18.10.2021
Статтею 33 Конституції України для кожного, хто на законних підставах перебуває на території України, гарантується свобода пересування, вільний вибір місця проживання, право вільно залишати територію України, за винятком обмежень, які встановлюються законом.
Згідно зі статтею 6 Закону України «Про свободу пересування та вільний вибір місця проживання» кожен громадянин України, а також іноземець чи особа без громадянства, які постійно або тимчасово проживають в Україні, зобов’язані зареєструвати своє місце проживання. Законом України від 10 грудня 2015 року № 888-VIII «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо розширення повноважень органів місцевого самоврядування та оптимізації надання адміністративних послуг» функції з реєстрації місця проживання громадян делеговані від Державної міграційної служби України до органів місцевого самоврядування. Проте відповідно до абзацу десятого статті 11 Закону України «Про свободу пересування та вільний вибір місця проживання в Україні», пункту 33 Правил реєстрації місця проживання та Порядку передачі органами реєстрації інформації до Єдиного державного демографічного реєстру, затверджених постановою Кабінету Міністрів України від 02 березня 2016 року № 207, та підпункту 24 пункту 4 Положення про Державну міграційну службу України, Державна міграційна служба України та її територіальні органи контролюють дотримання органами реєстрації вимог законодавства з питань реєстрації місця проживання/перебування осіб.
У розумінні Закону України «Про свободу пересування та вільний вибір місця проживання в Україні» органом реєстрації є виконавчий орган сільської, селищної або міської ради, сільський голова (у разі якщо відповідно до закону виконавчий орган сільської ради не утворено), що здійснює реєстрацію, зняття з реєстрації місця проживання особи на території відповідної адміністративно-територіальної одиниці, на яку поширюються повноваження відповідної сільської, селищної або міської ради.
Так, стаття 371 Закону України «Про місцеве самоврядування в Україні» передбачає, що до відання виконавчих органів сільських, селищних, міських рад належать такі делеговані повноваження щодо повноважень у сфері реєстрації місця проживання фізичних осіб, як формування та ведення реєстру територіальної громади відповідно до закону.
З метою реєстрації місця проживання особа особисто або за зверненням її законного представника, або представника на підставі довіреності, посвідченої в установленому законом порядку, має подати до органу реєстрації: письмову заяву; документ, до якого вносяться відомості про місце проживання (якщо дитина не досягла 16-річного віку, подається свідоцтво про народження); квитанцію про сплату адміністративного збору; документи, що підтверджують право на проживання в житлі, перебування або взяття на облік у спеціалізованій соціальній установі, закладі соціального обслуговування та соціального захисту, проходження служби у військовій частині, адреса яких зазначається під час реєстрації; військовий квиток або посвідчення про приписку (для громадян, які підлягають взяттю на військовий облік або перебувають на військовому обліку).
Механізм здійснення реєстрації/зняття з реєстрації місця проживання/перебування осіб в Україні, а також встановлення необхідних форм для цих документів, визначені Правилами реєстрації місця проживання (постанова Кабінету Міністрів України від 02 березня 2016 року № 207).
Здійснюючи свої повноваження, органи реєстрації здійснюють обробку персональних даних осіб, які зареєстровані та/або зняті з місця реєстрації на території відповідної адміністративно-територіальної одиниці, на яку поширюються повноваження відповідної сільської, селищної або міської ради.
Основні зобов’язання володільців персональних даних, права суб’єктів персональних даних, основні підстави обробки персональних даних, порядок повідомлення Уповноваженого Верховної Ради України з прав людини про здійснення обробки, що становить особливий ризик для прав і свобод суб’єктів, захисту персональних даних, закріплені в Законі України «Про захист персональних даних» (далі — Закон).
