Депонована зарплата

Депонована зарплата

 

Чинне трудове законодавство зобов’язало роботодавця виплачувати заробітну плату працівникам у робочі дні у строки, установлені колективним договором, але не рідше двох разів на місяць через проміжок часу, що не перевищує шістнадцяти календарних днів, і не пізніше семи днів після закінчення періоду, за який здійснюється виплата. Проте на практиці трапляються випадки, коли працівники з будь-яких причин не можуть отримати свою зарплату в день, установлений для її виплати. Про те, як діяти касиру в такій ситуації, та про подальшу долю грошових коштів, що залишилися невиданими, ітиметься в цій статті.

Лілія УШАКОВА, економіст-аналітик Видавничого будинку «Фактор»

 

Документи статті

ПКУ — Податковий кодекс України від 02.12.2010 р. № 2755-VI.

Закон № 2464 — Закон України «Про збір та облік єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування» від 08.07.2010 р. № 2464-VI.

Порядок № 21-3 — Порядок прийняття банками до виконання розрахункових документів на виплату заробітної плати, затверджений постановою Пенсійного фонду України від 27.09.2010 р. № 21-3.

Інструкція № 21-5 — Інструкція про порядок нарахування та сплати єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування, затверджена постановою Пенсійного фонду України від 27.09.2010 р. № 21-5.

Порядок № 22-2 — Порядок формування та подання страхувальниками звіту щодо сум нарахованого єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування, затверджений постановою правління Пенсійного фонду України від 08.10.2010 р. № 22-2.

Положення № 637 — Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затверджене постановою Правління НБУ від 15.12.2004 р. № 637.

Інструкція № 22 — Інструкція про безготівкові розрахунки в Україні в національній валюті, затверджена постановою Правління НБУ від 21.01.2004 р. № 22.

Методичні рекомендації № 356 — Методичні рекомендації по застосуванню регістрів бухгалтерського обліку, затверджені наказом Мінфіну України від 29.12.2000 р. № 356.

Інструкція № 5 — Інструкція зі статистики заробітної плати, затверджена наказом Держкомстату України від 13.01.2004 р. № 5.

 

Законодавство про готівковий обіг, зокрема Положення № 637, що визначає порядок ведення підприємствами та підприємцями касових операцій у національній валюті України, передбачає можливість виплати заробітної плати за рахунок:

— грошових коштів, отриманих у банку;

— готівкової виручки, отриманої від контрагентів.

Видача з каси підприємства готівки на оплату праці працівників може бути оформлена шляхом складання (п. 3.8 Положення № 637):

— видаткових касових ордерів (типову форму № КО-2 наведено в додатку 3 до Положення № 637) на кожного одержувача. Зауважимо: як правило, видача зарплати за видатковими касовими ордерами здійснюється на підприємствах (підприємцями) з малою чисельністю найманих працівників, або в разі, коли виплата має разовий характер та провадиться одному працівнику (наприклад, працівнику виплачуються відпускні, матеріальна допомога до відпустки тощо);

— відомості на виплату грошей (типову форму наведено в додатку 1 до Положення № 637 ). Це — найпоширеніший спосіб оформлення видачі заробітної плати працівникам.

І видатковий касовий ордер (далі — ВКО), і відомість на виплату грошей є касовими документами. Тому перш ніж видати грошові кошти за таким документом касир в обов’язковому порядку повинен перевірити правильність його заповнення та наявність усіх реквізитів. Нагадаємо: виправлення у ВКО та відомостях не допускаються. Отже, якщо при їх складанні було допущено помилки, слід оформити нові документи.

 

Строки зберігання готівки в касі підприємства

Щодо строків зберігання грошових коштів у касі підприємства, якщо в день, установлений колективним договором, іншим локальним актом роботодавця для виплати заробітної плати, працівник не звернувся за її отриманням, зазначимо таке.

Пунктом 2.10 Положення № 637 визначено, що підприємства мають право зберігати у своїй касі готівку, отриману в банку для виплат, що належать до фонду оплати праці, а також пенсій, стипендій, дивідендів (доходу), понад установлений ліміт каси протягом трьох робочих днів, уключаючи день отримання грошей у банку. Для віддалених відокремлених підрозділів підприємств залізничного транспорту та морських портів строк зберігання грошей, отриманих у банку на зазначені цілі, збільшено до п’яти робочих днів, уключаючи день отримання грошей у банку.

Якщо виплата зарплати здійснюється з виручки, то підприємство має право зберігати в касі готівку для виплат, що належать до фонду оплати праці, понад установлений йому ліміт каси протягом трьох робочих днів із дня настання строків цих виплат у сумі, указаній у переданих до каси відомостях на виплату грошей.

