04.08.2008
Питання та відповіді щодо відряджень по Україні та за кордон
Документи статті
КЗпП
— Кодекс законів про працю України від 10.12.71 р.;Закон № 283/97
— Закон України «Про оподаткування прибутку підприємств» в редакції від 22.05.97 р. № 283/97-ВР.Закон № 3492
— Закон України «Про автомобільний транспорт» в редакції від 23.02.2006 р. № 3492.Інструкція № 59
— Інструкція про службові відрядження в межах України та за кордон, затверждена наказом Міністерства фінансів України від 13.03.98 р. № 59.Постанова № 663
— Постанова Кабінету Міністрів України «Про норми відшкодування витрат на відрядження в межах України та за кордон» від 23.04.99 р. № 663.
Чи може підприємство відности до складу валових витрат витрати на проїзд у маршрутному таксі (на таксі) при відрядженні в межах України?
Відповідно до
п.п. 5.4.8 Закону № 283/97 до валових витрат включаються витрати на відрядження фізичних осіб, що перебувають у трудових відносинах з таким платником податку або є членами керівних органів платника податку, у межах фактичних витрат, зокрема, на проїзд (включаючи перевезення багажу) як до місця відрядження і назад, так і за місцем відрядження за наявності підтверджуючих документів. При цьому витрати на проїзд до місця відрядження і назад відшкодовуються в розмірі вартості проїзду, зокрема, автомобільним траспортом загального користування (крім таксі) — п. 1.7 р. І Інструкції № 59.Поняття «маршрутне таксі» і «таксі» не тотожні, тому застосовується різний підхід у відшкодуванні та оподаткуванні витрат на проїзд у таких видах транспорту.
Режим
маршрутного таксі передбачає перевезення пасажирів на міському чи приміському автобусному маршруті загального користування за розкладом руху. В цьому режимі здійснюється перевезення пасажирів з висадкою і посадкою на їхню вимогу на шляху прямування автобуса в місцях, де це не заборонено правилами дорожнього руху. Документом на перевезення пасажирів в цьому режимі для пасажира є квиток на проїзд в автобусі і на перевезення багажу (ст. 39 Закону № 3492).Виходячи з вищезазначеного, витрати на проїзд в
маршрутному таксі як до місця відрядження і назад, так і за місцем відрядження включаються до складу валових витрат платника податку на підставі п.п. 5.4.8 Закону № 283/97 за наявності квитка на проїзд.Щодо витрат на відрядження, здійснених на проїзд в таксі в межах України, то зазначені витрати
не включаються до складу валових витрат платника податку та фінансуються за рахунок власних коштів. Якщо підприємство компенсувало відрядженому витрати на таксі, то такі суми розглядаються як додаткове благо працівника та підлягають оподаткуванню податком з доходів фізичних осіб.
Термін відрядження за кордон перевищує 60 календарних днів. Чи має право підприємство віднести до валових витрат витрати за перевищення встановлених термінів?
Відповідно до
п. 5 Постанови № 663 термін відрядження визначається керівником, але не може перевищувати при відрядженні за кордон 60 календарних днів (загальний термін вірядження). Перевищення встановлених термінів є порушенням чинного законодавства.Перелік витрат, які включаються
до складу валових витрат, визначено п.п. 5.4.8 Закону № 283/97 за наявності підтверджуючих документів.Додатково до витрат відносяться не підтверджені документально
добові витрати у межах граничних норм, встановлених Постановою № 663, за кожний повний день відрядження, включаючи день від’їзду та приїзду.Враховуючи вищезазначене до складу валових витрат підприємства включаються витрати, понесені за період відрядження протягом лише 60 календарних днів за наявності
підтверджуючих документів в оригіналі.
Платником загублено оригінали документів про відрядження. Якщо буде надано дублікати документів, чи можна віднести сплачені суми на витрати?
