У чому секрет автоматичного формування звіту за формою № 1ДФ

У чому секрет автоматичного формування звіту за формою № 1ДФ

 

Формування звітності у програмі є завершальним етапом ведення обліку за період. І те, як буде заповнено звіт, насамперед залежить від коректності заповнення в інформаційній базі первинних документів. Які саме документи впливають на заповнення звіту за формою № 1ДФ, звідки програма бере цифри для звіту — про все це читайте нижче. Ганна САРАЄВА, відповідальний редактор «Б & К»

 

Форму № 1ДФ та Порядок подання податкового розрахунку сум доходу, нарахованого (виплаченого) на користь платників податків, і сум утриманого з них податку затверджено наказом ДПАУ від 24.12.2010 р. № 1020 (далі — Порядок № 1020).

Розрахунок за формою № 1ДФ подається щокварталу протягом 40 календарних днів, наступних за останнім календарним днем звітного кварталу, тобто до 9 лютого, 10 травня, 9 серпня і 9 листопада включно. При цьому діє загальне «правило перенесення»: якщо останній день строку подання припадає на вихідний або святковий день, то граничним строком вважається наступний робочий день (п. 2.1 Порядку № 1020). У формі № 1ДФ відображаються всі види доходів незалежно від того, чи підлягають вони обкладенню ПДФО.

При формуванні регламентованих звітів в «1С:Бухгалтерії 8» важливо пам’ятати, що інформація до них заноситься не з документів, а з регістрів накопичення. А от рухи в регістрах накопичення здійснюються документами. Саме тому, уводячи операцію уручну, ви можете не побачити далі цієї суми у звіті. Не є винятком і регламентований звіт «Форма № 1ДФ», механізм заповнення якого базується на даних регістру накопичення «Взаиморасчеты по НДФЛ» (рис. 1) і документах, що відображають виплату заробітної плати і сплату податків до бюджету. Таким чином, коректне заповнення звіту за формою № 1ДФ залежить від правильності ведення розрахунків із заробітної плати.

Але до звіту за формою № 1ДФ мають потрапляти не лише суми заробітної плати, а й усі види доходів незалежно від того, чи підлягають вони обкладенню ПДФО. Як бути в цих випадках, якими документами в «1С:Бухгалтерії 8» відображати інші доходи? Розберемося разом. А для більшої наочності скористаємося прикладом.

ТОВ «Добро» протягом I кварталу 2012 року виплатило фізичним особам такі доходи:

— Богословському Федору Михайловичу — заробітну плату в сумі 13500 грн., утримано податок — 1952,10 грн.;

— Дерюгіну Павлу Івановичу, прийнятому на роботу 20.02.2011 р., — заробітну плату в сумі 4620 грн., утримано податок — 668,05 грн.;

— Дерюгіну Павлу Івановичу за оренду автомобіля — 2000 грн., утримано податок — 300 грн.;

— Алексєєву Ігорю Олеговичу за ЦПД — 1000 грн., утримано податок у розмірі 146,10 грн.;

— СПДФО Власенку Д. О. — грошові кошти в сумі 5000 грн., утримано податок — 0 грн.

 

Зарплата і звіт за формою № 1ДФ

Розглянемо, що і як потрібно робити у програмі, щоб заробітна плата коректно відображалася у формі № 1ДФ. Нижче наведено таблицю, що нагадає вам послідовність оформлення документів з обліку заробітної плати*. Поруч із кожним документом описано основні нюанси його заповнення.

* Якими документами оформляється ця господарська операція в «1С:Бухгалтерії 8», ми писали в «Б & К», 2011, № 1-2.

 

№ з/п	Господарська операція	Документ в «1С:Бухгалтерії 8»	Особливості заповнення документа у програмі
1	Нарахування авансу	«Начисление зарплаты работникам организации»	На закладці «Начисления» поставити прапорець «Предварительный расчет». Документ не розраховує суми утримань із заробітної плати та не формує проводок
2	Виплата авансу та перерахування податків до фондів	«Зарплата к выплате организации»	У реквізиті «Вид выплаты» вказують «Аванс (по предварительному расчету)» і натискують послідовно на кнопки «Заполнить → По характеру выплаты» і «рассчитать налоги». У результаті документ буде заповнено автоматично. Для того щоб при розрахунку авансу не застосовувалася ПСП, необхідно в регістрі «Учетная политика по персоналу» (меню «Предприятие → Учетная политика») установити прапорець «Не применять льготу по НДФЛ для авансов». Проводок не формує
		«Платежное поручение исходящее» з видом операції «Перечисление заработной платы» або «Расходный кассовый ордер»	В обох документах слід зазначити відомість із заробітної плати, на підставі якої провадиться виплата
		«Платежное поручение исходящее» з видом операції «Перечисление налогов/взносов по заработной плате»	Найзручніше формувати платіжні доручення за допомогою обробки «Формирование платежных документов по взносам в фонды»
3	Нарахування заробітної плати	«Начисление зарплаты работникам организации»	Можна автоматично заповнити документ, натиснувши на кнопку «Заполнить и рассчитать все»
4	Виплата заробітної плати і перерахування податків до фондів	«Зарплата к выплате организации»	У реквізиті «Вид выплаты» вказують «Очередная выплата» і натискують на кнопку «Заполнить → По характеру выплаты»
		«Платежное поручение исходящее» з видом операції «Перечисление заработной платы» або «Расходный кассовый ордер»	В обох документах слід зазначити відомість із заробітної плати, на підставі, якої провадиться виплата
		«Зарплата к выплате организации»	У реквізиті «Вид выплаты» зазначають «Перечисление взносов ФОТ (очередная)»
		«Платежное поручение исходящее» з видом операції «Перечисление налогов/взносов по заработной плате»	Можна скористатися обробкою «Формирование платежных документов по взносам в фонды»

