Довіреність на підприємстві

— Хоч особі довіряю,

довіреність перевіряю!

Довіреність на підприємстві

Приводів для того, щоб вдатися до допомоги такого документа, як довіреність, у поточній роботі підприємства цілком достатньо: хтось виписує довіреність на подання податкової звітності до податкової служби; для когось звичним документом є довіреність на отримання товарно-матеріальних цінностей; підприємство, яке має філії, неминуче стикається із проблемою наділення необхідними повноваженнями керівника філії. І це далеко не пов­ний перелік підстав. Довіреність може знадобитися представнику при укладанні договору або при виконанні інших дій, веденні справ у суді тощо. Пропонуємо розглянути, якими правилами слід керуватися у кожному з названих випадків.

Довіреність: загальні вимоги

Довіреністю завжди оформляються відносини представництва, суть якого, за словами класика,

«полягає в тому, що юридичні дії, вчинені однією особою, переносяться на іншу»*.

* Представительство в гражданском праве / Гордон А. — СПб.: Тип. Шредера, 1879.— 447 с.— С. 224.

За загальним правилом, у правові відносини кожен вступає у своїх інтересах і діє від свого імені («діє сам за себе»). Але це не завжди можливо, а іноді просто незручно. Тоді на допомогу саме й приходить представництво: коли хтось заміняє у певних відносинах представлену ним особу (діє замість неї, але від імені того, кого представляє). У цьому випадку важливо знати, що такий представник уповноважений на здійснення подібних дій і не виходить за межі наданих йому повноважень. Зазначеним цілям саме й покликана служити довіреність**.

** Відповідно застосування довіреності обмежене тим, що представництво, безумовно, інструмент не універсальний. Є зобов’язання, у яких допускається виключно особиста участь. Приміром, не можна видати довіреність на одруження, виконання військового обов’язку або погашення податкового боргу.

Довіреність — письмовий документ, який видається однією особою іншій для представництва перед третіми особами (ч. 3 ст. 244 ЦКУ***). У ньому обов’язково має бути зазначено, хто й кому її видав (див. постанову Харківського апеляційного господарського суду від 04.10.2011 р. у справі № 60/214-10****).

*** Див. гл. 17 «Представництво» (ст. 237–250) ЦК у «Бухгалтері» № 44’2009 на с. 3т–5т.

Довіреність, як правило, видається безпосередньо представникові на руки. Однак не виключено й варіант, коли довіреність передається третій особі, перед якою представнику саме й потрібно буде підтвердити свої повноваження діяти від імені довірителя. Пересилати довіреність за допомогою факсу або відсканований її варіант через електронну пошту не рекомендуємо. Такий варіант довіреності юридичної сили не матиме: потрібен оригінал*****.

**** Див. Єдиний державний реєстр судових рішень http://www.reyestr.court.gov.ua/Review/18584834

***** Виняток передбачено Порядком вчинення нотаріальних дій нотаріусами України, затвердженим наказом Мін’юсту від 22.02.2012 р. № 296/5: у п. 4 гл. 4 розд. II Порядку йдеться:

«Повноваження за нотаріально посвідченими довіреностями можуть бути передані телеграфом.

Телеграма-довіреність складається з тексту довіреності та посвідчувального напису з розшифруванням підпису нотаріуса і його печатки».

Підстави ставитися уважно до тексту та оформлення довіреності є як в особи, яка її видала, так і в особи, перед якою представник діє від імені такого довірителя. Справа в тому, що неточно­сті у формулюваннях або недотримання вимог до форми довіреності можуть призводити до визнання недійсними документів, підписаних представником, у тому числі укладених ним договорів від імені суб’єкта, що представляється.

У тексті довіреності обов’язково мають бути зазначені:

— місце та дата її складання (підписання);

— прізвища, імена, по батькові (повне найменування юридичної особи), місце проживання (місцезнаходження юридичної особи) представника та особи, яку представляють, за необхідності — посади, які вони обіймають.

