Користування особистим майном працівника: покроковий алгоритм

Використання особистих речей працівниками на робочих місцях у службових цілях вимагає правильного документального оформлення. Наведемо покроковий алгоритм дій для оформлення відносин між бюджетною установою — роботодавцем та працівником щодо користування особистими речами.

Крок 1. Вибір виду договору

— Слід оцінити мету та умови використання майна працівника.

— Якщо планується передача майна у користування, а не лише його зберігання, доцільно оформити договір позички (безоплатного користування).

Крок 2. Подання заяви працівником

— Працівник подає заяву на ім’я керівника установи з проханням надати дозвіл на використання у процесі своєї роботи його особистого майна.

— У заяві слід зазначити стислу інформацію про майно та мету використання.

Крок 3. Укладання договору позички

— Відносини, які виникають між працівником та установою за договором позички, визначено ст. 827 — 836 ЦКУ*. Такий договір оформляють у письмовій формі.

* Цивільний кодекс України від 16.01.2003 № 435-IV.

— Договір позички є безоплатним. Але безоплатність такого договору має бути прямо обумовлена сторонами в тексті договору або ж це повинно випливати із суті відносин між ними.

— Сторони самостійно вирішують, на який строк укладають договір позички, та зазначають про це в договорі. Якщо ж сторони не встановили строку користування річчю, він визначається відповідно до мети користування нею.

— Обов’язкові умови договору позички:

а) характеристика та вартість майна, яке працівник передає у користування установі;

б) строк користування майном;

в) плата за користування або безоплатність.

Крім того, у договорі позички слід прописати:

а) порядок та умови здійснення витрат на утримання майна (на ремонт, обслуговування тощо);

б) права та обов’язки користувача та позичкодавця майна (хто, крім працівника — власника відповідного майна, може користуватися ним та чи може взагалі);

в) порядок повернення майна та правові наслідки неповернення майна після закінчення строку користування;

г)умови зміни та припинення договору.

Крок 4. Оформлення приймання-передачі майна

— Необхідно скласти Акт приймання-передачі матеріальних цінностей (у довільній формі).

В акті слід навести:

а) опис майна (назва, модель, серійний номер, технічні характеристики);

б) вартість;

в) стан на момент передачі / повернення;

г) дату передачі / повернення.

— Акт приймання-передачі повинні підписати користувач (представник установи) та позикодавець (працівник — власник майна).

Крок 5. Відображення в бухобліку

— Майно, отримане за договором позички, слід обліковувати на позабалансовому субрахунку 011 «Орендовані основні засоби розпорядників бюджетних коштів». На цьому субрахунку відображаємо майно за вартістю, зазначеною в договорі позички.

— Установа-користувач не нараховує амортизацію на майно, отримане у безоплатне користування за договором позички.

— Після завершення строку договору та повернення майна слід:

а) оформити Акт приймання-передачі матеріальних цінностей;

б) списати його з позабалансового обліку.

— Витрати на поточний ремонт (якщо установа-користувач його проводила) відносять на витрати звітного періоду.

Крок 6. Контроль за використанням майна та розірвання договору (за необхідності)

— Працівник-позичкодавець має право вимагати розірвання договору позички та повернення речі достроково, якщо:

а) вона знадобилася власнику (у зв’язку з непередбачуваними обставинами);

б) користування відбувається не за призначенням та є порушенням умов договору;

в) річ передана у користування іншій особі без дозволу;

г) існує ризик пошкодження / знищення через недбале використання.

— Конкретні права та обов’язки сторін прописують у договорі.