24.08.2009

Тема тижня. Трудові книжки

Стаття

ТРУДОВІ КНИЖКИ

Сьогоднішню «Тему тижня» присвячено трудовій книжці — основному документу, що підтверджує трудову діяльність працівника.

Ми почнемо з азів — розповімо про основні правила ведення трудових книжок, опишемо їх документообіг. Крім того, докладно розберемо нюанси внесення записів до трудової книжки (про прийняття на роботу, про заохочення, про звільнення), порядок виправлення записів, а також розглянемо окремі нетипові ситуації, з якими можуть зіткнутися працівники кадрової служби підприємства

Трудова книжка — це трудова біографія працівника. Вона ведеться на всіх працівників, які працюють у роботодавця понад 5 днів. Неточні записи у трудовій книжці можуть стати причиною того, що частину трудової діяльності працівнику можуть не зарахувати під час призначення пенсії.

Тому роботодавцю дуже важливо правильно заповнити трудову книжку працівнику.

Вікторія ЗМІЄНКО, економіст-аналітик Видавничого будинку «Фактор»

ДОКУМЕНТИ «ТЕМИ»

КЗпП

— Кодекс законів про працю України від 10.12.71 р.

Постанова № 301

— постанова КМУ «Про трудові книжки працівників» від 27.04.93 р. № 301.

Інструкція № 58

— Інструкція про порядок ведення трудових книжок працівників, затверджена спільним наказом Мінпраці, Мінсоцзахисту і Мін’юсту від 29.07.93 р. № 58.

Класифікатор професій

— Класифікатор професій ДК 003:2005, затверджений наказом Держкомтехрегулювання від 26.12.2005 р. № 375.

ПИТАННЯ ВЕДЕННЯ ТРУДОВОЇ КНИЖКИ

Загальні правила ведення трудової книжки

Порядок ведення трудових книжок (далі —

ТК) роботодавцями регламентує Інструкція № 58, а форму ТК затверджено постановою № 301.

Під час

працевлаштування працівник надає роботодавцю ТК (ст. 24 КЗпП, пп. 1.3 та 1.4 Інструкції № 58), крім випадків, коли працівник працевлаштується на підприємство вперше і в нього ТК немає. Таким працівникам згідно зі ст. 48 КЗпП ТК оформляє роботодавець не пізніше 5 днів після прийняття на роботу (у п. 2.2 Інструкції № 58 ідеться про тижневий строк). За виписану ТК з працівника справляється її вартість, крім випадку, коли при її неправильному первинному заповненні вартість зіпсованих бланків оплачується підприємством (п. 6.1 Інструкції № 58).

Зверніть увагу: якщо

працівник працевлаштується до підприємця, то ТК йому при такому працевлаштуванні не заведе ні підприємець, ні центр зайнятості, в якому реєструється трудовий договір. Це випливає з формального прочитання пп. 2.12 і 2.20-1 Інструкції № 58 та підтверджується листом Мінпраці від 23.03.2006 р. № ДЦ-12-1528/0/6-06*. Однак при цьому період роботи в підприємця підтверджується письмовим трудовим договором.

* Див. ком. «Чи може підприємець завести трудову книжку працівнику: думки Мінпраці та Держпідприємництва розійшлися» // «БТ», 2006, № 23, с. 12.

Роботодавець веде ТК

на працівників, які працюють у нього за основним місцем роботи понад 5 днів (ст. 48 КЗпП). ТК працівників, які працюють у нього за сумісництвом, він не заповнює — її веде роботодавець за місцем основної роботи (п. 1.1 Інструкції № 58). Дані про роботу за сумісництвом уносить роботодавець за основним місцем роботи (докладніше див. розділ «Особливості заповнення ТК працівнику-суміснику» на с. 46).

ТК зберігається в роботодавців

— юридичних осіб та повертається працівнику в день звільнення (ст. 47 КЗпП). Зверніть увагу: ТК працівнику потрібно видати саме в день звільнення. Інакше доведеться виплатити працівнику середній заробіток за весь час вимушеного прогулу (ст. 235 КЗпП, п. 4.1 Інструкції № 58)*. У такому разі днем звільнення вважається день видачі ТК. Про новий день звільнення необхідно видати наказ і внести запис до ТК працівника. Раніше внесений запис про день звільнення визнається недійсним у порядку, установленому п. 2.10 Інструкції № 58 (докладніше див. розділ «…і виправляємо помилки в них» на с. 44).

* Див. статтю «Виплати працівникам при звільненні» в рубриці «Шпаргалка бухгалтера» // «БТ», 2009, № 16, с. 23.

За необхідності роботодавець може видати працівнику на його прохання

засвідчені виписки з ТК відомостей про роботу (п. 2.7 Інструкції № 58).

ТК працівників

, які працюють у підприємців, зберігаються безпосередньо у працівників (п. 2.20-1 Інструкції № 58)**.

** Докладніше див. статтю «Приватний підприємець і наймані працівники» в рубриці «Тема тижня» // «БТ», 2009, № 25, с. 36.

Оформлення вкладиша

У тому випадку, коли в ТК

заповнено всі сторінки відповідних розділів, її доповнюють вкладишем (п. 3.1 Інструкції № 58). Вкладиш вшивається до ТК, заповнюється та ведеться роботодавцем за місцем роботи працівника в такому ж порядку, що й ТК.

Зверніть увагу:

вкладиш без ТК недійсний.

