Відповідно до п.п. 165.1.11 п. 165.1 ст. 165 розд. IV Податкового кодексу України від 2 грудня 2010 року № 2755-VІ, із змінами та доповненнями (далі — ПКУ), до загального місячного (оподатковуваного) доходу платника податку не включаються кошти, отримані на відрядження або під звіт і розраховані згідно із п. 170.9 ст. 170 ПКУ.
Пунктом 170.9 ст. 170 ПКУ передбачено оподаткування сум надміру витрачених коштів, отриманих платником податку на відрядження або під звіт та не повернутих у встановлений строк.
Згідно з п.п. 170.9.1 п. 170.9 ст. 170 ПКУ не є доходом платника податку — фізичної особи, яка перебуває у трудових відносинах із своїм роботодавцем або є членом керівних органів підприємств, установ, організацій, сума відшкодованих йому у встановленому законодавством порядку витрат на відрядження в межах фактичних витрат, а саме, на проїзд (у тому числі перевезення багажу, бронювання транспортних квитків) як до місця відрядження і назад, так і за місцем відрядження (у тому числі на орендованому транспорті), оплату вартості проживання у готелях (мотелях), а також включених до таких рахунків витрат на харчування чи побутові послуги (прання, чищення, лагодження та прасування одягу, взуття чи білизни), на найм інших жилих приміщень, оплату телефонних розмов, оформлення закордонних паспортів, дозволів на в’їзд (віз), обов’язкове страхування, інші документально оформлені витрати, пов’язані з правилами в’їзду та перебування у місці відрядження, в тому числі будь-які збори і податки, що підлягають сплаті у зв’язку із здійсненням таких витрат.
Зазначені в абзаці другому цього підпункту витрати не є об’єктом оподаткування податком на доходи фізичних осіб лише за наявності підтвердних документів, що засвідчують вартість цих витрат у вигляді транспортних квитків або транспортних рахунків (багажних квитанцій), у тому числі електронних квитків за наявності посадкового талона та документа про сплату за всіма видами транспорту, в тому числі чартерних рейсів, рахунків, отриманих із готелів (мотелів) або від інших осіб, що надають послуги з розміщення та проживання фізичної особи, в тому числі бронювання місць у місцях проживання, страхових полісів тощо.
До оподатковуваного доходу не включаються також витрати на відрядження, не підтверджені документально, на харчування та фінансування інших власних потреб фізичної особи (добові витрати), понесені у зв’язку з таким відрядженням у межах території України, але не більш як 0,2 розміру мінімальної заробітної плати, встановленої законом на 1 січня податкового (звітного) року, в розрахунку за кожен календарний день такого відрядження, а для відряджень за кордон — не вище 0,75 розміру мінімальної заробітної плати, встановленої законом на 1 січня податкового (звітного) року, в розрахунку за кожен календарний день такого відрядження.
Сума витрат платника податку на відрядження, що не включаються до загального оподатковуваного доходу, тобто не підлягають оподаткуванню податком на доходи фізичних осіб, розраховується згідно з Інструкцією про службові відрядження в межах України та за кордон, затвердженою наказом Міністерства фінансів України від 13.03.98 р. № 59, із змінами та доповненнями (далі — Інструкція).
Зазначена Інструкція є обов’язковою для органів державної влади, підприємств, установ та організацій, що повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів. Інші підприємства та організації даний документ можуть використовувати як допоміжний (довідковий).
Оскільки тільки положення Інструкції містять поняття автомобільного транспорту загального користування, то при вирішенні питання щодо оподаткування суми відшкодованих витрат на таксі, понесених найманим працівником під час відрядження в межах території України, слід користуватися Інструкцією.
Відповідно до п. 6 розд. ІІ Інструкції відрядженому в межах території України працівникові відшкодовуються витрати на проїзд міським транспортом загального користування (крім таксі) відповідно до маршруту, погодженого керівником, та на орендованому транспорті за місцем відрядження (згідно з підтвердними документами).
Згідно з п. 9 розд. ІІІ Інструкції витрати за користування таксі або оренду автотранспорту під час відрядження за кордоном можуть бути відшкодовані платнику податку лише з дозволу керівника підприємства (згідно з підтвердними документами).
Після повернення з відрядження працівник зобов’язаний надати Звіт про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт, при цьому головною умовою відшкодування витрат на відрядження є наявність оригіналу документів, що підтверджують вартість таких витрат (квитки, квитанції, чеки, розрахунки тощо).
