Відповідно до п. 6 розд. III Порядку реєстрації та застосування реєстраторів розрахункових операцій, що застосовуються для реєстрації розрахункових операцій за товари (послуги), затвердженого наказом Мінфіну від 14.06.2016 р. № 547, внесення чи видача готівки з місця проведення розрахунків повинні реєструватись через реєстратор розрахункових операцій (далі — РРО) з використанням операцій «службове внесення» та «службова видача», якщо такі внесення чи видача не пов’язані з проведенням розрахункових операцій. Крім того, операція «службове внесення» використовується для реєстрації суми готівки, яка зберігається на місці проведення розрахунків на момент реєстрації першої розрахункової операції, що проводиться після виконання Z-звіту.
Згідно з п. 13 ст. 3 Закону України «Про застосування реєстраторів розрахункових операцій у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг» від 06.07.95 р. № 265/95-ВР, із змінами та доповненнями (далі — Закон), суб’єкти господарювання, які здійснюють розрахункові операції в готівковій та/або в безготівковій формі (із застосуванням платіжних карток, платіжних чеків, жетонів тощо) при продажу товарів (наданні послуг) у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг, а також операції з приймання готівки для подальшого її переказу, зобов’язані забезпечувати відповідність сум готівкових коштів на місці проведення розрахунків сумі коштів, яка зазначена в денному звіті РРО, а у випадку використання розрахункової книжки — загальній сумі продажу за розрахунковими квитанціями, виданими з початку робочого дня. Такі вимоги не поширюються на фізичних осіб — підприємців, які є платниками єдиного податку та не зареєстровані платниками податку на додану вартість.
Враховуючи викладене вище, непроведення через РРО суми готівки, яка зберігається на місці проведення розрахунків з використанням операції «службове внесення», може призвести до невідповідності суми готівкових коштів на місці проведення розрахунків сумі коштів, зазначеній у денному звіті.
Пунктом 1 ст. 17 Закону передбачено, що до суб’єктів господарювання, які здійснюють розрахункові операції за товари (послуги), у разі встановлення протягом календарного року в ході перевірки факту невідповідності у юридичних осіб на місці проведення розрахунків суми готівкових коштів сумі коштів, зазначеній у денному звіті, більше ніж на 10 % розміру мінімальної заробітної плати, встановленої законом на 1 січня податкового (звітного) року, а в разі використання юридичною особою розрахункової книжки — загальній сумі продажу за розрахунковими квитанціями, виданими з початку робочого дня, застосовуються фінансові санкції у розмірі:
вчинене вперше — 1 гривня;
за кожне наступне вчинене порушення — 100 % вартості проданих з порушеннями, встановленими цим пунктом, товарів (послуг).
Водночас якщо операцію «службова видача» не зроблено в кінці дня, при цьому для реєстрації суми готівки, яка зберігається на місці проведення розрахунків на момент реєстрації першої розрахункової операції, що проводиться після виконання Z-звіту, було здійснено операцію «службове внесення», то невідповідності суми готівкових коштів на місці проведення розрахунків сумі коштів, зазначеній у денному звіті, не виникає.
За матеріалами, розміщеними на Загальнодоступному інформаційно-довідковому ресурсі Державної фіскальної служби
(http://zir.sfs.gov.ua/)