Згідно з ч. 2 ст. 9 Закону про ЄСВ і п.п. 1 п. 3 розд. IV Інструкції про порядок нарахування і сплати ЄСВ, затвердженої наказом Мінфіну від 20.04.15 р. № 449 (далі — Інструкція № 449), обчислення ЄСВ відбувається на підставі бухгалтерських та інших документів, відповідно до яких здійснюється нарахування або які підтверджують нарахування виплат (доходу), на які нараховується ЄСВ.
Частиною 4 ст. 9 Закону про ЄСВ і п.п. 4 п. 1 розд. IV Інструкції № 449 визначено, що нарахування ЄСВ за попередні періоди (окрім випадків одноразової сплати особою ЄCВ за попередні періоди згідно з угодою про добровільну участь у страхуванні) здійснюється виходячи з розміру ЄCВ, який діяв на день нарахування заробітної плати (доходу), на яку нараховується ЄCВ.
Якщо нарахування заробітної плати здійснюється за попередній період, зокрема у зв’язку з уточненням кількості відпрацьованого часу, виявленням помилок, нараховані суми включаються в заробітну плату того місяця, в якому були здійснені нарахування ( п.п. 3 п. 3 розд. IV Інструкції № 449).
У наведених вище нормах під нарахуванням ЄСВ за попередні періоди розуміється ситуація, коли в поточному місяці застрахованій особі донараховується дохід, який помилково або з інших причин не був нарахований в попередніх періодах. Це може бути у випадках, коли в поточному місяці нараховуються лікарняні, що припадають на попередні місяці, донараховується заробітна плата у зв’язку з допущеними арифметичними помилками або уточненням відпрацьованого працівником часу в попередніх місяцях, донараховується індексація у зв’язку з її ненарахуванням або неправильним нарахуванням в попередніх місяцях, нараховуються премія (винагорода), надбавка, доплата за попередній місяць (квартал, півріччя, рік).
Отже, з метою правильного визначення бази нарахування ЄСВ у конкретних місяцях «перехідні» відпускні, лікарняні і допомогу по вагітності та пологах (далі — декретні) необхідно відносити до місяців, за які вони нараховані (тобто до місяців, на які припадають календарні дні оплачуваної відпустки, тимчасової непрацездатності і відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами). Відповідно, після віднесення «перехідних» виплат до місяців, за які вони нараховані, при нарахуванні ЄСВ на такі виплати застосовується максимальна величина бази нарахування ЄСВ, що діє в таких місяцях.
Аналогічний принцип застосовується і при відображенні «перехідних» виплат у таблиці 6 Звіту з ЄСВ, яка призначена для формування страхувальником у розрізі кожної застрахованої особи відомостей про суми нарахованої їй заробітної плати (доходу) у звітному місяці.
Нагадаємо, що згідно з п. 9 розд. IV Порядку формування і подання страхувальниками звіту щодо сум нарахованого ЄСВ, затвердженого наказом Мінфіну від 14.04.15 р. № 435 (далі — Порядок № 435), у таблиці 6 Звіту з ЄСВ суми, нараховані за дні щорічної і додаткової відпусток, вносяться у графу «Загальна сума нарахованої заробітної плати (доходу) (усього з початку звітного місяця)» (реквізит 17) з відображенням відповідного місяця тільки в сумі, що припадає на дні відпустки в цьому місяці, з кодом типу нарахування «10». Суми, що припадають на дні відпустки наступних місяців, відображаються в окремих рядках з кодом типу нарахувань «10».
«Перехідні» лікарняні і декретні відображаються в окремих рядках з кодами категорій застрахованої особи, визначеними в додатку 2 до Порядку № 435, у полі відповідного місяця тільки в сумі, що припадає на цей місяць.
На одну застраховану особу допускається декілька записів в таблиці 6 Звіту з ЄСВ, якщо впродовж одного звітного періоду (місяця) застрахованій особі були здійснені нарахування виплат, в яких відрізняються база нарахування ЄСВ і розміри ставок ЄСВ, а також якщо нарахування здійснювалися за поточні і майбутні (відпускні, декретні), за минулі (лікарняні, декретні і нарахування сум заробітної плати (доходу) за виконану роботу (надані послуги), термін виконання яких перевищує календарний місяць, а також за відпрацьований час після звільнення з роботи або згідно з рішенням суду — середня заробітна плата за вимушений прогул) періоди.
Враховуючи вищевикладене і нововведення у сплаті ЄСВ з 1 січня 2016 року, можна зробити такі висновки:
• якщо працівникові у грудні (листопаді) 2015 року нараховані і виплачені відпускні за відпустку, яка припадає на грудень (листопад) 2015 року і січень (лютий) 2016 року, і з усієї суми відпускних сплачений ЄСВ в порядку і за ставками, що діяли у 2015 році, то перерахунок ЄСВ, сплаченого з відпускних, що припадають на січень (лютий) 2016 року, не здійснюється, а у Звіті за січень (лютий) 2016 року коригування сплаченого ЄСВ не проводиться;
• якщо працівниці у листопаді 2015 року нараховані і виплачені декретні за відпустку у зв’язку з вагітністю та пологами, яка припадає у тому числі на місяці 2016 року, і з усієї суми таких декретних сплачений ЄСВ в порядку і за ставками, що діяли у 2015 році, то перерахунок ЄСВ, сплаченого з декретних, що припадають на місяці 2016 року, не здійснюється, а у Звіті за місяці 2016 року коригування сплаченого ЄСВ не проводиться;
• якщо працівникові в січні 2016 року нараховуються лікарняні за період тимчасової непрацездатності, яка припадає на грудень (листопад) 2015 року і січень (лютий) 2016 року, то на такі лікарняні ЄСВ нараховується за ставкою, встановленою у 2016 році, тобто 22 %, при цьому утримання ЄСВ не здійснюється. «Перехідні» лікарняні розподіляються за місяцями, за які вони нараховані, з метою порівняння сумарного доходу в таких місяцях з максимальною величиною бази нарахування ЄСВ. Кінцеве обкладення ЄСВ «перехідних» лікарняних здійснюється в межах максимальної величини бази нарахування ЄСВ, діючої в місяцях, за які виплачуються лікарняні.