Зазначимо, що для особи, з якою вступає у правові відносини представник від імені особи, що видала довіреність, ніякого значення той факт, видавалася довіреність на підставі договору доручення чи такий відсутній, зовсім не важливий. Пояснимо.

Довіреність може бути видана особі, з якою представлений суб’єкт перебуває або в трудових відносинах, або в цивільно-правових, що ґрунтуються зокрема на договорі доручення.

Від початку при реєстрації юридичної особи в її установчих документах визначається коло тих осіб, які уповноважені діяти від імені юрособи без довіреності, в тому числі підписувати договори від імені такої юрособи, представляти її інтереси у відносинах з державними органами тощо. П. І. Б. кожної з них, а також реєстраційні номери облікових карток зазначаються в Єдиному держреєстрі (див. ч. 2 ст. 17 Закону України від 15.05.2003 р. № 755-IV «Про державну реєстрацію юридичних осіб та фізичних осіб — підприємців», зі змінами, у «Бухгалтері» № 18’2012 на с. 11т–12т). Тому підтвердити свої повноваження на підписання договору (інших документів від імені юрособи) такі особи можуть шляхом надання контрагенту або витягу зі статуту, або виписки з Єдиного держреєстру.

Діяти без довіреності може, у першу чергу, керівник юрособи (див. ч. 5 ст. 65 Господарського кодексу України, ч. 5 ст. 62 Закону України № 1576-ХII «Про господарські товариства» у «Бухгалтері» № 29’2006 на с. 22т і № 33’2007 на с. 26 відповідно).

Але директор чи інші особи, уповноважені статутом представляти юрособу без довіреності, далеко не завжди можуть брати участь у кожній операції, яка вчиняється від імені юрособи. Виникає необхідність наділення відповідними повноваженнями третіх осіб. Це можуть бути як працівники юрособи, так і будь-які треті особи.

Якщо статут підприємства передбачає можливість наділення директором таких додаткових осіб необхідними повноваженнями, то він може видати відповідну довіреність. Тому найбільш обережні суб’єкти господарювання просять у представника не тільки довіреність, що підтверджує його повноваження, але й витяг зі статуту, який підтверджує, що така довіреність у принципі могла бути видана.

Якщо ж у директора за статутом повноважень на видачу довіреності немає, призначення представника має відбуватися рішенням загальних зборів заснов­ників.

Як зазначалося вище, таким представником може стати як працівник підприємства (якщо здійснення подібних дій охоплюється його трудовими обов’язками; у цьому випадку питання про безоплатно отримані юрособою, що представляється, послуг не виникне), так і особа, яка у трудових відносинах із суб’єктом господарювання не перебуває.

В обох ситуаціях для особи, з якою буде вступати у правовідносини представник, характер відносин між суб’єктом, що представляється, та його представником значення не має: йому достатньо впевнитися, що представник уповноважений на здійснення необхідних дій. І в разі виникнення спору щодо того, чи мав право представник на здійснення тієї чи іншої дії, така особа може просто послатися на текст довіреності: якщо з неї випливає висновок про достатні повноваження представника, дія вважатиметься вчиненою.

А ось для того, хто представляється, якщо представник не є його працівником, укладання договору доручення може бути абсолютно не зайвим:

по-перше, у договорі можуть бути передбачені умови про відповідальність представника у разі неналежного виконання ним доручення, зазначені строки та інші умови виконання доручення;

по-друге, договір зніме питання про платність або безоплатність послуг представництва, що надаються, який неодмінно виникне у податківців.

Підкреслимо: саме по собі включення інформації до Єдиного держреєстру ще не наділяє посадових осіб відповідними повноваженнями. Єдиний держреєстр лише забезпечує доступ до такої інформації третіх осіб. Ну а підставою для наділення посадових осіб повноваженнями представляти юридичну особу у відносинах із третіми особами та вчиняти юридично значимі дії від її імені є волевиявлення вищого органу юрособи (загальних зборів учасників), закріплене в установчих документах (статуті),— див. постанову ВГСУ від 22.07.2009 р. № 14/284.

У разі виникнення спору про те, чи могла конкретна посадова особа виступати від імені юрособи, суд звертатиметься до установчих документів.