Згідно з
п.п. 5.4.8 Закону № 283/97 до валових витрат включаються витрати на відрядження фізичних осіб лише за наявності підтверджуючих документів, що засвідчують вартість цих витрат у вигляді транспортних квитків або транспортних рахунків (багажних квитанцій), рахунків з готелів (мотелів) або від інших осіб, що надають послуги з розміщення та проживання фізичної особи, страхових полісів тощо.Відповідно до
п. 1.12 р. І Інструкції № 59 та п. 2 Постанови № 663 підприємство відшкодовує витрати відрядженим працівникам тільки за наявності документів, які підтверджують вартість цих витрат, в оригіналі.Отже, підприємство не може включити до складу валових витрат витрати на відрядження за наявності дублікатів.
Як підприємству сплатити добові при відрядженні працівника за кордон, якщо витрати на харчування бере на себе приймаюча сторона?
Відповідно до
п. 2 Постанови № 663 якщо за умовами запрошення працівники забезпечуються стороною, яка приймає, харчуванням, добові витрати відшкодовуються у розмірах, що визначаються у відсотках норм добових витрат для даної країни згідно з додатком, зокрема у розмірі 80 % (при одноразовому харчуванні), 55 % (при дворазовому) та 35 % (при триразовому харчуванні).
Працівник був у відрядженні 15 днів (затримка — 2 дні з виробничих причин). Чи може підприємство за час затримки витрати на проживання, на проїзд та добові включити до складу валових витрат ?
Фактичні витрати відрядженої особи включаються до складу валових витрат підприємства за переліком визначеним
п.п. 5.4.8 Закону № 283/97 за наявності підтверджуючих документів в оригіналі.Відповідно до
п. 1.3 р. I Інструкції № 59 фактичний час перебування у відрядженні визначається за відмітками в посвідченні про відрядження щодо вибуття з місця постійної роботи й прибуття до місця постійної роботи.Згідно із
п. 1.7 р. I Інструкції № 59 витрати на проїзд до місця відрядження і назад відшкодовуються в розмірі вартості проїзду повітряним, залізничним, водним і автомобільним транспортом загального користування (крім таксі).Витрати, понесені працівником за час затримки у відрядженні, зокрема, витрати на проживання та на проїзд включаються до складу валових витрат згідно із
п.п. 5.4.8 Закону № 283/97 лише за наявності підтверджуючих документів, що засвідчують вартість цих витрат, та у разі наявності наказу керівника підприємства про продовження терміну відрядження у зв'язку із виробничою необхідністю, про що також зазначено листом ДПАУ від 08.12.2005 р. № 9146/н/15-0314.Окремим видом витрат, що
не потребують спеціального документального підтвердження, є добові витрати (видатки на харчування та фінансування інших особистих потреб фізичної особи), норми яких встановлені відповідно до Постанови № 663 (п.п. 5.4.8 Закону № 283/97, Загальні положення Інструкції № 59).
Чи може підприємство віднести до складу валових витрат витрати, пов'язані з оформленням дозволів на в'їзд (віз) працівників у зв‘язку з відрядженням, чи розглядаються ці витрати у їх одержувачів як доходи, що підлягають оподаткуванню податком з доходів фізичних осіб?
Відшкодування працівникові витрат за час перебування у відрядженні, зокрема, витрат на оформлення
дозволів на в'їзд (віз) передбачено п. 1.4 «г» р. ІІ Інструкції № 59 за наявності документів в оригіналі.Відповідно до
п.п. 5.4.8 Закону № 283/97 до валових витрат платника податку — підприємства, установи, організації включаються витрати на відрядження фізичних осіб у межах фактичних витрат особи, яка відряджена, зокрема, на оформлення дозволів на в'їзд (віз). Якщо у зв'язку зі службовим відрядженням за кордон виникає необхідність оформлення візи, зокрема, ділової візи, на в'їзд працівника підприємства до країни відрядження, витрати з оформлення такої візи (документально підтверджені) можуть бути відшкодовані працівнику підприємством як витрати, пов'язані з його перебуванням у службовому відрядженні та не підлягають оподаткуванню податком з доходів фізичних осіб.
Працівнику видано аванс, придбано квитки на відрядження за кордон, але з поважних причин (розірвання договору) відрядження скасовано. Як відобразити в обліку проведені витрати, чи можливо списати ці суми на валові витрати?
