних, навчально-допоміжних підприємств, господарств, майстерень тощо; квартирна плата та плата за гуртожиток; кошти від використання праці спецконтингенту; відрахування від заробітку спецконтингенту за харчування, речове майно, комунально-побутові та інші надані йому послуги тощо. Використовуються ці кошти на організацію зазначених у підгрупі видів діяльності, а також на господарські видатки бюджетних установ.

При цьому в разі створення для провадження господарської діяльності госпрозрахункових підрозділів, які мають статус юридичної особи, їх доходи не є власними надходженнями бюджетної установи і не включаються до спеціального фонду.

При перевірці діяльності підсобних господарств, різного виду майстерень, міні-виробництв, цехів особливу увагу слід приділяти повноті відшкодування спожитих при здійсненні виробничої діяльності комунальних послуг. На практиці досить часто мають місце випадки, коли такі видатки плануються і повністю відшкодовуються за рахунок загального фонду. За відсутності приладів обліку спожитих такими підрозділами комунальних послуг доцільно провести розрахунок обсягів таких витрат виходячи з передбачених норм споживання, потужності приладів та часових регламентів їх роботи. Це ж може стосуватися й інших витрат таких підрозділів (заробітна плата, нарахування на неї, видатки на утримання транспорту, послуги зв’язку тощо).

4.11.6. Наступною підгрупою можливих надходжень до спецфонду є плата за оренду майна бюджетних установ, яка повинна використовуватися на утримання, придбання обладнання та ремонт майна. При цьому до орендної плати не включаються витрати на утримання орендованого майна, тобто в разі здійснення бюджетною установою таких витрат орендар повинен відшкодовувати їх вартість окремо.

Як правило, оплата послуг з експлуатації будинків, електро-, тепло- та водопостачання, каналізації, інших комунальних послуг здійснюється за виставленими рахунками за відповідними кодами економічної класифікації видатків. При цьому, якщо розрахунки з постачальниками зазначених послуг здійснює безпосередньо установа-орендодавець, кошти, які сплачує орендар, повинні відображатися як відшкодування здійснених витрат за загальним фондом та відноситися на відновлення касових видатків за відповідними кодами. Якщо ж видатки здійснюються за рахунок коштів спеціального фонду, то суми відшкодувань зараховуються відповідно на рахунки спеціального фонду і відображаються як зменшення видатків за цим фондом.

При цьому операції з отримання коштів на відшкодування сплачених бюджетною установою за орендаря комунальних послуг у балансі зі сплаченим ПДВ дають нульовий результат для сплати до бюджету.

Необхідно звернути увагу на документальне оформлення надання земель в оренду та встановити (за наявності) випадки безоплатного використання земель. Перевірити стан оформлення та укладання договорів оренди на земельні ділянки, правильність установлення ставок орендної плати, що застосовуються на території місцевих рад із посиланням на відповідні рішення, повноту та своєчасність фактичного надходження коштів за оренду земель, установити втрати від безоплатного надання в користування земель або за заниженими ставками орендної плати. При цьому слід керуватися Земельним кодексом України, законами України «Про оренду землі» та «Про плату за землю».

Під час перевірки орендних відносин необхідно досліджувати, чи дотримано бюджетною установою вимоги закону про державний бюджет на відповідний рік у частині направлення частки орендної плати до загального фонду Державного бюджету, а також рішення місцевих органів самоврядування щодо направлення частки орендної плати до місцевих бюджетів.

4.11.7. Необхідно перевірити надходження бюджетних установ від реалізації майна (кошти, які отримують бюджетні установи від реалізації необоротних активів (крім будівель та споруд) та інших матеріальних цінностей, за здані як брухт і відходи чорні та кольорові метали тощо). Суми, отримані бюджетними установами від продажу будівель і споруд, повинні вноситися в дохід того бюджету, за рахунок якого утримується дана установа.

Під час перевірки зазначених операцій необхідно визначити, чи дотримано вимоги Інструкції ДКУ № 142/181.

