03.03.2008
ЗАПОВНЮЄМО СУВОРІ ФОРМИ
щодо обліку бланків касових ордерів
До редакції надійшло кілька запитань, пов’язаних з веденням форм з обліку бланків суворої звітності, зокрема касових ордерів. Як підприємству вести прибутково-видаткову книгу з обліку бланків суворої звітності (ф. № СЗ-2), якщо за місяць використовується не більше десяти бланків касових ордерів? Чи можна в ній кількість бланків зазначати поштучно? Чи потрібно відображати списання бланків ордерів у ф. № СЗ-2 або це слід робити в іншій формі? На цих запитаннях ми сьогодні й зупинимося.
Олег ЧЕФРАНОВ, економіст-аналітик Видавничого будинку «Фактор»
В яких формах обліковувати суворі бланки
Ми вже зупинялися на питаннях оформлення касових операцій за допомогою суворих ПКО та ВКО
(«БТ», 2008, № 3, с. 10). Але, як показує практика, із цього приводу виникають нові запитання. Чимала кількість з них пов’язана з порядком заповнення ф. № СЗ-2.Спочатку зупинимося на принципах ведення
прибутково-видаткової книги з обліку бланків суворої звітності (ф. № СЗ-2). Її передбачено для обліку руху бланків суворої звітності на складі. Книгу має бути пронумеровано, прошнуровано і скріплено сургучною печаткою та підписами керівника підприємства і головного бухгалтера.Звертаємо увагу, що в одній
книзі ф. № СЗ-2 підприємство може вести облік декількох видів суворих бланків (ПКО, ВКО, чекові книжки, поштові марки тощо). Для кожного окремого бланка у книзі виділяється одна або кілька сторінок, що передбачено наказом Мінстату «Про затвердження типових форм первинного обліку бланків суворої звітності» від 11.03.96 р. № 67 (далі — наказ № 67). Тому заводити книги ф. № СЗ-2 окремо для ПКО та ВКО не потрібно. А якщо ви вже застосовуєте таку книгу для обліку інших суворих бланків, то можна відступити пару сторінок і почати обліковувати суворі ордери.Дані про надходження суворих ордерів уносяться до
ф. № СЗ-2 на підставі виписаної постачальником прибутково-видаткової накладної ф. № СЗ-1. Звертаємо увагу, що за допомогою ф. № СЗ-1 слід оформляти і переміщення бланків ордерів усередині підприємства (внутрішнє переміщення): передачу зі складу касирам, повернення незатребуваних бланків на склад. Таке переміщення, оформлене ф. № СЗ-1, слід відобразити у ф. № СЗ-2.Книга
ф. № СЗ-2 має перебувати на складі у комірника та відображати рух бланків виключно по складу (наказ № 67). Використання бланків та списання використаних бланків уже відображатиметься в бухгалтерії (за місцем фактичного використання бланків).Тепер розберемося, в яких одиницях обліковувати бланки ордерів у
ф. № СЗ-2. Розробники форми передбачили як таку одиницю обліку «книжку». Одноаркушні суворі бланки пакуються у книжку (по 50 шт., 25 шт.). І продаються такі бланки не поштучно, а книжками. Тому при отриманні підприємству доцільно перевести отримані ордери з одиниці обліку «книжки» в одиницю обліку «бланки». При цьому в шапці таблиці можна закреслити слово «книжок» і замість нього вписати слово «бланків».Що ж стосується списання використаних бланків касових ордерів, то, на наш погляд, відображати таку інформацію у
книзі ф. № СЗ-2 не потрібно. Справа в тому, що зі складу бланки видаються матеріально відповідальним особам, які мають обліковувати їх використання у Картці-довідці щодо виданих та використаних бланків суворої звітності (ф. № СЗ-5). Аналітичний облік бланків у розрізі місць зберігання, матеріально відповідальних осіб доцільно вести безпосередньо на субрахунку 209 (п. 5.3 Методичних рекомендацій з бухгалтерського обліку запасів, затверджених наказом Мінфіну від 10.01.2007 р. № 2).Ситуація
Підприємство ТОВ «Україна» в січні придбало у ТОВ «Папір» 1 книжку ПКО (50 шт.) та 1 книжку ВКО (50 шт.), які відразу ж було передано касиру Єжовій А. В. У січні було витрачено 5 шт. ПКО і 17 шт. ВКО. Припустимо, що облік бланків у книзі ф. № СЗ-2 ведеться поштучно.