Наказом Уповноваженого Верховної Ради України з прав людини від 31 січня 2019 року № 8.15/19 затверджено Стратегічні напрями діяльності Уповноваженого Верховної Ради України з прав людини на 2019 рік, одним з пунктів яких є здійснення моніторингу фактичного стану дотримання органом реєстрації (виконавчий орган сільської, селищної або міської ради, сільський голова) вимог законодавства про захист персональних даних під час ведення та адміністрування Реєстру територіальної громади.
Протягом 2019 року працівниками Секретаріату Уповноваженого Верховної Ради України з прав людини було здійснено планові перевірки органів реєстрації (виконавчих органів сільської, селищної або міської рад, центрів надання адміністративних послуг).
Під час здійснення перевірок працівниками Секретаріату Уповноваженого Верховної Ради України з прав людини виявлено типові порушення вимог Закону та Типового порядку обробки персональних даних, затвердженого наказом Уповноваженого Верховної Ради України з прав людини від 08 січня 2014 року № 1/02-14 (далі — Типовий порядок), зокрема:
частини третьої статті 6 та частини першої статті 24 Закону:
| Від Редакції: «3. Склад та зміст персональних даних мають бути відповідними, адекватними та ненадмірними стосовно визначеної мети їх обробки.» |
| «1. Володільці, розпорядники персональних даних та треті особи зобов’язані забезпечити захист цих даних від випадкових втрати або знищення, від незаконної обробки, у тому числі незаконного знищення чи доступу до персональних даних.» (ч. 1 ст. 24 Закону України «Про захист персональних даних») |
встановлено численні факти зберігання в особових справах декількох копій документів про особу та документів, необхідності в збиранні та зберіганні яких немає, що є недотриманням принципу ненадмірності обробки персональних даних та створює умови для можливого несанкціонованого вилучення однієї з копій таких документів та подальшого незаконного використання;
частини третьої статті 10 Закону:
| Від Редакції: «3. Використання персональних даних працівниками суб’єктів відносин, пов’язаних з персональними даними, повинно здійснюватися лише відповідно до їхніх професійних чи службових або трудових обов’язків. Ці працівники зобов’язані не допускати розголошення у будь-який спосіб персональних даних, які їм було довірено або які стали відомі у зв’язку з виконанням професійних чи службових або трудових обов’язків, крім випадків, передбачених законом. Таке зобов’язання чинне після припинення ними діяльності, пов’язаної з персональними даними, крім випадків, установлених законом.» (ч. 3 ст. 10 Закону України «Про захист персональних даних») |
у працівників, які працюють з персональними даними, не відбирається зобов’язання про нерозголошення персональних даних;
у суб’єктів звернення та працівників органів реєстрації відбирається згода на обробку їх персональних даних, тоді як така обробка здійснюється відповідно до пунктів 2, 5 частини першої статті 11 Закону;
статті 12 Закону:
| Від Редакції: «1. Збирання персональних даних є складовою процесу їх обробки, що передбачає дії з підбору чи впорядкування відомостей про фізичну особу. 2. Суб’єкт персональних даних повідомляється про володільця персональних даних, склад та зміст зібраних персональних даних, свої права, визначені цим Законом, мету збору персональних даних та осіб, яким передаються його персональні дані: – в момент збору персональних даних, якщо персональні дані збираються у суб’єкта персональних даних; – в інших випадках протягом тридцяти робочих днів з дня збору персональних даних.» |
