11.08.2011
Якщо працівник захворів у відрядженні
Приводом для написання цієї статті став лист нашого читача, що надійшов до редакції, такого змісту: «Працівника підприємства було направлено у відрядження, перебуваючи в якому він захворів. Як відшкодовувати йому витрати на відрядження? Як у такому разі оплачується період перебування у відрядженні?»
Відповіді на ці запитання можна знайти, ознайомившись із наведеним матеріалом.
Ганна ГУСАРОВА, економіст-аналітик Видавничого будинку «Фактор»
ВИКОРИСТАНІ ДОКУМЕНТИ
КЗпП —
Кодекс законів про працю України від 10.12.71 р.ПК
— Податковий кодекс України від 02.12.2010 р. № 2755-VI.Порядок № 1266 —
Порядок обчислення середньої заробітної плати (доходу) для розрахунку виплат за загальнообов'язковим державним соціальним страхуванням, затверджений постановою КМУ від 26.09.2001 р. № 1266.Порядок № 100
— Порядок обчислення середньої заробітної плати, затверджений постановою КМУ від 08.02.95 р. № 100.Інструкція № 59 —
Інструкція про службові відрядження в межах України та за кордон, затверджена наказом Мінфіну від 13.03.98 р. № 59 (в редакції від 17.03.2011 р. № 362).Інструкція № 455
— Інструкція про порядок видачі документів, що засвідчують тимчасову непрацездатність громадян, затверджена наказом МОЗ від 13.11.2001 р. № 455.Інструкція № 532 —
Інструкція про порядок заповнення листка непрацездатності, затверджена спільним наказом МОЗ, Мінпраці, ФСС із тимчасової непрацездатності, ФСС від нещасних випадків від 03.11.2004 р. № 532/274/136-ос/1406.Статтею 121 КЗпП
передбачено, що працівники мають право на відшкодування роботодавцем витрат і отримання інших компенсацій у зв'язку зі службовими відрядженнями. У разі якщо в період відрядження працівник захворів, у зв'язку з чим не міг виконувати свої трудові обов'язки, розраховувати на зазначені гарантії за цей час він може, лише підтвердивши документально факт тимчасової непрацездатності.Про те, як його підтвердити, ітиметься далі.
Документальне підтвердження та оплата періоду хвороби
Оплата листка непрацездатності такого працівника здійснюється на загальних підставах: виходячи із середньої заробітної плати згідно з
Порядком № 1266 та залежно від страхового стажу. Перші п'ять днів тимчасової непрацездатності оплачуються за кошти підприємства, а починаючи з шостого дня хвороби виплачується допомога за рахунок коштів Фонду соціального страхування з тимчасової втрати працездатності (далі — Фонд).Відповідно до
п. 1.10 Інструкції № 455 особам, у яких тимчасова непрацездатність настала поза постійним місцем проживання та роботи (під час відрядження, санаторно-курортного лікування, відпустки тощо), листок непрацездатності (довідка) видається за місцем їх тимчасового перебування з дозволу головного лікаря лікувально-профілактичного закладу на кількість днів непрацездатності. Згідно з Інструкцією № 532 особливістю заповнення листка непрацездатності в такій ситуації є те, що він має бути підписаний головлікарем і завірений круглою печаткою того закладу охорони здоров'я, до якого звернеться працівник, який відряджається.
Витрати на відрядження
Тепер розберемося, як бути з відшкодуванням витрат на відрядження працівнику, який захворів у відрядженні. Для цього звернемося до
розд. III ПК, який набрав чинності з 01.04.2011 р. і регулює, у тому числі, це питання.Згідно з
п.п. 140.1.7 ПК суми та склад витрат на відрядження держслужбовців, а також інших осіб, які направляються у відрядження підприємствами, установами та організаціями, що повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів, визначаються Кабміном. Своєю постановою від 02.02.2011 р. № 98* (набрала чинності 01.04.2011 р.) Кабмін затвердив граничні суми витрат для таких працівників і доручив Мінфіну внести необхідні зміни до Інструкції № 59. Відповідні зміни було внесено наказом Мінфіну від 17.03.2011 р. № 362**, який набрав чинності 09.04.2011 р.* Див. «ОП», 2011, № 6, с. 4.
