Головбух та 1-ОПП: що варто знати?

Обов’язковість, коли подають, строки та особливості подання

Чи обов’язково? Платники податків — юридичні особи та їх відокремлені підрозділи зобов’язані повідомляти фіскалам відомості щодо осіб, відповідальних за ведення бухобліку та/або податкового обліку шляхом подання заяви за ф. № 1-ОПП* (або ф. № 1-ОПН — для нерезидентів). Це правило встановлене у п. 9.3 Порядку № 1588**. Тобто ФОП заява не стосується.

* Далі згадуватимемо лише про ф. № 1-ОПП, як найбільш поширену.

** Порядок обліку платників податків і зборів, затверджений наказом Мінфіну від 09.12.2011 № 1588.

Коли подають? Подається заява за ф. № 1-ОПП у двох випадках:

1) після держреєстрації платника-юрособи у ЄДР* (БЗ 116.01);

2) у разі тих чи інших змін у облікових даних (тобто у даних щодо особи, відповідальної за ведення бухобліку або щодо головбуха).

* Єдиний державний реєстр юридичних осіб, фізичних осіб — підприємців та громадських формувань.

Однак якщо юрособа реєструється платником ПДВ, то заяву за ф. № 1-ОПП подавати не треба. «Реєстраційно-ПДВшна» заява у контексті особи, відповідальної за ведення бухобліку або головбуха, замінює заяву за ф. № 1-ОПП.

В які строки? У тому ж п. 9.3 Порядку № 1588 встановлено, що юрособа (відокремлений підрозділ) має подати заяву за ф. № 1-ОПП протягом 10 календарних днів з дня взяття на облік платника чи виникнення змін у облікових даних (знову ж таки щодо особи, відповідальної за ведення бухобліку або головбуха).

Зверніть увагу:

Однак так було не завжди. Варто врахувати, що строки подання призупинялися у період з 24.02.2022 до 01.08.2023. Тобто якщо у вас, наприклад, виникала необхідність подавати заяву за ф. № 1-ОПП у червні 2023, то строк у 10 днів розпочався лише з 1 серпня 2023 року. Цей момент важливий з точки зору відповідальності (див. БЗ 116.12).

Особливості подання та заповнення. Подати заяву за ф. № 1-ОПП можна як у паперовому, так і в електронному (форма J1312106) вигляді.

Алгоритм заповнення:

1) проставляємо позначку у графі «Зміна відповідальних осіб:», «особи, відповідальної за ведення бухгалтерського та/або податкового обліку»;

2) заповнюємо розділи 1 (податковий номер), 2 (повне найменування українською мовою), 4 (найменування контролюючого органу, до якого подається заява) та 10 (ГОЛОВНИЙ БУХГАЛТЕР (бухгалтер чи інша особа, на яку покладено обов’язки з ведення бухгалтерського обліку платника податків)) заяви.

Дані про засновників не заповнюються та не подаються.

Іноді на практиці разом із заявою за ф. № 1-ОПП у паперовому вигляді податківці на місцях просять подати копію наказу про призначення особи, відповідальної за ведення бухобліку/головбуха та копію паспорта та реєстраційного номера облікової картки платника податків (простіше кажучи, ідентифікаційного коду) такої особи. В електронному ж вигляді достатньо подати лише саму заяву.

Заява за ф. № 1-ОПП підписується керівником юрособи або представником тієї ж юрособи (наприклад, якщо керівник з тих чи інших причин відсутній).

Неподання: відповідальність та інші негативні наслідки

Ризики такі.

1. Штраф. У разі якщо платник не подасть заяву за ф. № 1-ОПП, йому загрожує відповідальність за п. 117.1 ПКУ. Йдеться про штрафи для юросіб у розмірі 1020 грн (за порушення, вчинене вперше) та 2040 грн (за повторне порушення, якщо протягом року платника вже штрафували за п. 117.1 ПКУ).

Зауважимо: ця санкція застосовується в цілому до платника, а не до його посадової особи!

Накладатися штрафи за п. 117.1 ПКУ можуть за результатами документальних перевірок.

Про це говорить п.п. 75.1.1 ПКУ. До речі, аналогічні висновки, щоправда, щодо повідомлення за ф. № 20-ОПП, виказували податківці у листі від 11.09.2023 № 2945/ІПК/99-00-04-03-01-06.

2. Проблеми з поданням звітності (особливо в електронному вигляді). Логіка тут така. Щодо керівника юрособи податківці отримують інформацію з ЄДР. А от про головбуха або особу, відповідальну за ведення бухобліку, фіскали можуть дізнатися тільки від платника через заяву за ф. № 1-ОПП. Саме з цією інформацією потім відбувається звірка даних щодо підписів у звітності.

Наприклад, ви зареєстрували юрособу та не подали заяву за ф. № 1-ОПП. При цьому взяли головбуха. Коли юрособа подаватиме звітність з підписами керівника та головбуха, то така звітність не прийметься. Піде невідповідність підписів на звітності та інформації, яка міститься у даних, які є у фіскалів. До того ж під час документальної перевірки можуть виявити негаразди з ф. № 1-ОПП. Причому виявити зможуть і несвоєчасне подання, бо у такій заяві вказується дата призначення головбуха/особи, відповідальної за ведення бухобліку.

Щодо керівника, який одночасно є особою, відповідальною за ведення бухобліку, є нюанси. З ними ми ще розберемося.

Директор — особа, відповідальна за ведення бухобліку

Ситуація, коли директор є особою, відповідальною за ведення бухобліку у юрособи, здається особливою. Нагадаємо: говоримо тут про формат самостійного ведення бухобліку у юрособи, що допускається законодавством (див. абз. 5 ч. 1 ст. 8 Закону про бухоблік*).

* Закон України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» від 16.07.99 № 996-XIV.

Однак заяву за ф. № 1-ОПП все одно доведеться подавати. Причому у ті ж самі строки, що й для «звичайної» заяви — протягом 10 календарних днів (про що ми писали вище). Нюанс лише у заповненні.

Нюанси заповнення заяви. У випадку, коли директор = особа, відповідальна за ведення бухобліку, у розділі 10 заяви за ф. № 1-ОПП (додаток 5 до Положення № 1588) слід вказувати дані керівника. При цьому датою призначення буде дата, з якої керівник почав виконувати обов’язки бухгалтера на підприємстві (БЗ 116.01). Нагадаємо: для взяття керівником обов’язків з ведення бухобліку видається відповідний наказ по підприємству. Тож орієнтуємося саме на цей документ.

До речі, так само керівника ми вказуємо у випадках, коли бухобліком у юрособи займаються сторонні бухгалтери / аудиторські фірми / консалтингові компанії (формат ведення бухобліку, передбачений у абз. 3 та 4 ч. 1 ст. 8 Закону про бухоблік). Принаймні про це кажуть податківці у роз’ясненні в категорії 116.01 БЗ.

Директор = особа, відповідальна за ведення бухобліку, — звільняється. Будьте уважні тоді, коли директор — особа, відповідальна за ведення бухобліку, звільняється. Не забудьте у цьому випадку так само подати заяву за ф. № 1-ОПП. Інакше можна «зловити» проблеми через неподання цієї заяви (див. вище). Заповнення залежатиме від того, хто вестиме бухоблік за «каденції» нового директора ☺: чи то найманий працівник — головбух, чи то самостійно новий директор. Відповідно дані цієї особи і потрібно буде вказувати у розділі 10 заяви за ф. № 1-ОПП.