у більшості випадків володільці персональних даних (органи реєстрації) не повідомляють суб’єктів персональних даних про володільця персональних даних, склад і зміст зібраних персональних даних, їх права, визначені Законом України «Про захист персональних даних», мету збору персональних даних та осіб, яким передаються його персональні дані. Водночас, деякі органи реєстрації повідомляють відповідно до статті 12 Закону суб’єктів персональних даних про їх права та іншу, визначену цією статтею Закону інформацію, проте текст такого повідомлення є застарілим та не відповідає вимогам чинного законодавства про захист персональних даних;
суб’єкти перевірок надавали інформацію про особу на запити третіх осіб, які не відповідають вимогам статті 16 Закону;
підпункту 1.2 Типового порядку:
| Від Редакції: «1.2. Володільці, розпорядники персональних даних самостійно визначають порядок обробки персональних даних, враховуючи специфіку обробки персональних даних у різних сферах, відповідно до вимог, визначених Законом України «Про захист персональних даних» (далі — Закон) та цим Порядком.» |
переважна кількість документів суб’єктів перевірок, які визначають порядок обробки і захисту персональних даних (положення, порядок), розроблені без урахування специфіки роботи органів реєстрації. Такі документи частково та/або повністю копіюють текст Типового порядку, не визначаючи безпосередній порядок обробки органом реєстрації персональних даних;
підпункту 3.5. Типового порядку:
| Від Редакції: «3.5. Володілець/розпорядник веде облік працівників, які мають доступ до персональних даних суб’єктів. Володілець/розпорядник визначає рівень доступу зазначених працівників до персональних даних суб’єктів. Кожен із цих працівників користується доступом лише до тих персональних даних (їх частини) суб’єктів, які необхідні йому у зв’язку з виконанням своїх професійних чи службових або трудових обов’язків.» |
органи реєстрації не ведуть облік працівників, які мають доступ до персональних даних, або такий облік є частковим.
Водночас під час перевірок встановлено, що значна кількість органів реєстрації використовують своє програмне забезпечення з метою реєстрації/зняття з реєстрації місця проживання/перебування осіб в Україні, розробниками яких є приватні компанії. Варто зазначити, що технічні вимоги щодо безпеки даних у таких інформаційних ресурсів відсутні.
Також, відповідно до частини третьої статті 4 Закону розпорядником персональних даних, володільцем яких є орган державної влади чи орган місцевого самоврядування, крім цих органів, може бути лише підприємство державної або комунальної форми власності, що належить до сфери управління цього органу.
Варто зауважити, що Державна міграційна служба України (далі — ДМС України) розробила та розмістила на своєму офіційному сайті програмне забезпечення — Автоматизовану систему «Реєстр територіальних громад», яке відповідає чинному законодавству у сфері захисту персональних даних та захисту інформації в інформаційно-телекомунікаційних системах для безкоштовного користування органами реєстрації.
З метою надання методологічної та/або технічної допомоги у забезпеченні взаємодії між реєстрами територіальних громад ДМС України розроблено «Інструкцію користувача Автоматизованої системи «Реєстр територіальних громад», що детально регламентує порядок отримання доступу, підключення та вимоги до використання Автоматизованої системи «Реєстр територіальних громад».
Автоматизована система «Реєстр територіальних громад» призначена для забезпечення вимог постанови від 02.03.2016 № 207, в тому числі:
— реєстрації територіальних громад, авторизації відповідальних та вповноважених осіб для роботи з реєстрами територіальних громад та Єдиним державним демографічним реєстром;
— проведення дій з реєстрації/зняття з реєстрації місця проживання/перебування осіб в Україні відповідно до Правил реєстрації місця проживання, затверджених постановою Кабінету Міністрів України від 02.03.2016 № 207;
— автоматичної передачі даних, внесених органами реєстрації до Єдиного державного демографічного реєстру;
— адміністрування програмних засобів реєстрів територіальних громад та забезпечення технічного захисту інформації.
