09.04.2018
Розпочнемо з того, що запис про звільнення вносять до трудової книжки в день звільнення (п. 2.4 Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженої наказом Мінпраці, Мін’юсту та Мінсоцзахисту населення від 29.07.93 р. № 58, далі — Інструкція № 58).
Роботодавець зобов’язаний у день звільнення працівника видати йому трудову книжку із унесеним записом про звільнення. Цього вимагає ст. 47 КЗпП і п. 4.1 Інструкції № 58.
Якщо працівник з якихось причин не отримав трудову книжку в день звільнення (наприклад, був відсутній у день звільнення, не зайшов до кадрової служби за документом), роботодавець повинен потурбуватися про документальне оформлення цього факту.
Річ у тому, що в разі затримки видачі трудової книжки з вини роботодавця працівник має право звернутися до суду. І якщо суд винесе рішення на користь працівника, роботодавець зобов’язаний буде виплатити такому працівникові середній заробіток за весь час вимушеного прогулу (ч. 5 ст. 235 КЗпП, абз. 6 п. 4.1 Інструкції № 58).
Розрахунок середньої заробітної плати у разі вимушеного прогулу здійснюється відповідно до Порядку обчислення середньої заробітної плати, затвердженого постановою КМУ від 08.02.95 р. № 100, виходячи з виплат за останні два календарні місяці, що передують події, з якою пов’язана відповідна виплата.
Також у разі затримки видачі трудової книжки днем звільнення вважатиметься день видачі трудової книжки. Про новий день звільнення (день видачі трудової книжки) видається наказ і вноситься запис до трудової книжки працівника. Раніше внесений запис про день звільнення визнається роботодавцем, який її вніс, недійсним (абз. 7 п. 4.1 Інструкції № 58).
Крім того, у разі затримки видачі трудової книжки з вини роботодавця йому можуть загрожувати фінансові санкції у вигляді штрафу як за порушення інших вимог трудового законодавства у розмірі 1 мінзарплати (зараз — 3723 грн.). А також є вірогідність притягнення його посадових осіб до адміністративної відповідальності за порушення інших вимог трудового законодавства.
Міра цієї відповідальності визначена ст. 41 КпАП. Це штраф у розмірі (загальний випадок) від 510 до 1700 грн.
Але уникнути негативних наслідків при звільненні працівника, який не отримав трудову книжку, дуже просто.
Надішліть такому працівникові в день звільнення рекомендований лист з повідомленням про вручення. У цьому листі повідомте працівника, що йому необхідно отримати трудову книжку. Таку можливість передбачає п. 4.2 Інструкції № 58 (ср. ). Текст листа може бути таким: «Шановний Олександре Івановичу, просимо Вас з’явитися до відділу кадрів для отримання трудової книжки у будь-який зручний час з 9:00 до 18:00 з понеділка по п’ятницю».
Зверніть увагу: надіслати трудову книжку звільненому працівникові поштою можна виключно з письмового дозволу такого працівника (п. 4.2 Інструкції № 58). Якщо у вас зазначеного дозволу немає, зберігайте трудову книжку, не отриману звільненим працівником, протягом 2 років у відділі кадрів окремо від інших трудових книжок працівників.
Якщо і протягом цих 2 років працівник не виявить бажання отримати свою трудову, передавайте її до архіву. Там трудова книжка повинна зберігатися протягом 50 років.
Після закінчення зазначеного строку її можна знищити в установленому порядку (п. 6.2 Інструкції № 58).