Відповідь залежить від того, чи передбачено компенсацію вартості цього сніданку працівнику в Положенні про відрядження вашого підприємства. Якщо передбачено — відобразити ПК на всю суму ПДВ, зазначену в чеку, ви маєте повне право. Якщо компенсація не передбачена (і не здійснена), то відображати ПК у сумі ПДВ, що припадає на вартість сніданку, не можна. Пояснимо детальніше.
Порядок компенсації витрат на харчування працівникам, які відряджаються, — одне з питань, яке в комерційного підприємства має бути прописане в Положенні про відрядження. «Бюджетна» Інструкція № 59, на норми якої часто орієнтуються при складанні Положення, встановлює, що в разі, якщо витрати на харчування включено до рахунка за проживання та їх вартість:
1) визначена — такі витрати оплачуються працівником за рахунок добових (абз. 4 п. 5 розд. II Інструкції № 59, п.п. «е» п. 16.2 розд. III Інструкції № 59);
2) не визначена — такі витрати оплачуються роботодавцем, але добові виплачуються в розмірі 80 % — при одноразовому, 55 % — при дворазовому, 35 % — при триразовому харчуванні (абз. 5 п. 5 разд. II Інструкції № 59, п.п. «д» п. 16.2 розд. III Інструкції № 59).
Як бачите, витрати на харчування, виділені в чеку на проживання окремою сумою, бюджетники працівнику не компенсують. Такі витрати працівник оплачує самостійно за рахунок виданих йому добових. А ось витрати на харчування, уключені до чека на проживання, але не виділені в ньому окремим рядком, роботодавцем-«бюджетником» компенсуються. Щоправда, сума добових при цьому зменшується.
Уявімо, що в Положенні про відрядження вашого підприємства передбачено такий самий механізм відшкодування. Тоді відобразити ПК за чеком, у якому вартість сніданку виділено окремою сумою, не вийде. Адже такі витрати працівнику не компенсуються, а отже, вони не визнаються витратами підприємства. У підприємства просто відсутня операція придбання на цю суму. А ось на вартість проживання, що залишилася і «компенсується», ПК цілком можна визнати.
До речі, якщо всупереч нормам Положення підприємство все ж таки компенсує працівнику вартість сніданку, то ПК потрібно буде відобразити на повну суму чека. Проте потім суму ПК, що припадає на вартість сніданку, доведеться відкоригувати донарахуванням ПЗ згідно з п. 198.5 ПКУ. Адже витрати на сніданок у цьому випадку вважатимуться негосподарськими.
Якщо ж вартість сніданку в чеку окремою сумою не виділена, ПК можна відобразити на повну суму чека. Адже ці витрати компенсуються підприємством і визнаються його «придбанням». Донараховувати ПЗ згідно з п. 198.5 ПКУ в цьому випадку не потрібно. Адже такі витрати передбачено Положенням про відрядження, а тому зв’язок із господарською діяльністю очевидний.
Звичайно, у Положенні про відрядження вашого підприємства може бути передбачено зовсім інший порядок компенсації таких «харчувально-проживальних» витрат. Але принцип у будь-якому разі залишиться той самий. Головне, запам’ятайте! Якщо в Положенні про відрядження:
1) компенсація не передбачена та не виплачена, то ПК на суму сніданку не відображається. При цьому на суму, що залишилася, ПК цілком можна відобразити;
2) компенсація не передбачена, але виплачена — ПК відображають на повну суму ПДВ у чеку. Проте потім компенсують частину ПК, що припадає на вартість сніданку, донарахуванням ПЗ згідно з п. 198.5 ПКУ;
3) компенсація передбачена (та виплачена) — ПК відображають на повну суму ПДВ, зазначену в чеку.