12.10.2009
Excel 2007: перегляд і друк. Частина 1
| | Електронний документообіг — це, безумовно, добре. Однак файл до справи не підшиєш і в папку не покладеш. Тому для бухгалтера паперова копія ще тривалий час залишатиметься основною формою подання звітів. На перший погляд, отримати роздруківку дуже просто. Натиснув на ікону, поклав папір у принтер, а все інше Excel зробить сам. Але й тут є свої нюанси та секрети. Розібратися з ними щодо Excel 2007 я і пропоную в цій статті. Микола КАРПЕНКО, канд. техн. наук, доцент кафедри прикладної математики |
Якщо порівняти Excel 2007 з більш ранніми версіями програми, то функціональні можливості у плані підготовки документів до друку в ньому суттєво не змінилися. Набір доступних параметрів, їх призначення переважно залишилися колишніми. Хоча з’явилися й деякі приємні дрібнички. Але найголовніше — істотних перетворень зазнав інтерфейс роботи при підготовці звітів. І розібратися з ним потрібно докладно. Тим більше, що тема друкування в наших публікаціях щодо Excel практично не висвітлювалася. Отже, сьогодні перед нами поставлено такі завдання:
— навчитися готувати звіти для друку та роздруковувати документи в Excel 2007;
— з’ясувати бухгалтерську специфіку цього питання.
Як підготувати документ для друку
Один і той самий документ на екрані при друкуванні виглядає по-різному. І справа не лише в тому, що екран монітора і друкований аркуш відрізняються за розмірами та співвідношенням боків. Принтер і монітор — зовсім різні пристрої з точки зору технічних можливостей. На моніторі можна показати більшу кількість кольорів, ніж на принтері. Зате розділення в монітора (тобто кількість крапок, що відображаються, на сантиметр або дюйм) значно менше. Для цих пристроїв по-різному працюють шрифти. Є й інші технічні деталі. Отже, досягти ідентичного зображення документа на принтері та на дисплеї практично неможливо, як би ми не старалися. Тому, перш ніж друкувати таблицю, замало її тільки форматувати. Потрібен спеціальний інструмент, який покаже документ так, як він виглядатиме при друкуванні. Таким інструментом в Excel є попередній перегляд. У загальному випадку, перш ніж друкувати документ, потрібно виконати такі дії:
1) відформатувати належним чином робочі листи;
2) зазначити параметри сторінки;
3) звернутися до функції попереднього перегляду. Переконатися, що документ добре «лягає» на сторінку;
4) за необхідності відкоригувати параметри сторінки чи переформатувати документ;
5) установити параметри принтера;
6) відправити документ на друк.
Форматувати робочі листи ми вже вміємо. Залишається розібратися з параметрами сторінок та власне друку. В Excel 2007 доступ до цих параметрів можна отримати двома способами: через меню кнопки «
Офис» та через спеціальний розділ «Разметка страницы». У кожного із зазначених способів є свої переваги та обмеження. У першому випадку можна настроїти більшість найпотрібніших параметрів друку. Наприклад, змінити поля на друкованому аркуші, запровадити колонтитули, визначити правила перенесення широких таблиць з одного аркуша на інший, вибрати формат сторінки, її орієнтацію, якість друкування тощо. Такі ж дії можна виконати і через розділ основного меню «Разметка страницы». Однак у цьому розділі є й додаткові можливості для тонкого настроювання процесу друкування. Так, через розділ «Разметка страницы» можна вручну виконати розбиття документа на аркуші, обмежити область друкування певним фрагментом робочого листа, включити друкування заголовків тощо. Тому є сенс ознайомитися з кожним зі способів роботи окремо. І почнемо ми з меню кнопки «Офис».
