20.07.2009
ВІДОМІСТЬ НА ВИПЛАТУ ГРОШЕЙ:
особливості виплат готівки з каси
Напевно, усі пам’ятають, що недавно було затверджено нові редакції касових документів. Серед змінених форм опинилася і Платіжна відомість. Тепер Нацбанк назвав її Відомістю на виплату грошей, але від цього ні її наповнення, ні її призначення не змінилися.
У сьогоднішній статті розглянемо порядок заповнення оновленої Відомості на виплату грошей.
Вікторія ЗМІЄНКО, економіст-аналітик Видавничого будинку «Фактор»
Оновлена форма Відомості на виплату грошей
З 16 червня 2009 року
Нацбанк постановою Правління від 29.04.2009 р. № 252* відновив форми касових документів, виклавши їх у формі додатків до Положення № 637**. Крім касових ордерів, касової книги та журналів реєстрації додатком до Положення № 637 Нацбанк зробив також Відомість на виплату грошей (додаток 1 до Положення № 637).* Див. ком. «Касові документи: Нацбанк розробив їх нові типові форми» // «БТ», 2009, № 23, с. 4.
** Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затверджене постановою Правління НБУ від 15.12.2004 р. № 637.
Досі функції
Відомості виконувала Платіжна відомість (типова форма № П-53), затверджена наказом Мінстату від 22.05.96 р. № 144, яку з 01.01.2009 р. було скасовано наказом Держкомстату від 05.12.2008 р. № 489*** . Оскільки запропоновані Держкомстатом у наказі від 05.12.2008 р. № 489 Розрахунково-платіжні відомості типових форм № П-6 і № П-7 формально не пристосовано для документування виплати зарплати з каси (на відміну від їх попередника — Відомості типової форми № П-49), на практиці в період 01.01.2009 р. — 15.06.2009 р. роботодавці видачу грошей з каси, крім скасованих видаткових касових ордерів, оформляли за допомогою все тієї ж скасованої Платіжної відомості (ф. № П-53).*** Див. ком. «Нові типові форми з обліку праці від Держкомстату» // «БТ», 2009, № 1 — 2, с. 6.
Коли готівку виплачують на підставі Відомості?
Необхідність застосування
Відомості на виплату грошей передбачено Положенням № 637. Вона разом з касовими ордерами, розрахунковими документами, квитанціями програмно-технічних комплексів самообслуговування, є касовим документом (п. 1.2 Положення № 637).Згідно з
п. 3.4 Положення № 637 Відомість, як і видаткові касові ордери (далі — ВКО), застосовують для видачі готівки з каси:— на виплату заробітної плати (основне застосування);
— для здійснення інших виплат як працівникам, так і особам, які не перебувають із підприємством у трудових відносинах (наприклад, благодійної допомоги, лікарняних тощо).
При цьому видачу готівки особам, яких немає у штатному розписі підприємства, здійснюють за окремою
Відомістю (п. 3.5 Положення № 637). Крім того, як правило, окремі Відомості відкривають на кожен вид виплат.Виплату зарплати за типовими формами з обліку розрахунків щодо зарплати, які діють на сьогодні, документують так:
етап 1
— бухгалтер розраховує суму до видачі в Розрахунково-платіжній відомості працівника (типова форма № П-6)****;**** Незважаючи на назву, у цій формі відображаються тільки сума нарахованих виплат, сума утримань та обчислюється сума до виплати.
етап 2
— бухгалтер переносить розраховану суму до Відомості на виплату грошей (додаток 1 до Положення № 637). Якщо зарплату виплачують за ВКО (без використання Відомості на виплату грошей), то суму до видачі переносять до ВКО (п. 3.8 Положення № 637);етап 3
— касир виплачує з каси належні працівникам суми на підставі Відомості на виплату грошей або ВКО . Якщо зарплату виплачують за Відомістю, то в день закриття Відомості на загальну суму коштів, виплачену за нею, бухгалтер складає ВКО, а касир відображає це в Касовій книзі.Зверніть увагу: згідно з
абзацом другим п. 2.10 Положення № 637 у касі підприємства можна зберігати виручку понад установлений підприємству ліміт для здійснення виплат, що належать до фонду оплати праці, протягом 3 робочих днів з дня настання строків у сумі, яку зазначено в переданій до каси Відомості на виплату грошей. Так, щоб у цьому випадку виручка, спрямована на виплату зарплати, не враховувалася для визначення перевищення ліміту, необхідна наявність у касі Відомості на виплату грошей.