Відповідно до
п. 1.14 р. ІІ Інструкції № 59 якщо працівник отримав аванс на відрядження за кордон і не виїхав, то він повинен протягом трьох робочих днів з дня прийняття рішення про відміну поїздки повернути до каси підприємства зазначені кошти в тих грошових одиницях, в яких було видано аванс.Із дозволу керівника підприємства за наявності, зокрема,
рішення про відміну відрядження витрати у зв'язку із поверненням відрядженим працівником квитка на потяг, літак або інший транспортний засіб можуть бути відшкодовані за наявності документа, що підтверджує витрати (п. 1.4 «г» р. ІІ Інструкції № 59).Відповідно до
п. 5.1 Закону № 283/97 підприємство не зможе включити зазначені витрати до складу валових витрат, оскільки немає використання в господарській діяльності.
Чи може підприємство видати на відрядження понаднормативні добові та включити до складу валових витрат?
Відповідно до
ст. 13 КЗпП колективний договір може передбачити додаткові, порівняно з чинним законодавством і угодами, гарантії, соціально-побутові пільги. Статтею 121 КЗпП гарантовано право на відшкодування витрат (добові, проїзд, проживання) та одержання інших компенсацій у зв‘язку зі службовими відрядженнями.Крім того, відповідно до загальних положень
Інструкції № 59 розмір добових витрат, що виплачуються працівникам, направленим у відрядження підприємствами усіх форм власності, не може бути нижчим ніж норми добових витрат, установлених працівникам, які направляються у відрядження підприємствами, що повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів, залежно від країни відрядження. Зазначені в цьому абзаці обмеження запроваджуються наказом (розпорядженням) власника (або уповноваженої ним особи). Тобто власникам підприємства надано право виплачувати підвищені розміри добових.Щодо податку на прибуток слід врахувати, що відповідно до
п.п. 5.4.8 Закону № 283/97 до валових витрат відносяться витрати, понесені у зв‘язку з відрядженням, у межах граничних норм, установлених Постановою № 663. Листом ДПАУ від 27.04.2004 р. № 7534/7/17-3117 визначено, що суми добових витрат відносяться до складу валових витрат лише в межах встановлених граничних норм. Крім того, не слід забувати і про податок з доходів фізичних осіб. Сума перевищення встановлених підприємством добових над нормами підлягає оподаткуванню податком з доходів фізичних осіб за став кою 15 %.
Відмітки в посвідченні на відрядження приймаючою стороною засвідчено печаткою трикутної форми. Чи маємо право віднести добові на валові витрати у даному випадку?
Відмітки в посвідченні про відрядження щодо прибуття та вибуття працівника завіряються печаткою, якою користується у своїй господарській діяльності підприємство для засвідчення підпису відповідної службової особи, на яку наказом (розпорядженням) керівника підприємства покладено обов'язки здійснювати реєстрацію осіб, які вибувають у відрядження та прибувають з нього (
п. 1.3 р. І Інструкції № 59).Печатка повинна відповідати вимогам
Інструкції про порядок видачі міністерствам та іншим центральним органам виконавчої влади, підприємствам, установам, організаціям, господарським об‘єднанням та громадянам дозволів на право відкриття та функціонування штемпельно-граверних майстерень, виготовлення печаток і штампів, а також порядок видачі дозволів на оформлення замовлень на виготовлення печаток і штампів, затвердженої наказом МВС України від 11.01.99 р. № 17.Печатка має бути
круглою або трикутною. Напис на печатці повинен відповідати назві, яка зазначена в свідоцтві про державну реєстрацію підприємства, і бути виконаним українською мовою. На печатці повинен зазначатись ідентифікаційний код суб'єкта підприємницької діяльності — юридичної особи.Отже, відмітка в посвідченні на відрядження може бути засвідчено
печаткою трикутної форми і підприємство може віднести до валових витрат суми добових. Вимог до печаток підприємств — нерезидентів не передбачено.
Підприємство оплачує проживання та харчування представника замовника. Чи відносяться ці суми на витрати, чи не виникає податку з доходів фізичних осіб?
