21.05.2018
Державна казначейська служба України розглянула лист <…> міської ради <…> щодо реєстрації в органах Казначейства бюджетних зобов’язань та бюджетних фінансових зобов’язань при відшкодуванні коштів працівникам установи на підставі звіту про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт, і в межах компетенції повідомляє.
Порядок реєстрації бюджетних зобов’язань регламентується Бюджетним кодексом України (далі — Кодекс) та наказом Міністерства фінансів України від 02.03.2012 р. № 309 «Про затвердження Порядку реєстрації та обліку бюджетних зобов’язань розпорядників бюджетних коштів та одержувачів бюджетних коштів в органах Державної казначейської служби України», зареєстрованим в Міністерстві юстиції України 20.03.2012 р. за № 419/20732 (далі — Порядок № 309).
Відповідно до частини 1 статті 48 Кодексу розпорядники бюджетних коштів беруть бюджетні зобов’язання та здійснюють платежі тільки в межах бюджетних асигнувань, встановлених кошторисами, враховуючи необхідність виконання бюджетних зобов’язань минулих років.
Розпорядники бюджетних коштів згідно з пунктами 2.2 та 2.4 Порядку № 309 подають до відповідного органу Казначейства Реєстр бюджетних зобов’язань розпорядників (одержувачів) бюджетних коштів та/або Реєстр бюджетних фінансових зобов’язань розпорядників (одержувачів) бюджетних коштів, а також оригінали документів або їх копії, засвідчені в установленому порядку, що підтверджують факт узяття бюджетного зобов’язання та бюджетного фінансового зобов’язання.
Пунктом 13.2 Порядку казначейського обслуговування місцевих бюджетів, затвердженого наказом Міністерства фінансів України від 23.08.2012 р. № 938, зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 12.09.2012 р. за № 1569/21881 (далі — Порядок № 938), передбачено, що готівка на здійснення інших видатків, які не можуть бути проведені у безготівковій формі, розпорядникам бюджетних коштів видається на підставі заявки на видачу готівки.
Слід зазначити, що після отримання розпорядником бюджетних коштів матеріальних цінностей або послуг, придбаних/отриманих за готівку, до органів Казначейства подаються документи, які підтверджують здійснені видатки (акти придбання матеріальних цінностей чи послуг, рахунки-фактури тощо).
У разі неподання розпорядником бюджетних коштів до органу Казначейства протягом трьох робочих днів після закінчення строку, на який надається готівка під звіт, документів, що підтверджують отримання товарів, робіт чи послуг, органи Казначейства припиняють видачу готівки на зазначені цілі.
Видача готівки відновлюється після подання розпорядником бюджетних коштів до органу Казначейства документів, що підтверджують отримання товарів, робіт чи послуг (пункт 13.4 Порядку № 938).
Перший заступник Голови В. Дуда
Коментар редакції
Зазвичай працівник перед відрядженням отримує під звіт певну суму коштів, а після повернення до місця роботи — звітує про їх використання. Але буває, що працівнику не вистачає отриманих коштів, або ж взагалі перед направленням у відрядження не було надано аванс. Тому й виникає у працівника потреба витратити власні кошти, а потім — отримати відшкодування понесених витрат.
Сподіваємось, що стосовно першої ситуації все більш-менш зрозуміло, адже порядок дій у разі, коли працівник отримує аванс перед відрядженням, чітко визначений в таких нормативно-правових актах, як:
— Порядок казначейського обслуговування місцевих бюджетів, затверджений наказом Мінфіну від 23.08.2012 р. № 938 (далі — Порядок № 938);
— Порядок казначейського обслуговування державного бюджету за витратами, затверджений наказом Мінфіну від 24.12.2012 р. № 1407 (далі — Порядок № 1407).
Що стосується другої ситуації, то у зазначених документах немає окремої норми, яка б її врегульовувала. Тому й виникає питання: які саме документи необхідно подати установі для реєстрації бюджетних фінансових зобов’язань у такому випадку до органу Казначейства з урахуванням вимог Порядку реєстрації та обліку бюджетних зобов’язань розпорядників бюджетних коштів та одержувачів бюджетних коштів в органах Державної казначейської служби України, затвердженого наказом Мінфіну від 02.03.2012 р. № 309 (далі — Порядок № 309).
Саме це питання й роз’яснює Казначейство у листі, що коментується.
Для оформлення документів на отримання заробітної плати, стипендії, допомоги, видатків на службові відрядження та інших коштів, що видаються на видатки, які не можуть бути проведені безготівковою оплатою, розпорядники бюджетних коштів та одержувачі бюджетних коштів подають до Казначейства Заявку на видачу готівки в двох примірниках. Форма такої заявки наведена у додатку 35 до Порядку № 1407.
Отже, при відшкодуванні коштів, витрачених у відрядженні чи на господарські потреби, установа також повинна подати Заявку на видачу готівки.
Також автори листа нагадали про необхідність подання документів, які підтверджують здійснені видатки. Так, випадки, коли розпорядники бюджетних коштів повинні подавати до Казначейства підтвердні документи, визначені у Порядку № 938 та Порядку № 1407 (ср. ). А саме, після отримання установою матеріальних цінностей або послуг, придбаних/отриманих за готівку, до Казначейства подають документи, які підтверджують здійснені видатки (акти придбання матеріальних цінностей чи послуг, рахунки-фактури тощо). Тому якщо працівник у відрядженні витратив власні кошти, для отримання відшкодування понесених витрат до Казначейства необхідно подати підтвердні документи.
Розглянемо ситуацію: водій був направлений у відрядження на службовому автомобілі. Перед відрядженням він своєчасно отримав аванс на відрядження і на паливо. Але йому прийшлося додатково у відрядженні витратити власні кошти, заплативши за паркування. При цьому витрати на паркування не було включено до розрахунку авансу на відрядження, відповідно, водій коштів на цю мету не отримував. Як діяти у такому випадку?
Перш за все водію необхідно подати пояснювальну записку з обґрунтуванням необхідності оплати послуг за паркування під час відрядження на ім’я керівника установи. При цьому обов’язковою умовою є наявність документів, що підтверджують факт оплати таких послуг.
Тепер щодо реєстрації зобов’язань.
Згідно з п. 2.4 Порядку № 309 розпорядники подають до Казначейства Реєстр фінансових зобов’язань на паперових (у двох примірниках) та електронних носіях, а також оригінали документів або їх копії, засвідчені в установленому порядку, що підтверджують факт узяття бюджетного зобов’язання та бюджетного фінансового зобов’язання. Строк подання таких документів — протягом 7 робочих днів з дати прийняття ними до виконання бюджетного фінансового зобов’язання, якщо інше не передбачено бюджетним зобов’язанням.
З огляду на це, для реєстрації бюджетних фінансових зобов’язань на відшкодування працівнику коштів, витрачених у відрядженні на паркування авто, установа подає до Казначейства Заявку на видачу готівки.
Також Казначейство нагадало про своєчасність подання документів, що підтверджують отримання товарів, робіт чи послуг, на придбання яких було видано кошти під звіт. Такі документи необхідно подати до Казначейства протягом 3 робочих днів після закінчення строку, на який надається готівка під звіт. У разі якщо установа не дотримується встановленого терміну, Казначейство припиняє видачу готівки на зазначені цілі. Лише після того, як розпорядник подасть до Казначейства підтвердні документи, видачу готівки відновлюють. Такі правила видачі готівки розпорядникам бюджетних коштів передбачено п. 13.4 Порядку № 938 та п. 12.4 Порядку № 1407.
Вікторія МАТВЄЄВА, економіст-аналітик