Слід мати на увазі, що суми, які надходять готівкою, в обов’язковому порядку належать зарахуванню на спеціальний реєстраційний рахунок в органах Держказначейства. Використання власних надходжень без попереднього зарахування їх на спеціальний реєстраційний рахунок забороняється.

4.11.8. Бюджетна установа може отримувати благодійні внески, гранти та дарунки. До цієї підгрупи належать усі види добровільної безповоротної та безоплатної допомоги. Необхідно звертати увагу на дотримання установою вимог Порядку отримання благодійних (добровільних) внесків і пожертв від юридичних та фізичних осіб бюджетними установами і закладами освіти, охорони здоров’я, культури, науки, спорту та фізичного виховання для потреб їх фінансування, затвердженого постановою Кабінету Міністрів від 04.08.2000 р. № 1222.

Відповідно до зазначеної постанови благодійні внески можуть надаватися благодійниками у грошовій формі для потреб фінансування за напрямами видатків, визначеними благодійником, а також як товари, роботи та послуги. При проведенні перевірки з цього питання необхідно в обов’язковому порядку перевіряти цільове використання отриманих коштів у разі, якщо благодійником визначена мета їх використання.

При цьому кошти благодійних внесків не можуть спрямовуватися на виплату заробітної плати працівникам бюджетних установ. Крім того, вони не повинні заміняти плату за надання установами і закладами платних послуг за переліками, визначеними в установленому порядку.

 

Примітка.

У разі коли на об’єкті контролю проводилося списання з балансу гуманітарної допомоги з певним терміном експлуатації, слід перевірити дотримання вимог Порядку списання товарів (предметів) гуманітарної допомоги, які мають певний термін експлуатації, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 16.03.2000 р. № 514.

 

Бюджетні установи можуть отримувати кошти для виконання окремих конкретних доручень від підприємств, організацій чи фізичних осіб, а також від інших бюджетних установ. До цієї групи належать також інвестиції, які згідно із законодавством надходять до бюджетних установ. У разі надходження коштів для виконання доручень необхідно перевірити їх цільове використання.

4.11.9. Перевіряється своєчасність внесення зміни до спеціального фонду кошторису за іншими джерелами власних надходжень бюджетних установ. Операції, проведені в натуральній формі, відображаються у фінансовій звітності за окремими формами, складеними за певним видом надходжень. З метою врахування операцій, проведених у натуральній формі, в бухгалтерському обліку та звітності вони умовно прирівнюються до надходжень і касових видатків.

Невідображення в обліку і звітності бюджетної установи благодійної допомоги, одержаної нею у вигляді робіт, послуг і товарів, продовжує бути одним з найпоширеніших порушень. Крім того, доцільно аналізувати, чи не планується бюджетною установою на наступні періоди одержання коштів за загальним фондом на ті види видатків, у яких немає потреби через фактичне одержання благодійної допомоги у грошовій, товарній або інших формах.

4.11.10. При отриманні спеціальних коштів на рахунки бюджетних установ також виникають питання щодо оподаткування операцій з надання ними платних послуг.

Відповідно до Закону України «Про оподаткування прибутку підприємств» доходи неприбуткових організацій спрямовуються до складу кошторисів (на спеціальний рахунок) на утримання цих організацій і використовуються на фінансування видатків такого кошторису. Надходження коштів бюджетних (зареєстрованих як неприбуткові) установ і організацій, у разі, коли такі надходження зараховуються до спеціального фонду, не підлягають оподаткуванню податком на прибуток, за виключенням випадків, встановлених цим Законом. У разі виключення зареєстрованої неприбуткової установи (організації) з Реєстру неприбуткових організацій та установ кошти вважаються доходом та оподатковуються на загальних підставах починаючи з моменту виключення з Реєстру.

 

Примітка.