Після закінчення встановлених вище строків суми готівки, що залишилися не виплаченими окремим працівникам (депонована заробітна плата), може бути здано підприємством до банку не пізніше наступного робочого дня банку або залишитися в касі підприємства (у межах установленого ліміту каси).

Тут слід звернути увагу на один важливий момент. Протягом зазначеного часу підприємство має право зберігати в касі понад установлений йому ліміт каси тільки готівку, призначену для виплат, що належать до фонду оплати праці (далі — ФОП). Перелік таких виплат наведено в п. 2 Інструкції № 5, а ознайомитися з ним наші читачі могли в тематичному номері «Виплати працівникам» (див. «Податки та бухгалтерський облік», 2012, № 76).

Що стосується інших виплат, не віднесених Інструкцією № 5 до ФОП, а це, зокрема, оплата перших п’яти днів непрацездатності за рахунок коштів підприємця, допомоги по тимчасовій непрацездатності, по вагітності та пологах, на поховання тощо (див. пп. 3.1 — 3.35 Інструкції № 5), то згідно з роз’ясненнями, наведеними НБУ в листі від 13.05.2005 р. № 11-113/1569-4857 (див. «Податки та бухгалтерський облік», 2005, № 63), такі виплати, якщо залишок у касі з урахуванням сум цих виплат перевищує встановлений ліміт каси, можуть виплачуватися підприємством у межах Положення № 637 фактично два дні (а точніше майже два, оскільки здати понадлімітний залишок сум виплат, що не належать до ФОП, потрібно до завершення другого дня, що випливає з положень пп. 2.10 і 5.10 Положення № 637).

Далі розглянемо, як документально оформити депонування зарплати.

 

Порядок документального оформлення депонованої зарплати

Згідно з п. 1.2 Положення № 637 депонована зарплата — це готівкові грошові кошти, отримані підприємствами (підприємцями) для виплат, пов’язаних з оплатою праці, та не виплачені в установлений строк окремим фізичним особам.

Порядок документального оформлення зарплати, якщо її видача здійснюється за відомістю на видачу грошей, наведено в п. 3.9 Положення № 637. Згідно з цією нормою наприкінці останнього дня виплати зарплати у відомості на виплату грошей касир зобов’язаний:

1) напроти прізвищ працівників, які не отримали зарплату, у графі «Підпис про одержання» проставити відбиток штампу або зробити запис «Депоновано»;

2) на титульній сторінці відомості на виплату грошей указати фактично виплачену суму та суму неодержаної зарплати, що підлягає депонуванню (прописом та цифрами). Звірити ці суми із загальним підсумком за відомістю. Після того як усі необхідні реквізити відомості на виплату грошей буде заповнено, завірити її своїм підписом;

3) скласти реєстр депонованої зарплати. Форму такого реєстру наведено в Методичних рекомендаціях № 356;

4) зробити запис у касовій книзі згідно з виписаним бухгалтерією видатковим касовим ордером на суму, яку було фактично видано за відомістю на виплату грошей.

Після того, як касиром буде виконано всі перелічені вище дії, бухгалтер підприємства:

1) перевіряє записи, зроблені касиром у відомості на видачу грошей;

2) підраховує видані та депоновані суми за відомістю;

3) оформляє один загальний видатковий касовий ордер на суму депонованої зарплати, що підлягає здаванню до банку.

У разі якщо підприємство виплачує працівнику зарплату за ВКО, слід мати на увазі, що видача готівки за ВКО може здійснюватися тільки в день його складання (абзац третій п. 3.10 Положення № 637). Отже, якщо працівник не звернувся за одержанням заробітної плати в день складання ВКО, касир зобов’язаний повернути такий ВКО до бухгалтерії, а бухгалтер, у свою чергу, анулювати цей документ. При цьому в журналі реєстрації прибуткових та видаткових касових документів робиться відмітка про те, що документ оплачено не було.

Окремо зупинимося на веденні реєстру депонованої зарплати, який призначено для ведення аналітичного обліку розрахунків за не отриманою в установлений для виплати з каси підприємства строк сумою з оплати праці. Як уже зазначалося, складається він касиром, який закриває платіжну відомість, за кожний період виплати заробітної плати окремо.