　

Ще на етапі оформлення прийняття працівника на роботу в «1С:Бухгалтерії 8» ми в документі «Прием на работу в организацию» заповнюємо реквізит «Вид расчета». Його заповнюють шляхом вибору елемента з планів видів розрахунків «Начисления организации». Як ви можете побачити на рис. 2, у вигляді нарахування «Оклад по дням» (як і в усіх інших видах нарахування у програмі) на закладці «Основные» заповнено реквізит «НДФЛ». Заповнюється цей реквізит шляхом вибору відповідного значення з довідника «Виды доходов НДФЛ». Цей довідник зберігає перелік кодів доходів із Порядку № 1020.

Надалі, нараховуючи працівникам заробітну плату документом «Начисление зарплаты работникам организации», ми бачимо, що цей документ використовує заданий для працівника «Вид расчета» і код доходу цього виду нарахування (рис. 3).

Зверніть увагу: крім проводок, документ «Начисление зарплаты работникам организации» формує низку рухів у різних регістрах (рис. 4), серед яких — регістр накопичення «Взаиморасчеты по НДФЛ».

Порада Якщо працівник має право на податкову соціальну пільгу, зафіксувати цей факт в інформаційній базі потрібно за допомогою документа «Заявление на применение льготы НДФЛ».

При оформленні в «1С:Бухгалтерії 8» документів з обліку зарплати найкраще створювати кожен наступний документ на підставі попереднього.

Таким чином, автоматично до звіту за формою № 1ДФ потраплять ті фізичні особи, яким у програмі за звітний період доходи було нараховано документом «Начисление зарплаты», а виплату доходу було оформлено документами «Зарплата к выплате», «Платежное поручение исходящее» або «Расходный кассовый ордер». Якщо заробітна плата виплачується регулярно, то у звіті за формою № 1ДФ сума нарахованого доходу дорівнюватиме сумі виплаченого доходу, однаковими будуть і суми ПДФО.

 

Доходи, що не є зарплатою

В «1С:Бухгалтерії 8» передбачено можливість реєструвати доходи, що не є заробітною платою, але мають бути відображені у звіті за формою № 1ДФ. Розрахунки з цими контрагентами ведуться стандартними документами, але наприкінці періоду для включення сум виплаченого контрагентам доходу потрібно провести документ «Отражение взаиморасчетов с контрагентами в 1ДФ» (меню «Зарплата → Учет НДФЛ и взносов»).

При цьому можливі дві ситуації. Перша — коли від нас вимагається лише фіксація доходу, а сам ПДФО підприємство не сплачує. Друга ситуація — коли потрібно зафіксувати не лише дохід, а й ПДФО.

У ситуації, коли потрібно тільки відобразити виплачений контрагенту дохід (у нашому прикладі — це перерахування СПДФО Власенку Д. О. 5000 грн.), слід скористатися документом «Отражение взаиморасчетов с контрагентами в 1ДФ». Власне переказ грошових коштів оформляється видатковим касовим ордером або платіжним дорученням, а наприкінці періоду вводять документ «Отражение взаиморасчетов с контрагентами в 1ДФ» (рис. 5). Його можна заповнити автоматично, натиснувши на кнопку «Заполнить». Сума, зазначена в документі, потрапить до граф «3а» і «3» звіту за формою № 1ДФ.

А от у ситуації, коли потрібно відобразити нарахований дохід і ПДФО, обмежитися одним документом «Отражение взаиморасчетов с контрагентами в 1ДФ» не вийде.

Знову звернемося до нашого прикладу. У господарській діяльності підприємства було проведено дві операції, за якими потрібно не лише зафіксувати нарахований дохід, а й ПДФО:

— Дерюгіну Павлу Івановичу за оренду автомобіля нараховано 2000 грн., утримано податок — 300 грн.*;

— Алексєєву Ігорю Олеговичу виплачено за ЦПД 1000 грн.**, утримано податок у розмірі 146,10 грн. (розрахунки здійснювалися за допомогою ручної операції).