** Див. «ОП», 2011, № 8, с. 4.
Вимоги
Інструкції № 59 у новій редакції поширюються на підприємства, установи та організації, які повністю чи частково фінансуються за рахунок бюджетних коштів. Дії госпрозрахункових підприємств у частині вирішення «відрядних» питань ПК не обмежив, обмежено лише суму добових, яку можна включити до витрат, але про це йтиметься пізніше. Водночас без Інструкції № 59 не обійтися й госпрозрахунковим підприємствам. Зокрема, у нашій ситуації для реалізації норм ст. 121 КЗпП потрібна Інструкція № 59.На нашу думку, госпрозрахункові підприємства можуть користуватися
Інструкцією № 59. Це підтверджують Мінфін у неофіційному роз'ясненні та податківці в Єдиній базі податкових знань, розміщеній на їх офіційному сайті (www.sta.gov.ua).Отже,
бюджетні організації зобов'язані виконувати вимоги Інструкції № 59, а госпрозрахункові підприємства можуть керуватися приписами цього документа для вирішення питань, пов'язаних зі службовими відрядженнями.Згідно з
п. 1.1 розд. I Інструкції № 59 направлення працівника у відрядження оформлюється наказом (розпорядженням) керівника підприємства із зазначенням строку перебування такого працівника у відрядженні. При цьому строк відрядження, що визначається керівником, не може перевищувати 30 календарних днів — у межах України та 60 календарних днів — за кордоном. У разі затримки працівника у відрядженні з причин, які не залежать від нього (у тому числі у зв'язку з хворобою), з дозволу керівника підприємства після прибуття працівника з відрядження оформлюється наказ щодо продовження строку відрядження.Згідно з роз'ясненнями Мінфіну (
лист від 14.03.2011 р. № 31-18030-07-10/6681) наказ щодо продовження строку відрядження оформлюється на підставі наданих працівником таких документів:— доповідної записки (факсограми), у якій зазначається причина затримки;
— оригіналів документів, що підтверджують вимушену затримку працівника у відрядженні з причин, які не залежать від нього. У цій ситуації — це листок непрацездатності, який має бути підписаний головлікарем і завірений круглою печаткою закладу охорони здоров'я, де спостерігався такий працівник.
Згідно з
п. 1.9 Інструкції № 59 період хвороби не включається до строку відрядження, отже, якщо в результаті продовження строк відрядження складе більше 30 днів, це не буде порушенням чинного законодавства.За період тимчасової непрацездатності згідно з
п. 9 розд. II Інструкції № 59 працівнику відшкодовуються:— витрати на наймання житлового приміщення (крім випадків, коли працівник, якого направлено у відрядження, перебуває на стаціонарному лікуванні);
— проїзд;
— добові за весь час перебування у відрядженні, поки працівник не приступить до виконання покладеного на нього службового доручення або не повернеться на місце свого проживання. Однак строк такого перебування не повинен перевищувати двох місяців.
Добові
Щодо суми добових, то вона визначається на підставі наказу про відрядження та відповідних первинних документів.
Для госпрозрахункових підприємств згідно з
п.п. 140.1.7 ПК граничний розмір добових, який вони можуть включити до витрат, з розрахунку на добу становить:— не більше ніж 0,2 мінімальної заробітної плати для працездатної особи на 1 січня звітного податкового року (у 2011 році — 188,20 грн.) для відряджень у межах території України;
— 0,75 від мінімальної заробітної плати для працездатної особи на 1 січня звітного податкового року (у 2011 році — 705,75 грн.) для відряджень за кордоном.
Підприємствам, організаціям, установам, які повністю чи частково фінансуються за рахунок бюджетних коштів, при визначенні сум витрат на відрядження та добових державним службовцям необхідно керуватися
постановою КМУ від 02.02.2011 р. № 98, у додатку 1 якої встановлено їх граничні розміри.
Зарплата за період відрядження
Період хвороби у відрядженні, як наголошувалося вище, оплачується на підставі листка непрацездатності у загальному порядку. За дні, коли працівник у відрядженні виконував службове доручення, йому виплачується заробітна плата згідно з умовами колективного (трудового) договору, але не нижче середнього заробітку, розрахованого згідно з
Порядком № 100. Детально про оплату періоду відрядження читайте у статтях «Розрахунок заробітної плати за час відрядження» // «ОП», 2011, № 9, с. 14 — 19, «Оплата періоду перебування у відрядженні» // «ОП», 2011, № 13, с. 25.Згідно з
п. 10 розд. II Інструкції № 59 за час затримки у відрядженні без поважних причин працівнику не виплачується заробітна плата та не відшкодовуються добові та інші витрати. Наприклад, якщо тимчасова непрацездатність не підтверджуватиметься лікарняним або його буде заповнено з порушеннями, добові та інші витрати за цей період відшкодуванню не підлягають.
