У таблиці 6 Звіту за формою № Д4 відпускні відображають окремим рядком. При цьому якщо вся сума відпускних нараховується в місяці виходу у відпустку, то згідно з п. 9 розд. IV Порядку формування та надання страхувальниками звіту щодо сум нарахованого єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування, затвердженого наказом Мінфіну від 20.04.2015 р. № 435 (далі — Порядок № 435) відпускні, нараховані за різні місяці, відображають в окремих рядках у сумі, що припадає на дні відпустки конкретного місяця. Наприклад, якщо працівнику в липні нараховано заробітну плату та відпускні, частина яких припадає на липень, а частина — на серпень, то в таблиці 6 ці виплати відображають у трьох рядках:
— у першому — заробітну плату за липень;
— у другому — відпускні за липень;
— у третьому — відпускні за серпень.
При цьому врахуйте, що відпускні відображають з кодом типу нарахувань «10» (графа 10).
Але як бути, якщо відпускні, що припадають на 2 місяці, відобразили в одному рядку, зазначивши при цьому у графі 11 «07.2016»? Звичайно ж, таку помилку слід виправити, адже вона призведе до викривлення персоніфікованих даних працівника і може негативно позначитися на розмірі пенсій, страховому стажі. Крім того, така помилка може призвести до необхідності виконання вимог ч. 5 ст. 8 Закону України «Про збір та облік єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування» від 08.07.2010 р. № 2464-VI про нарахування ЄСВ виходячи з мінімальної зарплати. Адже якщо не відобразити суму відпускних, які припадають на серпень, то може виявитися так, що зарплата за відпрацьовані дні серпня виявиться менше мінімальної. А отже, доведеться додатково платити ЄСВ з різниці між нарахованою серпневою зарплатою і МЗП за цей місяць.
Як же можна виправити таку помилку?
На жаль, у Порядку № 435 немає чіткого механізму її виправлення. Тому виправляти таку помилку доведеться логічно, але все ж не порушуючи чинного законодавства.
При цьому пам’ятайте, що п. 9 розд. IV Порядку № 435 допускається внесення від’ємних значень тільки у випадках відображення:
— сум перерахунку заробітку (доходу), пов’язаних з уточненням кількості відпрацьованого часу у зв’язку з відпусткою, тимчасовою непрацездатністю, і допомоги по вагітності та пологах, нарахованих у попередніх періодах;
— сторнованих сум відпускних, допомоги по тимчасовій непрацездатності і допомоги по вагітності та пологах.
Тому щоб виправити відпускні, нараховані за 2 місяці відпустки, але показані в одному рядку, у таблиці 6 ЄСВ-звіту за серпень 2016 року заповніть:
— рядок із сумою відпускних, що припадають на серпень, але помилково відображених за липень. При цьому у графі 10 зазначте код типу нарахувань «10», у графі 11 — місяць і рік, за який нараховано відпускні («07.2016»), у графах 17 і 18 — суму відпускних зі знаком «мінус» (-1400,00), у графі 21 — суму ЄСВ, нарахованого на суму відпускних зі знаком «мінус» (-308,00);
— рядок із сумою відпускних, що припадають на серпень. При його заповненні зазначте у графі 10 код типу нарахувань «10», у графі 11 — місяць і рік, за який нараховано відпускні («08.2016»), у графах 17 і 18 — суму відпускних за серпень (1400,00), в графі 21 — суму ЄСВ, нарахованого на суму відпускних (308,00).
Як буде заповнена таблиця 6 ЄСВ-звіту, покажемо на рисунку нижче.
Фрагмент заповнення таблиці 6 Звіту за формою № Д4 за серпень 2016 року
Що стосується таблиці 1 Звіту за формою № Д4, то коригування відпускних, відображене в таблиці 6, не вплине на сумові показники таблиці 1.