Працівник підприємства, який веде облік депонованої заробітної плати, робить відмітку про виплату (перерахування, списання, перенесення) депонованої заробітної плати (графи 7 — 10) та своїм підписом підтверджує кожну відображену операцію. Згідно з п. 38 Методичних рекомендацій № 356 робляться такі записи на підставі:

— ВКО;

— платіжних доручень;

— бухгалтерських довідок про списання заборгованості, за якою закінчився строк позовної давності. Водночас, на нашу думку, якщо зарплату працівника було депоновано, про обчислення строку позовної давності не може бути й мови. Річ у тім, що ч. 2 ст. 233 Кодексу законів про працю України від 10.12.71 р. установлено право працівника в разі порушення законодавства про оплату праці звернутися до суду з позовом про стягнення належної йому заробітної плати без обмеження будь-яким строком. Те, що працівник не одержав зарплату в установлений строк, не змінює її суть та не позбавляє його права на одержання в інший час. Тому така заборгованість повинна обліковуватися підприємством до її повного погашення . Разом із тим слід зауважити, що Держказначейство в цьому питанні дотримується протилежної думки, указавши в листі від 23.12.2005 р. № 07-04/2393-11338 (див. «Податки та бухгалтерський облік», 2006, № 23) таке: своєчасно не одержані депоновані суми заробітної плати повинні обліковуватися протягом трьох років, а потім мають бути списані як заборгованість зі строком позовної давності, що минув. Проте ще раз підкреслимо, що ми з таким підходом не згодні.

Суми депонованої зарплати, не виплачені на початок року, переносяться з реєстрів за попередній рік до реєстру депонованої заробітної плати поточного року. Перевіряє реєстри головний бухгалтер підприємства.

У бухгалтерському обліку для відображення сум депонованої зарплати використовується субрахунок 662, за:

— кредитом якого відображається заборгованість підприємства із заробітної плати, що виникла в результаті отримання підприємством готівки для виплати зарплати через свою касу та не одержана працівниками в установлений строк;

— дебетом — погашення заборгованості перед депонентами.

 

Депонована зарплата: сплата ПДФО та ЄСВ і відображення у звітності

Перерахування сум податку на доходи фізичних осіб (далі — ПДФО) та внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування (далі — ЄСВ) із сум заробітної плати, що знаходилися в касі підприємства та не були одержані працівниками у строки, установлені для їх виплати, здійснюється в загальному порядку.

Для наочності строки сплати ПДФО та ЄСВ наведемо в таблиці.

 

Показник	Строк сплати
	ЄСВ у частині нарахувань	ЄСВ у частині утримань	ПДФО
Грошові кошти на виплату зарплати отримані з банківського рахунка	Одночасно з отриманням коштів на виплату зарплати (ч. 8 ст. 9 Закону № 2464, п.п. 4.3.7 Інструкції № 21-5)	Не пізніше 20 числа місяця, наступного за звітним місяцем (ч. 8 ст. 9 Закону № 2464, п.п. 4.3.6 Інструкції № 21-5)	Одночасно з отриманням коштів на виплату зарплати (п.п. 168.1.2 ПКУ)
Заробітна плата виплачується з виручки			Протягом банківського дня, наступного за днем нарахування (виплати) зарплати

　

Що стосується відображення у звітності сум депонованої зарплати, то

— у Звіті про суми нарахованої заробітної плати (доходу, грошового забезпечення, допомоги, компенсації) застрахованих осіб та суми нарахованого єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування органам Пенсійного фонду України за формою додатка 4 до Порядку № 22-2 в рядку «Сума заборгованості з виплати заробітної плати на кінець звітного періоду» додатка 1 до таблиці 1 суми депонованої зарплати не відображаються. В інших рядках цього звіту нарахована сума заробітної плати, яка згодом не була своєчасно одержана з вини працівника, відображається в загальному порядку;

— у Податковому розрахунку за формою № 1ДФ депоновані суми заробітної плати, які не було своєчасно одержано з вини працівника, відображаються у графі 3 «Сума виплаченого доходу (грн., коп.)» як виплачені. Тобто якщо виплата зарплати здійснюється підприємством регулярно, у строки, установлені колективним договором, то показники стовпців 3а і 3 будуть однаковими.

Заборгованість підприємства за депонованою заробітною платою може бути погашена за рахунок готівкових грошових коштів, отриманих у банку, або з виручки підприємства, а також у безготівковій формі, шляхом перерахування грошей на картрахунок працівника, відкритий у банку.

Оскільки депоновані суми заробітної плати є «чистими» сумами, з яких уже сплачено ПДФО та ЄСВ, то при отриманні грошових коштів у банку на виплату таких сум або при перерахуванні депонованої зарплати на картрахунок працівника слід мати на увазі таке.

Згідно з ч. 7 ст. 9 Закону № 2464 і п.п. 4.2.1 Інструкції № 21-5 сплата ЄСВ здійснюється роботодавцями шляхом перерахування безготівкових коштів з їх банківських рахунків . Банки приймають від платників ЄСВ платіжні доручення та інші розрахункові документи на видачу (перерахування) коштів для виплати заробітної плати та здійснюють їх видачу (перерахування) тільки за умови одночасного подання платником розрахункових документів про перерахування коштів на сплату відповідних сум ЄСВ або документів, що підтверджують фактичну сплату таких сум (ч. 2 ст. 24 Закону № 2464, п. 2 Порядку № 21-3). Причому суми, сплачені за такими документами, повинні становити не менше 1/3 суми коштів для виплати заробітної плати, зазначеної у грошових чеках, платіжних дорученнях та інших розрахункових документах.

