Відпустка з першого числа (з першого робочого дня) місяця: як розрахувати відпускні?

Співробітник іде у відпустку з 02.09.13 р. на 24 календарні дні. Яким буде розрахунковий період? Як розрахувати суму відпускних, якщо не завжди при виході у відпустку з початку наступного місяця є дані про нарахований заробіток перед виходом у відпустку?

(м. Харків)

Згідно зі ст. 21 Закону України «Про відпустки» від 15.11.96 р. № 504/96-ВР заробітна плата за період відпустки виплачується не пізніше, ніж за три календарні дні до її початку (лист Мінпраці від 26.06.09 р. № 155/13/116-09 // «БТ», 2009, № 34, с. 10). Виходить, що в цій ситуації виплату відпускних має бути здійснено не пізніше 29.08.13 р.

Суму відпускних розраховуємо відповідно до Порядку обчислення середньої заробітної плати, затвердженого постановою КМУ від 08.02.95 р. № 100 (далі — Порядок № 100).

Розрахунковим періодом є останні 12 календарних місяців роботи співробітника, що передують місяцю надання відпустки (п. 2 Порядку № 100). У такому разі йдеться про період вересень 2012 року — серпень 2013 року. При цьому дата нарахування і виплати відпускних не впливає на визначення розрахункового періоду.

Оскільки працівник іде у відпустку з першого робочого дня місяця, то на дату виплати й нарахування відпускних (на 29.08.13 р.) ще не буде відомою загальна сума доходу, яку працівник отримає за останній місяць розрахункового періоду, — ми можемо ще не знати суму, яка буде нарахована за останній робочий день серпня — 29 серпня (у разі п’ятиденного робочого тижня; у разі змінного графіку чи шестиденки — можуть потрапити й інші дні з триденного періоду до виходу у відпустку).

Оскільки в цьому випадку сума відпускних по суті є авансом, можна для її розрахунку використовувати такий варіант: розмір виплат визначаємо виходячи зі встановленої в трудовому договорі працівника тарифної ставки, посадового окладу, а в разі підрядної оплати — без урахування останнього (останніх) днів 12-го місяця розрахункового періоду. А в наступному місяці, коли відпускні нараховуватимемо в бух-обліку, розрахуємо фактичну суму відпускних і в разі необхідності доплатимо суму відпускних під час наступної виплати зарплати.

Приклад. Припустимо, що зарплата працівника за вересень 2012 року — липень 2013 року склала 45000 грн., а посадовий оклад за серпень 2013 року — 4300 грн. Розрахуємо суму відпускних і потім скоригуємо її.

Визначимо розмір середньоденної зарплати працівника для виплати відпускних при виході у відпустку:

(45000 + 4300) : (365 - 10) = = 138,87 (грн.),

де 365 — загальна кількість календарних днів у розрахунковому періоді;

10 — кількість святкових і неробочих днів, які припадають на розрахунковий період.

Отже, сума відпускних складе 3332,88 грн. (138,87 грн. х 24 кал. дн.). Це орієнтовна сума відпускних, яку згодом у разі необхідності буде відкориговано. На руки 29.08.13 р. працівникові можна виплатити відпускні в сумі 2832,95 грн. (3332,88 - 3332,88 х 15 %_ПДФО)*.

* Єдиний внесок за ставкою 3,6 % під час виплати авансів, чим є відпускні в цьому випадку (у бухобліку буде нараховано у вересні 2013 року), можна не сплачувати.

Після того, як будуть відомі всі нарахування за серпень 2013 року, здійснюється остаточний розрахунок зарплати за серпень 2013 року і суми відпускних за вересень 2013 року. Наприклад, зарплата за серпень склала 4600 грн., тоді сума відпускних складе:

((45000 + 4600) : (365 - 10)) х 24 = = 3353,28 (грн.).

Тоді у вересні (не пізніше 07.09.13 р.) працівникові виплачується лише зарплата за серпень, а вже в жовтні 2013 року — зарплата з урахуванням коригування, тобто на 20,4 грн. у частині нарахування більше (3353,28 - 3332,88). Якщо дохід за серпень зменшився — значить, працівникові буде нараховано меншу суму відпускних.

Дар’я КРАВЧЕНКО