Якщо буде встановлено, що в Єдиному держреєстрі містилася недостовірна інформація про осіб, які упов­новажені представляти юридичну особу у правовідносинах із третіми особами та мають право вчиняти дії від імені юридичної особи без довіреності, підписані такими особами договори можуть бути визнані недійсними. Сторона договору, яка діяла добросовісно й орієнтувалася при укладанні договору на дані Єдиного держреєстру, може в цьому випадку вимагати відшкодування збитків від юрособи, яка включила недостовірну інформацію до Єдиного держреєстру або не забезпечила своєчасне внесення змін до нього.

Інакше кажучи, суди не розглядають виписку з Єдиного держреєстру як належний доказ наявності необхідних повноважень у певної особи (див. постанову ВГСУ від 09.10.2008 р. № 19/349-20/367).

Належними доказами вони вважають виписку зі статуту, у якому особі надано відповідні пов­новаження, протокол загальних зборів або наказ про призначення директором (п. 14 листа ВГСУ від 14.12.2007 р. № 01-8/973). І про це слід пам’ятати.

Довіреність може видаватися як на один, так і одразу на кілька представників, будучи оформленою при цьому як єдиний документ.

Як правило, особа, щодо якої діятиме представник, у тексті довіреності не зазначається. У ньому фігурують лише суб’єкт, який видав довіреність, та суб’єкт, який став його представником. Але можуть бути винятки. Наприклад, Порядок вчинення нотаріальних дій нотаріусами України (п. 2.4 гл. 4 розд. II) вказує на необхідність вказання у довіреності на укладання договору дарування імені обдаровуваного. Без такого зазначення довіреність вважається нікчемною.

На нашу думку, до первинних документів довіреність не належить, а тому містити всі обов’язкові для останніх реквізити вона не зобов’язана.

Але змушені визнати: Мінфін, ГоловКРУ і навіть Вищий госпсуд наполягають на « первинному» статусі довіреності на отримання ТМЦ із застереженням, що вона

«не є документом, що підтверджує факт господарської операції з передачі товару»

(див. постанови ВГСУ від 25.02.2010 р. № 28/199, від 18.02.2010 р. № 22/34, від 31.05.2011 р. № 3/029-11). Тобто сам по собі факт видачі довіреності якихось податкових наслідків не спричиняє.

І ще один момент: особа, яка діє за довіреністю, у документах, що підписуються нею, розписується від свого імені, а не від імені особи, яка видала довіреність. Причому без прийменника «за» і без проставлення косої риски перед назвою посади (див. лист Держспоживполітики від 28.07.2010 р. № 6996-2-5/19).

Запозичити деякі формулювання для складання тексту довіреності можна з наказу Мін’юсту від 31.10.2006 р. № 83/5. Приміром, орієнтиром може стати зразок загальної довіреності (додаток 14 до наказу), зразок довіреності на ведення справ у суді та в інших організаціях і установах (додаток 11 до наказу) тощо.

Питання, яке останнім часом набуло актуальності: чи потрібно реєструвати базу персональних даних «Довіреності»?

Вважаємо, що ні, не потрібно.

Справа в тому, що видача або отримання довіреності, як і будь-якого іншого документа, в якому зазначені відомості, що дозволяють ідентифікувати ту чи іншу фізичну особу, ще не свідчить про те, що такі дані про фізосіб систематизуються підприємством, виділяються на окремі носії (у вигляді чи то картотек, чи то електронних документів), накопичуються і використовуються з якоюсь самостійною метою.

А відсутність таких ознак свідчить про відсутність і відповідної бази персональних даних.

До того ж критерієм для виділення баз персональних даних, як можна судити, має виступати статус фізичної особи (працівник, клієнт, пацієнт тощо), а не документ, що фіксує дані про неї.