Друкування з меню кнопки «Офис»
Насамперед відкриваємо документ. Я вибрав як приклад бланк звичайної накладної, який показано на рис. 1. Коли документ відкритий, у нас з’явився об’єкт для друкування. Тепер можна розпочати настроювання параметрів сторінки та роботи принтера. Для цього виконуємо такі дії:
Клацаємо мишею по кнопці «Офис
». Розкриється меню, зображене на рис. 2. У ньому є три пункти:— «
Печать» — тут можна вибрати принтер для роздрукування і настроїти його параметри;—
«Быстрая печать» — застосовується для роздрукування документа на принтер, установлений за умовчанням, без зміни його характеристик;— «
Предварительный просмотр» — у цьому розділі ви можете настроїти параметри сторінки, поля, колонтитули, порядок виходу аркушів тощо; саме в цьому розділі відбувається власне підготовка звіту до його роздрукування. Оскільки установлення параметрів сторінки передує процесу друкування, з них ми й почнемо.
СТРІЧКА «
Предварительный просмотр»Як уже зазначалося, за встановлення параметрів сторінок відповідає розділ меню «
Предварительный просмотр». У цьому режимі Excel показує документ у тому зображенні, як він виглядатиме при друкуванні. Принаймні він намагається зробити це максимально точно.
Важливо!
У режимі попереднього перегляду Excel працює з урахуванням характеристики принтера, на якому друкуватиметься документ. Якщо вибрати інший принтер або змінити параметри друкування, вигляд документа у вікні попереднього перегляду, його розташування на сторінці можуть змінитися.На мій погляд, попередній перегляд є обов’язковим етапом перед роздрукуванням документа. Друкування без попереднього перегляду безглузде. Уявіть собі, що ви зібралися друкувати велику за обсягом таблицю, скажімо, аркушів на 20. Але права колонка цієї таблиці виходить за область друку. Причому зовсім небагато, всього-на-всього на кілька міліметрів. Результат буде однозначним. Ви отримаєте роздруківку із 40 сторінок. На перших двадцяти з них поміститься основна частина таблиці. На останніх двадцяти сторінках — тонка смужка даних, що не вмістилися. До речі, типова ситуація, коли одна «зайва» колонка стає причиною десятків «зайвих» сторінок. Щоб уникнути цього, потрібно перейти у вікно попереднього перегляду, уважно настроїти параметри сторінки та переконатися, що документ правильно «лягає» на аркуш. І тільки після цього можна починати роздрукування. Отже, щоб установити параметри сторінки, виконуємо такі дії:
1) відкриваємо документ (рис. 1). Клацаємо мишею по кнопці «
Офис». Розкриється меню, як показано на рис. 2;
2) ставимо покажчик миші на пункт «Печать». Лівою кнопкою при цьому клацати не потрібно! Розкриється додаткове меню, як показано в лівій частині на рис. 2;
3) клацанням лівої кнопки вибираємо пункт «Предварительный просмотр».
Вигляд робочої області Excel зміниться. У центральній частині вікна з’явиться схематичне зображення документа в тому вигляді, як це буде на роздруківці. У верхній частині вікна з’явиться стрічка «Предварительный просмотр» (рис. 3). На стрічці — три групи іконок: «Печать», «Масштаб», «Просмотр». Розглянемо їх роботу докладніше, причому в тій послідовності, яка потрібна для підготовки звіту до друку.
ДРУКУВАННЯ ТА ВСТАНОВЛЕННЯ ПАРАМЕТРІВ СТОРІНКИ
У групі «
Печать» знаходяться дві іконки: «Печать» і «Параметры страницы». Клацання по кнопці «Печать» почне друкування документа. Це ми робимо в останню чергу. Поки що нам потрібна іконка «Параметры страницы». Клацаємо по ній лівою кнопкою миші. Розкриється вікно, як показано на рис. 4. У цьому вікні є чотири закладки: «Страница», «Поля», «Колонтитулы», «Лист». Подивимося на їх призначення.
Закладка «Страница»
Склад параметрів цього вікна показано на рис. 4. У верхній частині розташована група «
Ориентация». У ній знаходиться перемикач, який може перебувати в положенні «Книжная» чи «Альбомная». При виборі варіанта «Книжная» матеріал звіту буде роздруковано вздовж довгої сторони сторінки. У положенні «Альбомная» звіт друкується вздовж короткої сторони, тобто сторінку Excel розглядає нібито повернутою на 90 градусів. У бухгалтерських звітах такий режим зустрічається часто. Особливо при друкуванні широких таблиць.Важливо!
