14.08.2008
Гнучкий режим робочого часу: документальне оформлення
Станіслав СОЛОМОНОВ, консультант з організації праці та заробітної плати
Комфортність трудових відносин — надійна передумова ефективної роботи, а зручний режим роботи — простий і безвитратний спосіб організації таких трудових відносин. Одним із режимів роботи є гнучкий режим робочого часу. Його встановлення в певних випадках забезпечує якнайкраще поєднання економічних, соціальних та особистих інтересів працівників з інтересами виробництва.
Про можливість установлення на підприємствах гнучкого режиму робочого часу і про те, як документально оформити його впровадження, читайте у статті.
Установлення в Україні гнучкого режиму робочого часу визначається
Методичними рекомендаціями про встановлення гнучкого режиму робочого часу, затвердженими наказом Міністерства праці та соціальної політики України від 04.10.2006 р. № 359 (далі — Рекомендації).У
підпункті 1.2 Рекомендацій наводиться таке визначення: «Гнучкий режим робочого часу (ГРРЧ) — це така форма організації праці, за якої для деяких категорій працівників, для працівників окремих підприємств чи їх структурних підрозділів встановлюється режим праці із саморегулюванням часу початку, закінчення та тривалості робочого часу протягом робочого дня».У
Рекомендаціях зазначаються правові підстави для встановлення ГРРЧ (п.п. 1.1), виробничі та інші умови застосування цього режиму (п.п. 1.3).Режими ГРРЧ, основним елементом яких є гнучкі (змінні) графіки роботи, установлюються за згодою між адміністрацією та працівниками як при прийманні їх на роботу, так і з уже працюючими, якщо з яких-небудь причин (побутових, соціальних тощо) подальше застосування звичайних графіків утруднене чи малоефективне (
п.п. 2.5 Рекомендацій).Далі методика організації режиму ГРРЧ розглядається з урахуванням
Рекомендацій і в аспекті практичної доцільності.Основний принцип можливості введення ГРРЧ, коли виконання обов'язків працівника не вимагає його присутності в години роботи, чітко визначені правилами внутрішнього трудового розпорядку. Тому згідно з
п.п. 2.4 Рекомендацій ГРРЧ не застосовується на безперервно діючих виробництвах, при багатозмінній організації роботи, у торгівлі, на підприємствах побутового обслуговування, транспорту тощо. Застосування ГРРЧ також недоцільне, коли воно є несумісним із вимогами безпеки умов праці працівників.Найбільше підходять для ГРРЧ
служби управління підприємств, які менше пов'язані з безпосередньою діяльністю та управлінням виробничими підрозділами чи із зовнішніми клієнтами (у плановому, конструкторському відділах, відділі праці та заробітної плати, у різних лабораторіях, у бухгалтерії). Режими ГРРЧ можна запроваджувати в науково-дослідних і проектних організаціях, конструкторських бюро, які розробляють, як правило, самостійні проблеми. Тут важливі, у першу чергу, кінцеві строки виконання тих чи інших завдань.Упровадження режиму ГРРЧ у виробничих підрозділах не викликає труднощів при однозмінній роботі, при двозмінній роботі з повним завантаженням обладнання в першу зміну та неповним у другу, при двозмінній роботі із неповним завантаженням обладнання в обох змінах.
Режим ГРРЧ можна встановлювати для рядових працівників науково-дослідних і проектних інститутів, конструкторських бюро та управлінських підрозділів підприємств. Для керівного персоналу найдоцільніший звичайний режим, що забезпечує нормальне управління та необхідні повсякденні взаємозв'язки на всіх рівнях керівництва, а також зовнішні контакти.