Особливості складання Відомості та виплати за нею готівки
Відомість на виплату грошей
оформляють в одному примірнику в бухгалтерії підприємства і потім передають до каси для здійснення відповідних виплат.При отриманні
Відомості на виплату грошей касир зобов’язаний перевірити наявність і достовірність на Відомості дозвільного напису керівника підприємства чи осіб, які ним уповноважені (п. 3.12 Положення № 637).Важливо пам’ятати! Виправлення у
Відомості на виплату грошей забороняються (п. 3.10 Положення № 637). Причому працівники податкового відомства при перевірці визначають правильність заповнення всіх реквізитів Відомості та вважають неприпустимими виправлення, закреслення в них (п. 4.1 Методичних рекомендацій про порядок проведення перевірок з питань дотримання суб’єктами господарювання касової дисципліни, повноти оприбуткування виручки від реалізації товарів (послуг), затверджених наказом ДПАУ від 23.04.2009 р. № 210). Тому для уникнення конфліктних ситуацій при складанні Відомості необхідно враховувати подібну позицію перевіряючих.Наведемо перелік основних реквізитів
Відомості на виплату грошей та порядок їх заповнення в таблиці.
Порядок заповнення основних реквізитів
Відомості на виплату грошей| Реквізит Відомості на виплату грошей | Порядок заповнення |
| 1 | 2 |
| «Найменування підприємства (установи, організації))» | Зазначають найменування підприємства, що виплачує готівку з каси |
| «Ідентифікаційний код ЄДРПОУ» | Проставляють ідентифікаційний код підприємства згідно з Єдиним державним реєстром підприємств та організацій України |
| «Структурний підрозділ підприємства (установи, організації)» | Указують найменування цеху (відділу), працівникам якого виплачують зарплату (інші доходи) за цією Відомістю
|
| «До відомості №» | Зазначають номери розрахунково-платіжних відомостей працівників (типова форма № П-6), на підставі якої складено Відомість. Незважаючи на те що у відомості (типова форма № П-6) не передбачено реквізиту для заповнення номера, за необхідності його можна ввести
|
| «У касу для оплати в строк з ____ до ___ 20__ р.» | Указують часовий інтервал (день, місяць, рік), протягом якого має бути виплачено заробітну плату (інші доходи).Зверніть увагу: у Платіжній відомості (ф. № П-53) було зазначено період, що включає останній день виплати зарплати. Тепер, заповнюючи цей реквізит, після слова «до» зазначають день, наступний за граничним строком виплати зарплати.Нагадаємо: відповідно до п. 2.10 Положення № 637 підприємства мають право зберігати в касі готівку, отриману в банку для виплат, що входять до фонду оплати праці, а також пенсій, стипендій та дивідендів, у сумі понад установлений ліміт каси протягом 3 робочих днів, включаючи день отримання готівки в банку. Крім того, протягом 3 робочих днів можна також зберігати виручку, яку спрямовують для здійснення таких виплат, у сумі, зазначеній у переданій до каси Відомості. Що стосується готівки, отриманої для виплати лікарняних та інших виплат, що не включаються до фонду оплати праці згідно з Інструкцією № 5*, та не виданої з каси, то підприємство має здати її до банку (якщо їх сума перевищує встановлений ліміт каси) не пізніше наступного робочого дня банку після отримання готівки, тобто грошові кошти можуть зберігатися в касі 2 дні (лист НБУ від 13.05.2005 р. № 11-113/1569-4857)
