04.11.2013
ФОРМА № 3-ПН:
нюанси заповнення та подання
Вам потрібен працівник? Тоді ви повинні подати оновлену (з 12 липня 2013 року) форму № 3-ПН. Порівняно зі своєю попередницею вона дещо змінилася. Тому сьогодні ви дізнаєтеся про деякі нюанси її подання.
Вікторія ЗМІЄНКО, економіст-аналітик Видавничого будинку «Фактор», v.zmienko@id.factor.ua
Загальні правила подання форми № 3-ПН
Почнемо з екскурсу в загальні правила складання та подання форми № 3-ПН «Інформація про попит на робочу силу (вакансії)».
1. Форму № 3-ПН подають роботодавці. У самій формі роботодавцями названі тільки підприємства та підприємці, які використовують найману працю, а самозайняті особи та інші фізособи — ні. При цьому п. 1.2 Порядку № 316 орієнтує нас на термін «роботодавці», що наведений у Законі про організацію роботодавців і в Законі про ЄВС. Ураховуючи, що в Законі про ЄВС поняття роботодавців ширше, вам слід орієнтуватися саме на нього. Тому форму № 3-ПН потрібно подавати юрособам, підприємцям, самозайнятим особам та іншим фіз-особам, які використовують працю найманих осіб (тобто в тому числі нотаріусам, адвокатам тощо).
2. Форму № 3-ПН ви подаєте, якщо у вас виникає попит на робочу силу (вакансії). Якщо працівники вам не потрібні, ви не плануєте їх приймати на роботу (вакансії немає), то ви й не повинні подавати звіт. Логічно. Чи не так?
При цьому Мінсоцполітики нас орієнтує на незаповнену вакансію у штатному розписі (лист від 21.08.13 р. № 9370/0/14-13/026; детальніше читайте в розділі «Посада зазначена у штатному розписі — якщо вона не заповнена, потрібно подавати форму № 3-ПН» на с. 43).
Наша позиція: форму № 3-ПН слід подавати одноразово в разі виникнення вакансії.
3. Строк подання форми № 3-ПН — не пізніше 10 робочих днів з дати відкриття вакансії. Перенесення строку в разі, коли останній день подання припадає на вихідний, святковий або неробочий, не передбачене.
Довідково: датою відкриття вакансії є (п. 2.1 Порядку № 316):
— наступний день після створення робочого місця. Робоче місце — це місце (приміщення), на якому працівник постійно або тимчасово перебуває у процесі трудової діяльності та яке визначене, зокрема, на підставі трудового договору, контракту (п. 20 ч. 1 ст. 1 Закону про зайнятість);
— наступний день після припинення трудових відносин із працівником, робоче місце якого стає вакантним;
— дата, починаючи з якої може бути укладено трудовий договір з найманим працівником.
4. Куди подаємо? Виходячи з п. 1.3 Порядку № 316 можна говорити, що цей звіт подаємо до будь-якого найближчого центру зайнятості (ймовірно, до найближчого до фактичного місця роботи майбутнього працівника). Детальніше див. розділ «Форму № 3-ПН подаємо до центру зайнятості завжди» на с. 43.
5. Способи подання. У Порядку № 316 нічого не зазначено із цього приводу. Тому, на наш погляд, її можна подати як особисто, так і поштою або в електронний спосіб. Доцільно готувати звіт у двох примірниках: один звіт ви подаєте до центру зайнятості, другий — залишаєте собі (на ньому співробітник центру зайнятості проставить відмітку про отримання).
Важливий нюанс: у формі № 3-ПН назву професії (посади) ви повинні зазначати згідно з чинним Класифікатором професій.
Відповідальності за неподання немає!
Що буде, якщо ми не подамо звіт за наявності вакансії?
Одразу приємна новина. На сьогодні немає відповідальності за неподання, несвоєчасне подання або за неправильне заповнення форми № 3-ПН. Отже, не подали цей звіт — вам нічого не буде.
Відповідальність не прописана ані в Законі про зайнятість, яким, власне, і передбачена необхідність подання такого звіту, ані в КУпАП. Так, згідно зі ст. 1653 КУпАП адмінштраф може бути застосований до посадових осіб підприємств і фізичних осіб, які використовують найману працю, за:
— порушення порядку використання коштів загальнообов’язкового державного соціального страхування на випадок безробіття;
— несвоєчасне або неповне їх повернення;
— несвоєчасне подання або неподання визначених Законом № 1533 відомостей;
— подання недостовірних відомостей про використання коштів загальнообов’язкового державного соціального страхування на випадок безробіття.