Про кожен виданий вкладиш на першій сторінці (титульному аркуші) ТК угорі роботодавець проставляє штамп розміром 10 хх 25 мм із написом

«Виданий вкладиш» і тут же зазначає серію та номер вкладиша. При кожній подальшій його видачі мають проставлятися другий штамп і зазначатися серія та номер вкладиша (п. 3.2 Інструкції № 58). Якщо в роботодавця немає спеціального штампа, то вважаємо за можливе напис «Виданий вкладиш» зробити від руки.

Якщо у працівника ТК старого зразка, а не та, яку затверджено

постановою № 301, то незалежно від цього вкладиш працівнику видають нового зразка, тобто за формою, затвердженою постановою № 301.

За видачу вкладиша

до ТК з працівника справляють його вартість (п. 6.1 Інструкції № 58). Виняток становлять неправильне первинне заповнення вкладиша, а також його псування внаслідок недбалого зберігання. У цьому випадку вартість зіпсованих бланків сплачує підприємство.

Видача дубліката

Дублікат ТК
— це ТК, видана замість попередньої, на якій у правому верхньому куті першої сторінки здійснено напис «Дублікат».

Дублікат ТК працівнику видає роботодавець у випадку

втрати ТК або її непридатності до подальшого використання. Якщо ТК (вкладиш до неї) стала непридатною для подальшого використання (обгоріла, розірвана, забруднилася), то на першій її сторінці робиться напис: «Замість видано дублікат», а ТК повертається її власнику;

наявності в ТК запису про звільнення чи переведення на іншу роботу, надалі визнаного недійсним. Дублікат видають на прохання працівника без унесення до нього запису, визнаного недійсним (п. 2.10 Інструкції № 58).

Записи до дубліката ТК вносять на загальних підставах. За останнім місцем роботи на підставі раніше виданих наказів (розпоряджень) заповнюють розділи

«Відомості про роботу», «Відомості про нагородження», «Відомості про заохочення».

Що стосується попередніх місць роботи, то спочатку в дублікаті записують сумарно загальний стаж працівника, підтверджений відповідними документами (загальна кількість років, місяців, днів роботи), без зазначення, в які періоди часу, на яких посадах і підприємствах працював у минулому власник ТК. Після цього загальний стаж, підтверджений документами, оформленими відповідним чином, записується за окремими періодами роботи. У разі якщо документи не містять повністю всіх даних про роботу в минулому, до дубліката ТК уносять лише дані, зазначені в документах.

За видачу дубліката ТК з працівника справляється його вартість

, крім випадку, коли дублікат видають у зв’язку зі втратою ТК унаслідок стихійного лиха або з іншої причини (п. 6.1 Інструкції № 58).

Облік та зберігання ТК

ТК та вкладиші до неї згідно з

постановою КМУ від 19.04.93 р. № 283 є бланками суворого обліку.

Бланки нових

(незаповнених) ТК і вкладишів зберігають у бухгалтерії підприємства та видають за заявкою під звіт особі, відповідальній за ведення ТК. Така особа зобов’язана після закінчення кожного місяця подавати до бухгалтерії звіт про наявність бланків ТК та вкладишів (типової форми цього документа немає, тому його складають у довільній формі).

На бланки ТК та вкладишів, які було зіпсовано під час заповнення, складають

Акт на списання бланків трудових книжок або вкладишів до них (типова форма № П-11).

Облік бланків ТК та вкладишів

(нових, не заповнених) як бланків суворого обліку бухгалтерія веде у Книзі обліку бланків трудових книжок і вкладишів до них (типова форма № П-9). У ній реєструють усі операції, пов’язані з отриманням та витрачанням бланків ТК і вкладишів до них із зазначенням серії та номера кожного бланка.

ТК, отримані від працівників під час працевлаштування

, а також знову видані працівникам ТК і вкладиші до них реєструються у Книзі обліку руху трудових книжок і вкладишів до них (типова форма № П-10). Цю Книгу веде відділ кадрів чи інший підрозділ, що відповідає за оформлення прийняття і звільнення працівників.

ТК працівників зберігаються на підприємствах

. Що стосується роботодавців — підприємців, то оскільки ТК їх працівників зберігаються безпосередньо в працівників, підприємцям немає необхідності вести Книги типових форм № П-9 і № П-10. Підприємці лише вносять запис про прийняття на роботу до ТК при укладенні з працівником трудового договору і відразу ж повертають її працівнику. У подальшому працівник пред’являє її своєму роботодавцю — підприємцю за потреби внесення будь-яких записів до неї, у тому числі про звільнення. Засвідчує записи в ТК, унесені підприємцем, відповідальна особа центру зайнятості за місцем реєстрації підприємця*.

* Докладніше див. статтю «Приватний підприємець і наймані працівники» у рубриці «Тема тижня» // «БТ», 2009, № 25, с. 36.

При звільненні згідно зі

ст. 47 КЗпП ТК працівнику необхідно видати в день звільнення. Це правило застосовується для працівників, які працюють за основним місцем роботи, оскільки на осіб, котрі працюють за сумісництвом, відповідно до п. 1.1 Інструкції № 58 ТК ведуться лише за основним місцем роботи.