З метою унеможливлення в майбутньому випадкової втрати або знищення персональних даних та/або незаконної обробки, в тому числі незаконного доступу до персональних даних, та для усунення недоліків та порушень законодавства з питань захисту персональних даних під час здійснення реєстрації/зняття з реєстрації місця проживання/перебування осіб в Україні усім органам реєстрації рекомендовано:
1) проаналізувати стан дотримання працівниками органів реєстрації вимог законодавства з питань захисту персональних даних;
2) розробити та/або у разі необхідності привести у відповідність до вимог чинного законодавства розпорядчий документ, яким визначити процедури обробки та захисту персональних даних, які обробляються органом реєстрації, відповідно до вимог Закону та Типового порядку;
3) відповідно до абзацу другого частини другої статті 24 Закону, підпункту 2.1. «Порядку повідомлення Уповноваженого Верховної Ради України з прав людини про обробку персональних даних, яка становить особливий ризик для прав і свобод суб’єктів персональних даних, про структурний підрозділ або відповідальну особу, що організовує роботу, пов’язану із захистом персональних даних при їх обробці, а також оприлюднення вказаної інформації», затвердженого наказом Уповноваженого Верховної Ради України з прав людини від 08 січня 2014 року № 1/02-14, визначити та у разі необхідності повідомити Уповноваженого Верховної Ради України з прав людини про відповідальну особу, що організовує роботу, пов’язану із захистом персональних даних при їх обробці;
4) отримати від працівників, які мають доступ до персональних даних, письмові зобов’язання про нерозголошення персональних даних, які стали їм відомі у зв’язку виконанням професійних чи службових або трудових обов’язків;
5) завести журнал обліку працівників органів реєстрації, які мають доступ до персональних даних, що обробляються в органі реєстрації, із обов’язковим зазначенням у ньому: прізвища, імені, по батькові працівника, займаної посади, назви структурного підрозділу, назви системи/бази/реєстру та/або складу персональних даних, до яких він має доступ, дати та підстав надання права доступу, дати та підстав позбавлення права доступу;
6) розробити та затвердити документ (план дій), яким врегулювати порядок дій працівників на випадок несанкціонованого доступу до персональних даних, пошкодження технічного обладнання, виникнення надзвичайних ситуацій тощо;
7) припинити отримувати від суб’єктів персональних даних (працівників та суб’єктів звернення) згоду на обробку персональних даних у випадках, коли обробка персональних даних здійснюється на інших, ніж згода, підставах, передбачених законом;
8) розробити Повідомлення суб’єкта персональних даних, яке здійснюється на виконання вимог статті 12 Закону України «Про захист персональних даних», та повідомляти суб’єктів персональних даних про володільця персональних даних, склад і зміст зібраних персональних даних, їх права, визначені Законом, мету збору персональних даних та осіб, яким передаються їхні персональні дані. Таке повідомлення може здійснюватися усно, однак тягар доведення щодо здійснення такого повідомлення покладається на володільця персональних даних;
9) відповідно до абзацу третього пункту 2 постанови Кабінету Міністрів України від 21 жовтня 2015 року № 851 «Деякі питання використання доменних імен державними органами в українському сегменті України» визначено, що Міністерствам, іншим центральним органам виконавчої влади доручено забезпечити використання посадовими особами для здійснення службового листування виключно електронних поштових скриньок, розміщених на серверах, які перебувають у доменній зоні GOV.UA або .УКР. У свою чергу органам місцевого самоврядування рекомендується дотримуватися вимог цієї постанови;
10) підтримувати в актуальному стані внутрішній опис документів, що містяться в особових справах працівників, та погасити (засвідчити) копії особистих документів, не зберігати надмірну інформацію;
11) переглянути інформацію, розміщену на офіційному вебсайті відповідного органу, з метою запобігання розголошення персональних даних;
12) при наданні відповідей на запити третіх осіб дотримуватись вимог Закону України «Про захист персональних даних», зокрема, враховувати таке: частинами першою та другою статті 32 Конституції України передбачено гарантії невтручання в особисте і сімейне життя особи та визначено, що збирання, зберігання, використання та поширення конфіденційної інформації про особу не допускається без її згоди, крім випадків, визначених законом, і лише в інтересах національної безпеки, економічного добробуту та прав людини.
Загальні вимоги щодо обробки персональних даних визначено у статті 6 Закону України «Про захист персональних даних». Зокрема, обробка персональних даних повинна здійснюватися для конкретних і законних цілей, визначених за згодою суб’єкта персональних даних, або у випадках, передбачених законами України, у порядку, встановленому законодавством.
