Заповнення форми № Д4 на працівника, який хворів увесь місяць та іншого доходу не мав

Працівник увесь вересень 2012 року хворів. Листок непрацездатності за період 03.09.12 — 12.10.12 р. він надав 15 жовтня. Інших нарахувань за вересень не було. За лікарняним листком працівнику нараховано 4500 грн. (750 грн. за рахунок підприємства і 3750 грн. — за рахунок коштів Фонду непрацездатності: за вересень — 2250 грн., за жовтень — 1500 грн.). За робочі дні жовтня, імовірно, буде нараховано зарплату в сумі 2440 грн. Підкажіть, як заповнити дані про цього працівника у формі № Д4 за вересень та за жовтень. Чи потрібно враховувати його в показнику «Кількість застрахованих осіб у звітному періоді» перед табличною частиною Таблиці 1?

(м. Луганськ)

Нарахування лікарняних у бухгалтерському обліку відображаємо на підставі листка непрацездатності в місяці, в якому його було надано працівником. Тому може скластися ситуація, коли внаслідок хвороби та незакритого листка непрацездатності працівнику за будь-який місяць роботодавець не здійснює нарахування. У вашій ситуації працівнику не було проведено нарахувань за вересень.

При заповненні щомісячного додатка 4 (форма № Д4) слід пам’ятати такі правила відображення лікарняних:

ПРАВИЛО 1 . Лікарняні відображаємо у формі № Д4 за місяць, в якому їх нараховано (відображено нарахування в бухобліку) на підставі отриманого від працівника листка непрацездатності. У вашому випадку лікарняні в сумі 4500 грн. слід відобразити у формі № Д4 за жовтень 2012 року (подаємо не пізніше 20.11.12 р.).

ПРАВИЛО 2 . Таблицю 6 заповнюємо так:

1. На працівника заповнюємо стільки рядків, на скільки місяців припадають дні хвороби. При цьому місяць, на який припадають лікарняні, відображаємо у графі 11. Також окремо заповнюємо рядки для інших виплат (зарплати, винагороди за цивільно-правовим договором). У вашому випадку будуть 3 рядки:

перший рядок — лікарняні, що припадають на дні вересня (у графі 11 зазначаємо «09-2012») у сумі 3000 грн. (750 + 2250);

другий рядок — лікарняні, що припадають на жовтень (у графі 11 указуємо «10-2012») — 1500 грн.;

третій рядок — нарахована зарплата за жовтень (графу 11 не заповнюємо) — 2440 грн.

2. У рядку, в якому заповнюємо лікарняні, заповнюємо графу 9, куди вписуємо код із додатка 2 до Порядку № 22-2* — «29».

3. У графі 13 показуємо кількість календарних днів хвороби. У вашому випадку, у рядку за вересень проставляємо «30», а за жовтень — «12». У третьому рядку, в якому відображаємо нараховану зарплату, графу 13 не заповнюємо.

4. Заповнення граф 15 і 16 залежить від розміру лікарняних, що припадають на конкретний місяць:

— у графі 15 відображаємо всю суму лікарняних, що припадають на календарний місяць;

— у графі 16 показуємо суму лікарняних, що припадають на календарний місяць, з яких потрібно справляли єдиний внесок після застосування максимальної величини (17 прожиткових мінімумів для працездатних осіб) до зарплати і винагороди за цивільно-правовим договором, а вже потім — до лікарняного.

* Порядок формування та подання страхувальниками звіту щодо сум нарахованого єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування, затверджений постановою правління ПФУ від 08.10.10 р. № 22-2.

У вашому випадку показники графи 15 і 16 збігатимуться.

ПРАВИЛО 3 . Для заповнення Таблиці 6 не має значення, хто виплачує лікарняні: оплата перших 5 днів за рахунок коштів роботодавця (у вашому випадку — 750 грн.) або допомога за рахунок коштів Фонду непрацездатності (у вашому випадку — 3750 грн.). Виплати, що припадають на один місяць, уносимо одним рядком. Тому у вашому випадку лікарняні, що припадають на дні вересня (у графі 11 указуємо «09-2012»), у сумі 3000 грн. показуємо одним рядком. Ця сума включає нарахування за рахунок роботодавця — 750 грн. і за рахунок Фонду — 2250 грн. Але в Таблиці 1 ми окремо показуємо лікарняні за рахунок підприємства (рядок 1.3 — 750 грн.) і окремо за рахунок Фонду (рядок 1.4 — 3750 грн.).

Що стосується заповнення форми № Д4 за вересень 2012 року (подаємо не пізніше 22.10.12 р.) у Таблиці 6, то на працівника, який хворіє, ми не заповнюємо рядки. Якщо припустити, що на підприємстві, окрім працівника, який хворіє, інших працівників немає, то необхідно подати форму № Д4 у складі Таблиць 1 і 6 із прокресленнями. У цій ситуації виникає запитання щодо заповнення полів Таблиці 1, в яких відображаємо чисельність працівників:

— «Середньооблікова кількість штатних працівників за звітний період, осіб» — при розрахунку цього показника враховуємо хворіючого працівника;

— «Кількість застрахованих осіб у звітному періоді» — роз’яснень від ПФУ із цього приводу немає. Якщо виходити з визначення застрахованої особи*, то й тут працівника, який хворіє, слід ураховувати, зазначивши його як цілу одиницю, незалежно від того, як ураховуємо його при розрахунку середньооблікової кількості. Однак в усних консультаціях працівники ПФУ роз’яснюють, що тут слід ураховувати лише тих працівників, на яких є заповнені рядки в Таблиці 6 (яким нараховано виплати, з яких було утримано ЄВС). Аналогічний алгоритм закладено і в безкоштовному програмному забезпеченні, яке ПФУ розробив для заповнення своєї звітності. Тому з приводу того, як заповнювати ці поля, рекомендуємо проконсультуватися у своєму відділенні ПФУ. Але через відсутність порядку заповнення звіту, на наш погляд, пенсійники не мають права відмовляти у приймання звіту внаслідок неправильного заповнення цих полів.

* Застрахована особа — фізична особа, яка відповідно до законодавства підлягає загальнообов’язковому державному соціальному страхуванню і сплачує (сплачувала) та/або за яку сплачується чи сплачувався у встановленому законом порядку єдиний внесок. Працівники — громадяни України, іноземці (якщо інше не встановлено міжнародними договорами, згода на обов’язковість яких надана Верховною Радою України) та особи без громадянства, які працюють у роботодавців, є застрахованими особами відповідно до законодавства про загальнообов’язкове державне соціальне страхування (ч. 2 ст. 4 Закону України «Про збір і облік єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування» від 08.07.10 р. № 2464-VI).

Нижче наведемо фрагмент заповнення Таблиць 1 і 6 за жовтень 2012 року з урахуванням описаного вище порядку заповнення, припустивши, що на підприємстві лише один працівник, який хворіє.