Орієнтацію сторінки можна встановити і в параметрах принтера. Щоб уникнути конфлікту, перед роздрукуванням перевірте, щоб ці настройки були погоджені. Як це зробити, ми дізнаємося трохи пізніше.Група параметрів «
Масштаб» дозволяє плавно зменшити чи збільшити документ при його роздрукуванні. За умовчанням Excel друкує дані в масштабі «100 %» від натуральної величини. Якщо документ не вміщується на сторінці, виконайте такі дії:1) поставте перемикач «
Установить» в активне положення;2) у полі праворуч від перемикача введіть
відсоток масштабування. Він може перебувати в діапазоні від «10» до «400»;3) натисніть на «
ОК».Другий параметр групи «
Масштаб» називається «Разместить не более чем на:». Включаємо його. Праворуч від назви параметра є два віконця. Перше відповідає за масштабування по горизонталі (по ширині). Друге значення впливає на масштабування по вертикалі. Припустимо, що наш документ «Накладная» трохи виходить за межі сторінки. Ми не хочемо переформатовувати всю таблицю, добирати висоту рядків, ширину колонок тощо. Тут можна застосувати два варіанти. Перший — зменшити масштаб по вертикалі чи горизонталі так, щоб отримати потрібний результат. Другий — включити параметр «Разместить не более чем на:». До полів «стр. в ширину» і «стр. в высоту» ввести значення «1». Коефіцієнт масштабування Excel добере самостійно.Масштабування слід застосовувати обережно. Особливо при роботі з параметрами «
Разместить не более чем на:». Не намагайтеся таблицю з трьох сторінок помістити на один аркуш! Роздруківка буде дуже дрібною, текст у ній стане нечитабельним. Наприклад, якщо в накладній використано шрифт розміром «8 пт.», навіть невелике зменшення такого документа є вкрай небажаним.Порада
Параметр «Разместить не более чем на:» зручно застосовувати для так званої підгонки сторінок. Це коли в багатосторінковому документі пара рядків переходить на нову сторінку і в результаті друкується практично порожній останній аркуш. Щоб уникнути трудомісткого переформатування таблиці, у вікні попереднього перегляду визначте загальну кількість сторінок у роздруківці. Потім включіть параметр «Разместить не более чем на:». Перейдіть у віконце «стр. в высоту:» і введіть кількість сторінок, зменшивши її на «1».Параметр «
Размер бумаги» застосовується для вибору величини друкованого аркуша. Цей параметр подано списком значень. Кількість і склад елементів цього списку залежать від моделі принтера. У вітчизняній практиці застосовують папір форматів «А4» (218 х 297 мм), «А5» (половина від «А4», тобто 210 х 148 мм). У бухгалтерській практиці для широких таблиць інколи застосовують формат «А3» розміром 420 х 297 мм.Параметр «
Качество печати» належить до характеристик друкувального пристрою. Він визначає, з яким розділенням принтер роздруковуватиме звіт. Зазвичай цей параметр залишають за умовчанням, якість друкування найкраще вказувати в характеристиках принтера.Параметр «
Номер первой страницы» впливає на нумерацію аркушів. Значення «Авто» передбачає, що сторінки нумеруються з «1». Якщо таблиця є частиною загального звіту , це значення доведеться змінити. Для цього у віконці «Номер первой страницы» просто надрукуйте потрібне число.
Закладка «Поля»
Вигляд вікна для цієї закладки показано на рис. 5. Тут можна встановити розмір відступів між фізичними межами аркуша та областю друку документа. Величину полів уводять у сантиметрах. Для регулювання полів застосовуються чотири віконця — «
верхнее», «нижнее», «левое» та «правое». Якщо в документі передбачено колонтитули, місце їх розташування теж можна змінити. Для цього використовуються два параметри — «верхнего колонтитула:» і «нижнего колонтитула:». Вони визначають вертикальний зсув колонтитулів щодо країв сторінки.Важливо!