* Якими документами оформляється ця господарська операція в «1С:Бухгалтерії 8», ми писали в «Б & К», 2011, № 1-2.

** Розрахунки за цивільно-правовими договорами було розглянуто в «Б & К», 2012, № 5.

У цьому випадку заповнити цілком автоматично документ «Отражение взаиморасчетов с контрагентами в 1ДФ» не вдасться. Вид доходу та суми утриманого ПДФО потрібно буде розрахувати і вказати вручну (рис. 5), після чого документ можна проводити. У результаті ми отримаємо в регістрі накопичення «Взаиморасчеты по НДФЛ» записи про суми нарахованого та утриманого ПДФО.

На підставі документа «Отражение взаиморасчетов с контрагентами в 1ДФ» уводимо документ «Зарплата к выплате организаций» з видом виплати «НДФЛ контрагентов» (рис. 6). Далі на підставі документа «Зарплата к выплате организаций» слід увести вихідне платіжне доручення з видом операції «Перечисление налогов/взносов по заработной плате». Це платіжне доручення формує рух у регістрі накопичення «Взаиморасчеты по НДФЛ», фіксуючи суму виплаченого контрагенту доходу і суму сплаченого ПДФО.

Важливо! Оплату контрагенту ви проводите стандартними документами програми. А для звіту за формою № 1ДФ сума сплаченого контрагенту доходу фіксується документом «Платежное поручение исходящее» з видом операції «Перечисление налогов/взносов по заработной плате».

Зараз я спеціально не проводитиму платіжне доручення, щоб можна було наочніше простежити етапи заповнення звіту з регістру накопичення «Взаиморасчеты по НДФЛ».

 

Відстежуємо взаємозв’язки та заповнюємо звіт

Почнемо із взаємозв’язку між графами звіту № 1ДФ та регістрами:

— до графи «Сумма начисленного дохода (3а)» потрапляє значення колонки «Доход» (якщо рух відбувається зі знаком «+») з регістру накопичення «Взаиморасчеты по НДФЛ»;

— у графі «Сумма удержанного налога: начислено (4а)» відображається сума ПДФО, утриманого з працівника за звітний період. Програма бере інформацію з колонки «Налог» регістру накопичення «Взаиморасчеты по НДФЛ», при цьому враховуються записи зі знаком «+»;

— у графі «Сумма выплаченного дохода (3)» відображається сума виплаченого доходу за звітний період. Програма бере її з колонки «Доход» регістру накопичення «Взаиморасчеты по НДФЛ», використовуються дані тільки рухів зі знаком «-». Суму виплаченого доходу ми зафіксували документом «Зарплата к выплате организаций», але рухи в регістрі буде сформовано лише після проведення платіжного доручення вихідного з видом операції «Перечисление налогов/взносов по заработной плате». У платіжному дорученні має бути вказано посилання на документ «Зарплата к выплате организаций»;

— до графи «Сумма удержанного налога: перечислено (4)» потрапляють дані з рухів регістру «Взаиморасчеты по НДФЛ» зі знаком «-» із колонки «Налог». У цій графі відображається сума ПДФО, зазначена в документі «Зарплата к выплате организаций», але тільки в тому разі, якщо було проведено платіжне доручення вихідне з видом операції «Перечисление налогов/взносов по заработной плате».

Зверніть увагу: у звіті два рядки стосовно Дерюгіна П. І. (рис. 7). Справа в тому, що при отриманні однією фізичною особою різних видів доходів у розрахунку такі суми вказуються в декількох рядках окремо для кожного виду із зазначенням ознаки доходу у графі 5.

Оскільки я не проводила платіжне доручення щодо перерахування ПДФО, у регістрі накопичення «Взаиморасчеты по НДФЛ» стосовно двох контрагентів не сформувалися рухи зі знаком «-». Побачити це можна, зайшовши до регістру накопичення та встановивши відбір за кодом доходу. На рис. 8 установлено відбір за кодами «102» і «127». А оскільки немає рухів зі знаком «-», то у звіті за формою № 1ДФ графи «3» і «4» не заповнено (рис. 7).

Якщо тепер провести потрібне платіжне доручення та переформувати звіт, картина зміниться (рис. 9).

Звіривши вихідні дані нашого прикладу зі звітом, ми побачимо, що звіт за формою № 1ДФ заповнено правильно.

 

Таким чином, для автоматичного заповнення звіту «Форма № 1ДФ» усі господарські операції з нарахування і виплати доходів, нарахування та оплати ПДФО потрібно відображати або документами, призначеними для обліку заробітної плати, або за допомогою документа «Отражение взаиморасчетов с контрагентами в 1ДФ». Нехай цей звіт у вас обов’язково сформується автоматично. Успіхів у роботі!