Розпочнемо з того, що після ремонту/техобслуговування авто замовник отримає рахунок-фактуру, наряд-замовлення, накладну, квитанцію тощо (окремо пов’язані з виконанням техобслуговування (крім гарантійного) і окремо пов’язані з виконанням ремонту).
Форма наряду-замовлення на надання послуг з технічного обслуговування та ремонту колісних транспортних засобів (далі — наряд-замовлення) наведена в додатку 1 до Правил № 615*. У пункті 1 таблиці наряду-замовлення потрібно вказати реквізити замовника (найменування або прізвище, ім’я, по батькові) і дані керівника (власника). З терміна «замовник» випливає, що ним може виступати юридична або фізична особа, у тому числі фізособа-підприємець (п. 3 розд. I Правил № 615). Отже, замовник не завжди є водієм, який привіз автомобіль та просить виконати ремонт.
Послуги надаються замовнику за умови пред’явлення ним (п. 2 розд. III Правил № 615):
• паспорта або посвідчення водія, а також довіреності для уповноваженого представника замовника;
• реєстраційного документа на транспортний засіб (ТЗ).
Якщо для надання послуг відсутня потреба залишати ТЗ, його складові частини (системи) на відповідальне зберігання у виконавця, надання послуг оформлюється рахунком-фактурою, накладною, квитанцією тощо, а також нарядом-замовленням.
Послуги, які надаються у присутності замовника без надання виконавцем гарантійних зобов’язань (підкачування пневматичних шин, заміна експлуатаційних рідин, діагностичні роботи без втручання у конструкцію ТЗ тощо), можуть оформлятися лише шляхом видачі документа, що підтверджує оплату робіт за надані послуги (п. 5 розд. III Правил № 615).
Важливо! З форми наряду-замовлення випливає, що оплачує усі роботи/послуги саме замовник, як мовиться, «хто платить — той замовляє музику». Це важливий факт для ПДВ, оскільки на замовника складається податкова накладна (ПН).
Тепер перейдемо до питання ПДВ: як виписати ПН на виконання робіт/надання послуг, щоб «зістикувати» її з даними наряду-замовлення? Тут можливі варіанти.
Варіант 1. Якщо ПН виписується неплатнику ПДВ, то жодних проблем. Наприклад, це може бути звичайна фізособа, якій не потрібні ПН і право на податковий кредит (ПК). При цьому для ПДВ-обліку немає жодного значення, хто зазначений як замовник і власник (одна і та сама особа або різні особи). Адже в такому разі СТО виписує ПН з ознакою «02» і замовнику її не видає. У полі «Особа (платник податку) — покупець» вказується «Неплатник», а в полі «Індивідуальний податковий номер покупця» — умовний ІПН «100000000000» ( пп. 9, 12 Порядку № 957**).
** Порядок заповнення податкової накладної, затверджений наказом Мінфіну України від 22.09.14 р. № 957.
Варіант 2. Якщо замовник є платником ПДВ і йому потрібний ПК, наприклад, замовник — орендар автомобіля. У такому разі в наряді-замовленні замовником і власником авто можуть бути зазначені різні особи. Однак оскільки ПН складається на ім’я замовника, то від нього надійде оплата і він отримає право на ПК.
Варіант 3. Якщо авто на ремонт привіз водій, який жодним чином не бере участі у ПДВ-розборках, але оплачувати роботи/послуги буде власник авто — платник ПДВ, то в полях замовника та власника наряду-замовлення потрібно вказати одну й ту саму особу. Але при цьому водій як представник замовника повинен мати відповідну довіреність.