09.11.2009
КАСОВІ ДОКУМЕНТИ —
хто має право їх підписувати, у тому
числі з використанням факсиміле
Лист Національного банку України від 13.10.2009 р. № 11-113/4546-19079
«Щодо оформлення касових операцій»
У
листі, що коментується, Нацбанк роз’яснив порядок розподілу повноважень при підписанні касових документів у відокремлених підрозділах, у тому числі за допомогою факсиміле.1. Касові документи підрозділів.
Згідно з п. 3.4 Положення про касові операції* видаткові документи підписують керівник та головний бухгалтер або працівник підприємства, уповноважений на це керівником. Керуючись цим пунктом, а також ст. 64 і 65 Господарського кодексу України, п. 5 ст. 8 Закону про бухоблік**, трудовим законодавством, а також цивільним законодавством (ст. 95 Цивільного кодексу України), Нацбанк указав на можливість підпису видаткових касових ордерів (ВКО), виписаних у касі відокремленого підрозділу, керівником такого підрозділу. При цьому такі повноваження керівнику підрозділу має бути надано і зафіксовано у внутрішніх розпорядчих документах (положеннях). Подібну позицію Нацбанк озвучував раніше у своєму листі від 26.08.2008 р. № 11-113/3421-115-75 («БТ», 2008, № 41, с. 9).* Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затверджене постановою Правління НБУ від 15.12.2004 р. № 637.
** Закон України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» від 16.07.99 р. № 996-XIV.
При здаванні готівкової виручки з каси відокремленого підрозділу до каси підприємства касові документи, що оформляються, підписують так:
— у відокремленому підрозділі виписують ВКО, що підписується керівником такого підрозділу, бухгалтером та касиром;
— у касі підприємства приймання виручки оформляють прибутковим касовим ордером, що підписується головним бухгалтером та касиром.
При цьому згідно з
п. 4.8 Положення про касові операції за відсутності у штатному розписі посади касира виконання його обов’язків на підставі письмового розпорядження керівника може бути покладено на бухгалтера чи іншу особу, з якими укладається договір про повну матеріальну відповідальність. Вважаємо, що ця норма не унеможливлює виконання обов’язків касира і самим керівником, у тому числі відокремленого підрозділу.2. Факсиміле на касових ордерах.
Що стосується застосування факсиміле для підпису касових ордерів, то Нацбанк зазначає: Положення про касові операції не містить заборони на використання факсиміле, що дає можливість його застосування (див. «Нацбанк не заперечує проти застосування факсиміле для підпису керівником прибуткових і видаткових касових ордерів»).
| Нацбанк не заперечує проти застосування факсиміле для підпису керівником прибуткових і видаткових касових ордерів Витяг із листа, що коментується « Пунктом 2.5 Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженого наказом Міністерства фінансів України від 24.05.95 р. № 88 <...>, передбачено, що первинний документ може бути підписано особисто, із застосуванням факсиміле, штампа, символу чи іншим механічним або електронним способом посвідчення.У той же час, частиною 3 статті 207 Цивільного кодексу України визначено, що використання при здійсненні правочинів факсимільного відтворення підпису за допомогою засобів механічного чи іншого копіювання, електронно-числового підпису чи іншого аналогу власноручного підпису допускається у випадках, установлених законом, іншими актами цивільного законодавства, або за письмовою згодою сторін, в якій мають міститися зразки відповідного аналогу їх власноручних підписів.Отже, ураховуючи, що Положення не містить заборони на використання факсиміле при підписанні керівником підприємства прибуткових і видаткових касових ордерів, вважаємо, що на розсуд керівника підприємства ним при підписанні прибуткових і видаткових касових ордерів може застосовуватися факсимільне відтворення його підпису». |
Разом з тим, Мінфін у
листі від 03.08.2009 р. № 31-34000-20-16/20991, відповідаючи на запитання про застосування на довіреності факсимільного підпису, з посиланням на Закон про бухоблік зауважив, що для підписання первинних документів застосування факсиміле не передбачено. Ці документи можуть підписуватися особисто та/або з використанням електронного підпису, тобто інші способи підпису таких документів застосовувати не можна. Ми з таким підходом не погоджувалися, докладніше див. у коментарі до цього листа ( «БТ», 2009, № 33, с. 10).Ураховуючи, що згідно з п. 6 ст. 33 Закону України «Про Національний банк України» від 20.05.99 р. № 679-XIV порядок ведення касових операцій визначає саме Нацбанк, вважаємо за можливе застосовувати положення листа, що коментується.