10.05.2007

Підтвердження витрат на проживання в готелі

Відповідь на запитання

Відрядження в Україні

Як бути в ситуації, коли після повернення з відрядження працівник надає готельний рахунок без чека РРО або, навпаки, відрядженим працівником надається тільки чек — без рахунка готелю? Чи можна відшкодувати такі витрати на проживання працівнику та включити їх до валових витрат?

(м. Одеса)

Непроста ситуація з підтвердженням

витрат на проживання склалася у зв’язку з нормами Інструкції № 59. Так, у п. 1.12 розділу І Інструкції № 59 зазначається, що витрати на відрядження відшкодовуються тільки за наявності документів в оригіналі, які підтверджують суму таких витрат, а саме: транспортних квитків (багажних квитанцій), рахунків готелів (мотелів), страхових полісів тощо. При цьому витрати у зв’язку з відрядженням, не підтверджені відповідними документами (крім добових), працівнику не відшкодовуються. Схожа норма про обов’язковість документаль-ного підтвердження витрат на відрядження для їх віднесення до валових витрат (зокрема, підтвердження витрат на проживання рахунками готелів) міститься і в п.п. 5.4.8 Закону про податок на прибуток. З цього на перший погляд може здаватися, що для підтвердження витрат на проживання буде достатньо тільки рахунка готелю.

Проте водночас

абзац шостий розділу «Загальні положення» Інструкції № 59 зазначає, що підтвер-джуючими документами є розрахункові документи відповідно до Закону про РРО та Закону про податок на прибуток. При цьому, як відомо, статус розрахункових документів мають: чек РРО, розрахункова квитанція, квитанція прибуткового касового ордера, документ, складений підприємцем-єдиноподатником у вільній формі з усіма необхідними реквізитами. А от рахунок готелю розрахунковим документом у розумінні Закону про РРО не є (за винятком, мабуть, випадку, коли його виписує підприємець-єдиноподатник, який надає готельні послуги та приймає за таким рахунком гроші від покупця). Виходить, що для підтвер-дження витрат на проживання також потрібний і розрахунковий документ (лист Держкомпідприємництва від 11.10.2004 р. № 6830 // «Податки та бухгалтерський облік», 2004, № 98).

Тому кращий варіант, коли відряджений працівник надає обидва ці документи — і рахунок готелю, і чек РРО (у зв’язку з цим, мабуть, навіть варто попросити працівника, щоб він вимагав у готелі і перший, і другий документи). У такому разі з відшкодуванням працівнику витрат на проживання та віднесенням таких сум до валових витрат питань не виникатиме. А от наявність тільки готельного рахунка (хай навіть і з відміткою «оплачено», але який не є, по суті, розрахунковим документом) обережному бухгалтеру буде недостатньо. Щодо зворотної ситуації, коли наявний тільки розрахун-ковий документ — чек РРО, але немає рахунка готелю, то в такому разі є більше шансів вважати витрати на проживання відрядженого працівника підтвердженими, адже згідно зі

ст. 2 Закону про РРО розрахунковий документ (зокрема, касовий чек) — це документ, який підтверджує як факт надання послуги, так і факт отримання грошових коштів. Та все ж ще раз повторимо: для підтвердження витрат на проживання краще мати обидва документи.

Людмила Солошенко, економіст-аналітик