Як видно з наведеного контингенту працівників, для яких найбільш можливий ГРРЧ, — це працівники з ненормованим робочим днем, тобто працівники, в яких основний обсяг робіт виходить за межі робочого дня (за визначенням у
п.п. 1.4 Рекомендацій). У такому разі ГРРЧ не скасовує режиму ненормованого робочого дня та пов'язаного з ним права на додаткову відпустку за особливий характер праці (що випливає з п.п. 1.5 Рекомендацій).Коли ж рівень завантаження працівників роботою протягом робочого дня дозволяє надавати їм вільний від роботи час для відпочинку з відсутністю в цей час на робочому місці та забезпечити їм нормальну тривалість робочого дня, застосування ГРРЧ доцільне як альтернатива встановленню працівникам ненормованого робочого дня (
п.п. 1.6 Рекомендацій). Конкретна тривалість додаткової відпустки при роботі із ненормованим робочим днем відповідно до ст. 8 Закону України «Про відпустки» встановлюється колективним чи трудовим договором залежно від часу зайнятості працівника в цих умовах. Тобто скасування для працівника режиму ненормованого робочого дня з ненаданням додаткової відпустки за особливий характер праці може бути здійснено в установленому законом порядку — шляхом відповідного внесення змін до колективного чи трудового договору.Як передбачено
п.п. 3.2 Рекомендацій, робота в умовах ГРРЧ може бути організована за двома основними варіантами:—
при поденному обліку робочого часу працівник зобов'язаний дотримуватися встановленої правилами внутрішнього трудового розпорядку тривалості робочого дня незалежно від його початку, закінчення та тривалості перерви на обід;—
при підсумованому обліку робочого часу працівник має відпрацювати встановлену відповідно до законодавства кількість робочих годин в обліковому періоді.Практично для працівників в умовах ГРРЧ (а це, як зазначалося, в основному працівники з ненормованим робочим днем), доцільно застосовувати поденний облік робочого часу. При підсумованому обліку робочого часу для таких працівників украй складно відділяти години роботи за межами робочого дня (як наслідок ненормованого робочого дня) від годин відпрацювання раніше недопрацьованого робочого часу (як необхідність в умовах підсумованого обліку робочого часу та ГРРЧ).
Складовими елементами режимів ГРРЧ
(з урахуванням підпунктів 3.1 і 3.2 Рекомендацій і оптимальних визначень) є:—
змінний (гнучкий) час. Це, як правило, одна-дві години на початку та наприкінці робочого дня (зміни). У межах цього часу працівник має право починати та закінчувати роботу на свій розсуд, цей час не може бути менше однієї години на день (зміну);—
фіксований час. Він дозволяє забезпечувати нормальний хід виробничого процесу та здійснювати необхідні службові контакти. Кількість фіксованих годин не повинна бути менше 50 % тривалості робочого дня;—
змінний час перерв для харчування та відпочинку, який може становити від 30 хвилин до 2 годин на зміну. Він звичайно розділяє фіксований час на дві приблизно рівні частини. Фактична його тривалість не включається до робочого часу. Цей час працівник використовує на свій розсуд і може бути відсутній на робочому місці;—
тривалість облікового періоду — цей календарний час (тиждень, місяць тощо), протягом якого кожним працівником має бути відпрацьована встановлена законодавством норма годин. В умовах ГРРЧ поденний облік робочого часу можна визначати як окремий випадок підсумованого обліку робочого часу з обліковим періодом, що дорівнює робочому дню.Разом з фіксованим часом наявність двох інтервалів змінного часу (на початку та наприкінці робочого дня) дозволяє відпрацювати необхідну загальну кількість робочих годин у прийнятому обліковому періоді.
В умовах ГРРЧ
тривалість робочого часу (зміни) не може перевищувати 12 годин на добу (п.п. 3.4 Рекомендацій).Порядок установлення ГРРЧ та організацію праці працівників в умовах цього режиму визначено в
пунктах 2 і 3 Рекомендацій .Основний документ з установлення для працівників підприємства ГРРЧ — це організаційний наказ. Він розробляється, передусім,
на нормативних підставах, які визначаються в правилах внутрішнього трудового розпорядку (п.п. 2.9 Рекомендацій) та у відповідних договірних зобов'язаннях колективного договору (п.п. 1.1 Рекомендацій). Оскільки робота в умовах ГРРЧ регламентується на підприємстві в організаційному наказі, то визначення із цього питання в місцевих правилах і нормах мають загальний характер.Так, відповідний абзац пункту в розділі «Робочий час і його використання» Правил внутрішнього трудового розпорядку може мати таке формулювання:
«У відповідних випадках (при підсумованому обліку робочого часу, при гнучкому режимі робочого часу) тривалість щоденної роботи, у тому числі час початку та закінчення щоденної роботи та перерви для відпочинку та харчування, визначається графіками змінності. Графіки змінності затверджуються адміністрацією за погодженням із профспілковим комітетом з дотриманням встановленої тривалості робочого часу за тиждень чи інший обліковий період.
Графіки змінності доводяться до відома працівників і службовців, як правило, не пізніше, ніж за один місяць до введення їх у дію».
Зобов'язання сторони власника, яке стосується режимів праці та відпочинку, у колективному договорі може формулюватися так:
«Встановлювати тривалість денної роботи (зміни) відповідно до Правил внутрішнього трудового розпорядку з урахуванням специфіки виробництва, режиму роботи структурних підрозділів (додаток 1 до Колективного договору) з розрахунку нормативної тривалості робочого дня (тижня). Встановлення та зміну режимів робочого часу оформляти згідно з наказом по підприємству, погодженому із профспілковим комітетом».