Аналогічні вимоги діють і щодо ПДФО. Так, п. 3.10 Інструкції № 22 встановлено, що розрахункові документи на виплату зарплати буде прийнято банком тільки за умови одночасного подання податковим агентом розрахункового документа на перерахування до бюджету утриманого ПДФО із суми зарплати або документального підтвердження його сплати раніше.

Отже, якщо підприємство отримує готівку в банку тільки для виплати депонованої зарплати, то останній, у разі відсутності розрахункових документів на перерахування ПДФО та ЄСВ, має право відмовити підприємству у видачі грошових коштів на зазначені цілі. Тому в цій ситуації підприємству слід надати документальне підтвердження сплати ПДФО і ЄСВ, тобто подати до банку платіжні доручення чи інші розрахункові документи (документи на перерахування готівки), що підтверджують перерахування ЄСВ та ПДФО із сум зарплати, яку було депоновано (абзац другий п. 4 Порядку № 21-3, абзац другий п. 3.10 Інструкції № 22).

Водночас на практиці підприємства здебільшого здійснюють виплату працівнику депонованої зарплати в день, установлений колективним договором для виплати заробітної плати, щоб не подавати до банку документи, які підтверджують сплату ЄСВ та ПДФО із суми депонованої зарплати.

Ще один важливий момент. Депонована зарплата згідно із Законом України «Про компенсацію громадянам втрати частини доходів у зв’язку з порушенням строків їх виплати» від 19.10.2000 р. № 2050-III компенсації не підлягає.

 

Числовий приклад

Згідно з положеннями колективного договору, укладеного на підприємстві:

— заробітна плата на підприємстві виплачується двічі на місяць 7 і 22 числа;

— розмір заробітної плати за першу половину місяця становить 60 % від окладу.

22.10.2012 р. на виплату зарплати за першу половину жовтня 2012 року в банку за чеком касир отримав грошові кошти в сумі 29750 грн.

Виплата зарплати здійснювалася з 22 по 24 жовтня 2012 року включно. Сума фактично виплаченої зарплати становила 28475 грн. Заробітну плату бухгалтера Пащенка С. К. у розмірі 1275 грн. було депоновано внаслідок його відсутності на роботі у зв’язку з хворобою в період виплати зарплати.

24 жовтня 2012 року депоновану суму зарплати було здано до банку.

26 жовтня 2012 року заборгованість підприємства перед Пащенком С. К. за депонованою сумою зарплати було погашено з виручки підприємства.

Реєстр депонованої зарплати заповнено так:

У регістрах бухгалтерського обліку зазначені операції відобразяться так:

 

Фрагмент

Реєстр депонованої заробітної плати за жовтень 2012 р.

Поряд-ковий № (табель-ний №)	Наймену-вання цеху (відділу)	Номер платіжної відомості	Прізвище, ім’я та по батькові	Дата виникнення заборгованості	Сума невиданої заробітної плати	Відмітка про сплату (перерахування, списання, перенесення)
						Дата	№ документа	Сума	Підпис виконавця
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10
015	Бухгалтерія	19	Пащенко С. К.	24.10.2012 р.	1275,00	26.10.2012	Видатковий касовий ордер № 745	1275,00	Карпенко
Усього:					1275,00	Х	Х	1275,00	X

　

№ з/п	Зміст господарської операції	Кореспондуючі рахунки		Сума, грн.
		Дт	Кт
1	Перераховано ЄСВ, нарахований на загальну суму заробітної плати за першу половину жовтня 2012 року (35000 х 37,26* : 100)	651	311	13041,00
2	Перераховано ПДФО, утриманий із сум заробітної плати за першу половину жовтня 2012 року	641/ПДФО	311	5250,00
3	Отримано до каси із банку готівкові кошти для виплати заробітної плати (35000 - 5250)	301	311	29750,00
4	Виплачено зарплату за першу половину жовтня 2012 року	661	301	28475,00
5	Депоновано зарплату Пащенка С. К.	661	662	1275,00
6	Депоновану заробітну плату Пащенка С. К. здано на поточний рахунок у банку	311	301	1275,00
7	Виплачено з виручки бухгалтеру Пащенку С. К. депоновану зарплату	662	301	1275,00
* Ставка ЄСВ, встановлена підприємству відповідно до класу професійного ризику виробництва.