Стежте, щоб верхнє та нижнє поля на сторінці (параметри «верхнее» та «нижнее») були більші, ніж відступи для колонтитулів. Інакше текст документа їх перекриє.Бухгалтеру стануть у пригоді параметри «
Центрировать на странице». У цій групі є два прапорці — «горизонтально» та «вертикально». Уключіть їх, і документ буде розташовано по центру щодо країв друкованого аркуша.Важливо!
Центрування Excel виконує з урахуванням полів документа.
Закладка «Колонтитулы»
Рядок колонтитулів — це текст, який Excel друкує на кожній сторінці документа. Колонтитули бувають верхніми (друкуються вгорі сторінки) та нижніми. Для бухгалтера робота з колонтитулами дуже важлива, і не лише тому, що документ із колонтитулами виглядає краще. У колонтитулах можна пронумерувати сторінки, зазначити дату, час друкування, ім’я файлу, його місце розташування тощо. Тому «
Колонтитулы» — одна з найкорисніших закладок у роботі бухгалтера. Щоб сформувати колонтитули, виконуємо такі дії:1) у вікні «
Параметры страницы» клацаємо по закладці «Колонтитулы». Відкриється вікно, як показано на рис. 6. Воно складається з двох частин. Угорі є невелике віконце та випадаючий список з назвою «Верхний колонтитул:». У віконці можна побачити зовнішній вигляд верхнього колонтитула. Поки ця область порожня, оскільки текст колонтитулів ще не визначено;2) клацаємо по полю «
Верхний колонтитул:». З’явиться список із 16 стандартних варіантів оформлення колонтитула. У них можна показати номер сторінки, кількість сторінок у документі, дату створення, ім’я файлу тощо. Унизу вікна є такі самі елементи управління для нижнього колонтитула;3) вибравши відповідне значення зі списку, натискуємо на «
ОК». Колонтитул створено.У центрі вікна розташовано дві кнопки: «
Создать верхний колонтитул…» і «Создать нижний колонтитул…». Їх використовують для того, щоб сформувати текст колонтитулів уручну. Вони дозволяють написати в колонтитулі довільний тест, відформатувати його, вставити службове поле й навіть запровадити малюнок. Обидві кнопки працюють однаково. Тому нам достатньо розібратися зі створенням тільки одного колонтитула. Виконуємо такі дії:1) клацаємо по кнопці «
Создать верхний колонтитул…». З’явиться вікно, як показано на рис. 7;2) у центрі вікна є три віконця: «
Слева:», «В центре:», «Справа:». Вони відповідають трьом варіантам розташування колонтитула: ліворуч, праворуч або в центрі сторінки. Клацаємо лівою кнопкою всередині будь-якої області (я вибрав праву);3) тепер можна надрукувати будь-який текст, а також запровадити спеціальне поле Excel. У міру формування колонтитула він з’являтиметься у віконці «
Верхний колонтитул:». Щоб помістити до колонтитула службову інформацію про документ (ім’я, номер сторінки, кількість сторінок тощо), до тексту потрібно вставити так звані поля. Для цього застосовується спеціальна панель інструментів з 10 іконок. Клацання по будь-якій з них запроваджує до колонтитула відповідне поле. Серед таких полів — «Вставить номер страницы», «Вставить число страниц», «Вставить дату», «Вставить время», «Вставить путь к файлу», «Вставить имя файла», «Вставить имя листа», «Вставить рисунок». Перша кнопка (ліворуч) на панелі відкриває доступ до форматування колонтитулів. Клацання по цій кнопці відкриває вікно «Шрифт». У ньому можна вибрати гарнітуру, розмір символів, їх зображення тощо. Остання кнопка (праворуч) на панелі застосовується для форматування рисунків. Вона дозволяє задати розміри, масштаб рисунка, змінити його яскравість, контрастність, перетворити у відтінки сірого тощо. Докладне призначення кнопок Excel показує у спливаючих підказках;4) завершивши створення колонтитула, натискуємо на «
ОК». Сформований рядок тексту можна буде побачити на кожній сторінці документа.Порада
Вставляйте до колонтитулів відомості про місце розташування документа: ім’я файлу, шлях до файлу (де він знаходиться), ім’я листа. Тоді проблема пошуку в комп’ютері електронної версії віддрукованого документа зникне сама собою. Зрозуміло, номери сторінок і дата друкування теж не будуть зайвими.І ще. Робота з колонтитулом нічим не відрізняється від роботи зі звичайним текстом. Створюючи текст колонтитула, ви можете користуватися буфером обміну, коригувати фрагменти, переносити ділянки тексту з одного колонтитула до іншого.