Наказ про встановлення на підприємстві ГРРЧ видається
за наявності низки організаційно-інформаційних підстав:— заяв працівників підприємства із проханням про встановлення для них ГРРЧ (
п.п. 2.5 Рекомендацій);— погодження встановлення ГРРЧ із профспілковим комітетом підприємства (виписки із протоколу засідання профспілкового комітету);
— доповідної записки працівника кадрової служби про проведення роз'яснювально-підготовчої роботи з установлення ГРРЧ.
Заявка керівника підприємства про погодження із профспілковим комітетом установлення ГРРЧ може формулюватися так:
«Відповідно до пункту 13 Правил внутрішнього трудового розпорядку прошу погоджувати встановлення з 01.08.2008 р. гнучкого режиму робочого часу для працівників підприємства. Відповідний проект наказу додається до заявки».
Рішення профспілкового комітету щодо цього питання у відповідній виписці із протоколу може бути викладено так:
«Ураховуючи дотримання чинного законодавства та Правил внутрішнього трудового розпорядку з установлення графіків роботи, погоджувати встановлення з 01.08.2008 р. для працівників підприємства гнучкого режиму робочого часу, визначеного у відповідному проекті наказу по підприємству».
Далі в додатках 1 — 3 наводиться
зразковий пакет схем документів з установлення на підприємстві ГРРЧ:—
додаток 1 — Схема організаційного наказу про встановлення для працівників підприємства гнучкого режиму робочого часу;—
додаток 2 — Схема заяви працівника про встановлення для нього гнучкого режиму робочого часу.—
додаток 3 — Схема доповідної записки працівника служби кадрів (узагальнюючий інформаційний документ).Документи розроблено відповідно до чинного законодавства і з урахуванням
Рекомендацій. Пропонований зразковий пакет схем документів з установлення на підприємстві режиму ГРРЧ може бути методичною допомогою в організації цього режиму.
Додаток 1
| Схема організаційного наказу про встановлення ТОВ «Проектно-конструкторське бюро «Теплотехніка» НАКАЗ (схема)
Про встановлення для працівників підприємства гнучкого режиму робочого часу
У зв'язку з тим, що місце проживання працівників значно віддалене від місця роботи і параметри їх робочого дня збігаються з часом роботи медичних, комунальних та адміністративних установ, з метою забезпечення комфортності та ефективності трудових відносин, а також керуючись у частині встановлення режимів роботи Колективним договором на 2008 рік і Правилами внутрішнього трудового розпорядку, за заявами працівників і за погодженням із профспілковим комітетом підприємства
НАКАЗУЮ: 1. Установити з 01.08.2008 р. для професіоналів, спеціалістів і технічних службовців (крім секретаря директора і чергових бюро пропусків) гнучкий режим робочого часу. 1.1. Затвердити список працівників підприємства, для яких з 01.08.2008 р. встановлюється гнучкий режим робочого часу — додаток 1 до наказу. 1.2. Затвердити при цьому режимі графік роботи з п'ятиденним робочим тижнем, порядок роботи та обліку робочого часу — згідно з додатками 2 та 3 до наказу. 2. Начальникам відділів відповідно до посадових інструкцій працівників і договірних зобов'язань підприємства забезпечити доведення до відома працівників, для яких установлено гнучкий режим робочого часу, службові завдання на тиждень з контролем їх виконання. 2.1. Затвердити форму видачі та контролю виконання службових завдань (із прикладом заповнення) — дода- ток 4 до наказу. 3. Установити, що при роботі на гнучкому режимі робочого часу: 3.1. Відсутність без поважної причини працівника на його робочому місці у фіксований час вважається порушенням трудової дисципліни. 3.2. Працівники, які порушують трудову дисципліну і не виконують службових завдань, можуть бути позбавлені права користуватися режимом. 3.3. У разі виробничої необхідності адміністрація може тимчасово на строк до одного місяця переводити працівників на звичайний режим роботи. 3.4. Застосування гнучкого режиму робочого часу не вносить змін до умов нормування та оплати праці працівників, до порядку нарахування та величину доплат, премій, не відображається на наданні пільг, нарахуванні трудового стажу та інших трудових правах, у тому числі й на отриманні додаткової відпустки за роботу з ненормованим робочим днем. 4. Не застосовувати гнучкий режим робочого часу при виконанні службових завдань за межами підприємства. 4.1. У разі службового відрядження працівнику дотримуватися режиму робочого часу того підприємства, на яке він відряджається. 5. Старшому інспектору з кадрів Булановій В. К. строком до 01.07.2008 р. Ознайомити з цим наказом під підпис працівників підприємства, для яких відповідно до підпункту 1.1. установлюється гнучкий режим робочого часу.
