Новий ДСТУ 4163:2020 — нові правила оформлення документів

Саме з цієї дати набув чинності новий стандарт, який регулює порядок оформлення організаційно-розпорядчих документів, — ДСТУ 4163:2020 «Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів».

Чому важливо звернути увагу на факт набуття чинності новим ДСТУ?

По-перше, тому, що він установлює склад реквізитів документів; вимоги до змісту та місця розташування реквізитів у документах; вимоги до бланків та оформлення документів; вимоги до виготовлення документів.

По-друге, цей стандарт поширюється на документи, створювані в результаті діяльності держорганів, ОМС, установ та організацій незалежно від їхнього функціонально-цільового призначення, рівня і масштабу діяльності.

Отже, відтепер всю документацію, включаючи й кадрові документи, бюджетні установи мають складати з урахуванням вимог нового стандарту.

Здавалося б, який стосунок мають зазначені зміни до оформлення бухгалтерських документів. Насправді ж, ці новації впливають на порядок заповнення і кадрової, і бухгалтерської документації.Так, склад реквізитів бухгалтерської первинки визначає, звісно, не ДСТУ, а Закон про бухоблік. Але ось в якому форматі проставляти, наприклад, такі реквізити, як «дата» і «підпис» документа, — в Законі про бухоблік ані слова. Тому слід орієнтуватися на загальноприйняті правила, прописані у тому ж таки ДСТУ.

Втім, якщо первинний документ буде заповнено у «старому форматі», це жодним чином не впливає на його чинність.

А зараз стислий огляд найпомітніших новацій. Наведемо нові правила до оформлення кількох найважливіших реквізитів документів.

Підпис документа. Відтепер цей реквізит повинен містити не ініціали та прізвище особи, яка його підписує, а «власне ім’я та прізвище», причому у форматі «Власне ім’я ПРIЗВИЩЕ» (тобто не «І. I. Ковальчук», а «Iван КОВАЛЬЧУК»). Наприклад, ось так:

Дати документа. За новими правилами дату слід оформлювати цифровим або словесно-цифровим способом. Причому у різних реквізитах одного документа дата може бути оформлена як словесно-цифровим способом, так і цифровим. Тож дату можна проставляти таким чином:

Відбиток печатки. Проставляємо відбиток печатки або в спеціально призначеному для цього місці з відміткою «МП», або так, щоб він охоплював останні кілька літер найменування посади особи — підписанта документа. При цьому особистий підпис такої посадової особи відбиток печатки не має зачіпати.

І наостанок ще один важливий момент, а точніше, дружня порада. Використовуючи типові форми документів, поки що не приведені у відповідність до вимог ДСТУ 4163:2020, заповнюйте реквізит «підпис» у форматі, передбаченому відповідною типовою формою (тобто з ініціалами).