Пошта редакції. Строки видачі авансу на відрядження та відповідальність за його невидачу

Строки видачі авансу на відрядження та відповідальність за його невидачу

Статтею 121 КЗпП визначено обов’язок роботодавця забезпечити працівників, які направляються у відрядження, грошовими коштами у вигляді авансу, та право працівників на відшкодування понесених ними витрат та отримання інших компенсацій у зв’язку зі службовими відрядженнями.

Про видачу авансу держслужбовцям та працівникам підприємств, установ та організацій, що повністю або частково фінансуються за рахунок бюджетних коштів (далі — бюджетники), які направляються у відрядження, ідеться в п. 5 постанови № 98, п. 5 розд. I, п. 11 розд. II, п. 5 розд. ІІІ Інструкції № 59*. Згідно з наведеними нормами бюджетники, які направляють працівників у відрядження, забезпечують їх коштами (у разі відрядження за кордон — у національній валюті держави, до якої відряджається працівник, або у вільно конвертованій валюті) як авансом для здійснення поточних витрат.

Суму авансу роботодавець визначає самостійно з урахуванням добових витрат, витрат на оплату проїзду та наймання житлового приміщення працівником, який відряджається.

Конкретні строки видачі авансу на відрядження чинними нормативними документами не встановлено. А це означає, що роботодавець має право вирішувати питання про строк видачі авансу на відрядження самостійно. Ми ж рекомендуємо роботодавцям видавати аванс після підписання наказу (розпорядження) про відрядження та до від’їзду працівника у відрядження, з урахуванням часу, необхідного працівнику, який направляється у відрядження, для здійснення витрат, пов’язаних з таким відрядженням. Пояснимо чому.

Якщо готівкові грошові кошти на відрядження буде видано до видання наказу (розпорядження) про відрядження, то існує ймовірність того, що податківці при проведенні перевірки можуть розглядати ці кошти не як аванс на відрядження (адже наказу про відрядження на дату видачі готівки не було), а як видачу готівки на виробничі (господарські) потреби, та поширити на них обмеження щодо строків видачі готівки, установлене п. 2.11 Положення № 637. Нагадаємо: цією нормою Положення № 637 дозволена видача грошових коштів під звіт для вирішення виробничих (господарських) проблем у загальному випадку на строк не більше двох робочих днів, уключаючи день отримання готівкових коштів під звіт. І якщо залишок отриманих грошових коштів не буде повернено працівником у зазначені строки (а так і буде, якщо працівника направлено у відрядження), то «в наявності» порушення норм, що регулюють обіг готівки, за яке абзацом п’ятим ст. 1 Указу № 436 передбачено накладення на підприємство штрафу в розмірі 25 % виданих під звіт сум.

Якщо ж працівник вирушить у відрядження, так і не отримавши аванс, то посадовим особам його роботодавця слід мати на увазі, що невидача авансу відрядженому працівнику є порушенням трудового законодавства, відповідальність за яке передбачена ч. 1 ст. 41 КпАП. Розмір штрафу може становити від 30 до 100 неоподатковуваних мінімумів доходів громадян (від 510 до 1700 грн.). Це порушення може бути виявлено під час перевірки посадовими особами Державної інспекції України з питань праці або територіальних державних інспекцій праці. Рішення про накладення на посадових осіб підприємства адміністративного штрафу згідно з ч. 1 ст. 41 КпАП виносить суд.

Лілія Ушакова, економіст-аналітик

* Нагадаємо: постанова № 98 та Інструкція № 59 не є обов’язковими для госпрозрахункових підприємств, оскільки поширюються тільки на відрядження працівників органів державної влади, підприємств, установ та організацій, що повністю або частково фінансуються за рахунок бюджетних коштів. Інші (госпрозрахункові) підприємства можуть використовувати ці документи як допоміжні (довідкові) (див. лист ДПСУ від 31.03.2012 р. № 5742/6/15-1415).