Згідно з

п. 7.1 Інструкції № 58 при отриманні ТК у випадку звільнення працівник має розписатися у Книзі обліку руху трудових книжок і вкладишів до них (типова форма № П-10) (графа 13) та в особовій картці. На сьогодні застосовується особова картка, типову форму № П-2 якою затверджено наказом Держкомстату від 05.12.2008 № 489**. Вона замінила раніше діючу особову картку, затверджену наказом Мінстату від 27.10.95 р. № 277, в якій було передбачено спеціальне поле для підпису працівника, що підтверджує отримання ТК. В особовій картці, що використовується на сьогодні, аналогічного поля не передбачено. Водночас вважаємо, що підпису в Книзі (типова форма № П-10) достатньо для підтвердження отримання працівником ТК на руки при звільненні.

** Див. ком. «Нові типові форми з обліку праці від Держкомстату» // «БТ», 2009, № 1 — 2, с. 6.

Якщо

в день звільнення працівник відсутній на роботі, то роботодавець у цей день надсилає йому поштове повідомлення із вказівкою про необхідність отримання ТК (п. 4.2 Інструкції № 58). Надіслати ТК поштою працівнику можна лише на підставі письмової згоди працівника.

У разі смерті працівника ТК видають на руки його найближчим родичам під розписку або надсилають на їх вимогу поштою (бажано мати письмову вимогу родичів).

ТК та їх дублікати, які не було отримано працівниками при звільненні,

зберігають протягом 2 років у відділі кадрів підприємства окремо від інших ТК решти працюючих. Після цього строку незатребувані ТК (їх дублікати) зберігають в архіві підприємства протягом 50 років, а після закінчення цього строку їх можна знищити в установленому порядку (п. 6.2 Інструкції № 58).

Схему документообігу ТК (вкладишів) на підприємстві наведено на рис. 1 (с. 40).

УНОСИМО ЗАПИСИ ДО ТРУДОВОЇ КНИЖКИ...

Загальні правила

До ТК відповідальна особа роботодавця вносить відомості про роботу, заохочення та винагороди за успіхи в роботі на підприємствах. Зазвичай це входить до обов’язків інспектора з кадрів.

Назвемо

загальні правила заповнення роботодавцем ТК:

ТК та вкладиші до неї заповнюють у відповідних розділах українською та російською мовами (пп. 2.1 і 4.1 Інструкції № 58). З листа від 19.10.2005 р. № 09-488-к можна зробити висновок, що Мінпраці дозволяє заповнювати ТК українською (тобто державною) мовою. Але не виключено, що лист адресовано тим роботодавцям, які заповнюють ТК лише російською мовою, і розуміти його слід як вимогу заповнювати ТК ще й українською мовою.

Відомості про стягнення до ТК не вносять (ст. 48 КЗпП).

Підставою для внесення записів до ТК є наказ (розпорядження) роботодавця. Назвемо типові форми наказів (розпоряджень), на підставі яких уносять записи до ТК:

— наказ (розпорядження) про прийняття на роботу (типова форма № П-1);

— наказ (розпорядження) про припинення трудового договору (контракту) (типова форма № П-4)

Можуть застосовуватися також розроблені підприємством спрощені форми цих документів, у тому числі для внесення інших відомостей, крім записів про прийняття і звільнення.

Записи до ТК уносяться після видання наказу (розпорядження) в такий строк (п. 2.4 Інструкції № 58):

— про прийняття на роботу, переведення на іншу постійну роботу, про винагороди і заохочення — у тижневий строк;

— про звільнення — у день звільнення.

Записи в ТК повинні точно відповідати тексту наказу чи розпорядження (п. 2.4 Інструкції № 58). Водночас у разі прийняття працівника на роботу за строковим трудовим договором (на певний час або на час виконання певної роботи) такий строковий характер договору потрібно застерегти в наказі про прийняття на роботу, але до ТК такий запис уносити не потрібно (лист Мінпраці від 29.05.2007 р. № 126/13/133-07).

Записи в ТК виконують арабськими цифрами (число та місяць — двозначними). Наприклад, якщо працівника прийнято на роботу 5 серпня 2009 року, то у графі 2 ТК записують «05.08.2009».

Запис у ТК виконують акуратно, кульковою чи перовою ручкою, чорнилом чорного, синього або фіолетового кольорів.

Печаткою роботодавця засвідчують лише записи про звільнення та відомості про нагородження і заохочення в день звільнення.

З кожним записом, який уносять до ТК на підставі наказу (розпорядження) про прийняття на роботу, переведення та звільнення, необхідно ознайомити працівника під розпис в особовій картці (типова форма № П-2) (п. 2.5 Інструкції № 58).

...про працівника (перша сторінка)

Першу сторінку (титульний аркуш) заповнює відповідальна за видачу ТК особа роботодавця в разі, коли працівнику видають ТК під час працевлаштування на підприємство вперше або при видачі дубліката (див.

розділ «Видача дубліката» на с. 38). При цьому прізвище, ім’я та по батькові вписують повністю, без скорочення або заміни імені та по батькові ініціалами. Записи про прізвище, ім’я, по батькові та дату народження вказують на підставі паспорта або свідоцтва про народження (п. 2.11 Інструкції № 58).

У відповідному полі проставляють дату заповнення ТК, і працівник, відповідальний за видачу ТК, своїм підписом засвідчує правильність унесених даних. Після цього проставляється відбиток печатки підприємства (або печатки відділу кадрів), де вперше заповнювалася ТК (

п. 2.12 Інструкції № 58).