Відповідно
п.п. 5.4.8 Закону № 283/97 приймаюча сторона не має права на витрати, адже ці витрати не пов‘язані безпосередньо з її господарською діяльністю, це витрати на фінансування особистих потреб фізособи. Виплати на користь чужого працівника оподатковують податком з доходів фізичних осіб і показують у ф. 1ДФ з ознакою «14».
Чи може підприємство віднести до валових витрат придбання паливно-мастильних матеріалів працівнику за час перебування у відрядженні на території України на власному автомобілі? Чи не виникає об’єкта оподаткування податком з доходів фізичних осіб?
Пунктом 1.13 р. II Інструкції № 59
передбачено варіант відшкодування працівнику витрат на паливно-мастильні матеріали, але тільки якщо відрядження здійснюється на службовому автомобілі і тільки за кордон.Отже, витрати на придбання паливно-мастильних матеріалів працівника
за час перебування у відрядженні на території України на власному автомобілі не включаються до складу валових витрат.У разі відшкодування платнику податку вартості пального у цьому випадку зазначені виплати включаються до оподатковуваного доходу такого працівника як додаткове благо, і з суми зазначених компенсацій має бути утримано податок з доходів фізичних осіб.
Працівник затримався у відрядженні за кордоном у зв’язку з хворобою. Ним надано довідку про хворобу, завірену печаткою закордонної медичної установи. Чи оплачувати йому витрати на житло, добові та чи має він право на допомогу по тимчасовій непрацездатності?
Відповідно до
п. 1.10 р. ІІ Інструкції № 59 керівник підприємства може подовжити термін відрядження у зв’язку з хворобою, але в межах 60 календарних днів (загальний термін відрядження за кордон) за наявності документів в оригіналі та доповідної записки відрядженого, шляхом оформлення наказу (розпорядження).Добові витрати
відшкодовуються без документально підтвердження в межах граничних норм згідно з Постановою № 663 (п. 1.4 р. ІІ Інструкції № 59).Відповідно до
п. 1.12 Інструкції про порядок видачі документів, що засвідчують тимчасову непрацездатність громадян, затвердженої наказом Міністерства охорони здоров'я України від 13.11.2001 року № 455, документи, що засвідчують тимчасову непрацездатність громадян України під час їх тимчасового перебування за кордоном, підлягають обміну на листок непрацездатності згідно з рішенням лікарсько-консультаційної комісії (ЛКК) лікувально-профілактичного закладу. Обмін здійснюється на підставі перекладених на державну мову та нотаріально засвідчених документів, які підтверджують тимчасову втрату працездатності під час перебування за межами України.
Чи діє правило першої події щодо витрат на відрядження?
При видачі авансу на відрядження підприємство не може застосувати правило першої події стосовно віднесення до валових витрат. Тільки після закриття авансового звіту за наявності підтверджуючих документів згідно з
п.п. 5.4.8 Закону № 283/97 витрати на відрядження включають до валових.
Підприємство направляє працівника на конференцію за тематикою, пов’язаною з господарською діяльністю. Чи можемо вважати це витратами на відрядження та компенсувати всі витрати на участь у конференції?
Відповідно до
Інструкції № 59 службовим відрядженням вважається поїздка працівника за розпорядженням керівника підприємства, об'єднання, установи, організації (далі — підприємство) на певний строк до іншого населеного пункту для виконання службового доручення поза місцем його постійної роботи. Направлення працівника підприємства у відрядження оформляється наказом (розпорядженням) із зазначенням: пункту призначення, назви підприємства, куди відряджений працівник, строку й мети відрядження. Про фактичний час перебування працівника у відрядженні свідчать відмітки у посвідченні про відрядження.Якщо підприємство відповідно до запрошення (договору) за наказом свого керівника (заступника) направляє працівника у відрядження для
участі в конференції за тематикою, пов’язаною з господарською діяльністю, то витрати в межах установлених чинним законодавством норм відшкодовуються такому працівнику за наявності документів, що підтверджують зв'язок такого відрядження з господарською діяльністю підприємства, до яких, зокрема, належать: запрошення приймаючої сторони, укладений договір (контракт), інші документи, які встановлюють або засвідчують участь у конференції.Л. Краснокутська,
головний державний податковий інспектор Інформаційно-довідкового департаменту ДПС