Власний автомобіль директора у діяльності підприємства

Компенсація за використання автомобіля

Оренда автомобіля у директора

Безоплатне користування (позика)

Законодавче регулювання правовідносин

Стаття 125 КЗпП, згідно з якою працівники, котрі використовують свої інструменти для потреб підприємства, мають право на отримання компенсації за їх знос (амортизацію)*

Глава 58 ЦКУ. Зокрема, ст. 759 — 786 установлюють загальні правила оренди (найму) майна. А ст. 798 — 805 регулюють правовідносини, пов’язані з переданням автомобіля в оренду та його експлуатацією

Статті 827 — 836 ЦКУ.

За договором позики одна сторона (позикодавець) безоплатно передає або зобов’язується передати іншій стороні (користувачеві) річ для використання протягом установленого строку.

До договору позики застосовують положення глави 58 ЦКУ, в якій ідеться про оренду

* Тут існує одне «але»: поняття «інструменти», про використання яких ідеться, КЗпП не визначає, залишаючи, таким чином, відкритим питання, чи може бути віднесено до їх числа автомобіль. Деякі фахівці відповідають на це запитання негативно та заперечують можливість звернення до механізму компенсації, передбаченого ст. 125 КЗпП, при використанні автомобіля працівника підприємством. Однак податківці протягом багатьох років визнають таку можливість (категорія 103.04 ЗІР Міндоходів)

Оформляємо відносини між директором та підприємством

Зазвичай працівник пише на ім’я директора заяву із проханням використовувати свій автомобіль у госпдіяльності підприємства на підставі ст. 125 КЗпП. А потім директор видає наказ або інший розпорядчий документ, у якому надає письмовий дозвіл на використання автомобіля та виплату компенсації працівнику. Специфіка нашої ситуації в тому, що автомобіль належить не пересічному працівникові, а директору. Зрозуміло, що писати заяву та видавати наказ на самого себе директор не може. Тому, на наш погляд, найкраще укласти договір про використання автомобіля в діяльності підприємства. У договорі слід установити порядок визначення розміру компенсації, її оформлення та виплати.

Підписувати договір від обох сторін (зі свого боку як власник автомобіля і з боку підприємства як представник юридичної особи) директору забороняє ч. 3 ст. 238 ЦКУ. Якщо це станеться, то суд може визнати договір недійсним (див. постанови ВГСУ від 02.02.11 р. № 32/233-10, від 21.05.12 р. № 5010/868/2011-9/37; ухвали Вищого спеціалізованого суду України з розгляду цивільних та кримінальних справ від 29.03.13 р. у справі № 6-7341св13, від 24.07.13 р. у справі № 6-16338св13).

Отже, від імені підприємства договір має підписати інший його представник, наприклад, заступник директора, головний інженер або інша особа, якій директор передасть право підпису шляхом оформлення довіреності

Договір найму (оренди) транспортного засобу за участю фізичної особи (директора) укладається в письмовій формі та підлягає нотаріальному посвідченню (ст. 799 ЦКУ), держмито за яке становить 1 % від суми договору, але не менше 17 грн. Недотримання вимоги закону про нотаріальне посвідчення договору тягне за собою визнання договору нікчемним (ст. 220 ЦКУ). Це позбавляє орендаря права на витрати, понесені за договором оренди. Причому для визнання договору нікчемним рішення суду не потрібне.

Важливо! Оскільки договір оренди укладаєте з директором, пам’ятайте про ч. 3 ст. 238 ЦКУ. Ця норма забороняє підписувати договір від обох сторін одній особі. Тому директору, який передає свій автомобіль у користування для потреб підприємства, потрібно делегувати повноваження підписати договір оренди іншому працівнику (наприклад, своєму заступникові). Для цього необхідно оформити відповідну довіреність.

