17.08.2009
Наднормативні добові: податковий та бухгалтерський облік
Для покриття витрат працівників у відрядженнях підприємство вирішило виплачувати їм наднормативні добові. Як це документально оформити? Як відобразити в податковому та бухгалтерському обліку?
(м. Харків)
Документальне оформлення.
Нагадаємо, що можливість виплати працівникам добових понад установлені норми* передбачено ст. 121 Кодексу законів про працю України.* Граничні розміри добових установлено постановою КМУ «Про нормативи відшкодування витрат на відрядження в межах України та за кордон» від 23.04.99 р. № 663.
Для того щоб документально закріпити прийняте рішення про збільшення розміру добових витрат, необхідно видати
наказ (розпорядження) керівника підприємства. У наказі (розпорядженні) слід зазначити суму доплат до встановлених законодавством добових.Зауважимо, що розмір такої доплати може бути встановлено:
— в єдиному (фіксованому) розмірі для всіх працівників підприємства;
— згідно з посадою для кожної категорії працівників або для кожного працівника окремо;
— залежно від місця відрядження.
ПДФО.
Як відомо, сума коштів, отриманих на відрядження або під звіт у межах законодавчо встановлених норм, не обкладається податком з доходів фізичних осіб (п.п. 4.3.2 Закону України «Про податок з доходів фізичних осіб» від 22.05.2003 р. № 889-IV; далі — Закон про податок з доходів).Що стосується суми
наднормативних добових , то вони розцінюються як додаткове благо від роботодавця, тобто сума наднормативних добових обкладається ПДФО. У Податковому розрахунку за формою № 1ДФ наднормативні добові показуються з ознакою доходу «09».Звернемо увагу, що порядок визначення бази оподаткування наднормативних добових безпосередньо залежатиме від того, як розмір добових визначено в
наказі: з урахуванням чи без урахування ПДФО.Так, якщо в
наказі встановлено розмір наднормативних добових без урахування ПДФО, то суму податку слід розрахувати з урахуванням «натурального» коефіцієнта — 1,176471 (п. 3.4 Закону про податок з доходів). Якщо в наказі встановлено розмір наднормативних добових з урахуванням ПДФО, то базою оподаткування вважатиметься сума, зазначена в наказі. Якщо ж у наказі взагалі немає вказівки на те, що наднормативні добові встановлюються з урахуванням ПДФО чи без урахування ПДФО, то все залежатиме від того, як бухгалтер проведе суму таких добових в обліку**.Утримувати ПДФО із суми наднормативних добових, на нашу думку, необхідно
в день затвердження Звіту про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт (далі — Звіт). Перераховувати ПДФО до бюджету необхідно не пізніше банківського дня, наступного за днем затвердження Звіту**.** Докладніше див. статтю «Наднормативні добові: облік та оподаткування» // «БТ», 2006, № 16.
Соцвнески.
Згідно з п. 3.15 Інструкції зі статистики заробітної плати, затвердженої наказом Держкомстату від 13.01.2004 р. № 5, добові в повній сумі (включаючи й наднормативні) не належать до фонду оплати праці. Отже, вони не є об’єктом для нарахування та утримання внесків до соцфондів.Податок на прибуток.
Як випливає з п.п. 5.4.8 Закону України «Про оподаткування прибутку підприємств» у редакції від 22.05.97 р. № 283/97-ВР, до складу валових витрат відносяться лише суми добових у межах затверджених законодавством норм. Тому наднормативні добові не включаються до складу валових витрат.Бухгалтерський облік
нарахування та видачу добових понад установлені норми розглянемо на прикладі.Приклад
. Працівнику відділу збуту для покриття витрат на відрядження видали аванс у сумі 350 грн. Наказом керівника підприємства передбачено, що сума наднормативних добових становить 40 грн. Після повернення з відрядження було подано та затверджено Звіт у сумі 350 грн.:— добові в межах норм — 150 грн. (5 дні
х 30 грн.);— наднормативні добові — 200 грн. (5 днів
х 40 грн.).У наказі розмір наднормативних добових установлено:
варіант 1
— без урахування ПДФО;варіант 2
— з урахуванням ПДФО.
| Зміст господарської операції | Кореспондуючі рахунки | Сума,грн. | ВВ* | |
| дебет | кредит | |||
| 1. Видано аванс на витрати на відрядження | 372 | 301 | 350 | — |
| 2. Уключено до витрат на збут (30 грн. х 5 днів) після затвердження Звіту добові в межах законодавчо встановлених норм | 93 | 372 | 150 | 150 |
| Варіант 1 — наднормативні добові встановлено без урахування ПДФО | ||||
| 3. Відображено суму наднормативних добових без ПДФО (40 грн. х 5 днів)** | 663 | 372 | 200 | — |
| 4. Нараховано суму наднормативних добових з урахуванням ПДФО (200 х 1, 176471 = 235,29) | 93 | 663 | 235,29 | — |
| 5. Утримано ПДФО із суми наднормативних добових (235,29 х 15 % = 35,29) | 663 | 641 | 35,29 | — |
| 6. Перераховано до бюджету ПДФО із суми наднормативних добових не пізніше наступного дня після затвердження Звіту | 641 | 311 | 35,29 | — |
| Варіант 2 — наднормативні добові встановлено з урахуванням ПДФО | ||||
| 3. Нараховано суму наднормативних добових з урахуванням ПДФО | 93 | 663 | 200 | — |
| 4. Утримано ПДФО із суми наднормативних добових(200 х 15 %) | 663 | 641 | 30 | — |
| 5. Відображено залік суми наднормативних добових за вирахуванням ПДФО (200 - 30) із заборгованістю працівника за виданим авансом*** | 663 | 372 | 170 | — |
| 6. Проведено залік заборгованості працівника зі сплати ПДФО із суми наднормативних добових із заборгованістю щодо зарплати**** | 661 | 372 | 30 | — |
| 7. Перераховано до бюджету ПДФО із суми наднормативних добових | 641 | 311 | 35,29 | — |
| * ВВ — валові витрати. ** У Звіті буде зазначено повну суму наднормативних добових у розмірі 200 грн. При цьому до Звіту має бути додано бухгалтерську довідку з розрахунком суми нарахованого доходу у вигляді наднормативних добових та суми ПДФО. *** У Звіті працівником буде зазначено повну суму наднормативних добових у розмірі 200 грн. У свою чергу, бухгалтер має «розбити» її на дві: 170 — наднормативні добові без урахування ПДФО і 30 — сума ПДФО. **** Можливий варіант, коли суму ПДФО працівник унесе до каси. Але навряд чи це буде зручно. | ||||
Євгенія БОРИСЕНКО