Деякі питання практичного застосування Закону України «Про захист персональних даних»

Коли паніка виявилася корисною

Деякі питання практичного застосування Закону України «Про захист персональних даних»

I

Роз'яснення Міністерства юстиції України

(витяг) <...>

Що таке «персональні дані»

Визначення поняття «персональні дані» наводиться в абзаці восьмому статті 2 Закону [України «Про персональні дані»], відповідно до якого персональними даними є відомості чи сукупність відомостей про фізичну особу, яка ідентифікована або може бути конкретно ідентифікована.

Але законодавством України не встановлено і не може бути встановлено чіткого переліку відомостей про фізичну особу, які є персональними даними, задля можливості застосування положень Закону до різноманітних ситуацій, в тому числі при обробці персональних даних в інформаційних (автоматизованих) базах та картотеках персональних даних, що можуть виникнути у майбутньому, у зв'язку зі зміною в технологічній, соціальній, економічній та інших сферах суспільного життя.

Наприклад, відповідно до статті 24 Кодексу законів про працю України громадянин при укладенні трудового договору зобов'язаний подати паспорт або інший документ, що посвідчує особу, трудову книжку, а у випадках, передбачених законодавством,— також документ про освіту (спеціальність, кваліфікацію), про стан здоров'я та інші документи.

У зв'язку з цим персональні дані працівника, які містяться в паспорті або документі, що посвідчує особу, в трудовій книжці, документі про освіту (спеціальність, кваліфікацію), документі про стан здоров'я та інших документах, які він подав при укладенні трудового договору, обробляються володільцем бази персональних даних на підставі статті 24 Кодексу законів про працю України виключно для здійснення повноважень володільця бази персональних даних у сфері правовідносин, які виникли в нього з працівником на підставі трудового договору (контракту).*

* Із цього непрямо випливає, що згоду на обробку таких даних у працівника брати не потрібно.— Ред.

Таким чином, інформація про найманих працівників є базою персональних даних, оскільки особові справи, трудові книжки, копії паспортів, документів про освіту зберігаються та обробляються роботодавцем.**

** Щодо працівників — див. також «Бухгалтер» № 1-2'2012, с. 47-48.— Ред.

Що таке «база персональних даних»

Поняття «база персональних даних» визначене абзацом другим статті 2 Закону, відповідно до якого база персональних даних — іменована сукупність упорядкованих персональних даних в електронній формі та/або у формі картотек персональних даних.

З огляду на це база персональних даних є упорядкованою сукупністю логічно пов'язаних даних про фізичних осіб:

— що зберігаються та обробляються відповідним програмним забезпеченням, є базою персональних даних в електронній формі;

— що зберігаються та обробляються на паперових носіях інформації, є базою персональних даних у формі картотек.

Картотекою персональних даних є будь-який структурований масив персональних даних, що є доступним з визначеними критеріями незалежно від того, чи є такий масив централізованим, децентралізованим або розділеним на функціональних або географічних засадах

Такі дані мають бути структуровані за визначеними критеріями, що стосуються фізичних осіб, щоб забезпечити легкий доступ до відповідних персональних даних.

Варто зазначити, що виходячи з положень статті 2 Закону персональні дані одночасно можуть бути упорядковані і в електронній формі, і в формі картотек.

Що не є базою персональних даних

Фізичні особи — підприємці та самозайняті особи самостійно визначають, чи володіють вони базами персональних даних у сенсі Закону.

<... >

Так, під час здійснення своєї професійної діяльності на адвокатів законодавством не покладено обов'язок ведення баз персональних даних клієнтів. Але, якщо адвокати формують справи на своїх клієнтів, які вони постійно оновлюють та підтримують в актуальному стані, такі справи є базою персональних даних та підлягають державній реєстрації.

Нотаріуси можуть обробляти персональні дані своїх найманих працівників, клієнтів у базах персональних даних, однак документи нотаріального діловодства та архів нотаріуса, визначені у статті 14 Закону України «Про нотаріат», не є базою персональних даних у сенсі Закону України «Про захист персональних даних» та не підлягають державній реєстрації.

Крім того, у випадку якщо фізичні особи — підприємці укладають договори виконання робіт або надання послуг з фізичними особами, такі договори також не є базою персональних даних та не підлягають державній реєстрації.

<... >

http://www.minjust.gov.Ua/0/38266

Від редакції

Щодо цього — див. також «Бухгалтер» № 46'2011, с. 44-49, № 47'2011, с. 46-50, та № 1-2'2012, с. 46-48.