Повернемося до вікна «
Параметры страницы» (рис. 6). У нижній частині вікна на закладці «Колонтитулы» знаходяться чотири прапорці. Стисло розглянемо їх призначення:1) включіть прапорець «
Разные колонтитулы для четных и нечетных страниц»;2) клацніть по кнопці створення колонтитула. Нехай це буде верхній колонтитул;
3) з’явиться вікно «
Верхний колонтитул», як показано на рис. 7. Але тепер у ньому можна побачити дві закладки: «Верхний колонтитул для нечетной страницы» і «Верхний колонтитул для четной страницы». На цих закладках ви можете сформувати два види колонтитулів, причому окремо — для парних і непарних сторінок. Склад параметрів для роботи з колонтитулами не змінився;4) включіть прапорець «
Особый колонтитул для первой страницы»;5) знову клацніть по кнопці створення верхнього колонтитула. У вікні «
Верхний колонтитул» з’явилася додаткова закладка «Верхний колонтитул первой страницы». Його текст буде надруковано тільки один раз на першій сторінці документа;6) включіть прапорець «
Изменять масштаб вместе с документом»;7) перейдіть на закладку «
Страница», змініть значення поля «Масштаб». Розмір тексту в колонтитулі теж зміниться. При відключеному прапорці «Изменять масштаб вместе с документом» розмір тексту залишиться без змін;8) включіть прапорець «
Выровнять относительно полей страницы». Уміст колонтитулів притиснеться до правого краю щодо віконець, де вони знаходяться. У ранніх версіях Excel усіх цих можливостей не було.
Закладка «Лист»
Переходимо на закладку «
Лист» (рис. 8). Перші три параметри цієї закладки зараз недоступні. Їх можна настроїти, звернувшись до вікна «Параметры страницы» через стрічку «Разметка страницы». А от настройки друку змінити у вікні можна. До таких настройок належать «Печать» і «Последовательность вывода страниц».У групі «
Печать» розташовано чотири прапорці та два параметри. Ось їх призначення.Прапорець «
сетка» включає чи відключає друкування сітки робочого листа. За умовчанням прапорець вимкнено. На роздруківці сітку робочого листа не видно.Важливо!