Враховуючи те, що витрати на таксі, які були понесені найманим працівником під час відрядження як в межах території України, так і за кордоном, не підлягають обов’язковому відшкодуванню, але за рішенням керівника юридичної особи дані витрати були відшкодовані працівнику, то сума таких витрат буде вважатись додатковим благом відповідно до п.п. 164.2.17 п. 164.2 ст. 164 ПКУ та включатися до складу загального місячного (річного) оподатковуваного доходу платника податку.
Оподаткування додаткового блага здійснюється за ставкою, визначеною п. 167.1 ст. 167 ПКУ (15 % та/або 20 %).
За матеріалами категорії 103.17 БЗ
коментар редакції
Витрати на таксі у відрядженні: ПДФО-тонкощі
От цікаво: податківці весь час справедливо зазначають, що Інструкція № 59 є обов’язковою тільки для підприємств, установ та організацій, що фінансуються за рахунок бюджетних коштів. Але при цьому наполегливо посилаються на її норми у своїх роз’ясненнях, щоб обкласти ПДФО більше витрат відряджених працівників госпрозрахункових підприємств. І ось вам черговий приклад.
У роз’ясненні, що коментується, податківці наказують уключати до оподатковуваного доходу працівника витрати на таксі, понесені ним під час відрядження (як у межах України, так і за кордоном). Аргументи для цього вони знаходять у тій самій «бюджетній» Інструкції № 59. Так, у п. 6 розд. II цієї Інструкції зазначено, що відшкодуванню підлягають витрати на проїзд автомобільним транспортом загального користування в межах України, крім таксі. А ось «закордонні» витрати на таксі можуть бути відшкодовані працівнику, але тільки з відома керівника підприємства. Ґрунтуючись на тому, що зазначене відшкодування не є обов’язковим, фіскали роблять висновок про необхідність обкладення ПДФО суми такої компенсації.
Ну що ж, наведемо свої контраргументи.
Формально госпрозрахунковим підприємствам вимог Інструкції № 59 дотримуватися не потрібно — не для них вони написані. Головне — пам’ятати, що ПДФО не загрожує тільки щодо тих сум компенсованих витрат, які зазначені як неоподатковувані в п.п. 170.9.1 ПКУ. Зауважте: серед них названі витрати на проїзд і перевезення багажу (у тому числі на орендованому транспорті).
Таким чином, на наш погляд, небюджетні підприємства можуть перелічити у внутрішньому положенні про відрядження всі види витрат, які роботодавець повинен компенсувати працівнику, що відряджається. І якщо серед них зазначити витрати на таксі, то можна отримати шанс на необкладення таких витрат ПДФО. Але за умови, що ці витрати документально підтверджено (абзац третій п.п. «а» п.п. 170.9.1 ПКУ). Хоча, враховуючи фіскальну позицію податківців із зазначеного питання, уникнути їх причіпок навряд чи вдасться. Тому будьте готові відстоювати свою точку зору.
Роботодавці, які не проти «покатати» свого відрядженого працівника на таксі, можуть піти й іншим шляхом, що дозволить уникнути «паперових заморочок». Так, вони можуть урахувати вартість проїзду на таксі при встановленні розміру добових. Адже для госпрозрахункових підприємств, на відміну від бюджетників, розмір добових законодавством не обмежено. Отже, тут руки роботодавців розв’язані. Видайте працівникам пристойні добові — і нехай вони катаються на таксі за їх рахунок. І питань з ПДФО тоді не виникне, оскільки підтверджувати документально добові витрати не потрібно (абзац п’ятий п.п. «а» п.п. 170.9.1 ПКУ).
Але водночас пам’ятайте: з розміром добових важливо не перестаратися. Адже не обкладатися ПДФО вони будуть тільки в чітко визначених розмірах:
— при відрядженні в межах України — до 0,2 МЗП, установленої на 1 січня податкового (звітного) року (у 2015 році — 243,60 грн.);
— при закордонному відрядженні — до 0,75 МЗП, установленої на 1 січня податкового (звітного) року (у 2015 році — 913,50 грн.).
Якщо розмір добових більший, суму перевищення доведеться обкласти ПДФО. При цьому в Податковому розрахунку за формою № 1ДФ такі витрати податківці наказують показувати з ознакою доходу «118» (див. роз’яснення, наведене в категорії 103.02 БЗ).