Передання автомобіля в оренду від директора підприємству оформляють актом приймання-передачі автомобіля у наймання (оренду), складеним у довільній формі. За основу можна взяти акт приймання-передачі (внутрішнього переміщення) основних засобів (типова форма № ОЗ-1, затверджена наказом Мінстату від 29.12.95 р. № 352). Ним також оформляють повернення автомобіля директору після закінчення строку оренди. Не забувайте також оформляти акти виконання договору оренди (акти наданих послуг). Вони потрібні для нарахування орендної плати і для підтвердження витрат, пов’язаних з орендою автомобіля

На сьогодні договір позики колісного транспортного засобу (автомобіля), в якому хоча б однією стороною є фізична особа, укладається у простій письмовій формі й не потребує нотаріального посвідчення. Це випливає з ч. 4 ст. 828 ЦКУ.

Пам’ятайте, що директор не може підписати договір від імені обох сторін: як позикодавець і як представник підприємства-користувача. Це йому не дозволяє зробити ч. 3 ст. 238 ЦКУ.

Директор має делегувати повноваження на підписання договору позики іншому працівникові, наприклад,

своєму заступнику. Для цього необхідно виписати відповідну довіреність.

Важливо! Стаття 834 ЦКУ передбачає можливість дострокового повернення речі (у нашому випадку — автомобіля), якщо, зокрема, річ знадобилася позикодавцю (у нашій ситуації — директору) у зв’язку з непередбаченими обставинами. Тому будьте готові до того, що директор у будь-який момент може висунути вимогу повернути йому автомобіль із будь-яких причин. А це може спричинити збої в роботі підприємства.

Отримання автомобіля від директора та його повернення оформляють актом приймання-передачі в довільній формі.

При використанні автомобіля в госпдіяльності підприємства, як завжди, складають подорожні листи та іншу необхідну документацію

Хто за кермом?

Краще, щоб за кермом автомобіля був сам директор. До варіанта, коли за кермом перебуває інший працівник, ми радимо не вдаватися. Причина: зі ст. 125 КЗпП випливає, що компенсацію отримує той працівник, який використовує свій інструмент для потреб підприємства

За кермом може перебувати не лише директор, а й будь-який інший працівник підприємства з водійським посвідченням відповідної категорії. Директор має передати водієві реєстраційний документ на автомобіль. Оформляти реєстраційний талон і довіреність на керування автомобілем не обов’язково.

Декілька слів про «автоцивілку». Якщо директор із будь-яких причин не уклав договір страхування цивільно-правової відповідальності або якщо умови цього договору не поширюються на водіїв підприємства-орендаря, то договір «автоцивілки» підприємству слід укласти самостійно. Тоді у випадку ДТП збитки будуть компенсовані, оскільки автомобіль застраховано. Щоправда, включити вартість страховки до витрат не можна. Із п.п. 140.1.6 ПКУ випливає, що відобразити страхові витрати можна тільки стосовно автомобілів, які перебувають у складі основних засобів платника податку. А ми знаємо, що автомобіль, узятий в оренду або в безоплатне користування, на баланс підприємства не зараховується.

Як варіант, такі витрати можна завуалювати під орендну плату, тобто включити вартість страхування до орендних платежів

Розмір компенсації/орендної плати

Розмір та порядок виплати компенсації зносу автомобіля визначаються за погодженням сторін (підприємства та директора). Як відправну точку для визначення суми компенсації можна використовувати суму амортизації, що розраховується на підставі даних про вартість автомобіля, нормативного строку його служби і, в деяких випадках, інтенсивності використання автомобіля підприємством

У договорі оренди обов’язково має бути встановлено плату за наймання (оренду) автомобіля (ст. 762 ЦКУ). Законодавство не обмежує її розмір. Тому вона може бути як мінімальною (наприклад, 1 грн.), так і досить високою. Конкретний розмір та порядок виплати орендної плати встановлюються за домовленістю сторін.