Відповідно до частини другої статті 14 цього Закону поширення персональних даних без згоди суб’єкта персональних даних або уповноваженої ним особи дозволяється у випадках, визначених законом, і лише (якщо це необхідно) в інтересах національної безпеки, економічного добробуту та прав людини.
У частині першій статті 11 зазначеного вище Закону визначено вичерпний перелік підстав для обробки персональних даних особи. Зокрема, серед законних підстав для такої обробки, в тому числі й збирання та поширення, є:
1) згода суб’єкта персональних даних на обробку його персональних даних;
2) дозвіл на обробку персональних даних, наданий володільцю персональних даних відповідно до закону виключно для здійснення його повноважень;
3) укладення та виконання правочину, стороною якого є суб’єкт персональних даних або який укладено на користь суб’єкта персональних даних чи для здійснення заходів, що передують укладенню правочину на вимогу суб’єкта персональних даних;
4) захист життєво важливих інтересів суб’єкта персональних даних;
5) необхідність виконання обов’язку володільця персональних даних, передбаченого законом;
6) необхідність захисту законних інтересів володільця персональних даних або третьої особи, якій передаються персональні дані, крім випадків, коли потреби захисту основоположних прав і свобод суб’єкта персональних даних у зв’язку з обробкою його даних переважають такі інтереси.
За загальним правилом згідно з частиною третьою статті 16 Закону України «Про захист персональних даних» доступ до персональних даних надається у відповідь на запит третіх осіб, за умови, що він відповідає вимогам частини четвертої цієї статті.
Таким чином, запит має відповідати вищезазначеним вимогам статті 16 Закону України «Про захист персональних даних» та містити обґрунтування повноважень, правових підстав та мети отримання запитуваної інформації.
Між тим необхідно зазначити, що обсяг інформації про фізичну особу, що збирається, має бути відповідним, адекватним та ненадмірним відносно визначеної мети обробки таких даних (цілей їх збирання та подальшого використання).
У разі отримання запиту із вимогою надати непропорційно велику кількість даних про особу підприємство, установа, організація, які одержали такий запит, повинні надати лише ті відомості про суб’єкта персональних даних, які є необхідними для зазначених у запиті цілей, а в наданні решти відомостей, які непотрібні для визначеної у запиті мети, відмовити.
Крім того, у випадку, якщо у запиті не вказано мету, правові підстави для отримання персональних даних та не обґрунтовано повноваження запитувача, відповідні персональні дані не підлягають наданню, про що повідомляють особу, яка подала запит.
Строк вивчення запиту на предмет його задоволення не може перевищувати десяти робочих днів з дня його надходження. Якщо ж підстав для відмови немає, запит задовольняється протягом тридцяти календарних днів з дня його надходження, якщо інше не передбачено законом.
Водночас окрема згода суб’єкта персональних даних на передачу відомостей про нього у відповідь на запит суб’єкта владних повноважень, поданий відповідно до вимог частини четвертої статті 16 Закону України «Про захист персональних даних» при реалізації покладених на нього законом повноважень, не вимагається, оскільки з огляду на положення частини четвертої статті 19 вказаного Закону органи державної влади та органи місцевого самоврядування мають право на безперешкодний і безоплатний доступ до персональних даних відповідно до їх повноважень.
Запити підрозділів, які уповноважені здійснювати контррозвідувальну та оперативно-розшукову діяльність, має містити, серед іншого, посилання на заведену оперативно-розшукову або контррозвідувальну справу (її номер), а також містити належне обґрунтування правових підстав та мети для отримання персональних даних із посиланням на конкретні положення статей Закону України «Про оперативно-розшукову діяльність» або Закону України «Про контррозвідувальну діяльність», відповідно до яких здійснюється збирання персональних даних.