Крім того, може виникнути потреба

внесення записів на першу сторінку ТК у разі зміни особових даних про працівника, відображених на цій сторінці. Порядок унесення цих змін зводиться до такого (п. 2.13 Інструкції № 58):

1) на першій сторінці ТК попередні дані закреслюють однією рисою та записують нові дані;

2) на внутрішньому боці обкладинки роблять посилання на відповідний документ із зазначенням його номера і дати видачі, а також органу, що його видав (паспорт, свідоцтво про народження, шлюб, розірвання шлюбу, документ про зміну прізвища, імені чи по батькові тощо);

3) посилання на відповідний документ засвідчує своїм підписом керівник підприємства або спеціально уповноважена ним особа та скріплюється печаткою підприємства або печаткою відділу кадрів.

Покажемо на прикладі порядок заповнення першої (титульної) сторінки ТК та внесення до неї змін у зв’язку зі зміною прізвища працівниці у зв’язку із заміжжям (рис. 2).

Якщо ж при заповненні відомостей про прізвище, ім’я, по батькові працівника або дату його народження допущено помилку з вини відповідального працівника підприємства, то вважаємо за необхідне виправити цю помилку описаним вище способом, але документом-підставою для внесення запису є наказ (розпорядження) про виправлення допущеної помилки, реквізити якого слід навести на внутрішньому боці обкладинки.

Зверніть увагу

: у формі ТК передбачено сторінку 33, на якій дані про працівника вносяться російською мовою. Порядок заповнення цієї сторінки аналогічний сторінці 1, яку заповнюють українською мовою, з тією лише різницею, що заповнюють її російською.

...у розділ «Відомості про роботу»

У розділі

«Відомості про роботу» зазначають відомості про прийняття на роботу, переведення на іншу постійну роботу, а також звільнення.

Записи про прийняття на роботу

. Алгоритм заповнення ТК під час прийняття на роботу такий (п. 2.14 Інструкції № 58):

1. У

графі 3 як заголовок записується повне найменування підприємства.

2. У

графі 1 під заголовком (найменування підприємства) проставляється порядковий номер вписуваного запису.

3. У

графі 3 робиться запис про прийняття на роботу: «Прийнятий або призначений до такого-то цеху, відділу, підрозділу, на дільницю, виробництво із зазначенням їх конкретного найменування, а також роботи, професії чи посади і присвоєного розряду».

Запис про найменування роботи, професію чи посаду, на яку прийнято працівника, уносять відповідно до найменування професії та посади, зазначеного в

Класифікаторі професій.

Для працівників, які працевлаштуються вперше, ТК видають за першим місцем роботи. При внесенні записів слід пам’ятати, що

до внесення запису про прийняття на роботу до цього розділу окремим рядком із посиланням на дату, номер і найменування відповідних документів роботодавець заносить такі дані (п. 2.18 Інструкції № 58):

— про час служби у Збройних Силах України та інших військах, де на осіб, які проходять службу, не поширюється законодавство про працю та державне соціальне страхування, із зазначенням дати призову (зарахування) і дати звільнення зі служби;

— про час навчання у професійних навчально-виховних закладах та інших закладах, у навчально-курсових комбінатах (центрі, пункті тощо);

— про час навчання у вищих навчальних закладах (включаючи й час роботи у студентських таборах, на виробничій практиці та при виконанні науково-дослідної госпдоговірної тематики) і про час перебування в аспірантурі та клінічній ординатурі;

— про роботу членом колгоспу — у тому випадку, якщо чинним законодавством передбачено зарахування цієї роботи до загального трудового стажу працівників;

— про час догляду за інвалідом 1-ї групи або дитиною-інвалідом віком до 16 років, а також за пенсіонером, який за висновком медичної установи потребує постійного стороннього догляду.

Якщо працівнику в період роботи присвоюється новий розряд, про це до ТК уносять відповідний запис.

Роботу за сумісництвом у ТК зазначають окремим рядком за бажанням працівника (докладніше див. розділ

«Особливості заповнення ТК працівника-сумісника» на с. 46).

Переведення працівника на іншу постійну роботу на тому ж підприємстві оформляють у такому самому порядку, як і прийняття на роботу.

Зміна назви підприємства

. Якщо в процесі діяльності змінилася назва підприємства, то необхідно внести відповідні запис про перейменування підприємства, а у графі 4 — указати підставу для перейменування підприємства: номер і дату наказу (розпорядження, рішення) про перейменування і дані реєстраційних документів, що підтверджують державну реєстрацію такого перейменування. Як зробити запис у ТК при зміні назви підприємства, див. на прикладі 3 у таблиці на с. 48.

Записи про звільнення працівників.

При звільненні роботодавець зобов’язаний видати працівнику ТК у день звільнення з унесеним до неї запису про звільнення.

Алгоритм заповнення ТК при звільненні

такий (п. 2.26 Інструкції № 58):

1. У

графі 1 проставляють порядковий номер запису.

4. У

графі 2 указують дату звільнення. Днем звільнення вважається останній день роботи.

