Ситуація нестандартна. Але ми з нею розберемося.
Основне, що потрібно пам’ятати: з 18.03.2014 р. звільняти мобілізованих працівників не потрібно. За особами, які проходять військову службу за призовом у зв’язку з мобілізацією, на особливий період, але не більше одного року, зберігають місце роботи та посаду. Відповідні зміни внесено Законом України від 20.05.2014 р. № 1275-VII до п. 3 ч. 1 ст. 36 і ст. 119 Кодексу законів про працю України від 10.12.71 р. (далі — КЗпП). Детальніше про це читайте в «Податки та бухгалтерський облік», 2014, № 48, с. 19.
Як же бути в такій ситуації з «недогуляною» відпусткою? Відповідь на це запитання підказує п. 2 ч. 2 ст. 11 Закону України «Про відпустки» від 15.11.96 р. № 504/96-ВР (далі — Закон про відпустки). У ньому прописано обов’язок роботодавця перенести на інший період або продовжити щорічну відпустку працівника, якщо такий працівник виконує державні чи громадські обов’язки і відповідно до законодавства підлягає звільненню на цей період від основної роботи зі збереженням зарплати.
Як бачите, це саме наш випадок: працівник захищає Батьківщину, тому він звільнений на цей період від основної роботи, але за ним зберігається зарплата*. Причому якщо працівник був мобілізований:
— до початку відпустки, то щорічна відпустка підлягає перенесенню на інший період;
— під час щорічної відпустки, то невикористана у зв’язку з мобілізацією працівника частина щорічної відпустки надається одразу після його демобілізації.
* Хоча формально за мобілізованими працівниками зберігається не заробітна плата, а компенсується з бюджету середній заробіток на підприємстві (ст. 119 КЗпП), але вважаємо, що суті справи це не змінює.
Водночас, за угодою з роботодавцем працівник має право перенести невикористану у зв’язку з мобілізацією частину відпустки на інший період.
Як усе це оформити документально?
Роботодавцю потрібно мати підтвердження, що працівник стоїть на варті Батьківщини. Для цього підійдуть (див. лист Міноборони від 21.08.2014 р. № 322/2/7142):
— копії сторінок військового квитка з відповідними службовими відмітками;
— довідка про призов військовозобов’язаного на військову службу, видана військкоматом або військовою частиною;
— витяг з наказу або довідка про зарахування у списки військової частини, видані військовою частиною (для резервістів).
Ці документи можуть отримати родичі військовозобов’язаних і резервістів для пред’явлення їх за місцем вимоги.
На підставі документів, що підтверджують мобілізацію працівника, роботодавець видає наказ (розпорядження) про звільнення працівника від роботи на період військової служби в порядку мобілізації. Розпочнеться військова служба у військовозобов’язаного працівника в день відправки до військової частини з районного військового комісаріату, а в резервіста — у день зарахування до списків особового складу військової частини. Закінчиться вона в день вилучення зі списків особового складу військової частини (відповідний запис має бути у військовому квитку). Саме за цей період має бути нарахований працівнику середній заробіток, що підлягає компенсації з бюджету (щоправда, досі КМУ не затвердив порядок такої компенсації).
Після того, як ви оформили звільнення від роботи у зв’язку з мобілізацією, необхідно видати наказ (розпорядження) про продовження/перенесення невикористаної частини відпустки. Підставою для його видання буде заява працівника (див. лист Мінсоцполітики від 31.01.2012 р. № 30/13/133-12) і документи, що підтверджують мобілізацію/демобілізацію працівника (див. вище).
Ураховуючи, що сьогодні ніхто не знає, коли буде демобілізація, у наказі (розпорядженні) про продовження відпустки, можна зазначити, що невикористана частина відпустки буде надана після закінчення причин, що стали підставою для продовження. Якщо працівник бажає перенести відпустку і роботодавець не проти, вкажіть, що конкретна дата виходу у відпустку буде погоджена додатково.
У бухобліку суму відпускних, нарахованих за невикористані у зв’язку з мобілізацією дні, сторнуємо. Виплачені відпускні за невикористану частину відпустки зараховуєте в рахунок майбутніх виплат (середнього заробітку). Згодом, при виході працівника у відпустку, відпускні розраховуєте заново виходячи з нового розрахункового періоду, що передує місяцю надання відпустки.
Як відобразити виплати мобілізованому працівникові в ЄСВ- та ПДФО-звітності, ви вже знаєте: «нагадувалка» з цього питання є в «Податки та бухгалтерський облік», 2014, № 40, с. 20. Увага: сторновану суму відпускних відображаєте в таблиці 6 звіту з ЄСВ з кодом типу нарахувань 10 і зі знаком «-».
І ще… Не забувайте, що відповідно до робочого графіка підприємства в табелі обліку робочого часу за формою № П-5, затвердженою наказом Держкомстату від 05.12.2008 р. № 489, за дні військової служби працівнику проставляється позначка «ІН» (код 22).
Нехай відпустка буде без «мобілізаційних» продовжень і перенесень.