Заповнення табеля обліку робочого часу
Звертаємо увагу, що цю ситуація має бути відображено в Табелі обліку робочого часу (далі — Табель) за формою № П-5, затвердженою
наказом Держкомстату від 05.12.2008 р. № 489. Оскільки дні тимчасової непрацездатності не включаються до строку відрядження, то в Табелі за дні хвороби у відрядженні слід ставити відмітку «ТН» (оплачувана тимчасова непрацездатність). За дні відрядження, коли працівник виконував службове доручення, ставиться відмітка «ВД» (відрядження).
«Відрядна» звітність
Нагадаємо, що строки подання Звіту про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт за формою, затвердженою
наказом ДПАУ від 23.12.2010 р. № 996* (далі — Звіт), та строки повернення невитрачених грошових коштів, отриманих на відрядження, установлено пп. 170.9.2 та 170.9.3 ПК.* Див. «ОП», 2011, № 3, с. 30 — 31.
Відповідно до
п.п. 164.2.11 ПК сума надмірно витрачених коштів, отриманих на відрядження, не повернених у строки, включається до загального місячного оподатковуваного доходу платника податку з урахуванням «натурального» коефіцієнта, що обчислюється відповідно до п. 164.5 ПК та підлягає обкладенню податком на доходи фізичних осіб за ставкою 15 % із суми, що не перевищує десятиразового розміру мінімальної заробітної плати, установленої на 1 січня звітного податкового року (у 2011 році — 9410,00 грн.), та 17 % — із суми перевищення.Для наочності розглянемо ситуацію, коли працівник захворів у відрядженні, на конкретному числовому прикладі.
Приклад.
Згідно з наказом керівника працівника підприємства (м. Харків) було направлено у службове відрядження до м. Донецька. Строк відрядження — з 18.07.2011 р. по 21.07.2011 р. Перебуваючи у відрядженні, працівник захворів, про що свідчить наданий ним листок непрацездатності. Період тимчасової непрацездатності — з 20.07.2011 р. по 26.07.2011 р. Лікування проходив амбулаторно. У період хвороби проживав у готелі. 27.07.2011 р. виконав службове доручення, пов'язане з відрядженням. Повернувся до м. Харкова 28.07.2011 р. Згідно зі штатним розписом посадовий оклад працівника — 2300 грн. Страховий стаж працівника — 9 років 3 місяці.Після повернення з відрядження (29.07.2011 р.) працівник надав доповідну записку, в якій зазначено, що причиною затримки у відрядженні стала тимчасова непрацездатність, і листок непрацездатності, що підтверджує причину затримки. На підставі доповідної записки керівником підприємства було прийнято рішення про продовження строку відрядження, яке оформлене наказом керівника. Звіт про використання коштів, виданих на відрядження, та первинні документи, що підтверджують витрати на проживання та проїзд, надано своєчасно.
На підставі Звіту працівнику відшкодовано:
— добові 330 грн. (по 30,00 грн. за 11 днів (з 18.07.2011 р. по 28.07.2011 р.));
— витрати на проживання в розмірі 3150,00 грн. (по 350,00 грн. за 9 діб (з 19.07.2011 р. по 27.07.2011 р.));
— витрати на проїзд — 300,00 грн.
За липень 2011 року працівнику нараховані:
— заробітна плата за 16 відпрацьованих днів, у тому числі в період перебування у відрядженні, — 1752,38 грн. (2300,00 : 21 х 16);
— оплата перших п'яти днів непрацездатності за рахунок підприємства (на перші п'ять днів припадає 3 робочих дні — 20, 21, 22 липня) — 345 грн. (115 х х 3, де 115 грн. — середньоденна заробітна плата, розрахована відповідно до
Порядку № 1266);— допомога по тимчасовій непрацездатності, що виплачується за рахунок коштів Фонду, — 230 грн. (115 х х 2, де 2 — робочі дні (25, 26 липня), що припадають на період хвороби та оплачуються за рахунок Фонду).