|
| «У сумі ____ (___ грн. ___ коп.)» | Зазначають загальну суму заробітної плати й інших доходів, які буде виплачено за цією Відомістю, прописом та цифрами
|
| «Керівник» | Відомість підписують керівник та головний бухгалтер або працівник підприємства, уповноважений на це керівником (п. 3.4 Положення № 637) |
| «Головний бухгалтер» | |
| «Кореспондуючий рахунок: рахунок, субрахунок» | Указують дебет рахунка (субрахунку), з яким кореспондує кредит рахунка 30 «Каса» |
| «Відомість на виплату грошей №» | Проставляють порядковий номер Відомості
|
| «за _____________ 20__ р.» | Зазначають період, за який виплачують зарплату |
| «Кількість аркушів» | Указують загальну кількість сторінок Відомості. Якщо Відомість має кілька сторінок, на 2-й сторінці й далі над таблицею потрібно друкувати текст: «Вставний аркуш до додатка № __»
|
| «За цією відомістю виплачено гривень ____ (___ грн. ___ коп.)» | Проставляють загальну суму виданої зарплати прописом та цифрами |
| «і депоновано гривень _____ (_____ грн. ___ коп.)» | Зазначають загальну суму депонованої зарплати прописом та цифрами |
| «Табельний номер», гр. 2 табличної частини | Указують табельний номер одержувачів грошових коштів |
| «Прізвище, ім’я, по батькові», гр. 3 табличної частини | Зазначають прізвище, ім’я та по батькові одержувачів грошових коштів |
| «Сума», гр. 4 табличної частини | Указують суму заробітної плати (іншого доходу), що підлягає видачі конкретному працівнику на руки |
| «Підпис про одержання», гр. 5 табличної частині | Фізична особа розписується в цій графі, використовуючи чорнильну або кулькову ручку з чорнилом темного кольору, підтверджуючи отримання нею зарплати чи іншого належного доходу.Видачу заробітної плати касир здійснює тільки особі, зазначеній у Відомості (п. 3.6 Положення № 637). Однак можлива видача зарплати за довіреністю (у тих випадках, коли працівник не може самостійно отримати належну йому заробітну плату, у тому числі коли він не може розписатися власноручно у зв’язку з хворобою або з інших поважних причин).У разі виплати заробітної плати за довіреністю перед підписом про отримання грошей касир здійснює запис: «За довіреністю». Якщо працівник не отримав заробітну плату, то в цій графі касир робить запис або проставляє відбиток штампа «Депоновано»
|
| «Примітки», гр. 6 табличної частини | За необхідності вказують номер, серію, дату і місце видачі документа, що засвідчує особу одержувача грошових коштів.Якщо особа отримує готівку за довіреністю, то зазначають реквізити довіреності. Довіреність долучають до Відомості
|
| «Відомість склав ___________________________ | Підписи касира, який виплатив заробітну плату й інші доходи, бухгалтера, який склав та перевірив Відомість. У разі якщо Відомість має кілька сторінок, то реквізити «Відомість склав» і «Відомість перевірив» друкуються на останній сторінці
|
| «Відомість перевірив ___________________________ | |
| Підсумковий рядок (вписується самостійно) | Після останнього запису у Відомості необхідно заповнити підсумковий рядок, назвавши його, наприклад, «Разом», де зазначають загальну суму за Відомістю. Якщо Відомість має кілька сторінок, то підсумковий рядок можна заповнювати у кінці кожної сторінки
|
* Інструкція зі статистики заробітної плати, затверджена наказом Держкомстату від 13.01.2004 р. № 5.
