Як організувати зберігання та знищення бухгалтерських документів?

1. Організація зберігання документів

Де та як зберігати документи до передачі в архів? У кожній бюджетній установі в процесі її діяльності накопичується значна кількість документів. Адже необхідність наявності документів, які підтверджують факт здійснення тієї чи іншої операції, прямо передбачена законодавством. Насамперед про це зазначено в ст. 9 Закону № 996*.

* Закон України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» від 16.07.99 № 996-XIV.

Ба більше, первинні документи та облікові регістри, які пройшли обробку, а також фінансову та іншу звітність установи зобов’язані належним чином зберігати протягом певного часу. Особливості зберігання бухгалтерських документів до моменту передачі їх до архіву визначено п. 6 Положення № 88*. Для наочності зобразимо порядок зберігання схематично.

* Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затверджене наказом Мінфіну від 24.05.95 № 88.

Зберігання бухгалтерських документів

Хто відповідає за зберігання документів? Відповідальність за збереження оброблених документів, облікових регістрів та звітності протягом установленого законодавством строку несе керівник установи. Це прямо передбачено ч. 3 ст. 8 Закону № 996.

Тоді як зберігання первинних документів та регістрів бухгалтерського обліку, які пройшли обробку і були підставою для складання звітності, а також оформлення і передачу їх до архіву має забезпечити головний бухгалтер установи або особа, яка забезпечує ведення бухгалтерського обліку. Таким є припис п. 6.7 Положення № 88.