На жаль, у запитанні не сказано, яка саме ціна вказана у рахунку: за двомісний номер чи за проживання у цьому номері однієї особи. Ця інформація є дуже важливою. Адже інколи готелі надають й двомісні номера для проживання лише однієї особи. Як правило, в таких випадках особа оплачує не вартість двомісного номеру, а вартість проживання за одну добу однієї особи. Тобто у випадку коли в готелі немає вільних місць у одномісних номерах, адміністратор готелю за дозволом власника може розмістити відрядженого й у двомісному номері, але з оплатою лише за розміщення однієї особи.
Зауважимо: на щастя, Інструкція про службові відрядження в межах України та за кордон (далі — Інструкція № 59) не встановлює вимог до типу місць проживання відряджених працівників. Єдине, на чому наголошує Інструкція № 59 стосовно найму житлового приміщення — це умова обов’язкового отримання підтвердних документів, що засвідчують вартість витрат на проживання. Нагадаємо, що Інструкція затверджена наказом Мінфіну від 13.03.98 р. № 59.
Наказом Держбуду України від 13.10.2000 р. № 230 затверджено форми документів первинного обліку та Інструкцію про порядок ведення документообігу при наданні готельних послуг у ДП «Укркомунобслуговування» (далі — Інструкція). Такі форми документів первинного обігу та Інструкцію рекомендовано для застосування готельними підприємствами України незалежно від підпорядкування та форми власності. Але наголосимо: норми Інструкції не є обов’язковими до застосування, а лише рекомендованими. Тому готелі можуть видавати рахунок (або інший документ) навіть довільної форми. Як правило, за основу береться вже затверджена форма № 4-г «Рахунок», яка застосовується при оформленні розрахунків з громадянами за основні та додаткові послуги, отримані у готелі. Таку форму використовують при будь-якій формі обробки документа (електронній, ручній) та при будь-якому виді розрахунку (готівковому, безготівковому). Відповідно до Інструкції рахунок виписується у двох примірниках. Перший видається особі, яка проживає, а другий здається до бухгалтерії готелю.
У графі форми «Послуга» міститься перелік основних та додаткових послуг готелю, наданих особі, яка проживає, за звітний період, та податків на ці послуги. Суму до сплати розраховують щодобово згідно з переліком фактично отриманих послуг. Тобто готель має повне право видати рахунок із вартістю проживання за добу на одну особу, незважаючи на те, в який номер така особа була розміщена. В такому разі відряджений працівник має прослідкувати, щоб у виданому йому рахунку була наведена саме вартість одного місця у готелі. Тобто, відряджений працівник, проживаючи у двомісному номері через відсутність вільних одномісних номерів у готелі, сплачує лише за себе. Чому це важливо?
Відповідно до п. 5 розд. ІІ Інструкції підприємство за наявності підтвердних документів (в оригіналі) відшкодовує в межах граничних сум витрат на найм житлового приміщення витрати відрядженим працівникам на найм житлового приміщення з розрахунку вартості одного місця у готелі (мотелі), іншому житловому приміщенні за кожну добу такого проживання.
Зверніть увагу, у роз’ясненнях, розміщених на Загальнодоступному інформаційно-довідковому ресурсі «ЗІР» (категорія 103.17), фіскали зазначали таке. У разі якщо:
— відряджений працівник сплатив за проживання в двомісному номері готелю за двох, то відшкодування витрат з віднесенням їх до складу витрат підприємства здійснюється з розрахунку вартості проживання тільки однієї особи;
— підприємство відшкодовує працівнику повну вартість двомісного номеру, то вартість другого місця в даному номері буде вважатись додатковим благом відповідно до п.п. 164.2.17 п. 164.2 ст. 164 Податкового кодексу України (далі — ПК) та включатись до складу загального місячного (річного) оподатковуваного доходу платника податку (тобто оподаткування додаткового блага здійснюється за ставкою, визначеною п. 167.1 ст. 167 ПК, — 18 %).
Отже, бухгалтеру треба уважно вивчити наданий рахунок й на підставі цього здійснити відшкодування витрат на проживання відрядженому працівнику.