3. У

графі 3 вписується запис про причину звільнення. Унесення до ТК записів про звільнення слід виконувати з урахуванням таких вимог:

— записи про причини звільнення мають точно відповідати формулюванню чинного законодавства з посиланням на певну

статтю, пункт КЗпП. Наприклад, «Звільнений у зв’язку з прогулом без поважних причин, п. 4 ст. 40 КЗпП України» (приклад з п. 2.25 Інструкції № 28);

— при розірванні трудового договору з ініціативи працівника з причини, яку законодавство пов’язує з наданням певної пільги та переваг, запис про звільнення до ТК уносять із зазначенням цієї причини. Наприклад:

«Звільнений за власним бажанням у зв’язку із зарахуванням до вищого навчального закладу, ст. 38 КЗпП України» (приклад з п. 2.25 Інструкції № 28). Нагадаємо: наявність переваги у вигляді вступу працівника, який звільняється, до навчального закладу дає йому право не відпрацьовувати два тижні;

— при розірванні трудового договору з ініціативи власника у зв’язку із здійсненням заходів щодо вдосконалення організації управління промисловістю та іншою галуззю народного господарства, крім підстав, передбачених чинним законодавством, виконується посилання на відповідне рішення Уряду України. Наприклад:

«Звільнено за скороченням штатів (або чисельності) працівників, п. 1 ст. 40 КЗпП Україні [далі в дужках указують відповідну постанову КМУ]» (п. 2.28 Інструкції № 28).

4. У

графі 4 зазначають реквізити документа (найменування, дату і номер), на підставі якого внесено запис. Звичайно це наказ (розпорядження) про звільнення працівника.

5. При звільненні всі записи про роботу, винагороди, унесені до ТК за час роботи на цьому підприємстві, засвідчуються підписом керівника підприємства або спеціально уповноваженою ним особою і печаткою підприємства чи відділу кадрів.

У разі затримки видачі ТК з вини роботодавця днем звільнення вважається день видачі ТК. Про новий день звільнення видається

наказ (розпорядження) і вноситься запис до ТК працівника. Раніше внесений запис про день звільнення визнається недійсним у порядку, установленому п. 2.10 Інструкції № 58 (див. розділ «...і виправляємо помилки в них» на с. 44).

Записи про відновлення на роботі та зміна запису про переведення на іншу роботу

. Зміни до ТК працівників у зв’язку з незаконним звільненням, переведенням на іншу роботу або зміною формулювання причини звільнення чи дати звільнення, як правило, здійснюють у зв’язку з винесенням судом відповідних рішень.

Для внесення на підприємстві на виконання рішення органу, що визнав це незаконним, видається відповідний наказ (розпорядження). Саме на його підставі вносяться зміни до ТК у порядку, передбаченому

п. 2.10 Інструкції № 58:

1. Звільнення працівника визнане незаконним і працівника поновили

на роботі: у розділі «Відомості про роботу» після проставляння відповідного порядкового номера і дати внесення запису до графи 3 вписують: «Запис за № [таким-то] є недійсним, поновлений на попередній роботі» (див. приклад 5 у таблиці на с. 48).

2. Змінено причину звільнення

— у графі 3 розділу «Відомості про роботу» вказують на недійсність колишнього запису про звільнення і наводять нову причину звільнення: «Запис за № [таким-то] є недійсним, звільнений...» і зазначається нове формулювання.

Аналогічно вносять записи в разі визнання незаконним переведення працівника на іншу роботу.

графі 4 робиться посилання на наказ про поновлення на роботі (посаді) або зміну формулювання причини звільнення.

Розділ

«Відомості про роботу» заповнюють одночасно українською та російською мовами та засвідчують підписом і печаткою одночасний обидва тексти.

Приклад унесення записів до розділу

«Відомості про роботу» ТК наведено в таблиці на с. 48.

...до розділів «Відомості про нагородження» і «Відомості про заохочення»

До цих розділів ТК роботодавець уносить відомості про винагороди і заохочення:

— про нагородження державними нагородами України та відзнаками України;

— про заохочення за успіхи в роботі та інші заохочення відповідно до чинного законодавства. До розділу

«Відомості про заохочення» не вносять інформацію про премії, які передбачено системою оплати праці або виплата яких має регулярний характер;

— відомості про відкриття, на які видано дипломи;

— про використані винаходи і раціоналізаторські пропозиції та про виплачені у зв’язку з цим винагороди.

Про нагородження і заохочення працівника видають наказ (розпорядження).

Запис про нагородження і заохочення вносять до ТК працівника у тижневий строк (пп. 2.2 і 2.4 Інструкції № 58).

Алгоритм заповнення розділів

«Відомості про нагородження» і «Відомості про заохочення» ТК такий (п. 2.24 Інструкції № 58):

1. У

графі 3 як заголовок записується повне найменування підприємства (перед першим нагородженням або заохоченням).

2. У

графі 1 під заголовком (найменування підприємства) проставляють порядковий номер запису.

3. У

графі 2 указують дату нагородження або заохочення.

4. У

графі 3 зазначають, ким нагороджено чи заохочено працівника, за які досягнення та якою винагородою або заохоченням.

5. У

графі 4 наводять посилання на дату, номер і найменування документа, на підставі якого внесено запис.

При звільненні всі записи про винагороди і заохочення, унесені до ТК за час роботи на цьому підприємстві, засвідчуються підписом керівника підприємства або спеціально уповноваженою ним особою та печаткою підприємства чи відділу кадрів.

Ці розділи

заповнюються одночасно українською та російською мовами і засвідчуються підписом керівника (відповідальної особи) та печаткою підприємства (одночасно обидва тексти).

Приклади заповнення розділів

«Відомості про нагородження» і «Відомості про заохочення» наведено на рис. 3.

