У листах, що коментуються, контролери приділили увагу питанням ПДФО-обкладення витрат на відрядження.
Кому і які витрати можна відшкодовувати. У загальний місячний (річний) оподатковуваний дохід не включаються, зокрема, кошти, отримані на відрядження або під звіт і розраховані згідно з п. 170.9 ПКУ ( п.п. 165.1.11 ПКУ).
У листі від 07.02.17 р. № 1770/5/99-99-13-02-03-16 контролери звертають увагу, що в даному випадку йдеться про витрати на відрядження:
• працівника
• або члена керівних органів підприємства, установи, організації.
Більше того, згідно з п.п. 170.9.1 ПКУ не є доходом сума відшкодованих витрат у межах фактичних витрат.
Документальне підтвердження. Витрати, понесені у відрядженні, мають бути підтверджені документально. У цьому вам допоможуть:
• транспортні квитки або транспортні рахунки (багажні квитанції), у тому числі електронні квитки за наявності посадкового талона (якщо його обов’язковість передбачена правилами перевезення на відповідному виді транспорту), і розрахункові документи про їх придбання за всіма видами транспорту;
• рахунки, отримані з готелів (мотелів) або від інших осіб, що надають послуги з розміщення і проживання фізичної особи, у тому числі з бронювання місць у місцях проживання, страхові поліси та ін.
Зв’язок із госпдіяльністю. У листі від 02.02.17 р. № 1945/6/99-99-13-02-03-15 податківці вимагають документи, що підтверджують зв’язок відрядження з госпдіяльністю роботодавця (сторони, що відряджається). Тут допоможуть документи, що засвідчують участь особи, яка відряджається, в переговорах, конференціях або симпозіумах, інших заходах, що проводяться за тематикою, яка збігається із госпдіяльністю підприємства.
Які суми можна не підтверджувати? Не вимагають документального підтвердження лише добові витрати, понесені працівником у зв’язку з таким відрядженням ( п.п. 170.9.1 ПКУ):
• у межах території України, але не більше 0,1 розміру мінзарплати, встановленої законом на 1 січня звітного року, в розрахунку за кожен календарний день такого відрядження (320 грн.);
• для відряджень за кордон — не вище 80 євро на день за офіційним курсом НБУ в розрахунку за кожен такий день.
Обережно! З 01.01.07 р. порядок розрахунку добових змінився. Проте у «свіжому» листі від 02.02.17 р. № 1946/6/99-99-13-02-03-15 податківці навели «старі» норми, які були змінені Законом України від 21.12.16 р. № 1797-VIII.
При цьому контролери все ж звертають увагу на нововведення в порядку підтвердження факту поїздки, введені цим Законом. Так, сума добових визначається в разі відрядження:
• у межах України і країн, в’їзд громадян України на територію яких не потребує наявності візи (дозволи на в’їзд), — згідно з наказом про відрядження і відповідними первинними документами;
• у країни, в’їзд громадян України на територію яких здійснюється за наявності візи (дозволу на в’їзд), — згідно з наказом про відрядження за наявності документальних доказів перебування особи у відрядженні (відміток прикордонних служб про перетин кордону, проїзних документів, рахунків на проживання та/або будь-яких інших документів, що підтверджують фактичне перебування особи у відрядженні).
Немає документів — додаткове благо. За відсутності документів, що підтверджують факт відрядження, зв’язок із госпдіяльністю або суму добових, такі виплати (чи сума перевищення) вважаються додатковим благом відрядного ( п.п. «г» п.п. 164.2.17 ПКУ).
Відповідно, підприємство, як податковий агент, зобов’язане утримати ПДФО із суми такого доходу за його рахунок, використовуючи ставку податку 18 % ( п.п. 168.1.1 ПКУ).
Не забудьте з такої суми утримати ще і військовий збір за ставкою 1,5 % ( п.п. 1.4 п. 161 підрозд. 10 розд. XX ПКУ).