Окремі повноваження щодо подання запитів містяться також у законах України «Про Державне бюро розслідувань», «Про Національне антикорупційне бюро України», «Про Службу безпеки України» тощо.
Таким чином, запит правоохоронного органу має містити обґрунтування повноважень, правових підстав та мети отримання запитуваної інформації і розглядається у кожному випадку окремо.
Разом із тим, щодо отримання персональних даних у рамках досудового розслідування необхідно зазначити, що, відповідно до статті 1 Кримінального процесуального кодексу України, порядок кримінального провадження на території України визначається лише кримінальним процесуальним законодавством України.
В свою чергу порядок збирання доказів стороною обвинувачення передбачений Кримінальним процесуальним кодексом України, а саме статтею 162 Кримінального процесуального кодексу України визначено речі і документи, які містять охоронювану законом таємницю.
Так, відповідно до пункту 8 частини першої статті 162 Кримінального процесуального кодексу України до охоронюваної законом таємниці, яка міститься в речах і документах, належать, зокрема, персональні дані особи, що знаходяться у її особистому володінні або в базі персональних даних, яка знаходиться у володільця персональних даних.
Згідно з частиною другою статті 159 та частиною шостою статті 163 Кримінального процесуального кодексу України вказана інформація надається стороні кримінального провадження особою, у володінні якої знаходиться така інформація, на підставі ухвали слідчого судді, суду про тимчасовий доступ до речей і документів, які містять охоронювану законом таємницю.
Відповідно до частини першої статті 20 Закону України «Про адвокатуру та адвокатську діяльність» адвокат під час здійснення адвокатської діяльності має право вчиняти будь-які дії, не заборонені законом, правилами адвокатської етики та договором про надання правової допомоги, необхідні для належного виконання договору про надання правової допомоги, зокрема, звертатися з адвокатськими запитами, у тому числі щодо отримання копій документів, до органів державної влади, органів місцевого самоврядування, їх посадових і службових осіб, підприємств, установ, організацій, громадських об’єднань, а також до фізичних осіб (за згодою таких фізичних осіб) та ознайомлюватися на підприємствах, в установах і організаціях з необхідними для адвокатської діяльності документами та матеріалами, крім тих, що містять інформацію з обмеженим доступом.
Згідно зі статтею 21 Закону України «Про інформацію» інформація про фізичну особу, а також інформація, доступ до якої обмежено фізичною або юридичною особою, крім суб’єктів владних повноважень, є конфіденційною, тобто з обмеженим доступом.
Адвокат зобов’язаний діяти в межах повноважень, наданих йому клієнтом, у тому числі з урахуванням обмежень щодо вчинення окремих процесуальних дій. Адвокатська діяльність здійснюється на підставі договору про надання правової допомоги (договір про надання правової допомоги; довіреність; ордер; доручення органу (установи), уповноваженого законом на надання безоплатної правової допомоги).
Відтак, адвокатський запит, який подається з метою одержання доступу до персональних даних особи, інтереси якої він представляє, має відповідати статті 16 Закону України «Про захист персональних даних» та для підтвердження своїх повноважень адвокат, з урахуванням частини першої статті 24 Закону України «Про адвокатуру та адвокатську діяльність», повинен також надати копії свідоцтва про право на заняття адвокатською діяльністю та ордера або доручення органу (установи), уповноваженого законом на надання безоплатної правової допомоги, які будуть підтверджувати, що відповідний адвокат має право представляти інтереси особи, персональні дані якої запитуються.
Водночас варто зауважити, що у разі якщо адвокат запитує персональні дані особи, яку він не представляє, зокрема у справах по стягненню аліментів, щодо осіб, які виїхали за кордон на постійне місце проживання, пошуку родичів тощо, підстави надавати персональні дані на такі запити відсутні.
Вчинення нотаріальних дій в Україні покладається на нотаріусів, які працюють в державних нотаріальних конторах, державних нотаріальних архівах (державні нотаріуси) або займаються приватною нотаріальною діяльністю (приватні нотаріуси).