ВІДОМОСТІ ПРО НАГОРОДЖЕННЯ

№ запису	Дата			Відомості про нагородження орденами і медалями, присвоєння почесних звань	На підставі чого внесено запис (документ, його дата і номер)
№ запису	число	місяць	рік
1	2			3	4
...	...	...	...	...	...
				Товариство з обмеженою відповідальністю «АБВ»
5	16	07	2009	Нагороджено за багаторічну та високопрофесійну працю на користь підприємства орденом «За заслуги перед ТОВ «АБВ»» I ступеня	Наказ від 16.07.2008 р. № 50

<...>

ВІДОМОСТІ ПРО ЗАОХОЧЕННЯ

№ запису	Дата			Відомості про заохочення, пов’язані з роботою на підприємстві, в установі або організації	На підставі чого внесено запис (документ, його дата і номер)
№ запису	число	місяць	рік
1	2			3	4
...	...	...	...	...	...
				Товариство з обмеженою відповідальністю «АБВ»
6	21	07	2009	Заохочено за високопрофесійну працю у I півріччі 2009 року врученням почесної грамоти та грошової премії в розмірі місячного окладу	Наказ від 21.07.2009 р. № 50

Рис. 3.

Відомості про нагородження та заохочення в ТК (витяг)
　

... і виправляємо помилки в них

На практиці трапляються ситуації, коли до ТК працівника вносять неправильний запис. Найпоширеніші з них такі:

Запис у ТК не відповідає тексту наказу, текст наказу правильний (наприклад, у тексті наказу було зазначено, що працівника прийнято «головного касира», а в ТК у розділі «Відомості про роботу» значиться запис про прийняття його на «посаду касира»). Така помилка, як правило, трапляється через неуважність працівника, який вносить записи до ТК.

2. Працівника прийнято на посаду, якої немає у

Класифікаторі професій, або працівник прийнятий на посаду, передбачену Класифікатором професій, але фактично виконує іншу роботу*. При цьому помилку допущено в тексті наказу (може також бути помилка у штатному розписі), запис у ТК відповідає наказу.

* Приклад такої помилки та порядок її виправлення див. у консультації «Неправильно зазначено назву посади у трудовій книжці працівника — як виправити помилку» // «БТ», 2009, № 23, с. 44.

При виправленні таких помилок слід пам’ятати, що згідно з

п. 2.10 Інструкції № 58 у розділах «Відомості про роботу», «Відомості про нагородження», «Відомості про заохочення» ТК (вкладиша) закреслення раніше внесеного неточного або неправильного запису не допускається. Щоб виправити внесений неточний запис, відповідно до пп. 2.6, 2.8 — 2.10 Інструкції № 58 до ТК уносять додаткові записи. Покажемо порядок виправлення помилок схематично (рис. 4):

Приклад таких змін в українському і російському розділах наведено в

конс. «Неправильно зазначено назву посади у трудовій книжці працівника — як виправити помилку» // «БТ», 2009, № 23, с. 44.

ЗАПИТАННЯ — ВІДПОВІДІ

Особливості заповнення ТК працівника-сумісника

У нас працівник працює за основним місцем роботи. Він звернувся до нас із проханням унести до трудової книжки запис про його роботу за сумісництвом. Чи маємо ми право це зробити і як правильно внести запис?

Згідно з

п. 2.14 Інструкції № 58 робота за сумісництвом, оформлена в установленому порядку, у ТК зазначається окремим рядком. Запис відомостей про роботу за сумісництвом здійснюється роботодавцем за бажанням працівника.

Оскільки ТК ведуть на працівників за основним місцем роботи (

п. 1.1 Інструкції № 58) і ТК зберігається за місцем основної роботи, а видається лише при звільненні, то й запис про роботу за сумісництвом може бути внесено роботодавцем за основним місцем роботи.

Вважаємо, що дані про роботу за сумісництвом необхідно внести після того, як працівника буде звільнено з роботи за сумісництвом. Крім того, працівник має надати роботодавцю за основним місцем роботи документи, що підтверджують його роботу за сумісництвом. Для цього працівник може звернутися до свого роботодавця за сумісництвом із проханням видати йому засвідчені копії або виписки з наказів (розпоряджень) про прийняття і про звільнення з роботи. Крім того, роботодавець може оформити в довільній формі довідку про трудові відносини з працівником, який працював у нього за сумісництвом. На підставі цих документів роботодавець уносить запис до ТК працівника. Приклад заповнення наведено в таблиці на с. 48 (див. приклад № 6).

Заповнюємо ТК працівника-студента

У нас за основним місцем роботи працюють студенти денного відділення (графік їх роботи дозволяє їм суміщати роботу і навчання). Чи повинні ми на них вести трудові книжки?

Так

, на працівників — студентів денних відділень, як і на інших працівників, котрі працюють за основним місцем роботи, необхідно вести ТК. Про те, що робота студентів не є сумісництвом, зазначається в листі Мінпраці від 26.10.2005 р. № 09-503. Тому запис до ТК працівника-студента вносить підприємство і засвідчує своєю печаткою. Водночас у період навчання на денному стаціонарі студент може працювати на декількох роботах. У такому разі робота в одного роботодавця для нього буде основним місцем роботи, а в іншого — сумісництвом.

Порядок ведення ТК

залежить від того, чи була у студента ТК на момент вступу до навчального закладу:

Варіант 1

— студент денного відділення при працевлаштуванні на роботу за основним місцем не має ТК (працевлаштовується вперше). У такому разі роботодавець заводить на нього ТК у загальному порядку згідно зі ст. 48 КЗпП і п. 2.2 Інструкції № 58 як для такого, який працевлаштується вперше.