Якщо розмір плати договором не встановлено, то він визначається з урахуванням споживчої якості автомобіля та інших обставин, які мають істотне значення (ч. 1 ст. 762 ЦКУ)

Договір позики не передбачає жодної плати за користування майном. Це достатньо прописати в самому договорі

Періодичність виплати компенсації/орендної плати

Залежно від конкретних умов використання автомобіля виплачувати компенсацію (орендну плату) можна щомісяця або в інші застережені строки.

Якщо в договорі оренди строки виплати орендної плати не визначені, то вона виплачується щомісяця (ч. 5 ст. 762 ЦКУ)

Х

Підтвердження вартості автомобіля: потрібно чи ні?

Для розрахунку амортизації (а на її підставі — компенсації) потрібно документально підтвердити вартість автомобіля. Таким підтвердженням може бути акт експертної оцінки або документи, що підтверджують вартість придбання автомобіля директором (чек, договір купівлі-продажу тощо)

Вартість автомобіля підтверджувати не обов’язково

Поточні витрати (ПММ, техобслуговування, стоянка, паркування)

На наш погляд, законних підстав для відшкодування директору витрат на ПММ, техобслуговування, стоянку і паркування автомобіля немає. Адже у ст. 125 КЗпП ідеться тільки про компенсацію працівнику зносу (амортизації) автомобіля, а окремої виплати компенсації витрат на ПММ, техобслуговування, стоянку і паркування не передбачено.

Пропонуємо два варіанти виходу із ситуації:

1) завуалювати вартість спожитих ПММ (інших поточних витрат) у сумі компенсації за знос (амортизацію) автомобіля (щоправда, у цьому випадку доведеться утримати ПДФО з усієї суми компенсації — див. нижче);

2) або оплачувати ПММ від імені підприємства (готівкою через підзвіт чи безготівковим розрахунком). При цьому ПММ ви будете прибуткувати на баланс і списувати відповідно до Норм № 43 на підставі подорожніх листів. У цьому випадку податкові витрати на ПММ відображають як для своїх автомобілів, а ПДФО не утримують

Згідно зі ст. 801 ЦКУ орендар (підприємство) повністю бере на себе витрати, пов’язані з використанням автомобіля. Він також зобов’язаний підтримувати автомобіль у належному технічному стані, тобто тягар витрат на техобслуговування несе орендар. Витрати на техобслуговування, стоянку, паркування орендованого автомобіля включаються до складу загальновиробничих, адміністративних витрат або витрат на збут (залежно від напряму використання автомобіля) (п.п. «г» п.п. 138.8.5, п.п. «в» п.п. 138.10.2 або п.п. «д» п.п. 138.10.3 ПКУ).

При використанні автомобіля орендар складає подорожні листи, на підставі яких списує ПММ на роботу автомобіля та включає вартість витрачених ПММ до податкових витрат у повній сумі, незалежно від виду автомобіля, що орендується, — вантажний чи легковий

Згідно з ч. 1 ст. 833 ЦКУ користувач (підприємство) несе звичайні витрати на підтримання належного стану речі, переданої йому в користування. Отже, усі поточні витрати на підтримання автомобіля в робочому стані при використанні його в госпдіяльності (ПММ, техобслуговування, стоянку, паркування) можна врахувати при визначенні оподатковуваного прибутку. Податковий облік цих витрат аналогічний обліку за договором оренди

ТТН

Податкові органи традиційно надають ТТН особливого статусу, відмовляючи у визнанні витрат на послуги перевезення. Тому здебільшого при перевезенні вантажів автотранспортом без ТТН не обійтися. Як би не було оформлено автомобіль (компенсація згідно з ст. 125 КЗпП, оренда чи позика), пам’ятайте:

• ТТН є обов’язковою, якщо укладено договір на перевезення вантажу зі сторонньою особою;

• без ТТН можна обійтися, якщо ви перевозите власний вантаж для забезпечення своєї госпдіяльності. У цьому випадку ТТН можна замінити іншим документом, що підтверджує ваше право власності на вантаж (накладна, закупівельний акт, чек тощо).