Наказом Державної податкової адміністрації від 11.07.97 р. № 232 затверджено Положення про Реєстр неприбуткових організацій та установ, на виконання якого Державною податковою адміністрацією наказом від 03.07.2000 р. № 355 затверджено Порядок визначення структури ознаки неприбуткових установ (організацій).

 

У свою чергу, віднесення об’єкта контролю до неприбуткових організацій не звільняє його від зобов’язання зареєструватися платником податку на додану вартість, якщо обсяги проведених ним оподатковуваних операцій з продажу товарів (робіт, послуг) протягом останніх 12 календарних місяців перевищують 300 тис. грн. (без урахування ПДВ).

Відповідно до Закону України «Про податок на додану вартість» від сплати ПДВ звільняються операції з безкоштовної передачі продукції (робіт, послуг) власного виробництва за умови, що така передача здійснюється для власних потреб установи. Крім того, цим Законом визначено види діяльності, які звільняються від оподаткування та за якими застосовується нульова ставка податку.

У випадку виявлення в ході проведення контрольних заходів суттєвих порушень порядку ведення бухгалтерського обліку, які свідчать про ухилення об’єкта контролю від сплати податків, необхідно одразу повідомити про це органи податкової служби з метою залучення її представників до проведення ревізії.

 

Примітка.

Також при проведенні ревізії утворення та використання власних надходжень бюджетних установ доцільно використовувати Методичні рекомендації по інспектуванню повноти надходження та правильності використання коштів спеціального фонду кошторису бюджетної установи (заклади охорони здоров’я та соціального захисту населення), які затверджено наказом ГоловКРУ України від 31.03.2006 р. № 115.

 

4.12. Видатки на капітальне будівництво, реконструкцію та ремонт

При перевірці законності здійснення видатків на капітальне будівництво реконструкцію та ремонт необхідно користуватися Методичними рекомендаціями з проведення державною контрольно-ревізійною службою ревізій використання коштів на будівництво, затвердженими наказом ГоловКРУ від 27.02.2009 р. № 39.

4.13. Порядок ведення бухгалтерського обліку. Складання фінансової звітності та її достовірність

На всіх етапах контрольного заходу здійснюється перевірка достовірності бухгалтерського обліку, своєчасності відображення в ньому проведених фінансово-господарських операцій, перевіряється правильність відображення в бухгалтерському обліку операцій з бюджетними коштами, в тому числі з питань дотримання бюджетної класифікації доходів та видатків та достовірність фінансової звітності про такі операції.

Порядки складання місячної та квартальної фінансової звітності установами та організаціями, які отримують кошти державного або місцевих бюджетів, затверджуються наказами Міністерства фінансів та Державного казначейства на кожен бюджетний рік.

 

Директор Департаменту організаційної роботи

С. Чорнуцький

 

КОМЕНТАР РЕДАКЦІЇ

 

ЯК ОРГАНИ КРУ ПРОВОДИТИМУТЬ РЕВІЗІЇ: ПРАКТИЧНІ РЕКОМЕНДАЦІЇ ВІД ГоловКРУ

Практичні рекомендації

щодо проведення ревізій фінансово-господарської діяльності бюджетних установ, що коментуються, містять загальні підходи, методи і процедури, які застосовуються при здійсненні ревізій працівниками органів ДКРС. Базуються вони на основі практичного досвіду органів ДКРС щодо проведення ревізій установ і організацій бюджетної сфери.

Ці

Практичні рекомендації звичайно розроблені для користування працівниками органів ДКРС, але, як-то кажуть, озброєний той, хто знає чого очікувати, тому радимо і вам — підконтрольним об’єктам з ними як слід ознайомитися.

У

Практичних рекомендаціях, зокрема, ви знайдете інформацію щодо документів, які перевірятимуться, основних аспектів перевірки того чи іншого питання, моментів, на які працівники органів ДКРС звертають особливу увагу, тощо.

Крім того, у Практичних рекомендаціях наведені основні нормативні документи, що регулюють діяльність бюджетних установ та відповідно до яких проводяться ревізії фінансового-господарської діяльності.