Не плутайте лінії облямування комірок із сіткою робочого листа. Лінії облямування у звичайному режимі Excel друкує завжди.Прапорець «
черно-белая» друкує кольорову таблицю та діаграми у відтінках сірого.Прапорець «
черновая» друкує таблицю в прискореному режимі. У цьому випадку Excel не виводить на друк рисунки та лінії облямування комірок.Прапорець «
заголовки строк и столбцов» включає або відключає друкування «бордюру» таблиці.Порада
Включіть друкування заголовків при налагодженні великої таблиці. У такому разі ви зможете бачити разом з даними їх адреси на робочому листі.Параметр «
примечания:» впливає на режим друкування коментарів до елементів робочої таблиці. При настроюванні параметрів сторінки через меню «Офис» робота з цим параметром недоступна.Список «
ошибки ячеек как:» дозволяє змінити спосіб друкування повідомлень про помилки при обробленні формул. Тут доступні такі варіанти:— «
на экране» — усі повідомлення на папері виглядатимуть так само, як на робочому листі;— «
<нет>» — помилки на друк не виводяться;— «
--» — повідомлення про помилки Excel замінить подвійним дефісом;— «
#НД» — повідомлення про помилки Excel замінить рядком «#НД».У роботі бухгалтера особливе місце посідає друкування широких таблиць
. Такі таблиці, як правило, не вміщаються на одній сторінці. Їх доводиться друкувати з перенесенням, а потім склеювати або підшивати до загального звіту. Для управління процесом ділення таблиці на аркуші в Excel 2007 передбачено параметр-перемикач «Последовательность вывода страниц», розташований у нижній частині вікна на рис. 8. За умовчанням друкування широкої таблиці відбувається так. Спочатку Excel виділяє ліву частину звіту (за колонками), орієнтуючись на ширину сторінки. Потім він послідовно роздруковує цей фрагмент і лише після цього переходить до друкування правої частини звіту. Такий режим відповідає положенню перемикача «вниз, затем вправо». Коли перемикач знаходиться в положенні «вправо, затем вниз», Excel виконуватиме друкування «по горизонталі», тобто спочатку він виділить частину таблиці, що вміщається на друкований лист за висотою. Потім послідовно роздрукує цей фрагмент на декількох аркушах (спочатку ліву частину, потім — праву тощо). Після цього Excel перейде до друкування наступної частини таблиці.У міру зміни параметрів сторінки її зовнішній вигляд можна контролювати у вікні попереднього перегляду. Закінчивши настроювання параметрів, натискуємо на «
ОК».
МАСШТАБ ТА НАВІГАЦІЯ В РЕЖИМІ ПОПЕРЕДНЬОГО ПЕРЕГЛЯДУ
При настроюванні параметрів сторінки ви можете змінювати масштаб документа безпосередньо у вікні попереднього перегляду. Для цього на стрічці «
Предварительный просмотр» передбачено кнопку «Масштаб». Клацання мишею по цій кнопці розгортає документ на все вікно. Повторне клацання зменшує його приблизно на 25 %.Важливо!
На масштаб друкування ця кнопка не впливає.При настроюванні параметрів друку великих звітів потрібно переглядати всі сторінки документа. Для цього застосовуються дві кнопки: «
Следующая страница» і «Предыдущая страница». Клацання по першій з них перегортає роздруківку на одну сторінку вниз. Клацання по кнопці «Предыдущая страница» перегортає звіт на сторінку вгору. Обидві кнопки знаходяться у групі «Просмотр». Поруч розташовано іконку «Закрыть окно предварительного просмотра», яка завершує сеанс щодо настроювання параметрів сторінки.
ЩЕ РАЗ ПРО ВСТАНОВЛЕННЯ ПОЛІВ
На стрічці попереднього перегляду (рис. 3) ми пропустили важливий інструмент для настроювання полів — прапорець «
Показать поля», розташований у групі «Просмотр». От як із ним працювати:1) клацаємо по іконці лівою кнопкою миші. Навколо документа з’явиться шість ліній: дві вертикальні та чотири горизонтальні. Ці лінії позначають місце розташування лівого, правого, верхнього, нижнього полів, а також відступи від країв сторінки до колонтитулів;
2) ставимо покажчик миші на будь-яку з ліній. Коли він набуде хрестоподібної форми, натискуємо на ліву кнопку та переміщаємо лінію по вертикалі чи по горизонталі. Цим ми змінимо відповідні поля на друкованому аркуші. Під час перетягнення межі в лівому нижньому куті екрана можна побачити інформацію про розмір вибраного поля (у сантиметрах). У деяких версіях Excel 2007 ця інформація відображається у вигляді спливаючої підказки.