Після виплати заробітної плати або після закінчення встановленого строку виплати
касир повинен (п. 3.9 Положення № 637):1)
у Відомості напроти прізвищ осіб, які не отримали заробітну плату, у графі 5 «Підпис про одержання» проставити штамп або зробити запис: «Депоновано»;2)
зазначити фактично виплачену і неотриману суму заробітної плати, що підлягає депонуванню (прописом та цифрами), у полях «За цією відомістю виплачено гривень ____ (___ грн. ___ коп.)» та «і депоновано гривень ________ (_____ грн. ___ коп.)» перед таблицею, звірити ці суми із загальним підсумком за Відомістю. Після того як усі реквізити Відомості заповнено, касир засвідчує її своїм підписом;3)
за наявності депонованих сум скласти Реєстр депонованої заробітної плати*, в якому ведеться аналітичний облік розрахунків стосовно депонованої зарплати щодо кожної неотриманої суми окремо;* Форму Реєстру депонованої заробітної плати наведено в Методичних рекомендаціях про застосування регістрів бухгалтерського обліку, затверджених наказом МФУ від 29.12.2000 р. № 356. Докладніше про порядок депонування див. статтю «Депонована заробітна плата: оформлення та облік» // «БТ», 2007, № 33, с. 14.
4)
зробити запис у Касовій книзі згідно з виписаним бухгалтерією ВКО на фактично видану за Відомістю суму.Бухгалтер підприємства перевіряє записи, здійснені касиром у
Відомості, та провадить підрахунок виданих і депонованих за нею сум. На загальну суму виплаченої зарплати бухгалтер оформляє один загальний ВКО. Невидану зарплату здають до банку для зарахування на поточний рахунок підприємства (якщо її сума перевищує встановлений ліміт каси**) або можуть видати на інші потреби підприємства (наприклад, на господарські потреби, на відрядження тощо).** Якщо суми готівки, не використаної для виплати зарплати, не перевищують установлений ліміт каси, то вони можуть залишитися в касі підприємства (лист НБУ від 18.07.2006 р. № 11-113/2701-7507).
Зверніть увагу: згідно з
п. 3.5 Положення № 637 для визначення залишку готівки в касі не враховуються дані Відомості, в яких видачу готівки з каси не підтверджено підписом одержувача.
Приклад
Бухгалтер підприємства ТОВ «АБВ» на підставі Розрахунково-платіжних відомостей працівників
(типова форма № П-6) за червень 2009 року заповнив Відомість на виплату грошей на загальну суму до виплати 12000 грн. і передав її до каси підприємства для здійснення виплати за нею в період з 10.07.2009 р. до 15.07.2009 р. (останній день виплати — 14.07.2009 р.).Касир підприємства 10.07.2009 р. отримав до каси виручку від реалізації продукції власного виробництва в сумі 2000 грн., яку вирішили спрямувати на виплату зарплати за червень 2009 року. Крім того, у цей же день у банку за чеком касир отримав грошові кошти на виплату заробітної плати за червень 2009 року в сумі 10000 грн. Виручку від реалізації та надходження грошей з банку на зарплату бухгалтер оформив за допомогою прибуткового касового ордера.
Сума фактично виплаченої зарплати за Відомістю склала 9600 грн. При цьому працівниця підприємства Горб О. О. з поважної причини не змогла отримати заробітну плату за червень 2009 року. Її зарплату за довіреністю отримав її чоловік Горб Т. Т.
Крім того, було депоновано заробітну плату працівника на суму 2400 грн. унаслідок його відсутності у зв’язку з перебуванням у службовому відрядженні в період виплати зарплати.
На суму фактично виплаченої зарплати (9600 грн.) 14.06.2009 р. бухгалтер підприємства оформив ВКО, на підставі якого касир у цей же день зробив запис у Касовій книзі. Депоновану зарплату до банку не здавали, а залишили в межах ліміту (3000 грн.) у касі для здійснення інших виплат.
Депоновану зарплату виплатили в день виплати авансу 24.07.2009 р. за ВКО від 24.07.2009 р. № 245.
Наведемо приклад заповнення Відомості на виплату грошей за червень 2009 року (рис. 1 на с. 31), ВКО на суму виданої за нею зарплати (рис. 3 на с. 31) та Реєстру депонованої заробітної плати (рис. 2 на с. 31).