Працівник йде у відпустку: хто попрацює за нього?

Законодавством передбачено декілька варіантів покладення обов’язків одного працівника на іншого:

1) виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника;

2) тимчасове заступництво;

3) суміщення професій (посад);

4) розширення зони обслуговування, збільшення обсягу виконуваних робіт.

При виборі підходящого варіанту вирішальну роль грає той факт, є тимчасово вільна посада вакантною чи ні. Адже якщо посада вакантна, дозволяється використовувати третій та четвертий варіанти, а перші два — ні.

Звичайно, коли працівник йде у відпустку, посада за ним зберігається. Тобто вона не є вакантною. Тож у цьому випадку можна обрати один із перших двох варіантів заміни тимчасово відсутнього колеги: виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника або тимчасове заступництво.

Давайте розглянемо обидва детальніше.

Варіант 1. Виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника

Оформлюємо. У загальному випадку порядок його оформлення та оплати регламентується ст. 105 КЗпП і п. 2 постанови № 1145. Відповідно до зазначених нормативних актів виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника має місце, коли працівник разом із своєю основною роботою, обумовленою трудовим договором, виконує обов’язки іншого, тимчасово відсутнього, працівника.

Тобто в цьому випадку працівник:

1) не звільняється на час виконання чужої роботи від основної роботи, що передбачена його трудовим договором;

2) виконує додаткові обов’язки протягом робочого дня (зміни) з дотриманням нормальної тривалості робочого часу, установленої КЗпП;

3) погоджується на збільшення трудового навантаження;

4) має право на доплату відповідно до ст. 105 КЗпП.

Оплачуємо. Працівникам за виконання обов’язків тимчасово відсутнього колеги передбачена доплата (ст. 105 КЗпП). Що стосується розміру доплати, то п.п. «а» п.п. 3 п. 3 постанови № 1298 передбачено наступне: доплата за виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника встановлюється у розмірі до 50 % посадового окладу (тарифної ставки). Крім того, для деяких бюджетних галузей існують ще й свої профільні правила встановлення доплати. Однак вони повторюють вказану норму.

Так, для медиків та працівників установ соціального захисту встановлення доплат регламентується Умовами № 308/519. Відповідно до п.п. 3.1.1 цих Умов професіоналам, фахівцям, технічним службовцям та робітникам, які виконують у тому ж самому закладі, установі поряд зі своєю основною роботою додаткову роботу за іншою професією (посадою) або обов’язки тимчасово відсутнього працівника без звільнення від своєї основної роботи, провадиться доплата в розмірі до 50 % посадового окладу за основною посадою.

Порядок встановлення доплат педагогічним працівникам регламентовано наказом № 557. Так, п.п. «а» п.п. 3 п. 4 цього наказу за виконання обов’язків тимчасово відсутніх працівників передбачена доплата в розмірі до 50 % посадового окладу.

Для працівників сфери спорту та фізкультури також передбачена аналогічна норма. Так, відповідно до п.п. «а» п.п. 4 п. 2 наказу № 2097 за виконання обов’язків тимчасово відсутніх працівників установлюється доплата у розмірі до 50 % їх посадових окладів (ставок заробітної плати, тарифних ставок).

Як бачите, у нормативних документах вказаний граничний розмір доплати. А от конкретний її розмір визначає керівник установи в наказі (розпорядженні) про покладання на працівника додаткових функцій з виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника. Розмір доплати залежить від кваліфікації працівника, складності та обсягу виконуваних робіт.

Практична порада! Отримайте від працівника, що замінює колегу-відпускника, письмову заяву зі згодою виконувати додаткові обов’язки. На підставі цієї заяви видайте відповідний наказ (розпорядження). У ньому зазначте назву посади (професії), за якою працівник виконуватиме обов’язки свого тимчасово відсутнього колеги, і розмір установленої доплати. З наказом ознайомте працівника під підпис.

Майте на увазі, що запис про виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника до трудової книжки не вносять.

Проте доплата за виконання додаткової роботи, на жаль, виплачується не всім. Вона не передбачена для наступних категорій працівників:

• керівникам бюджетних установ, їх заступникам, керівникам структурних підрозділів цих установ та їх заступникам. Це передбачено п.п. «а» п.п. 3 п. 3 постанови № 1298 та відповідною «оплатною» галузевою нормативкою;

• працівникам, для яких виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника передбачено посадовою інструкцією. У цьому є логіка, адже в такому разі за виконання цієї роботи працівники отримують заробітну плату згідно з умовами трудового договору.

Варіант 2. Тимчасове заступництво

Оформлюємо. Відповідно до абз. 1 п. 1 роз’яснення № 30/39 тимчасовим заступництвом вважається виконання службових обов’язків за більш відповідальною посадою тимчасово відсутнього працівника, коли це пов’язане з розпорядчими функціями, працівником, який працює в тій же установі, організації.

На відміну від виконувача обов’язків тимчасово відсутнього працівника, тимчасовий заступник виконує виключно чужі обов’язки. Тобто на період заступництва він звільняється від виконання своєї роботи, обумовленої трудовим договором. При цьому за ним зберігається його основна посада, на яку він прийнятий за трудовим договором. У такому разі працівник призначається «тимчасовим виконувачем обов’язків». Відповідне рішення приймає безпосередньо керівник установи.

Оплачуємо. Тимчасовому заступнику виплачується доплата у розмірі різниці між його фактичним посадовим окладом і посадовим окладом працівника, якого він заміщує (абз. 2 п. 1 роз’яснення № 30/39).

Крім того, роботодавець має право преміювати тимчасових заступників за умовами та в розмірах, установлених за посадою працівника, якого він заміщає. При цьому премію нараховують на посадовий оклад заступника та на різницю в окладах.

Доплати та надбавки, які були встановлені працівникові, який тимчасово виконує обов’язки за більш відповідальною посадою, виплачуються в тому розмірі, в якому виплачувались до призначення на тимчасове замісництво (абз. 3 п.п. «б» п. 1 Роз’яснення № 30/39, лист Мінсоцполітики від 21.07.2011 р. № 590/13/84-11).

Однак, якщо згідно із посадовою інструкцією працівник на час відсутності керівника має виконувати його функції, йому різниця в окладах не виплачується і саме цей працівник має призначатися тимчасовим виконувачем обов’язків (див. лист Мінсоцполітики від 27.01.2015 р. № 73/13/84-15).