Довіреність на укладання договору

Як зазначено в ч. 1 ст. 245 ЦКУ, форма довіреності повинна відповідати формі, у якій згідно із законом повинен вчинятися правочин. Приміром, якщо ЦКУ вимагає нотаріально посвідчити договір оренди транспортного засобу, однією зі сторін у якому виступає фізична особа (без статусу підприємця), то у разі укладання такого договору представником (незалежно від того, діє він від імені такої фізособи чи другої сторони договору) довіреність має бути нотаріально посвідчена. В інших випадках — достатньо простої письмової форми.

На запитання про те, чи підлягає нотаріальному посвідченню довіреність, що видається для укладання договору, щодо якого закон нотаріального посвідчення не вимагає, однак сторони самі домовилися про його обов’язковість для себе, автори Науково-практичного коментаря* відповідають приблизно так: нотаріально посвідчувати довіреність у цьому випадку не обов’язково, але навряд чи нотаріус погодиться посвідчити договір, підписаний представником, повноваження якого підтверджені не посвідченою нотаріально довіреністю.

* Науково­практичний коментар до цивільного законодавства України: [В 4 ­х т.] / А. Г. Ярема, В. Я. Карабань, В. В. Кривенко, В. Г. Ротань.— Т. 1.— К.: А. С. К.; Севастополь: Ін­т юрид. дослідж., 2004.— С. 598.

Коли довіреність видає орган юрособи, який має право діяти від її імені без довіреності (як правило, директор), то це не вважається передорученням, тому нотаріально посвідчувати її не потрібно (за винятком випадків, коли довіреність видається на укладання договору, що підлягає нотаріальному посвідченню). А ось якщо, приміром, довіреність виписує керівник філії, то для неї вже буде потрібно нотаріальне посвідчення. Виняток — випадки, коли видавати довіреність директора філії уповноважують безпосередньо установчі документи юрособи.

Звернемо увагу: при виборі представника потрібно враховувати, що не повинно виникнути ситуації, коли договір від імені обох його сторін підписує одна й та сама особа. Цей висновок ґрунтується на ч. 3 ст. 238 ЦКУ і підтриманий практикою вищих судових інстанцій України (див. постанови ВГСУ від 09.09.2008 р. № 12/122, від 26.01.2010 р. № 17/75, від 02.02.2011 р. № 32/233-10, ухвалу ВСУ від 01.03.2006 р.).

Важливий момент: навіть якщо довіреність на укладання договору було видано з дефектами або представник вийшов за межі тих повноважень, які йому були передані за такою довіреністю, подальше схвалення угоди особою, що видала довіреність, знімає питання про дійсність укладеного договору.

Свідоцтвом такого схвалення суди, наприклад, вважають вчинення фактичних дій з виконання договору, що має підтверджуватися відповідними первинними документами (специфікаціями на постачання товару, видатковими накладними, актами приймання-передачі тощо), дані податкових декларацій (див. рішення господарського суду Миколаївської області від 05.12.2011 р. у справі № 5016/3551/2011(1/215), рішення господарського суду Харківської області від 16.03. 2010 р. у справі № 54/29-10, постанову Харківського апеляційного госпсуду від 17.08.2011 р. у справі № 18/1313/11), письмові звернення до другої сторони договору, здійснення платежів за договором (див. п. 9.2 роз’яснення Вищого арбітражного суду України від 12.03.99 р. № 02-5/111 «Про деякі питання практики вирішення спорів, пов’язаних з визнанням угод недійсними» у «Бухгалтері» № 20’2002 на с. 12).

За необхідності довіреність можна видати на вчинення юридично значимих дій за межами України і, навпаки, на території України можуть працювати представники за довіреністю, виданою в іншій державі. Тоді діє правило: форма і строк дії довіреності визначаються за законодавством держави, на території якої видано довіреність (див. ст. 34 Закону України від 23.06.2005 р. № 2709-IV «Про міжнародне приватне право» у «Бухгалтері» № 47’2005 на с. 34т, ст. 40 Конвенції про правову допомогу і правові відносини у цивільних, сімейних та кримінальних справах від 22.01.93 р.).

