07.06.2021
1 Закон України «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо обліку трудової діяльності працівника в електронній формі» від 05.02.2021 р. № 1217-IX.
2 ТК — трудова книжка.
Детальніше про це — в журналі «Бюджетна бухгалтерія», 2021, № 6, с. 23 — 30.
Але не варто кидати все й оцифровувати ТК ваших працівників. Для включення відомостей про трудову діяльність до Реєстру застрахованих осіб відведено 5 років. Утім, є важливі моменти, на які слід звернути увагу вже зараз.
Працівники трудяться станом на 10.06.2021 р. Скануєте і передаєте їх ТК до ПФУ. Так, законодавчо передбачено, що фізособи можуть зробити це самі. Проте, вочевидь, цим займатиметься роботодавець. Адже ТК зберігаються в нього.
Порядок/строки/черговість подання відомостей для створення електронних ТК повинен визначити ПФУ за погодженням із Мінсоцполітики (оновлений п. 5 ч. 4 ст. 20 Закону про ЄСВ). На сайті СПО об’єднань профспілок розміщено проєкт постанови Правління ПФУ про затвердження Порядку подання відомостей про трудову діяльність в електронній формі3. По суті, він формалізує існуючі роз’яснення ПФУ. Зокрема, тут передбачено два способи подання відомостей про трудову діяльність через вебпортал електронних послуг ПФУ (portal.pfu.gov.ua): у вигляді копій сканованих документів та в оцифрованому вигляді — шляхом створення відповідного електронного запису. Після перетворення паперових ТК на електронні відомості видайте наявні ТК працівникам під підпис.
Працівник звільняється після 10.06.2021 р., але відомості з його ТК ще не передано до ПФУ. Сміливо звільняйте і видайте йому в день звільнення належним чином оформлену ТК. А також обов’язково видайте копію наказу про звільнення. Маючи ТК на руках, працівник може сам передати відомості про свою трудову діяльність до ПФУ.
Працівник звільняється після 10.06.2021 р., і його ТК переведено в електронний формат. Видайте копію наказу про звільнення. На вимогу працівника внесіть запис про звільнення до паперової ТК, що зберігається в нього (оновлена ч. 1 ст. 47 КЗпП).
Працівники прийняті на роботу з 10.06.2021 р. Вони повинні будуть надати ТК (за її наявності) або відомості про трудову діяльність із Реєстру застрахованих осіб. Як отримати ці відомості, поки незрозуміло. Ці моменти мають визначити нормативно-правові акти, прийняті на виконання Закону № 1217.
Записи про прийняття, переведення, заохочення та звільнення до паперової ТК роботодавець вносить тільки на вимогу працівника (оновлена ст. 48 КЗпП). При цьому ТК зберігає у себе працівник.
Якщо працівника прийнято на роботу вперше, він має право вимагати оформити йому паперову ТК. І це потрібно буде зробити не пізніше 5 днів після прийняття на роботу.
Основне місце роботи. З 10.06.2021 р. основним місцем роботи вважатиметься місце, де працівник працює на підставі трудового договору і яке він визначив як основне згідно з поданою заявою (до відкликання) та відомостями, що обліковуються в реєстрі застрахованих осіб. Пряму вказівку на це містить оновлений п. 12 ч. 1 ст. 1 Закону про ЄСВ. Чи буде це якась окрема заява? Поки що невідомо. А доти слід використовувати заяву про прийняття на роботу. У ній працівник має прямо зазначати, на яке місце роботи (основне чи за сумісництвом) він просить його прийняти.