19.11.2007
Інвентаризація ТМЦ, що знаходяться на відповідальному зберіганні
Бюджетна установа зберігає на складі іншої організації меблі за договором складського зберігання. За договором відповідального зберігання установа передала нафтобазі придбаний бензин. Крім того, з працівниками установи, які придбали матеріальні цінності за власні кошти для власного користування, також укладено договори відповідального зберігання.
Чи підлягають інвентаризації матеріальні цінності, передані та прийняті на зберігання?
Відповідно до
п. 1.3 Інструкції з інвентаризації матеріальних цінностей, розрахунків та інших статей балансу бюджетних установ, затвердженої наказом Головного управління Державного казначейства України від 30.10.98 р. № 90 (далі — Інструкція № 90), інвентаризації підлягає все майно установи, незалежно від його місцезнаходження. При цьому під час інвентаризації обов’язково проводиться констатація наявності об’єктів. Виходячи з цього, матеріальні цінності, передані на зберігання за договором складського або відповідального зберігання, необхідно інвентаризувати.Об’єктами інвентаризації також є матеріальні цінності,
які не належать установі і перебувають у неї на обліку, тобто перебувають в оренді, на відповідальному зберіганні (п. 1.6 Інструкції № 90).Отже,
усі матеріальні цінності, передані (прийняті) за договорами відповідального зберігання, складського зберігання, оренди, а також у ремонт, інвентаризуються в обов’язковому порядку.Процедуру проведення інвентаризації таких матеріальних цінностей регламентовано
розділом 14 Інструкції № 90 і вона зводиться:по-перше, до перевірки фактичної наявності матеріальних цінностей, що безпосередньо перебувають в установі;
по-друге, до підтвердження достовірності передавання матеріальних цінностей на відповідальне зберігання іншим установам.
У ході проведення інвентаризації інформація про матеріальні цінності, передані (прийняті) на зберігання, заноситься до Інвентаризаційного опису матеріальних цінностей, прийнятих (зданих) на відповідальне зберігання. Форму такого опису наведено в
додатку 11 до Інструкції № 90. На цінності, які не належать установі, але перебувають в її розпорядженні, складаються окремі описи з розподілом на орендовані, прийняті на відповідальне зберігання та інші.При інвентаризації
прийнятих матеріальних цінностей записи до описів здійснюються інвентаризаційною комісією на підставі перевірки та перерахунку цінностей у натурі.Дані про цінності, що зберігаються
на складах інших установ та організацій, заносяться до опису на підставі підтвердних документів про передавання на відповідальне зберігання (п. 14.2 розділу 14 Інструкції № 90). Як бачимо, у цьому випадку Інструкція № 90 не вимагає перевірки та перерахунку в натурі цінностей, переданих на зберігання, достатньо скористатися лише інформацією з відповідних документів. Із цього приводу Державне казначейство України направило лист від 20.02.2007 р. № 3.4-04/575-2209, в якому вказало на недоцільність перевірки в натурі цінностей, що перебувають за межами бюджетної установи на договірній основі. У листі зазначається, що правовідносини, які виникають у зв’язку з виконанням умов договору, регламентуються не Інструкцією № 90, а іншими нормативними документами.Зі свого боку зауважимо, що інвентаризацію матеріальних цінностей, які перебувають за межами бюджетної установи, можна провести, якщо в договорі передбачено умову, що зобов’язує установу (організацію), де зберігаються цінності, забезпечити до них доступ сторони, яка їх передає. У договорі можна також передбачити пункт, відповідно до якого перед проведенням річної інвентаризації сторона, яка передає, інформуватиме установу (організацію) про час проведення інвентаризації з метою забезпечення участі в ній членів комісії власника цінностей. Такий підхід дозволить забезпечити збереження державного майна і достовірність даних бухгалтерського обліку.
Отже, особисті речі працівників, щодо яких укладено договори відповідального зберігання, підлягають інвентаризації. Це саме стосується меблів та бензину, переданих на зберігання до інших установ та організацій (з урахуванням зазначених вище особливостей).