Щоправда, у цій ситуації може виникнути питання про легалізацію «іноземної» довіреності (воно виникає щодо будь-якого документа, складеного не в Україні). Якщо довіреність видано в державі, з якою Україна уклала відповідний договір про правову допомогу, вона приймається без будь-якого підтвердження (без консульської легалізації та без апостилю). Якщо довіреність складено на території держави — учасниці Конвенції, яка скасовує вимогу легалізації іноземних офіційних документів, 1961 р., то на ній має бути проставлений апостиль . Легалізація інших «іноземних» довірено­стей здійснюється з урахуванням вимог Інструкції про порядок консульської легалізації офіційних документів в Україні і за кордоном, затвердженої наказом Міні­стерства закордонних справ України від 04.06.2002 р. № 113 (див. її у «Бухгалтерской газете» № 41–42’2002 на с. 3–6). Довіреність, складена іноземною мовою, у будь-якому разі вимагає наявності перекладу.

Довіреність на участь у загальних зборах засновників

Документами, що підтверджують правочинність представників засновників (учасників) юрособи на участь у загальних зборах і прийняття рішень, винесених для розгляду під час нього, можуть бути:

— якщо засновником є фізособа — довіреність на представництво її інтересів;

— якщо засновником є юрособа, то або (1) рішення загальних зборів юрособи-засновника про прийняття відповідного рішення і надання повноважень особі на представництво інтересів від імені цієї юрособи в загальних зборах, або (2) довіреність, видана особі на представництво інтересів і прий­няття відповідного рішення від імені юрособи-учасниці на підставі рішення загальних зборів такої юрособи (див. також лист Держпідприємництва від 16.04.2010 р. № 4850).

Довіреність на право участі та голосування на загальних зборах може посвідчуватись реєстратором, депозитарієм, зберігачем, нотаріусом та іншими посадовими особами, які вчиняють нотаріальні дії (про таких осіб — див. ч. 3 ст. 245 ЦКУ), або в іншому передбаченому законодавством порядку (ч. 5 ст. 245 ЦКУ, див. також ч. 3 ст. 39 Закону України від 17.09.2008 р. № 514-VI « Про акціонерні товариства» у «Бухгалтері» № 13’2011 на с. 16т–17т). У такій довіреності може вказуватися завдання, як саме голосувати з того чи іншого питання порядку денного. У цьому випадку представник відступати від вказівок довіреності не повинен. Якщо ж подібного завдання немає, представник вільний голосувати на свій розсуд. Але, коли надалі буде встановлено, що представник ухилився від завдання, зазначеного учасником госптовариства в довіреності, це може послужити підставою для того, щоб оспорити рішення, прийняте загальними зборами госптовариства.

При видачі довіреності на право участі та голосування на загальних зборах господарського товариства мають дотримуватися всі загальні вимоги до порядку складання та оформлення довіреностей, які передбачені ЦКУ. Відхилення від них може спричинити визнання представника не уповноваженим діяти від імені особи, яка видала таку дефектну довіреність (див. постанову господарського суду Житомирської області від 12.01.2010 р. № 11/ 32-К*).

* Див. Єдиний державний реєстр судових рішень — http://www.reyestr.court.gov.ua/Review/7574617.

Довіреністю можна також уповноважити свого представника на підписання статуту (на це не раз звертало увагу Держпідприємництво, наприклад, у листі від 22.06.2010 р. № 7906**).

** Див. п. 2 цього листа у «Бухгалтері» № 38’2010 на с. 34–35 або № 43’2010 на с. 26т–27т.

Законодавством передбачена й можливість проведення державної реєстрації юридичної особи або фізичної особи — підприємця через представника, наділеного необхідними повноваженнями за допомогою довіреності (див. ч. 9 ст. 24, ч. 4 ст. 42 Закону про держреєстрацію у «Бухгалтері» № 18’2012 на с. 20т і 37т відповідно). При цьому хоча Закон нотаріального посвідчення такої довіреності не вимагає, на ньому традиційно наполягають органи державної реєстрації (див. листи Держпідприємництва від 23.09.2005 р. № 8275 , від 12.11.2004 р. № 7900).

(Далі буде.)

Костянтин Шелест