ТК студента в цьому випадку зберігається за місцем основної роботи, тобто на підприємстві, та може бути видана лише при його звільненні. Інших підстав для видачі ТК у роботодавця немає.

Що стосується внесення інформації про час навчання перед записом про прийняття на роботу, то, оскільки студент на дату прийняття на перше місце роботи ще не закінчив вищий навчальний заклад, то й запис про його вступ здійснювати не потрібно. У свою чергу, у

п. 2.16 Інструкції № 58 ідеться про внесення запису до ТК про час, а не факт навчання на денних відділеннях.

У такому разі після закінчення навчання

запис про час навчання на денному відділенні має зробити:

— або

роботодавець — якщо на момент закінчення вищого навчального закладу студент працює і ТК знаходиться в нього. Підставою для такого запису є диплом, на підставі якого роботодавець впише відомості про час навчання у вищому навчальному закладі;

— або

вищий навчальний заклад — якщо на момент закінчення вищого навчального закладу студент не працює. У цьому випадку навчальний заклад уносить запис про час навчання на денних відділеннях (у тому числі підготовчих) закладу на підставі п. 2.16 Інструкції № 58, оскільки студент має ТК. Підставою для такого запису є накази вищого навчального закладу про зарахування на навчання та про відрахування з числа студентів.

Як заповнити ТК — див. таблицю на с. 48 (приклад № 7).

Варіант 2

— студент до вступу до вищого навчального закладу працює та не припиняє працювати після вступу на денне відділення. У такому разі ТК йому заводить роботодавець, в якого він був працевлаштований уперше.

У цьому випадку вважаємо, що запис про навчання у вищому навчальному закладі на денному відділенні необхідно також зробити після закінчення вищого навчального закладу, як у

варіанті 1. Такий запис уносить або роботодавець (якщо на момент закінчення вищого навчального закладу студент працює), або сам заклад (якщо студент на момент закінчення вищого навчального закладу не працює).

Варіант 3

— студент під час вступу до навчального закладу має ТК, але не працює. Згідно з п. 2.16 Інструкції № 58 для студентів, які мають ТК, записи про час навчання на денному відділенні вносить навчальний заклад. Підставою для таких записів є накази навчального закладу (наукової установи) про зарахування на навчання та про відрахування з числа студентів, учнів, аспірантів, клінічних ординаторів.

Виходить: якщо під час вступу до вищого навчального закладу студент віддав ТК, то вона може знаходиться або у вищому навчальному закладі, або вищий навчальний заклад ТК у себе не зберігає (вона находиться у студента).

У другому випадку ТК

знаходиться на руках у студента і проблем не виникне — при працевлаштуванні на основне місце роботи роботодавець вписує період роботи до ТК, а сама ТК зберігається на підприємстві.

У першому випадку не все так просто. Оскільки ТК знаходиться у вищому навчальному закладі й він може відмовити студенту видати ТК на руки, то при працевлаштуванні студент не зможе пред’явити її роботодавцю. Отже, для працівника-студента така робота не може бути основним місцем. Однак студент має право працювати за сумісництвом, а запис про період роботи за сумісництвом у такому разі має здійснити вищий навчальний заклад, оскільки ТК знаходиться там.

Водночас

правомірність зберігання вищим навчальним закладомТК студентів викликає сумніви, оскільки:

по-перше

, студент не перебуває з вищим навчальним закладом у трудових відносинах і навчання для нього не є основним місцем роботи, де згідно з п. 1.1 Інструкції № 58 ведуть ТК;

по-друге

, нормативні документи, що регламентують вступ до навчальних закладів*, не містять вимоги про обов’язкове надання абітурієнтами ТК під час вступу;

* До вищого навчального закладу — в Умовах прийняття до вищих навчальних закладів України, затверджених наказом Міносвіти від 02.09.2008 р. № 802, до ПТУ — у Типових правилах прийому до професійно-технічних навчальних закладів України, затверджених наказом Міносвіти від 06.06.2006 р. № 441.

по-третє

, ні Інструкція № 58, ні постанова № 301 не містять норму, яка передбачає ведення ТК на студентів навчальними закладами в період їх навчання. Це передбачено тільки для роботи, причому за основним місцем (п. 1.1 Інструкції № 58), а навчальні заклади згідно з п. 2.16 мають право лише вносити записи до ТК про час навчання у них, а не вести ТК.

На цьому закінчуємо розгляд питань, пов’язаних з веденням ТК працівників. Залишається нагадати, що за порушення встановленого порядку ведення, обліку, зберігання та видачі трудових книжок посадові особи можуть притягатися до дисциплінарної відповідальності (

лист Мінпраці від 03.02.2006 р. № 09-45). Тому ведіть трудові книжки правильно!

