Строки подання Звіту про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт** (далі — Звіт), установлені пп. 170.9.2 і 170.9.3 ПКУ. Вони залежать від того, у якій формі видавався аванс: готівкою чи в безготівковій формі. Розкладе все по поличках таблиця на с. 48.
** Форму Звіту затверджено наказом Мінфіну від 28.09.2015 р. № 841.
Строки подання Звіту
| Мета видачі авансу | Форма видачі авансу | ||
| у готівковій формі | у безготівковій формі для використання із застосуванням корпоративних платіжних карток та платіжних документів* | ||
| розрахунки здійснювалися готівкою, знятою з платіжних карток | розрахунки здійснювалися в безготівковій формі | ||
| Строк подання Звіту | |||
| Для покриття витрат на відрядження | До закінчення 5-го банківського дня, що настає за днем, у якому працівник завершує відрядження | До закінчення 3-го банківського дня після завершення відрядження | Не пізніше 10 днів після закінчення відрядження (до 20 банківських днів*** за наявності поважних причин) (п.п. «б» п.п. 170.9.3 ПКУ) |
| Для вирішення виробничих (господарських) питань у відрядженні | До закінчення 5-го банківського дня, що настає за днем, у якому працівник завершує відрядження | До закінчення 3-го банківського дня після завершення відрядження | Не пізніше 10 днів після закінчення відрядження (до 20 банківських днів*** за наявності поважних причин) (п.п. «б» п.п. 170.9.3 ПКУ) |
| Для виконання окремих цивільно-правових дій (вирішення виробничих (господарських) питань) | До закінчення 5-го банківського дня, що настає за днем, у якому працівник завершує виконання окремої цивільно-правової дії за дорученням та за рахунок роботодавця, який видав кошти під звіт (п.п. «б» п.п. 170.9.2 ПКУ) | ||
| * Під платіжними документами слід розуміти перелічені в п.п. 170.9.3 ПКУ дорожні, банківські або іменні чеки, інші платіжні документи. ** На нашу думку, зазначені строки не застосовують у разі перерахування авансу на відрядження на особисту картку працівника (аргументацію див. під таблицею). *** Строк подання Звіту може бути продовжено роботодавцем для з’ясування питань про виявлені розбіжності між відповідними звітними документами. | |||
Цікавий момент виникає при видачі авансу на відрядження в безготівковій формі шляхом перерахування на особисту (зарплатну) картку працівника. На нашу думку, у цьому випадку слід орієнтуватися на загальні строки подання Звіту, встановлені п.п. 170.9.2 ПКУ, тобто 5 банківських днів із дня закінчення відрядження. Адже ПКУ не містить спеціальних норм, що встановлюють строки подання Звіту в разі перерахування грошових коштів на відрядження на особисту платіжну картку працівника.
Проте фіскали із цього приводу висловлювалися інакше. Зокрема, у листі ДПСУ від 06.02.2012 р. № 2292/6/23-50.0214 вони зазначали, що дія п.п. 170.9.3 ПКУ поширюється як на випадки, коли у відрядженні використовується корпоративна платіжна картка, так і на випадки використання працівником особистої картки. Тобто, керуючись їх логікою, якщо під час службового відрядження працівник отримував готівку із застосуванням особистого спеціального платіжного засобу, то він повинен надати Звіт до закінчення 3-го банківського дня після завершення відрядження. Ми вважаємо таку точку зору хибною.
Ще одне спірне роз’яснення фіскалів наведено в категорії 103.17 БЗ*. На їхню думку, якщо працівник використовував корпоративну платіжну картку при закупівлі товарів для потреб підприємства, він зобов’язаний подати Звіт у строки, установлені п.п. 170.9.3 ПКУ. А саме: протягом 3 банківських днів у разі оплати готівкою, знятою з корпоративної платіжної картки, і 10 (20) днів при оплаті в безготівковій формі.
* База знань, розміщена на офіційному сайті ДФСУ: http://zir.sfs.gov.ua.
На наш погляд, ці строки працюють тільки при здійсненні закупівлі товарів (робіт, послуг) у відрядженні. У всіх інших випадках потрібно керуватися строком, установленим п.п. 170.9.2 ПКУ, — 5 банківських днів. Такий висновок випливає з положень пп. «а» і «б» п.п. 170.9.3 цього Кодексу. Нагадаємо: основною умовою застосування строків подання Звіту, визначених цими підпунктами, є використання корпоративної платіжної картки працівником під час службового відрядження.
І, нарешті, скажемо про подання Звіту у разі, коли аванс на відрядження або на госппотреби не видавався, а працівник здійснював витрати за рахунок власних коштів (з подальшим відшкодуванням). Одразу зазначимо:
якщо аванс не видавався, то зазначені вище строки не є обов’язковими для застосування
Проте податківці (див. консультацію в категорії 109.15 БЗ) наполягають на тому, що Звіт і в такій ситуації треба подавати у визначені законодавством строки (тобто в ті самі, що і для працівників, забезпечених авансами). Хоча самі тут же констатують: законодавство встановлює строк подання Звіту саме за отримані на відрядження або виконання цивільно-правових дій кошти. У зв’язку з цим жодні санкції працівнику, який «порушив» строк подання Звіту, або його роботодавцю не загрожують.