Виняток становлять: спирт етиловий, алкогольні напої, високооктанові кисневмісні домішки, нафтопродукти (нафта), хлібобулочні вироби та молочна сировина. На ці вантажі ТТН потрібна навіть тоді, коли ви перевозите їх для особистих потреб.

Нас часто запитують: чи можна ніяк не оформляти відносини із працівником, а просто вказувати його автомобіль у ТТН?

Відповідаємо: так робити не можна! Податківці, найімовірніше, прискіпаються до того, що в підприємства немає транспортних засобів для здійснення перевезень. У цьому випадку постраждаєте не лише ви як перевізник, а й ваш замовник, в якого знімуть витрати і податковий кредит за перевезеннями. Тому відносини із працівником, автомобіль якого ви використовуєте для перевезень, потрібно документально оформити.

Щодо правил заповнення ТТН читайте у «БТ», 2014, № 7, с. 36

Поточний та капітальний ремонт автомобіля

Як і в ситуації з компенсацією директору вартості ПММ і техобслуговування автомобіля, на наш погляд, правові підстави для компенсації йому вартості поточного, а тим більше капітального ремонту автомобіля відсутні. І заковика все в тій самій ст. 125 КЗпП, в якій ідеться тільки про компенсацію зносу (амортизації) автомобіля, а окремої виплати компенсації витрат на поточний та капітальний ремонт автомобіля не передбачено. Ми вбачаємо тут єдиний можливий варіант — спробувати завуалювати вартість ремонту в сумі компенсації за знос (амортизацію) автомобіля

Із точки зору ЦКУ, поліпшення (капремонт) орендованого автомобіля підприємство може здійснювати тільки за згодою директора-орендодавця (ст. 778 ЦКУ), а ось поточний ремонт зобов’язаний виконувати орендар, якщо інше не встановлено договором (ст. 776 ЦКУ). Водночас податківці вимагають наявності згоди орендодавця і на поточний, і на капітальний ремонт, тому відповідне застереження в договорі буде незайвим.

У податковому обліку витрати на ремонт (поточний та капітальний) у межах 10-відсоткового ліміту включаються до витрат (п. 146.12 ПКУ), а понад цей ліміт — утворюють окремий об’єкт основних засобів групи 5 (п. 146.19 ПКУ). Строк нарахування амортизації, на наш погляд, має становити не менше мінімального строку корисного використання, установленого ПКУ для 5 групи основних засобів, — 5 років.

Якщо можливість проведення ремонту (поліпшення) автомобіля договором оренди не передбачена, то з ремонтними витратами доведеться розпрощатися.

При поверненні автомобіля директору після закінчення договору оренди:

1) якщо директор компенсує вартість ремонту, то суму компенсації підприємство включає до інших доходів (ряд. 03.30 додатка ІД до декларації), а балансова вартість об’єкта основних засобів (за її наявності) потрапляє до інших витрат підприємства (ряд. 06.4.43 додатка ІВ до декларації);

2) якщо не компенсує — підприємство включає залишкову вартість об’єкта основних засобів до складу витрат (п. 146.20 ПКУ) і нараховує на неї ПДВ як на безоплатно надані роботи (послуги). Обидва примірники податкової накладної залишаються в підприємства, при цьому в шапці податкової накладної необхідно проставити код причини «02» (постачання неплатнику податку).

Докладний матеріал щодо обліку ремонту (поліпшення) основних засобів ви легко знайдете у «БТ», 2013, № 49, с. 21

Із ремонтами тут ситуація складна. Оскільки договір позики не передбачає справляння плати за користування майном, він не може ототожнюватися з орендним договором у податковому обліку. Виходить, що формально пп. 146.11 — 146.12 ПКУ (про збільшення витрат у межах 10-відсоткового ліміту і створення окремого об’єкта ОЗ на суму перевищення) на відносини позики не поширюються.