Що ми бачимо? Як і за часів подання старої форми № 3-ПН, відповідальність передбачена тільки в разі ненадання відомостей, передбачених для роботодавця Законом № 1533, а не Законом про зайнятість. Але у випадку з формою № 3-ПН зазначені в ній дані подаються згідно із Законом про зайнятість, а не Законом № 1533. Тому і немає адміністративної відповідальності за її неподання або несвоєчасне подання.
Те, що Законом про зайнятість не передбачена відповідальність за порушення при поданні форми № 3-ПН, підтверджує і Мінсоцполітики в листі від 31.07.13 р. № 636/021/106-13 («БТ», 2013, № 38, с. 8).
Усе це робить подання форми № 3-ПН справою добровільною.
Увага! Але є й вигоди від подання цього звіту:
— по-перше, вам безоплатно центр зайнятості підшукає кандидатуру працівника на незаповнене місце (якщо ви зацікавлені в допомозі центру зайнятості);
— по-друге, вам не обійтися без попереднього подання форми № 3-ПН, якщо ви вирішите прийняти до себе на роботу іноземця (див. «БТ», 2013, № 26, с. 5);
— по-третє, своєчасно подана форма № 3-ПН може бути аргументом у судовому оскарженні рішення про накладення штрафу у зв’язку з недотриманням нормативу працевлаштування інвалідів (див., наприклад, постанову ВСУ від 20.06.11 р. у справі № 21-60а11);
— по-четверте, подана форма № 3-ПН, у п. 4 розділу II якої ви зазначите категорію соціально незахищених громадян, яких ви можете прийняти на роботу, свідчитиме про ваш намір заповнювати квоту з працевлаштування таких громадян (передбачено ст. 14 Закону про зайнятість за чисельності штатних працівників на підприємстві більше 20).
Підсумуємо. На сьогодні немає відповідальності за неподання, несвоєчасне подання або за неправильне заповнення форми № 3-ПН, але роботодавець сам може бути зацікавлений в її поданні.
Форму № 3-ПН подаємо до будь-якого центру зайнятості
Ми підшукуємо працівників для свого відокремленого підрозділу, який знаходиться в іншому населеному пункті. До якого центру зайнятості ми подаємо форму № 3-ПН: за місцем перебування головного підприємства чи за місцем перебування відокремленого підрозділу?
Форму № 3-ПН роботодавці подають до територіального органу Державної служби зайнятості України в містах Києві та Севастополі, районі, місті, районі в місті незалежно від місцезнаходження (п. 1.3 Порядку № 316). Ураховуючи таке формулювання, на наш погляд, форму № 3-ПН ви можете подати до будь-якого найближчого центру зайнятості. Тому, якщо вам зручно, — подавайте звіт до найближчого до фактичного місця роботи майбутнього працівника центру зайнятості. Але можете подавати форму № 3-ПН і до центру зайнятості за своїм місцезнаходженням (місцем проживання).
Підсумуємо. Форму № 3-ПН ви подаєте до будь-якого зручного центру зайнятості: за місцем перебування підприємства (місцем проживання підприємця) або за місцем перебування підрозділу, до якого плануєте працевлаштувати працівника.
Форму № 3-ПН подаємо до центру зайнятості завжди
Чи потрібно подавати звіт до центру зайнятості, якщо ми самостійно шукаємо працівника (розміщуємо оголошення про роботу)?
Так, вам потрібно і в цьому випадку подати до центру зайнятості форму № 3-ПН. На цьому наголошує Мінсоцполітики в листі від 21.08.13 р. № 9370/0/14-13/026. Це побічно випливає з п. 2.1 і п.п. 2.2.6 Порядку № 316.
У цьому випадку форму № 3-ПН вам потрібно заповнити з урахуванням таких особливостей:
1) у графі 5 розділу I ви повинні зазначити «Ні» — це означає, що шукати працівника ви будете самостійно, а центр зайнятості вам у цьому не допомагатиме;
2) розділ II «Характеристики вакансії(й) та вимоги до претендента(ів)» на вакансію, за якою ви розпочали самостійний пошук працівника, ви не заповнюєте. Цей розділ ви заповнюєте, коли хочете попросити центр зайнятості допомогти вам знайти працівника. Тому тут ви наводите детальний опис вакансії, користуючись яким центр зайнятості шукатиме відповідного кандидата.
Підсумуємо. Форму № 3-ПН подаємо завжди до центру зайнятості, навіть якщо роботодавець сам шукає нового працівника, без участі центру зайнятості.
Посада зазначена у штатному розписі — якщо вона не заповнена, потрібно подавати форму № 3-ПН
Після звільнення ми не плануємо на це місце роботи деякий час брати працівника (обов’язки звільненого працівника ми плануємо розподіляти між іншими працівниками). Чи потрібно подавати форму № 3-ПН? Чи обов’язково вносити зміни до штатного розпису?