Підстави: 1. Заяви працівників підприємства від 16.06.2008 р. 2. Витяг з протоколу засідання профспілкового комітету від 23.06.2008 р. № 4. 3. Доповідна записка старшого інспектора з кадрів Буланової В. К. від 24.06.2008 р.
Візи З наказом ознайомлені До справи № ________ (посада, підпис, ініціали та прізвище виконавця) (дата) |
У запропонованій схемі наказу пропонується
спрощений варіант ГРРЧ:— з поденним обліком робочого часу (з обліковим періодом, що дорівнює робочому часу), при якому дисбаланс робочого часу з урахуванням недопрацьованих чи перепрацьованих годин за попередній робочий день не розраховується;
— з фіксованим часом перерви на відпочинок і харчування;
— з ручною системою реєстрації відпрацьованого часу черговим бюро пропусків (для механічної реєстрації відпрацьованого часу потрібні штамп-години та спеціальні бланки обліку);
— зі збереженням режиму ненормованого робочого дня.
У схемі наказу не передбачається встановлення ГРРЧ для керівників (ними можуть бути за структурою штатного розпису проектно-конструкторського бюро — заступники директора, начальники відділів, головні спеціалісти та їх заступники, керівники груп), для окремих технічних службовців (секретаря керівника та чергових бюро пропусків), для працівників (наприклад, прибиральників службових приміщень).
Список працівників підприємства, для яких з 01.08.2008 р.
Старший інспектор з кадрів |
Графік роботи при гнучкому режимі робочого часу з п'ятиденним робочим тижнем
Старший інспектор з кадрів | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Порядок роботи та обліку робочого часу працівників при гнучкому режимі робочого часу 1. Загальний баланс ураховуваного робочого часу складається зі змінного часу, фіксованого, часу відсутності з поважних причин (оплачуваного та неоплачуваного). Позаурочні години при ненормованому робочому дні та час відсутності з неповажних причин (спізнення, прогул) не враховуються. 2. У разі виробничої необхідності, коли потрібна обов'язкова присутність працівника на робочому місці за звичайним графіком, адміністрація попереджає про це працівника. 3. Протягом фіксованого (твердо встановленого) часу працівники зобов'язані працювати на своїх робочих місцях. Виняток становлять випадки, коли працівник відсутній із поважних причин (хвороба, чергова та додаткова відпустка, відрядження, виконання державних та громадських обов'язків) чи виконує разові завдання адміністрації за межами підприємства, офіційно реєстровані у спеціальному журналі, — цей час оплачується та обліковується в загальному балансі як робочий. Час відсутності у фіксований період з дозволу адміністрації за особистими заявами зазначається як неробочий — він відпрацьовується у змінні періоди того ж дня. Нічим не виправдана відсутність на роботі у фіксований час або спізнення не може бути компенсоване за рахунок перероблених годин і відноситься до порушень трудової дисципліни. 4. Використовується ручна система реєстрації робочого часу. Час початку та закінчення роботи і відпрацьовані години враховуються у спеціальному журналі, де зазначаються точні строки приходу та відходу, а також усі випадки і час відсутності із зазначенням причин. Журнал реєстрації знаходиться на столі в чергового бюро пропусків. Періодично (1 — 2 рази на місяць) служба кадрів спільно із плановим відділом та представниками профспілкової організації провадить рейдові перевірки обліку робочого часу.
|
Форма видачі та контролю виконання службових завдань (із прикладом заповнення) Подається службі кадрів щотижня кожного понеділка
| |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Додаток 2
| Схема заяви працівника про встановлення гнучкого режиму робочого часу (може подаватися від групи працівників)
Заява У зв'язку зі значною віддаленістю місця проживання від місця роботи, збігом часу роботи підприємств побутового обслуговування, медичних, комунальних та адміністративних установ з моїм робочим часом прошу встановити для мене з 01.08.2008 р. гнучкий режим робочого часу.
|
Додаток 3
| Схема доповідної записки працівника служби кадрів
Доповідна записка про закінчення підготовчої роботи з установлення для працівників підприємства гнучкого режиму робочого часу 24.06.2008 р. На підприємстві закінчено роз'яснювальну та підготовчу роботу з установлення гнучкого режиму робочого часу: — персонал і керівники ознайомлено з роботою в таких умовах; — розроблено систему обліку робочого часу; — злагоджено інтереси адміністрації та працівників підприємства; — надійшли заяви від працівників підприємства про встановлення для них гнучкого режиму робочого часу; — установлення цього режиму погоджено із профспілковим комітетом підприємства. Пропоную для затвердження проект наказу по підприємству про встановлення з 01.08.2008 р. гнучкого режиму робочого часу для працівників підприємства. Проект наказу додається.
|