Відображати такі витрати на підставі загальних витратних норм за відсутності роз’яснень податківців із цього приводу нам здається небезпечним.

У зв’язку з цим найоптимальнішим варіантом є окреме оформлення ремонтів (поліпшень) як відплатне виконання робіт із відшкодуванням їх вартості директором

Оподаткування

Податок на прибуток

Податківці не визнають податкововитратність компенсації за використання автомобіля працівника в діяльності підприємства. Про це свідчить консультація в підкатегорії 102.07.17 ЗІР Міндоходів. Контролери вказують, що включити до витрат можна тільки платежі за договором оренди. При цьому вони посилаються на п. 138.10 ПКУ, де згадуються орендні витрати, і п. 3.22 Інструкції № 5, відповідно до якого компенсація працівникам за використання власного транспорту не належить до фонду оплати праці.

Ми згодні з тим, що автокомпенсація не входить до фонду оплати праці. Але, на нашу думку, це не заважає включити її суму до витрат на підставі п. 142.2 ПКУ як обов’язкову виплату, передбачену законодавством. Головне, щоб використання автомобіля в госпдіяльності підприємства було підтверджене документально. Довести цей зв’язок допоможуть подорожні листи.

У декларації з податку на прибуток витрати на виплату компенсації слід відображати залежно від напряму використання автомобіля:

• для виробничих цілей — у ряд. 05.1;

• для адміністративних — у ряд. 06.1;

• для збутових — у ряд. 06.2

Незалежно від того, який автомобіль орендує підприємство у директора — легковий або вантажний, — суму орендної плати в повному розмірі може бути включено до складу загальновиробничих, адміністративних витрат або витрат на збут (залежно від напряму використання автомобіля) на підставі п. 153.7, а також п.п. «г» п.п. 138.8.5, п.п. «в» п.п. 138.10.2 або п.п. «д» п.п. 138.10.3 ПКУ відповідно.

Витрати збільшуємо за результатами податкового періоду, в якому нараховано орендну плату, тобто на дату складання акта виконання договору оренди (акта наданих послуг).

У декларації з податку на прибуток суму орендної плати буде відображено також залежно від напряму використання автомобіля: у ряд. 05.1, ряд. 06.1 або в ряд. 06.2 декларації. Докладніше про заповнення «прибуткової» декларації читайте у «БТ», 2014, № 4. с. 41

Як правило, безоплатне надання автомобіля підприємству в користування податкові органи вважають «безоплатно наданими товарами, роботами, послугами» (п.п. 14.1.13 ПКУ). Тому нарахування доходів уникнути навряд чи вдасться.

Згідно з п.п. 135.5.4 ПКУ вартість товарів, робіт, послуг, безоплатно отриманих платником податків у звітному періоді, визначена на рівні не нижче за звичайну ціну, включається до інших доходів. У декларації з податку на прибуток вона потрапить до ряд. 03.9 додатка ІД до декларації

Звичайні ціни

Директор та підприємство — пов’язані особи. Раніше це спричинювало обов’язковість застосування звичайних цін у податковому обліку договорів оренди та позики. З 01.09.13 р., після переходу на трансфертне ціноутворення, цю проблему знято — звичайні ціни застосовувати не потрібно

ПДВ

Запитань щодо ПДВ у підприємства не виникне, оскільки директор не зареєстрований суб’єктом підприємницької діяльності та платником ПДВ не є

ПДВ, сплачений у складі витрат на ПММ, техобслуговування і ремонт автомобіля, можна включити до податкового кредиту в повному обсязі за умови використання автомобіля в госпдіяльності та в оподатковуваних операціях. Безумовно, за наявності податкової накладної або документа, що її замінює (ст. 198.3 ПКУ)