Придбаваючи бланки ордерів, підприємство отримало від ТОВ «Папір»
накладну ф. № СЗ-1, на підставі якої бланки прибуткуються на склад. Передачу бланків касиру для використання також слід оформити накладною ф. № СЗ-1 (приклад заповнення наведено на рис. 1). Така накладна виписується комірником та є підставою для внесення запису до книги ф. № СЗ-2. Цікаво, що накладна ф. № СЗ-1 має використовуватися для оприбуткування та списання бланків суворого обліку саме на складі (наказ № 67). У зв’язку з цим можна стверджувати, що наступну передачу бланків ордерів, наприклад між касами підприємства, може бути оформлено звичайною накладною на внутрішнє переміщення.
Рис. 1
Зауважимо: на наш погляд, у
ф. № СЗ-1 має бути заповнено колонки як стороною, що передає, так і стороною, що приймає. Адже в разі недоотримання бланків приймаюча сторона до своєї частини форми має вносити фактичні дані.Використані бланки списуються за
актом ф. № СЗ-3 (зразок заповнення див. у «БТ», 2008, № 3, с. 16). Періодичність списання бланків ордерів законодавчо не встановлено. Тому підприємство може вибрати її самостійно — наприкінці кожного місяця або наприкінці кожного кварталу. У будь-якому випадку встановлену періодичність списання бланків ордерів потрібно закріпити в наказі про організацію бухгалтерського обліку на підприємстві.Надалі касир у
ф. № СЗ-5 має внести інформацію про отримання бланків суворих ордерів (на підставі ф. № СЗ-1) і про їх списання (на підставі ф. № СЗ-3).Таким чином,
ф. № СЗ-5 заповнюється тільки при складанні первинних документів про отримання та списання касових ордерів, а також про виявлення їх надлишків або нестачі під час інвентаризації (приклад заповнення ф. № СЗ-5 щодо прибуткових касових ордерів наведено на рис. 2). Припустимо, що в нашій ситуації у матеріально відповідальної особи ще немає суворих ордерів, тобто початкові залишки ордерів дорівнюють нулю.На субрахунку 209 в аналітиці розглянуті операції відображаються такими проводками:
| Зміст господарської операції | Кореспонденція рахунків | Сума, грн. | |
| дебет | кредит | ||
| 1 | 2 | 3 | 4 |
| Оприбутковано на склад, отримано від постачальника бланки ПКО (1 блок — 50 шт.) | 209/ПКО/склад/Шпак І. М. | 631 | 15,00 |
| Оприбутковано на склад, отримано від постачальника бланки ВКО (1 блок — 50 шт.) | 209/ВКО/склад/Шпак І. М. | 631 | 15,00 |
| Бланки ПКО передано зі складу касиру Єжовій А. В. | 209/ПКО/каса/Єжова А. В. | 209/ПКО/склад/Шпак І. М. | 15,00 |
| Бланки ВКО передано зі складу касиру Єжовій А. В. | 209/ВКО/каса/ Єжова А. В. | 209/ПКО/склад/Шпак І. М. | 15,00 |
| Списано ПКО, витрачені в січні (5 шт. х 0,30 грн.) | 92 (809) | 209/ПКО/каса/Єжова А. В. | 1,50 |
| Списано ВКО, витрачені в січні (17 шт. х 0,30 грн.) | 92 (809) | 209/ВКО/каса/Єжова А. В. | 5,10 |
Рис. 2
Тепер заповнимо
книгу ф. № СЗ-2 за січень (приклад заповнення наведено на рис. 3, с. 41).
Рис. 3
А якщо підприємство невелике і власного складу не має, а функції касира здійснює єдиний бухгалтер? Невже потрібно дотримуватись усього описаного вище ланцюжка!?
Насправді докладного порядку ведення типових форм щодо відображення операцій із бланками суворого обліку немає. Тому в кожному конкретному випадку можна пофантазувати і спробувати щось спростити. У будь-якому випадку тут є над чим подумати.