Д5 Об’єднаного звіту: приклади заповнення

Сьогодні наша розмова буде про додаток 5 «Відомості про трудові відносини осіб та період проходження військової служби» (далі — Д5) до Об’єднаного звіту з ПДФО та ЄСВ (далі — Звіт).

У Д5 інформацію наводимо в цілому за звітний квартал, без розбиття за його місяцями. Зауважимо: Д5 у Звіті буде не завжди. Звичайні роботодавці цей додаток формують, якщо на місяці звітного кварталу припадають дати:

• початку чи закінчення трудового договору або цивільно-правового договору (далі — ЦПД) на виконання робіт (надання послуг);

• переміщення працівника з одного до іншого структурного підрозділу або ж переведення на іншу постійну посаду (роботу) у того ж роботодавця;

• призначення на нову посаду;

• відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами, відпустки для догляду за дитиною до 3 років або відпустки для догляду за дитиною від 3 до 6 років (далі — дитячі відпустки).

Якщо нічого з переліченого вище у звітному кварталі не відбувалося, формувати порожній Д5 не потрібно. Це справедливо й для випадку призову/прийняття на військову службу. Звичайні роботодавці не вказують її початок/закінчення в Д5. Також не заповнюють графу 19 «Військове звання». Усе це для силових структур.

Декілька слів про заповнення граф Д5. Уважно читаємо їх назви. Якщо в графах 05, 06, 11, 12 вам пропонують обрати «1 — так, 0 — ні», обов’язково обираємо потрібний варіант. Не залишаємо комірку порожньою! Наприклад, якщо приймаємо/переводимо, переміщуємо, звільняємо внутрішнього сумісника, надаємо йому дитячі відпустки, у графі 11 ставимо «1». У всіх інших випадках — «0». У разі переведення/призначення особи на іншу посаду, переміщення до іншого підрозділу у графі 12 зазначаємо «1». В інших випадках — «0».

Прийняття та/або звільнення

За загальним правилом відомості щодо прийняття чи звільнення працівника відображаємо в окремих рядках.

Єдиний виняток із цього правила — ситуація, коли працівника прийняли й звільнили в одному місяці звітного кварталу. У цьому випадку формуємо на нього один рядок (див. рис. 1, рядок 1).

Наприклад, звільнили — прийняли — 2 рядки (окремо звільнення, окремо прийняття), прийняли — перевели — 2 рядки, призначили — звільнили — 2 рядки, прийняли в одному місяці звітного кварталу, а звільнили в іншому — 2 рядки.

У графі 07 проставляємо: категорію особи «1» —якщо приймаємо/звільняємо працівника, для якого це місце роботи є основним, «2» — якщо сумісника, у тому числі внутрішнього. І хай вас не бентежать слова «трудова книжка» в описі до цих категорій осіб. Дійсно, працівники, прийняті на роботу з 10.06.2021 р., трудові книжки зберігають у себе. Проте у виборі категорії особи, що приймається/звільняється, нічого не змінилося.

Також обов’язково заповнюємо кадрові графи 13 — 15. Якщо працівника прийняли й звільнили в одному місяці (один рядок), то в графі 16 «Документ-підстава» реквізити відповідних документів зазначаємо через кому.

Відомості щодо цих працівників будуть відображені в Д5 так, як показано на рис. 1.

Рис. 1. Фрагмент Д5. Приклад 1

Переведення чи переміщення

Факт переведення на іншу постійну посаду/роботу чи переміщення відображаємо одним рядком. Якщо працівник — основний, у графі 07 указуємо категорію особи «1», якщо сумісник — «2».

У графі 10 — дату початку роботи на новому місці.

У графі 12 проставляємо «1», зазначаючи, що це рядок з інформацією про переведення.

Кадрові графи 13 — 15 заповнюємо.

У графі 16 — реквізити відповідного наказу.

Відомості щодо працівниці будуть відображені в Д5 так, як показано на рис. 2.

Рис. 2. Фрагмент Д5. Приклад 2

Якщо працівник у межах одного кварталу був прийнятий, а потім переведений (переміщений), то ці події відображаємо в окремих рядках. Аналогічно діємо й у випадку, коли працівник був переведений (переміщений), а потім звільнений. Для кожної події свій рядок. І не має значення, в одному чи в різних місяцях кварталу це відбулося.

Відомості щодо працівника будуть відображені в Д5 так, як показано на рис. 3.

Рис. 3. Фрагмент Д5. Приклад 3

Відпустки: вагітність, пологи, догляд

Дитячі відпустки відображаємо в Д5 в окремих рядках. У графі 07 проставляємо для:

• відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами код категорії «5»;

• відпустки для догляду за дитиною до 3 років — «6»;

• відпустки для догляду за дитиною від 3 до 6 років — «4».

Кадрові графи 13 — 14 Д5 не заповнюємо.

У графі 16 — документ-підстава для надання/закінчення відповідної дитячої відпустки. Зауважимо, що в загальному випадку це буде один і той самий документ — документ про надання відпустки. Проте якщо працівник:

• перериває відпустку, у графі 16 вказуємо реквізити наказу (розпорядження) про переривання відпустки;

• звільняється в такій відпустці до її закінчення (тобто не останнім днем відпустки) — в графі 16 вказуємо реквізити наказу про звільнення.

Відомості щодо працівників будуть відображені в Д5 так, як показано на рис. 4.

Рис. 4. Фрагмент Д5. Приклад 4

Будьте уважні! Якщо працівник, продовжуючи перебувати у відпустці для догляду за дитиною до 3 років, вийшов на роботу на умовах неповного робочого часу на своє робоче місце в того ж роботодавця, то такий вихід у Д5 не відображаємо. Адже тут немає ні початку нових трудових відносин, ні закінчення відпустки до 3 років.

Також пам’ятайте: якщо працівник звільняється, перебуваючи в дитячій відпустці, то на нього в Д5 формуємо два рядки на дві події.

Перша подія — закінчення дитячої відпустки. Адже відпустка триває, поки працівник перебуває у трудових відносинах з роботодавцем.

Друга — звільнення.

Відомості щодо працівниці будуть відображені в Д5 так, як показано на рис. 5.

Рис. 5. Фрагмент Д5. Приклад 5

ЦПД. Початок/закінчення

Інформацію про дати початку та закінчення ЦПД відображаємо в одному рядку, якщо ці дати припадають на один місяць звітного кварталу. У всіх інших випадках для відображення кожної події формуємо свій рядок у Д5.

Якщо ЦПД укладений з вашим працівником (основним чи сумісником), то в графі 06 проставляємо «1 — так», із сторонньою особою — «0 — ні».

У графі 07 зазначаємо категорію особи «3».

У графах 11, 12 ставимо позначку «0».

Кадрові графи 13 — 15 не заповнюємо.

У графі 16 зазначаємо реквізити ЦПД, а в графі 17 у разі відображення інформації про дату закінчення ЦПД — відповідну главу чи статтю ЦКУ, яка регулює відносини за таким договором.

Відомості щодо дати початку/закінчення ЦПД будуть відображені в Д5 так, як показано нижче на рис. 6.

Рис. 6. Фрагмент Д5. Приклад 6