14.06.2010
Відносини з покупцями та замовниками: ланцюжок документів
Частина 1. Рахунок-фактура
У декількох попередніх номерах було розглянуто ланцюжок документів, якими в «1С:Бухгалтерії 7.7» оформляються ті чи інші операції у відносинах з постачальниками та підрядниками*. Тепер прийшла черга детально розглянути документи, якими оформляються відносини з покупцями та замовниками: реєстрація замовлення, відпуск товарів і послуг, оформлення повернення товарів. Отже, сьогодні йтиметься про документ «Счет-фактура», який у подальшому може слугувати підставою для введення документів «Расходная накладная», «Оказание услуг», «Ликвидация необоротных активов». Тему грошових розрахунків, які з постачальниками і з покупцями оформляються однаково, буде розглянуто в окремих статтях.
Сергій КАМЕНСЬКИЙ, консультант «Б & К»
* Див статті «Відносини з постачальниками та підрядниками — ланцюжок документів (частина 1)» («Б & К», 2010, № 6, c. 17), «Відносини з постачальниками та підрядниками — ланцюжок документів. Частина 2. Оприбуткування ТМЦ та супутні витрати» («Б & К», 2010, № 7, c. 7), «Відносини з постачальниками та підрядниками: оприбуткування послуг» («Б & К», 2010, № 8, c. 16), «Відносини з постачальниками та підрядниками: повернення ТМЦ» («Б & К», 2010, № 9, c. 20).
Документ «
Счет-фактура» дуже схожий на «Счет входящий», який було розглянуто у статті «Відносини з постачальниками та підрядниками — ланцюжок документів (частина 1)» («Б & К», 2010, № 6, c. 17). Фактично це той самий первинний документ, тільки «свій», а не «чужий». І служить цей документ для тієї ж мети: стати замовленням (початком ланцюжка взаєморозрахунків) при продажах на умовах передоплати. Банківська виписка або прибутковий ордер служити замовленнями не можуть. Коли підприємство отримає передоплату, без застосування рахунку-фактури її неможливо буде віднести на певне замовлення, адже введення субконто виду «Заказы» є обов’язковим.Рахунок можна ввести на підставі договору. Сам рахунок може слугувати підставою для введення документів «
Расходная накладная», «Оказание услуг», «Ликвидация необоротных активов». Проводок документ не формує.Доступ до рахунків-фактур забезпечує однойменний журнал. Вікно журналу (рис. 1) забезпечує додатковий сервіс: у групі «
Доп. информация» виводяться повідомлення про документи, зареєстровані на підставі рахунка. На рисунку показано, що за рахунком-фактурою № СФ-0000004 від 22.03.2005* вже зареєстровані видаткова накладна, податкова накладна і платіжний документ. Подробиці можна дізнатися, відкривши журнал підпорядкованих документів або побудувавши їхнє дерево (рис. 2).* Нагадаємо, що для ілюстрації матеріалу статті використовується демонстраційна база ТОВ «Добро», що надається разом із типовою конфігурацією «Бухгалтерський облік для України».
На рисунку видно дві згадки про одну й ту саму податкову накладну від 22.03.2005 р. Так вийшло тому, що податкова накладна була створена на підставі видаткової накладної, але як замовлення в ній вказано рахунок.
Новий рахунок можна зареєструвати з журналу «
Счет-фактура» за допомогою кнопки «Новая строка» або клавіші «Insert». Якщо журнал закритий, можна виконати команду «Документы → Расход → Счет». Відкриється екранна форма документа (рис. 3).
У групі реквізитів «Покупатель» вибираємо покупця з довідника «Контрагенты», зазначаємо валюту розрахунків з ним (за умовчанням використовується гривня) і замовлення. Напис «Без заказа» означає, що замовленням буде сам документ.
Для поля «Что продаем» передбачено два значення: запаси (послуги) або необоротні активи. Термін оплати в однойменному реквізиті заповнюється тільки з метою оформлення, цей термін «1С:Бухгалтерія» не перевіряє.
У рахунку-фактурі мають бути вказані банківські реквізити продавця, за якими покупець здійснить передоплату. За умовчанням у реквізиті «Расчетный счет» вказано основний рахунок. Якщо у підприємства декілька банківських рахунків, у цьому полі можна зазначити потрібний.
УКРУПНЕНі ОДИНИЦі ВИміРюВАННЯ
Довіднику «
Номенклатура» підпорядкований довідник «Единицы измерения». Це дозволяє вводити кількість ТМЦ не тільки в штуках (кілограмах, літрах, метрах тощо), а й у більших одиницях вимірювання: упаковках, тоннах, кілометрах тощо.Клацнувши мишею в комірці «
Ед.» табличної частини документа, ви відкриєте вікно підпорядкованого довідника (рис. 4), відфільтрованого за вибраним ТМЦ. Товару «Крем для лица» призначено дві одиниці вимірювання: штуки та упаковки. В одній упаковці вміщується десять штук товару, отже, коефіцієнт кратності для упаковки дорівнює десяти. Вибравши одиницю вимірювання «Упаковки» і ввівши в графі «Количество» табличної частини рахунка число 10, ми вибрали 10 упаковок товару, тобто 100 штук.
Якщо таблична частина документа дуже велика, її зручніше заповнювати за допомогою кнопки «
Подбор». При підборі одиниці вимірювання не зазначають. Значення комірок «Ед.» можна відкоригувати в набраній таблиці.
ЗНИжКИ тА НАЦіНКИ
Комірки з цінами ТМЦ табличної частини рахунка можна коригувати уручну, надаючи у такий спосіб знижку або вводячи додаткову націнку щодо цін товарів за прайс-листом. У «1С:Бухгалтерії» є й зручніший спосіб застосування знижок і націнок.
Клацнувши по кнопці «
Дать скидку>», ви відкриєте меню, що випадає, зі списком видів знижок (рис. 5).
Знижку можна зазначити у відсотках або сумою. Можна надати знижку як у цілому за накладною, так і за окремими товарними позиціями. Після вибору з меню потрібного способу надання знижки відкриється вікно для введення її значення. У заголовку вікна буде підказка «
Введите процент» або «Введите сумму» (рис. 6). На суму знижки зменшується сума за рахунком без ПДВ. Наприклад, якщо ввести суму 20,50 грн., покупець заплатить на 24,60 (20,50 х 120 %) грн. менше.Щоб застосувати не знижку, а націнку, вводьте суму або відсоток знижки зі знаком «мінус».
Друковану форму рахунка (рис. 7) отримують, клацнувши мишею по кнопці «
Печать».
Отже, рахунок-фактуру створено, роздруковано і видано покупцю. Мине деякий час, і він, сплативши за цим рахунком, прийде отримати оплачені товарно-матеріальні цінності. Тож наступного разу ми розглянемо введення на підставі рахунка-фактури документа «
Расходная накладная».