Приклади внесення записів до ТК

Умова прикладу	Приклад заповнення ТК працівника в розділі «Відомості про роботу»
	№ запису	Дата			Відомості про прийом на роботу, переведення на іншу роботу і звільнення(із зазначенням причин і посиланням на статтю, пункт закону)	На підставі чого внесено запис (документ, його дата і номер)
	№ запису	число	місяць	рік
А	1	2			3	4
...	...	...	...	...	...	...
1. Прийняття на роботу працівника на посаду охоронця					Товариство з обмеженою відповідальністю «Ваby»
1. Прийняття на роботу працівника на посаду охоронця	20	11	02	2009	Прийнятий на посаду охоронця	Наказ від 11.02.2008 р. № 12-к
2. Унесення змін до ТК у зв’язку з неправильним зазначенням посади, на яку було прийнято працівника	21	26	03	2009	Запис за № 20 недійсний. Прийнято на посаду охоронника	Наказ від 11.02.2008 р. № 12-к*
* У графі 4 повторюють реквізити «старого» наказу (розпорядження), оскільки після внесення до нього змін посада, на яку прийнято працівника, відповідає роботі, що ним виконується.
3. Змінено назву підприємства: товариство з обмеженою відповідальністю «Ваby» перейменоване на товариство з обмеженою відповідальністю «Дитина»	22	08	07	2009	Товариство з обмеженою відповідальністю «Ваbу» з 08.07.2009 р. перейменовано на Товариство з обмеженою відповідальністю «Дитина»	Рішення зборів засновників від 26.06.2009 р., Свідоцтво про державну реєстрацію від 08.07.2009 р.
4. Трудовий договір з працівником припиняється 25.08.2009 р. (25 серпня — останній робочий день) із причини:
— переведення з одного підприємства на інше за погодженням між керівниками підприємств	23	25	08	2009	Звільнений у зв’язку з переведенням на роботу на... [назва підприємства], п. 5 ст. 36 КЗпП України. Директор ТОВ «Дитина» /Бородач/ В. В. БородачМ. П. *	Наказ від 25.08.2009 р. № 26-к
— переходу на виборну посаду					Звільнений у зв’язку з обранням на виборну посаду до... [назва організації], п. 5 ст. 36 КЗпП України
— власного бажання працівника					Звільнений за власним бажанням, ст. 38 КЗпП України
— власного бажання працівника за наявності поважної причини — вихід на пенсію					Звільнений за власним бажанням у зв’язку з виходом на пенсію, ст. 38 КЗпП України
— скорочення штатів					Звільнений за скороченням штатів, п. 1 ст. 40 КЗпП України
— систематичного невиконання без поважних причин трудових обов’язків					Звільнений у зв’язку із систематичним невиконанням без поважних причин трудових обов’язків, п. 3 ст. 40 КЗпП України
— прогулу					Звільнений у зв’язку з прогулом без поважних причин, п. 4 ст. 40 КЗпП України
— з’явлення на роботі в нетверезому стані					Звільнений у зв’язку з появою працівника на роботі в нетверезому стані, п. 7 ст. 40 КЗпП України
— учинення розкрадання, установленого рішенням суду					Звільнений у зв’язку із вчиненням за місцем роботи розкрадання майна, установленого вироком суду, що набрав законної сили, п. 8 ст. 40 КЗпП України
— одноразового грубого порушення керівником трудових обов’язків					Звільнений за одноразове грубе порушення трудових обов’язків, п. 1 ст. 41 КЗпП України
— смерті працівника					Роботу припинено у зв’язку зі смертю
* Записи про звільнення засвідчуються підписом керівника та печаткою підприємства незалежно від причин звільнення.
5. Рішенням суду звільнення на підставі п. 7 ст. 40 КЗпП (поява на роботі в нетверезому стані) визнане незаконним і працівника поновлено на колишній роботі. Після поновлення на роботі працівник звільняється за власним бажанням (ст. 38 КЗпП)	24	21	09	2009	Запис за № 23 недійсний. Поновлено на попередній роботі	Наказ від 21.09.2009 р. № 32-к*
	25	05	10	2009	Звільнений за власним бажанням, ст. 38 КЗпП України	Наказ від 05.10.2009 р. № 38-к
* Наказ видається на підставі рішення суду.
6. Працівника прийнято на роботу на основне місце роботи 11.02.2009 р. За основним місцем роботи він попросив унести дані про його роботу за сумісництвом у ТОВ «Космос» на посаді сторожа з 14.01.2009 р. (засвідчена ТОВ «Космос» копія наказу від 14.01.2009 р. № 12) по 31.07.2009 р. (засвідчена ТОВ «Космос» копія наказу від 31.07.2009 р. № 55)					Товариство з обмеженою відповідальністю «АБВ»
	10	11	02	2009	Прийнятий на посаду охоронника	Наказ від 11.02.2009 р. № 5
					Робота за сумісництвом у товаристві з обмеженою відповідальністю «Космос»
	11	14	01	2009	Прийнятий на посаду сторожа	Наказ від 14.01.2009 р. № 12
	12	31	07	2009	Звільнений за власним бажанням, ст. 38 КЗпП України	Наказ від 31.07.2009 г. № 55
7. Підприємство приймає на основне місце робіт на посаду касира студента денного відділення, який працевлаштується вперше, на момент закінчення навчання студент не працював					Товариство з обмеженою відповідальністю «Дитина»
	1	22	01	2009	Прийнятий на посаду касира	Наказ від 22.01.2009 р. № 8
	2	30	04	2009	Звільнений за власним бажанням, ст. 38 КЗпП України. Директор ТОВ «Дитина» /Бородач/ В. В. БородачМ. П.	Наказ від 30.04.2009 р. № 26
					Енський гуманітарний інститут
	3	04	08	2004	Зараховано на перший курс економічного факультету	Наказ від 04.08.2004 р. № 125
	4	25	06	2009	Відраховано з інституту у зв’язку із закінченням; диплом ХА № 1256789. Начальник відділу кадрів /Головко/ С. С. Головко М. П.	Наказ від 25.06.2009 р. № 86