Підставою для відображення податкових витрат є документ про використання ПММ, а не документ про їх придбання

Підзвітна особа (водій) купила пально­мастильні матеріали (ПММ). Авансовий звіт подано у III кварталі 2012 року. Розрахунок з підзвітною особою проведено в IV кварталі. Коли витрати на придбання ПММ відображаються в податковому обліку підприємства?

(м. Севастополь)

Найімовірніше, автор листа робить лише перші кроки в опануванні правил оподаткування прибутку підприємств, у зв’язку з чим уточнює, який первинний документ підтверджує факт здійснення витрат: Звіт про використання коштів, наданих на відрядження або під звіт (так званий авансовий звіт), до якого прикріплено оригінал чека (накладної) на придбання ПММ, або документ (видатковий касовий ордер, виписка банку) про проведення розрахунків з підзвітною особою. Адже згідно з п. 138.2 ПКУ витрати, що враховуються для визначення об’єкта оподаткування, визнаються на підставі первинних документів, які підтверджують здійснення платником податку витрат, обов’язковість ведення та зберігання яких передбачено правилами ведення бухгалтерського обліку, та інших документів, установлених розд. II ПКУ.

Насправді фактичним здійсненням витрат вважається момент використання ПММ у господарській діяльності, якщо йдеться про адміністративні витрати, витрати на збут, інші операційні витрати. Витрати, що формують собівартість реалізованих товарів, виконаних робіт, наданих послуг, крім нерозподілених постійних загальновиробничих витрат, які включаються до складу собівартості реалізованої продукції в періоді їх виникнення, визнаються витратами того звітного періоду, в якому визнано доходи від реалізації таких товарів, виконаних робіт, наданих послуг (п. 138.4 ПКУ).

Отже, момент відображення витрат підприємством — платником податку на прибуток не залежить ні від того, коли було придбано ПММ, ні від того, чи сплатило підприємство фактично їх вартість. До моменту їх використання ПММ значаться на балансі у складі запасів. При використанні ПММ у господарській діяльності підприємство відображає витрати на підставі подорожніх листів, актів про списання тощо. А якщо вартість ПММ включається до собівартості продукції (робіт, послуг), що виготовляється, то фактично до витрат ці витрати потраплять лише при продажу такої продукції (робіт, послуг)).

Завершуючи розгляд цього питання, зауважимо, що на практиці часто виникає ситуація, коли працівник за свій рахунок оплачує витрати на придбання товарів (робіт, послуг) з подальшим отриманням відшкодування від роботодавця на підставі складеного авансового звіту. Слід зауважити, що ніхто не має права змусити працівника купувати щось за свій рахунок для потреб підприємства, тому включити таку функцію до обов’язків працівника не можна. Інша справа, що виконання доручення від імені та за рахунок роботодавця без попереднього забезпечення працівника авансом з позиції цивільно­правового законодавства можливе, але тільки за домовленістю між сторонами. Докладно про це ми говорили в консультації «Підзвіт: засади та нюанси» // «БТ», 2011, № 9, с. 19. У таких випадках (особ­ливо якщо йдеться про великі купівлі) ми рекомендуємо укладати письмовий договір доручення між працівником та роботодавцем, що дозволить уникнути будь­яких розбіжностей при розрахунках.

Питання обліку ПММ докладно розглянуто в Темі тижня «Пально­мастильні матеріали» // «БТ», 2012, № 45, с. 37.

Жанна СЕМЕНЧЕНКО