Про перевірку документів

ДОКУМЕНТИ
ДЛЯ ПЕРЕВІРОК ПФУ

зберігаємо безстроково:
 роз'яснює Пенсійний фонд

Лист Пенсійного фонду України від 31.01.12 р. № 2153/03-20

«Про перевірку документів»

У листі, що коментується, Пенсійний фонд України (далі — ПФУ) розповів про строк зберігання документів для проведення перевірок органом ПФУ платників єдиного внеску на загальнообов'язкове державне соціальне страхування (далі — ЄВС).

Пенсійний фонд нагадав про право ПФУ та його територіальних органів проводити не частіше 1 разу на календарний рік планову, а у випадках, передбачених законом, — позапланову перевірку на підприємствах, в установах та організаціях, у фізичних осіб — підприємців бухгалтерських книг, звітів, кошторисів та інших документів про нарахування, обчислення і сплату ЄВС, достовірності відомостей, поданих до Державного реєстру загальнообов'язкового державного соціального страхування, отримувати необхідні пояснення, довідки та відомості (зокрема, письмові) з питань, що виникають під час такої перевірки. Це передбачено п. 2 ч. 1 ст. 13 Закону України «Про збір та облік єдиного внеску на загальнообов'язкове державне соціальне страхування» від 08.07.10 р. № 2464-VI (далі — Закон про ЄВС).

Механізм проведення планових та позапланових перевірок з ЄВС регламентується Порядком проведення Пенсійним фондом України та його територіальними органами планових та позапланових перевірок платників єдиного внеску на загальнообов'язкове державне соціальне страхування, затвердженим постановою КМУ від 09.03.11 р. № 233 (див. ком. у «БТ», 2011, № 15, с. 4, а також Тему тижня «Перевірки соцфондів з 2011 року» // «БТ», 2011, № 16, с. 33).

ПФУ зауважив, що згідно з цим Порядком перевірки проводяться на підставі бухгалтерських книг, кошторисів та інших документів (п. 2).

Крім того, автори листа зазначили, що відповідно до Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» від 16.07.99 р. № 996-XIV (далі — Закон про бухоблік) бухгалтерський облік на підприємстві ведеться безперервно з дня реєстрації підприємства до його ліквідації. Виходячи з цього вони вважають, що з метою забезпечення збирання внесків у повному обсязі та запобігання можливому ухиленню платників від сплати страхових внесків та ЄВС перевірці підлягають документи за весь період з моменту проведення попередньої перевірки платника. До речі, те, що перевірятися можуть документи за весь період з моменту проведення попередньої перевірки платника з ЄВС, випливає з ч. 16 ст. 25 Закону про ЄВС, згідно з якою строк давності щодо нарахування, застосування і стягнення сум недоїмки з ЄВС, штрафів та нарахованої пені не застосовується. Аналогічна норма щодо пенсійних внесків міститься в ч. 15 ст. 106 Закону України «Про загальнообов'язкове державне пенсійне страхування» від 09.07.03 р. № 1058-IV, норми якого застосовуються і після запровадження ЄВС.

Також у листі, що коментується, зазначено, що органи ПФУ беруть до уваги:

— положення ст. 8 Закону про бухоблік, згідно з якою на власника чи уповноважений орган (посадову особу), який здійснює керівництво підприємством відповідно до законодавства та установчих документів, покладено відповідальність за збереження оброблених документів, регістрів та звітності;

— строки зберігання первинних документів, облікових регістрів, бухгалтерських звітів та балансів в архіві підприємства, установи визначені наказом Головного архівного управління при КМУ від 20.07.98 р. № 41 «Про затвердження Переліку типових документів». До речі, у цьому наказі строки зберігання первинних документів та облікових регістрів у 3 роки прив'язані до завершення перевірки податковим органом (відповідно пп. 315 і 321). Що стосується бухгалтерських звітів та балансів, то їх слід зберігати постійно до ліквідації підприємства (п. 308). А документи щодо нарахування виплат працівникам узагалі мають зберігатися 75 років (пп. 316 і 317).

До речі, згідно з п. 5 ч. 11 ст. 25 Закону про ЄВС працівники ПФУ під час перевірок можуть накласти штраф у розмірі 170 грн. за неналежне ведення бухгалтерської документації, на підставі якої нараховується ЄВС.