Ведення первинних документів в електронному вигляді й податковонакладні нюанси

Неправильна податкова накладна

податковою накладною не є...

…а є туалетним папером (можливо — електронним).

Ведення первинних документів
в електронному вигляді й податковонакладні нюанси

Лист Державної податкової служби України
від 14.12.2012 р. № 7123/0/61-12/18-8515

Державна податкова служба України розглянула лист ТОВ щодо ведення первинних документів в електронному вигляді та повідомляє.

Пунктом 6 статті 9 Закону України від 16 липня 1999 року № 996-XIV «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» встановлено, що у разі складання та зберігання первинних документів і регістрів бухгалтерського обліку на машинних носіях інформації підприємство зобов’язане за свій рахунок виготовити їх копії на паперових носіях на вимогу інших учасників господарських операцій, а також правоохоронних органів та відповідних органів у межах їх повноважень, передбачених законами.

Копією документа на папері для електронного документа є візуальне подання електронного документа на папері, яке засвідчене в порядку, встановленому законодавством (ст. 7 Закону України від 22 травня 2003 року № 851-IV «Про електронні документи та електронний документообіг» (далі — Закон)).

Відповідно до п. 85.2 ст. 85 Податкового кодексу України (далі — Кодекс) платник податків зобов’язаний надати посадовим (службовим) особам органів державної податкової служби у повному обсязі всі документи, що належать або пов’язані з предметом перевірки. Такий обов’язок виникає у платника податків після початку перевірки.

При цьому перевірка цілісності електронного документа проводиться шляхом перевірки електронного цифрового підпису (ст. 12 Закону).

Разом з цим посадова особа органу державної податкової служби, яка проводить перевірку, у випадках, передбачених Кодексом, має право отримувати від платника податків копії документів, що належать до предмета перевірки. Такі копії повинні бути засвідчені підписом платника податків або його посадової особи та скріплені печаткою (за наявності) (п. 85.2 ст. 85 Кодексу).

Відповідно до п. 201.10 ст. 201 Кодексу податкова накладна видається (із сумою податку на додану вартість понад 10 тис. грн та на імпортовані та підакцизні товари) після її реєстрації в Єдиному реєстрі податкових накладних (далі — ЄРПН) протягом п’ятнадцяти календарних днів, наступних за датою їх виписки.

При цьому платник податку зобов’язаний надати покупцю на його вимогу податкову накладну у паперовому або в електронному вигляді.

Відсутність факту реєстрації платником податку — продавцем товарів/послуг податкових накладних в ЄРПН та порушення порядку заповнення податкової накладної не дає права покупцю на включення сум податку на додану вартість до податкового кредиту та не звільняє продавця від обов’язку включення суми податку на додану вартість, вказаної в податковій накладній, до суми податкових зобов’язань за відповідний звітний період.

Виявлення розбіжностей даних податкової накладної та ЄРПН є підставою для проведення органами ДПС документальної позапланової виїзної перевірки продавця та у відповідних випадках покупця товарів/послуг.

Крім того, узагальнюючою податковою консультацією, затвердженою наказом ДПС України від 16.02.2012 р. № 127, було роз’яснено, [що,] у разі якщо показники документа, вказані платником при його реєстрації в ЄРПН, не відповідають тим, що містяться у податковій накладній, такий документ не може бути виключений з ЄРПН і не може бути підставою для формування податкового кредиту покупцем. При цьому платник має право зареєструвати в ЄРПН правильно оформлену податкову накладну, яка підлягає включенню до реєстрів виданих та отриманих податкових накладних та відображенню у деклараціях контрагентів.

Голова
О. Клименко

Від редакції

Про вимоги до первинних документів, створених в електронному вигляді, був лист Мінфіну від 27.01.2012 р. № 31--08410--07-27/1808 у «Бухгалтері» № 13’2012 на с. 28–29.

Наводимо його суттєву частину:

«Порядок створення, прийняття і відображення підприємствами у бухгалтерському обліку, а також зберігання первинних документів встановлено Положенням про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженим наказом Міністерства фінансів України від 24.05.95 № 88 (далі — Положення).

Згідно з пунктом 2.3 Положення первинні документи, створені в електронному вигляді, застосовуються у бухгалтерському обліку за умови дотримання вимог законодавства про електронні документи та електронний документообіг.

Відповідно до пункту 6.4 Положення первинні документи, облікові регістри та бухгалтерська звітність, створені у формі електронного документа, повинні зберігатися на електронних носіях інформації у формі, що дає можливість перевірити їх цілісність на цих носіях, та протягом строку, що не повинен бути меншим від строку, встановленого для відповідних документів на папері.»

У редакційному коментарі до листа зазначалося, що

«первинні документи, належним чином створені в електронному вигляді, роздруковувати не потрібно — достатньо зберігати їх у цілісному стані й бути готовим надати їх паперові копії на вимогу уповноважених держорганів».