Порада
Робота з параметром «Показать поля» — найзручніший спосіб підгонки сторінок при підготовці звітів до друку, оскільки він забезпечує візуальний контроль за всіма змінами. Я рекомендую користуватися саме цим способом при настроюванні полів сторінки.Підіб’ємо невеликий підсумок і зробимо це на прикладі підготовки до друку документа «
Накладная» (рис. 1). Послідовність наших дій буде такою:1) відкриваємо документ. Клацаємо по кнопці «
Офис», вибираємо пункт «Печать», потім — «Предварительный просмотр»;2) клацаємо по кнопці «
Печать». У полі «Имя:» вибираємо принтер або залишаємо значення без змін. Це потрібно зробити для того, щоб результат попереднього перегляду працював з урахуванням характеристик того принтера, на якому друкуватиметься документ;3) клацаємо по кнопці «
Параметры страницы». Переходимо на закладку «Страница»;4) документ «
Накладная» я будував з розрахунку на аркуш формату «А5». Відповідно і у списку «Размер бумаги» вибираємо «А5». Після цього бачимо, що документ наш не помістився за шириною сторінки. Вихід за межі друкованого аркуша невеликий. Проблему, найімовірніше, удасться вирішити за рахунок регулювання полів та масштабу документа. Масштаб може зменшити розмір шрифтів. Тому його ми змінюватимемо в останню чергу ! Спочатку займемося полями;5) включаємо прапорець «
Показать поля» (рис. 3). У вікні попереднього перегляду з’являться шість пунктирних ліній. Ми повинні змінити розміри лівого та правого полів. Почнемо з правого;6) ставимо покажчик на праву вертикальну лінію. Плавно переміщаємо її праворуч. При цьому дивимося на лівий нижній кут вікна Excel. Там можна побачити інформацію про поточний розмір правого поля;
7) коли розмір поля опиниться біля кнопки «
1см», відпускаємо кнопку миші;8) також зменшуємо розмір лівого поля. Документ практично помістився на екрані, залишилося доопрацювати його зовсім небагато. Тут уже допоможе масштаб;
9) клацаємо по іконці «
Параметры страницы» (рис. 3);10) в однойменному вікні (рис. 4) переходимо на закладку «
Страница»;11) у групі «
Масштаб» знаходимо параметр «установить:». Уводимо до нього значення «95%». У документі «Накладная» я використовував шрифти розміром від 10 до 12 пунктів. У нашому випадку зменшення документа на 5 % цілком допустиме;12) натискуємо на «
ОК». Документ повністю помістився на сторінку;13) знову переходимо у вікно «
Параметры страницы». Викликаємо закладку «Колонтитулы» (рис. 6);14) клацаємо по кнопці «
Создать нижний колонтитул». З’явиться вікно, як показано на рис. 7;15) клацаємо мишею по віконцю з назвою «
Слева:»;16) клацаємо по кнопці «
Вставить путь к файлу» (іконка із зображенням папки). У віконці з’явиться текст «&[Путь]&[Файл]»;17) виділяємо цей текст. Клацаємо по іконці «
Формат текста». У вікні на рис. 7 це іконка із зображенням символу «А». З’явиться вікно «Шрифт»;18) вибираємо розмір шрифту 7 або 8 пунктів, гарнітуру «
Arial». Щоб напис не впадав в очі, можна встановити сірий колір символів;19) у вікні «
Шрифт» натискуємо на «ОК». У вікні «Нижний колонтитул» теж натискуємо на «ОК». У вікні «Параметры страницы» натискуємо на «ОК».Документ готовий до друку, бо вмістився на аркуш. У нижній частині накладної дрібним шрифтом надруковано ім’я файлу та його місцезнаходження.
Після того як параметри сторінки встановлено, починаємо друкувати документ. Це можна зробити через меню «
Офис» (пункти «Печать», «Быстрая печать») чи безпосередньо зі стрічки попереднього перегляду.На цьому ми перервемо наше перше знайомство з інструментами підготовки документів до друку в програмі Excel 2007. А в наступній статті розглянемо роботу зі спеціальною стрічкою «
Разметка страницы» у частині настройок параметрів принтера.
Чекаю ваших листів, пропозицій та зауважень на
bk@id.factor.ua, nictomkar@rambler.ru або на форумі редакції www.bk.factor.ua/forum . Успішної роботи!