У цьому випадку потрібно використовувати такий підхід Мінсоцполітики (лист Мінсоцполітики від 21.08.13 р. № 9370/0/14-13/026): якщо вакансію передбачено штатним розписом, ви повинні подати форму № 3-ПН до внесення відповідних змін до штатного розпису. Тому, якщо ви звільняєте працівника і на це місце не плануєте приймати працівника, потрібно вивести таку посаду зі штатного розпису. Якщо ви це не зробите, то згідно з Порядком № 316 потрібно заповнити та подати форму № 3-ПН. Про те, як вносити зміни до штатного розпису, ви можете прочитати у статті «Штатний розпис: складаємо та вносимо зміни» // «БТ», 2012, № 23, с. 20.
Але, враховуючи, що відповідальності за неподання форми № 3-ПН на сьогодні немає, не виключено, що більшість роботодавців для неподання форми проігнорують цю норму і не змінюватимуть свій штатний розпис.
Підсумуємо. Форму № 3-ПН ми подаємо завжди, коли у штатному розписі є посада, на яку ще не прийняли працівників. Якщо немає бажання її заповнювати, то потрібно підкоригувати штатний розпис.
Коли підприємець подає форму № 3-ПН?
Як подавати форму № 3-ПН тим, хто штатний розпис у себе не веде (підприємець, нотаріус, адвокат)?
У Порядку № 316 не передбачено, що форму № 3-ПН потрібно подавати у прив’язці саме до показників штатного розпису. Згідно з п. 2.1 цей звіт потрібно подавати, коли у вас є потреба в робочій силі (вакансії) та у прив’язці до дати відкриття вакансії(й).
Зрозуміло, що у підприємств така потреба може бути «проілюстрована» незаповненою посадою у штатному розписі.
Але штатний розпис складають тільки юрособи*. Що стосується підприємців і самозайнятих осіб (нотаріуси, адвокати тощо), то вони штатний розпис складати не зобов’язані. Тому вони повинні керуватися іншою логікою. На наш погляд, їм потрібно виходити з того, будуть вони зараз приймати на роботу працівників чи ні. Якщо так, то потрібно подати форму № 3-ПН. Якщо після звільнення працівника підприємець (самозайнята особа) не збирається нікого приймати на роботу, то й подавати форму № 3-ПН не потрібно. У будь-якому разі до виникнення потреби у працівнику. Це й логічно, адже форму № 3-ПН ми подаємо для того, щоб поінформувати центр зайнятості про нашу потребу у працівниках. Якщо її немає, то навіщо подавати звіт? Більшість із нас відповість — ні для чого.
* Про це ви можете прочитати у статті «Штатний розпис: складаємо і вносимо зміни» // «БТ», 2012, № 23, с. 20.
Підсумуємо. Підприємець (самозайнята особа) форму № 3-ПН подає тільки тоді, коли збирається приймати на роботу працівника.
Висновки
На сьогодні немає відповідальності за неподання, несвоєчасне подання або неправильне заповнення форми № 3-ПН.
Форму № 3-ПН подаємо завжди до центру зайнятості, навіть коли ви самостійно шукаєте нового працівника без участі центру зайнятості.
Форму № 3-ПН ви подаєте завжди, коли у штатному розписі є посада, на яку ще не прийняли працівників. Якщо немає бажання її заповнювати, то потрібно підкоригувати штатний розпис.
Підприємець (самозайнята особа) форму № 3-ПН подає тільки тоді, коли збирається приймати на роботу працівника.
Форму № 3-ПН ви подаєте до будь-якого зручного центру зайнятості: за місцем перебування підприємства (місцем проживання підприємця) або за місцем перебування підрозділу, до якого плануєте працевлаштувати працівника.
Документи статті
КУпАП — Кодекс України про адміністративні правопорушення від 07.12.84 р. № 8073-X.
Закон про зайнятість — Закон України «Про зайнятість населення» від 05.07.12 р. № 5067-VI.
Закон про організацію роботодавців — Закон України «Про організації роботодавців, їх об’єднання, права і гарантії їх діяльності» від 22.06.12 р. № 5026-VI.
Закон про ЄВС — Закон України «Про збір та облік єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування» від 08.07.10 р. № 2464-VI.
Закон № 1533 — Закон України «Про загальнообов’язкове державне соціальне страхування на випадок безробіття» від 02.03.2000 р. № 1533-III.
Порядок № 316 — Порядок подання форми звітності № 3-ПН «Інформація про попит на робочу силу (вакансії)», затверджений наказом Мінсоцполітики від 31.05.13 р. № 316.