ПДВ, сплачений у складі витрат на ПММ і техобслуговуванні автомобіля, можна включити до податкового кредиту в повному обсязі за умови використання автомобіля в госпдіяльності та в оподатковуваних операціях. Безумовно, за наявності податкової накладної або документа, що її замінює (ст. 198.3 ПКУ)

Податок на доходи фізичних осіб

Компенсація за використання підприємством автомобіля працівника розцінюється як додаткове благо (п.п. «а» і п.п. «г» п.п. 164.2.17 ПКУ). Тому при виплаті такої компенсації підприємство має утримати і перерахувати до бюджету ПДФО за ставкою 15(17) %. При цьому для застосування ставок 15 і 17 % необхідно визначати місячний сукупний оподатковуваний дохід працівника (зарплата + компенсація).

Якщо загальна місячна сума доходу в 2014 році перевищує 12180 грн., то із суми перевищення утримуємо податок за ставкою 17 %. Підтверджують це й податківці (див. категорію 103.04 ЗІР Міндоходів)

Підприємство зобов’язане при виплаті орендної плати директору утримати ПДФО за ставкою 15(17) %. При цьому для застосування ставок 15 і 17 % потрібно визначати сукупний оподатковуваний дохід (зарплата + орендна плата) директора. Порядок обкладення ПДФО типовий: сума перевищення граничної величини (у 2014 році — 12180 грн.) оподатковується за ставкою 17 %.

Підкреслимо: ПДФО утримується тільки із суми орендної плати.

Витрати на утримання автомобіля несе підприємство-орендар, тому вони доходом працівника не є. Виняток становлять витрати на капремонт: якщо капремонт автомобіля здійснює підприємство, то вартість такого капремонту підпадає під визначення додаткового блага. На наш погляд, дохід у працівника виникне в момент повернення автомобіля, і при цьому цілком логічно оподатковувати не всю вартість капремонту, а з урахуванням зносу (адже на момент повернення замінений при ремонті вузол може бути вже доволі зношеним). У цьому випадку базу обкладення ПДФО визначаємо з урахуванням «натурального» коефіцієнта

Про ПДФО не йдеться,  оскільки жодного доходу директор не отримує

Заповнюємо ф. № 1ДФ

У ф. № 1ДФ суму компенсації показуємо з ознакою доходу «126» як додаткове благо

У ф. № 1ДФ суму орендної плати відображаємо з ознакою доходу «102» як виплату за цивільно-правовим договором, а вартість капремонту автомобіля, не відшкодовану директором, — з ознакою «126»

Х

Єдиний соціальний внесок

Згідно з п. 3.22 Інструкції № 5 компенсація працівнику за використання для потреб виробництва власного інструменту не включається до фонду оплати праці. Отже, ЄСВ на суму компенсації не нараховується та не утримується. Це підтверджує і п. 11 Переліку № 1170

Договір оренди автомобіля не передбачає ні виконання робіт, ні надання послуг. Тому виплати за таким договором обкладенню єдиним соцвнеском не підлягають

Оскільки жодного доходу директор не отримує, то бази для нарахування єдиного соцвнеску немає

Висновки

Цей варіант вигідний, якщо автомобіль використовується в діяльності підприємства разово або періодично, тобто не часто. Основний мінус — неврегульованість правових питань. До того ж можуть виникнути проблеми з віднесенням суми компенсації до податкових витрат

На наш погляд, це найоптимальніший варіант оформлення автовідносин із працівником. Він є вигідним при постійному довгостроковому використанні автомобіля в діяльності підприємства. Головний недолік — необхідність нотаріального посвідчення договору оренди

Цей договір ви можете укласти, якщо підприємство хоче зекономити на орендних платежах. У ньому можна прописати безоплатність використання автомобіля директора, чого не можна зробити при договорі оренді та компенсації відповідно до ст. 125 КЗпП. Основний недолік — виникнення податкових доходів щодо безоплатно отриманих послуг