Подання заяви про реєстрацію бази персональних даних за допомогою «M.E.Doc»

Подання заяви про реєстрацію бази персональних даних за допомогою «M.E.Doc»

 

У системі електронного документообігу «M.E.Doc» у пакеті оновлень версії 10.00.037 від 28.11.2011 р. було реалізовано підписання за допомогою ЕЦП документа «Заява про реєстрацію бази персональних даних», який формується на сайті Державного реєстру баз персональних даних. Прочитавши цю статтю, користувачі програми «M.E.Doc» легко зможуть сформувати заяву про реєстрацію бази персональних даних, завірити її та відправити до відповідного органу.

Євгеній САЗОНОВ, консультант «Б & К»

 

Щоб уникнути проблем з Державною службою України з питань захисту персональних даних, кожному підприємству, а також фізичній або юридичній особі — підприємцю необхідно оформити як мінімум дві бази персональних даних:

— на контрагентів (фізичних осіб);

— на працівників підприємства.

На прикладі ТОВ «Світанок» розглянемо порядок оформлення електронних заяв для реєстрації зазначених вище баз.

Для формування заяв необхідно зайти на сайт реєстру баз персональних даних https://rbpd.informjust.ua/default.aspx . У меню вибрати пункт «Створити заяву → Про реєстрацію БПД». Звертаємо вашу увагу на те, що у верхній частині вікна сайта відображається інформація про час, що залишився до завершення сеансу. При кожному оновленні вікна час повертається у вихідний стан — 60 хвилин. Отже, слід контролювати цей параметр, щоб запобігти можливій втраті даних (рис. 1).

У вікні «Інформація про заяву про реєстрацію бази персональних даних — Створення», що відкрилося, міститься форма заяви, в якій потрібно задати поточну дату її реєстрації. Для цього необхідно натиснути на кнопку (рис. 2).

Після цього вводимо всю необхідну інформацію до обов’язкових для заповнення полів, а саме до полів:

— «Найменування бази персональних даних:*»;

— «Мета обробки персональних даних:*»;

— «Правові підстави обробки персональних даних:*».

Поля: «Додаткові відомості про заяву:», «Додаткові відомості про базу персональних даних:» заповнювати не обов’язково. Також є можливість відправлення свідоцтва про державну реєстрацію бази персональних даних поштою. Для цього в заяві потрібно поставити відповідну ознаку (рис. 2).

Далі переходимо до заповнення відомостей про фактичне місцезнаходження бази персональних даних, про її власника, відомостей про заявника. Відомості про розпорядників бази персональних даних заповнюються тільки у випадку, якщо фізичній або юридичній особі надається право на обробку даних бази. Для заповнення цих даних необхідно натиснути на кнопку (рис. 3).

При натисненні на кнопку відкривається вікно «Відомості про фактичне місцезнаходження бази персональних даних», в якому необхідно заповнити поля: «Країна», «Індекс», «Область», «Назва вулиці й номер будинку» та натиснути на кнопку  (рис. 3).

У разі натиснення на кнопку відкривається вікно «Відомості про володільця», в якому необхідно поставити ознаку «Юридична особа», заповнити поля: «Найменування», «Ознака «Резидент»», «Код ЄДРПОУ», «Податковий номер», «Країна», «Індекс», «Область», «Назва вулиці й номер будинку» та натиснути на кнопку (рис. 3).

При натисненні на кнопку  відкривається вікно «Відомості про заявника», в якому потрібно заповнити поля: «Найменування/ПІБ», «Адреса електронної пошти», «Країна», «Індекс», «Область», «Назва вулиці й номер будинку», «Назва», «Номер», «Дата видачі», «Видавник» та натиснути на кнопку (рис. 3).

Після зазначених вище процедур заява вважається заповненою і її залишається тільки сформувати. Для цього в нижньому правому кутку реєстраційного поля натискуємо на кнопку (рис. 4).

У вікні, що відкрилося, пропонується зберегти сформований файл у зазначене місце. Для цього натискуємо на активний рядок «Зберегти файл заяви» (рис. 5).

Аналогічні дії виконуємо й для реєстрації бази даних контрагентів (фізичних осіб).

Тепер необхідно відкрити програму «M.E.Doc» та за допомогою імпорту завантажити сформовану заяву. Для цього в меню вибираємо «Файл → Імпорт → Заява про реєстрацію бази персональних даних».

У вікні, що відкрилося, слід указати місце зберігання заяви та натиснути на кнопку .

У вікні «Файл» необхідно натиснути на кнопку (рис. 6).

У вікні «Підпис», що відкрилося, потрібно вказати шлях до папки, в якій зберігається електронний ключ директора (файл із дозволом «*.sk»), ввести пароль та натиснути на кнопку (рис. 6).

Програма повертається у вікно «Файл», в якому необхідно знову натиснути на кнопку (рис. 7).

У вікні «Підпис» слід указати шлях до ключа підприємства (файл із дозволом «*.sk»), ввести пароль та натиснути на кнопку .

Далі переходимо до завершального етапу — завірення заяви. Для цього у вікні «Файл» ставимо ознаку напроти підприємства. Цю дію потрібно вчинити для того, щоб сформувався сертифікат відкритого ключа, за допомогою якого одержувач зможе обробити документ. Тепер натискуємо на кнопку (рис. 8).

Далі відкривається вікно «Зберегти файл», у якому необхідно вказати шлях для збереження даних. При збереженні створюється три файли: непідписана заява; підписана заява; сертифікат підписувача. Для створення файлів натискуємо кнопку «ОК».

Тепер знову необхідно повернутися на сайт реєстру баз персональних даних. У меню для подання електронного документа вибрати пункт «Подати заяву» та натиснути на активний рядок «Подати заяву в електронному вигляді» (рис. 9).

У вікні «Подати заяву» (рис. 9) за допомогою кнопок потрібно завантажити в поля: «Файл заяви», «Файл цифрового підпису», «Файл публічного сертифікату» відповідні цим полям файли та натиснути на кнопку (рис. 9).

За допомогою номера заяви та коду доступу користувач може перевірити статус поданої заяви на сайті. Для цього заходимо в меню «Пошук → Пошук заяви», заповнюємо поля: «Реєстраційний номер заяви» та «Код доступу». Потім натискуємо на кнопку (рис. 10).

При цьому з’являється вікно, яке інформує користувача про статус відправленої заяви, а також повідомляє код доступу та номер заяви. Ці дані можна не переписувати, оскільки на електронну адресу, зазначену при реєстрації заяви, буде відправлено лист з реєстраційною інформацією про заяву.

У вікні, що відкрилося, відображається статус заяви (рис. 10). Звертаємо вашу увагу, що рішення про прийняття заяви та видачу свідоцтва про державну реєстрацію бази персональних даних приймається протягом 10 робочих днів.

 

На завершення матеріалу зауважимо, що користувачам програми «M.E.Doc» тепер не потрібно буде стояти в чергах, щоб зареєструвати базу персональних даних. У них з’явилася можливість сформувати заяву на спеціалізованому сайті та за допомогою імпорту програми завірити її. Сподіваємося, що наша стаття допоможе вам зробити це легко і швидко. Бажаємо успіхів!