07.05.2012
НАЦІОНАЛЬНИЙ БАНК УКРАЇНИ
ЩОДО ДОКУМЕНТАЛЬНОГО ОФОРМЛЕННЯ КАСОВИХ ОПЕРАЦІЙ
Лист від 14.02.2012 р. № 11-117/708-1645
Національний банк України розглянув лист <…> щодо надання роз'яснення з питань документального оформлення касових операцій підприємством <…> та в межах компетенції повідомляє таке.
Щодо першого запитання
Відповідно до пункту 4.8 Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затвердженого постановою Правління Національного банку України від 15.12.2004 р. № 637 та зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 13.01.2005 р. за № 40/10320, зі змінами (далі — Положення), на підприємствах, що мають одного касира, за необхідності тимчасової його заміни виконання обов'язків касира покладається на іншого працівника за письмовим наказом керівника. Із цим працівником укладається договір про повну матеріальну відповідальність на час виконання ним обов'язків касира.
Підприємства, штатним розписом яких не передбачено посаду касира, виконання його обов'язків можуть покладати відповідно до письмового розпорядження керівника на бухгалтера чи іншого працівника, з яким укладається договір про повну матеріальну відповідальність.
Таким чином, на підприємствах у разі необхідності тимчасової заміни касира або відсутності посади касира виконання його обов'язків може покладатися за письмовим наказом керівника на бухгалтера (у тому числі залученого на договірних засадах) чи іншого працівника з укладенням договору про повну матеріальну відповідальність. При цьому підпис керівника на видаткових касових документах має бути обов'язково.
Крім того, вважаємо, що керівник за наявності на підприємстві посад головного бухгалтера та касира не має права одноосібно підписувати касові документи.
Водночас у разі відсутності на підприємстві інших працівників керівник має право підписувати касові документи одноосібно як керівник підприємства.
Щодо другого запитання
Згідно з пунктом 3.11 Положення прибуткові та видаткові касові ордери до передачі в касу реєструються бухгалтером у журналі реєстрації прибуткових і видаткових касових документів (додаток 4 до Положення), який ведеться окремо за прибутковими та видатковими операціями. Видаткові касові ордери, оформлені на підставі видаткових відомостей, реєструються в такому журналі після здійснення виплат, указаних у видатковій відомості.
Реєстрація касових ордерів та видаткових відомостей може здійснюватися за допомогою комп'ютерних засобів, що забезпечують формування та роздрукування необхідних касових документів. Водночас у документі «Вкладний аркуш журналу реєстрації прибуткових і видаткових касових ордерів», який формується та роздруковується за відповідний день, забезпечується також формування даних для обліку руху коштів.
Таким чином, підприємствам дозволяється ведення необхідних касових документів в електронному вигляді, у тому числі й журналу реєстрації прибуткових і видаткових касових ордерів.
Заступник Голови Національного банку України В. Ричаковська
КОМЕНТАР РЕДАКЦІЇ
НБУ РОЗ'ЯСНЮЄ ДЕЯКІ ПИТАННЯ ДОКУМЕНТАЛЬНОГО
ОФОРМЛЕННЯ КАСОВИХ ОПЕРАЦІЙ
У листі, що коментується, НБУ відповів на низку запитань, пов'язаних з документальним оформленням касових операцій. Розглянемо їх докладніше.
1. Чи можна виконання обов'язків касира покласти на іншого працівника?
Необхідність тимчасової заміни матеріально відповідальних осіб іншими працівниками установи виникає досить часто (наприклад, у зв'язку з тимчасовою непрацездатністю, у період відпустки, відрядження). У цьому випадку такий працівник обов'язково передає матеріальні цінності іншій особі. До таких тимчасово відсутніх працівників може також належати касир, який входить до складу бухгалтерської чи фінансової служби бюджетної установи.
Відповідно до Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затвердженого постановою Правління НБУ від 15.12.2004 р. № 637 (далі — Положення № 637), касиру забороняється передоручати виконання дорученої йому роботи іншим особам. У бюджетних установах, у штаті яких передбачено одного касира, у разі потреби його тимчасової заміни виконання обов'язків касира покладається на іншого працівника.
Як зазначає НБУ в листі, що коментується, якщо посаду касира штатним розписом установи не передбачено, то за письмовим розпорядженням керівника виконання обов'язків касира покладається на бухгалтера чи іншого працівника, з яким укладається договір про повну матеріальну відповідальність.
Для покладання обов'язків касира на іншого працівника необхідно виконання таких умов:
— керівник установи має видати наказ про виконання обов'язків касира таким працівником;
— на час виконання таким працівником обов'язків касира необхідно укласти з ним договір про повну матеріальну відповідальність;
— провести інвентаризацію каси (на день приймання-передачі справ), результати якої відобразити в Акті інвентаризації наявності грошових коштів, цінностей;
— цінності, що знаходяться в касі, має бути перераховано такою іншою особою та передано їй у присутності керівника та головного бухгалтера чи у присутності комісії, призначеної керівником установи. За результатами такого перерахунку складається акт приймання-передачі довільної форми, що підписується зазначеними особами.
Після цього працівник, на якого тимчасово покладено виконання обов'язків касира, у загальновстановленому порядку має виконувати обов'язки та функції касира, визначені Положенням № 637, а також посадовою інструкцією касира.
2. Чи передбачено нормативними актами можливість ведення Журналу реєстрації прибуткових та видаткових касових ордерів в електронному вигляді?
Згідно з п. 3.11 Положення № 637 усі прибуткові та видаткові касові ордери до передачі до каси установи реєструються бухгалтером у Журналі реєстрації прибуткових і видаткових касових документів. Виняток стосується лише видаткових касових ордерів , які оформлено на підставі видаткових відомостей на виплату грошей, — вони реєструються після здійснення таких виплат.
Типові форми журналів реєстрації прибуткових і видаткових касових документів (типова форма № КО-3 і типова форма № КО-3а) наведено в додатку 4 до Положення № 637.
Також Положенням № 637 передбачено, що реєстрація касових ордерів та видаткових відомостей може здійснюватися за допомогою комп'ютерних засобів. У цьому випадку програмне забезпечення, за допомогою якого ведуться касові операції, має забезпечити формування та роздрукування документа «Вкладний аркуш журналу реєстрації прибуткових і видаткових касових ордерів» за відповідний день, а також забезпечувати формування даних обліку руху коштів.
Тому НБУ в листі, що коментується, підтверджує можливість ведення необхідних касових документів в електронному вигляді, у тому числі й Журналу реєстрації прибуткових і видаткових касових ордерів. При цьому головне — такі електронні документи повинні мати всі реквізити, передбачені Положенням № 637, а також має дотримуватися порядок їх заповнення та оформлення.
Вікторія МАТВЄЄВА,
економіст-аналітик