Нотаріус — це уповноважена державою фізична особа, яка здійснює нотаріальну діяльність у державній нотаріальній конторі, державному нотаріальному архіві або незалежну професійну нотаріальну діяльність, зокрема посвідчує права, а також факти, що мають юридичне значення, та вчиняє інші нотаріальні дії, передбачені законом, з метою надання їм юридичної вірогідності.
Відповідно до статті 4 Закону України «Про нотаріат» нотаріус має право витребувати від підприємств, установ і організацій відомості та документи, необхідні для вчинення нотаріальних дій.
Варто зазначити, що нотаріуси зобов’язані зберігати в таємниці сукупність відомостей, отриманих під час вчинення нотаріальної дії або звернення до нотаріуса заінтересованої особи, в тому числі про особу, її майно, особисті майнові та немайнові права і обов’язки тощо.
Довідки про вчинені нотаріальні дії та копії документів, що зберігаються у нотаріуса, видаються нотаріусом виключно фізичним та юридичним особам, за дорученням яких або щодо яких вчинялися нотаріальні дії. У разі смерті особи чи визнання її померлою такі довідки видаються спадкоємцям померлого.
Статтею 46 Закону України «Про нотаріат» визначено, що нотаріуси або посадова особа, яка вчиняє нотаріальні дії, мають право витребовувати від фізичних та юридичних осіб відомості та документи, необхідні для вчинення нотаріальної дії. Відомості та документи, необхідні для вчинення нотаріальних дій, повинні бути подані у строк, визначений нотаріусом. Цей строк не може перевищувати одного місяця. Окрім цього, варто зазначити, що нотаріус під час вчинення нотаріальних дій обов’язково використовує відомості Єдиного державного демографічного реєстру, а також Державного реєстру актів цивільного стану громадян, Єдиного державного реєстру юридичних осіб, фізичних осіб — підприємців та громадських формувань, інших єдиних та державних реєстрів, що функціонують у системі Міністерства юстиції України. Інформація з єдиних та державних реєстрів, отримана нотаріусом під час вчинення нотаріальних дій, залишається у відповідній справі державної нотаріальної контори чи приватного нотаріуса. Відповідно до статті 1220 Цивільного кодексу України внаслідок смерті особи або оголошення її померлою відкривається спадщина. Коли місце проживання спадкодавця невідоме, місце відкриття спадщини визначається за правилами частини другої статті 1221 Цивільного кодексу України. Якщо місце проживання спадкодавця встановити неможливо, нотаріус на підтвердження цієї обставини витребовує довідку з місця попередньої реєстрації про зняття спадкодавця з реєстрації у зв’язку з переїздом до іншого населеного пункту та довідку відповідного органу реєстрації цього населеного пункту про те, що спадкодавець не зареєстрований, і вирішує питання про можливість визначення місця відкриття спадщини за місцем знаходження нерухомого майна або основної його частини.
Відтак, направляючи запит, нотаріус має оформити свій запит у відповідності до вимог статті 16 Закону України «Про захист персональних даних», водночас, враховуючи зазначене вище, отримання окремої згоди на обробку персональних даних від особи, яка звертається до нотаріуса, з метою отримання інформації та/або документів, необхідних для виконання нотаріальних дій, не потрібно.
У разі, якщо особа самостійно надсилає запит щодо даних про себе, такий запит має відповідати вимогам пункту 1 частини четвертої статті 16 Закону України «Про захист персональних даних», а саме має бути зазначено прізвище, ім’я та по батькові, місце проживання (місце перебування), реквізити документа, що посвідчує фізичну особу, яка подає запит.
У разі якщо особа звертається з метою отримання інформації щодо колишнього чоловіка/дружини, щодо сплати/стягнення аліментів, у спадковій справі — таку інформацію можуть запитувати лише компетентні органи / посадові особи в межах своїх повноважень, визначених на нормативному рівні.